การควบคุมปัจจุบัน เบื้องต้น และขั้นสุดท้าย: ทำไมและจะดำเนินการอย่างไร

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ประสิทธิภาพของการจัดการถูกกำหนดโดยความสำเร็จของเป้าหมาย ในทุกขั้นตอนของการเคลื่อนไหวไปสู่ผลลัพธ์ ผู้จัดการจะต้องออกกำลังกายควบคุมและควบคุมกระบวนการ ทรัพยากร สิ่งแวดล้อม การควบคุมเป็นหนึ่งในวัตถุประสงค์การทำงานที่สำคัญที่สุดของผู้นำ

แนวคิดของการควบคุมในการจัดการ

การจัดการเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อจัดกิจกรรมอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้ทรัพยากรอย่างมีเหตุผล และบรรลุเป้าหมาย การจัดการตามธรรมเนียมมีหน้าที่พื้นฐานห้าประการ: การวางแผน การจัดระเบียบ การจูงใจ การควบคุม และการประสานงาน แต่ละคนมีความเฉพาะเจาะจงและความสำคัญของตัวเอง ดังนั้นการควบคุมในปัจจุบันหรือเชิงกลยุทธ์จึงเป็นกิจกรรมที่สำคัญของผู้จัดการเพื่อเปรียบเทียบผลงานกับแผนในทุกขั้นตอนของกระบวนการผลิต ตรวจสอบผลการปฏิบัติตามมาตรฐานและบรรทัดฐาน และขจัดความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้น

ความสำคัญของการควบคุมถูกอธิบายโดยความจำเป็นในการขจัดความไม่แน่นอนเกี่ยวกับสถานะของกิจการในบริษัทและความคืบหน้าของกระบวนการผลิต นอกจากนี้ การควบคุมยังเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ เขาช่วยให้คุณประเมินสถานการณ์และป้องกันไม่ให้เกิดวิกฤต จำเป็นต้องมีการควบคุมและการกำกับดูแล แต่อาจมีหลายรูปแบบและทำหน้าที่ที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับรูปแบบการเป็นผู้นำในองค์กร การควบคุมอาจกระจุกตัวอยู่ในมือของผู้จัดการคนเดียว ซึ่งมักจะเป็นผู้จัดการอาวุโส หรือมอบหมายให้พนักงานหลายคน

ฟังก์ชั่นการควบคุม

การควบคุมเป็นช่วงเวลาที่ไม่พึงประสงค์ในการทำงานสำหรับทั้งผู้นำและนักแสดง แต่จำเป็น ในการจัดการ เป็นเรื่องปกติที่จะพูดถึงฟังก์ชันการควบคุมพื้นฐานหลายอย่าง:

- การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกและภายใน ในระหว่างการควบคุม ผู้จัดการจะรวบรวมข้อมูลและขจัดความไม่แน่นอนในการทำความเข้าใจกระบวนการปัจจุบัน การดำเนินการควบคุมช่วยให้คุณตรวจจับปัจจัยเชิงลบหรือคุกคามในสภาพแวดล้อมภายนอกและภายใน และค้นหาโอกาสในการกำจัดปัจจัยเหล่านี้หรือพิจารณาในประสิทธิภาพของกิจกรรม

- ตอบสนองต่อการเบี่ยงเบน ผู้จัดการควบคุมเพื่อให้ทราบรายละเอียดทั้งหมดของกระบวนการผลิตและมีเวลาในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและความเบี่ยงเบน การควบคุมช่วยให้คุณสังเกตเห็นข้อผิดพลาดและการคุกคามได้ทันท่วงที และสร้างกระบวนการผลิตใหม่ได้อย่างรวดเร็ว

- การจัดสรรทรัพยากร การควบคุมทางยุทธวิธีและทางเทคนิคช่วยให้สามารถใช้เงิน อุปกรณ์ หาตำแหน่งที่เหมาะสมสำหรับความสามารถของพนักงานได้อย่างสมเหตุสมผล ในขณะเดียวกัน การควบคุมจะทำให้คุณสามารถระบุเงินสำรองและนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผล

- การรักษาความคิดเห็น ฟังก์ชั่นการควบคุมเชิงโต้ตอบคือในระหว่างการดำเนินการปฏิสัมพันธ์ถูกสร้างขึ้นระหว่างองค์ประกอบทั้งหมดของระบบ ระหว่างผู้จัดการและผู้ดำเนินการ

- การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เพื่อที่จะจูงใจพนักงานอย่างมีความสามารถและจ่ายเงินอย่างมีประสิทธิผล จำเป็นต้องสร้างระบบการประเมินที่ชัดเจน ซึ่งผู้จัดการจะช่วยควบคุมในทุกขั้นตอนของการผลิต

ประเภทของการควบคุม

ความซับซ้อนของกระบวนการกำกับดูแลส่งผลให้เกิดคุณสมบัติการควบคุมที่หลากหลาย

ตามความถี่ของขั้นตอนพวกเขามีความโดดเด่น:

- การควบคุมเบื้องต้น แม้กระทั่งก่อนเริ่มงาน ควรมีการดำเนินการเพื่อติดตามและประเมินทรัพยากรหลัก: วัสดุ มนุษย์ การผลิต โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อป้องกันความเป็นไปได้ที่จะเกิดผลเสียจากการกระทำของนักแสดง ช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนแผนได้ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการและก่อนที่จะเกิดข้อผิดพลาด

- การควบคุมปัจจุบัน ดำเนินการระหว่างการปฏิบัติงานโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุในขั้นตอนของการเกิดและป้องกันข้อผิดพลาดและการเบี่ยงเบน มีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามบรรทัดฐานและมาตรฐาน การควบคุมในปัจจุบันต้องการการไหลของข้อมูลอย่างต่อเนื่องและการแก้ไขข้อผิดพลาดในทันที

- การควบคุมขั้นสุดท้าย จะดำเนินการในขั้นตอนของการสรุปและประเมินผลสัมฤทธิ์ทางการเรียน วัตถุประสงค์หลักของการควบคุมประเภทนี้คือการป้องกันข้อผิดพลาดที่คล้ายคลึงกันในอนาคต ข้อมูลที่ได้รับในช่วงนี้จะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างแผนใหม่

ขึ้นอยู่กับความถี่ของการดำเนินการควบคุม กลยุทธ์ ยุทธวิธี และการควบคุมการปฏิบัติงาน ผู้เชี่ยวชาญเรียกประเภทของการควบคุมทางการเงิน การผลิต การตลาด และบุคลากร คุณยังสามารถแยกแยะประเภทของการควบคุมภายนอกและภายในตามทิศทางของการกระทำได้

การควบคุมเชิงกลยุทธ์และยุทธวิธี

เครื่องมือที่สำคัญที่สุดสำหรับการดำเนินการตามแผนขององค์กรคือการควบคุมเชิงกลยุทธ์และยุทธวิธี งานของกิจกรรมการจัดการประเภทนี้คือการตรวจสอบความถูกต้องของแผนและการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง การควบคุมเชิงกลยุทธ์คือการตรวจสอบอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับการปฏิบัติตามเป้าหมายระดับโลก โปรแกรมเชิงกลยุทธ์ และการดำเนินการ วัตถุประสงค์ของกิจกรรมประเภทนี้คือ: การกำหนดความถูกต้องของเป้าหมายระยะยาวที่เลือกและความถูกต้องของวิธีการบรรลุเป้าหมาย การระบุโอกาสที่เป็นไปได้สำหรับบริษัท การควบคุมยุทธวิธีเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมายระยะสั้นและทันที เครื่องมือของมันคือการควบคุมทางเทคนิค ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเข้มงวดของกระบวนการผลิตด้วยกฎระเบียบ มาตรฐาน และระเบียบข้อบังคับ

ควบคุมในขั้นตอนการเตรียม

กระบวนการจัดการทั้งหมดเต็มไปด้วยขั้นตอนการควบคุม มีประเพณีของการจัดประเภทเวที ในกรณีนี้ มี: การควบคุมเบื้องต้น ปัจจุบัน และขั้นสุดท้าย แต่ละคนทำหน้าที่ของตนและมีคุณสมบัติที่โดดเด่น การควบคุมเบื้องต้นก่อนเริ่มงาน ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการวางแผน โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อสร้างเงื่อนไขสำหรับการเปิดตัวการผลิตอย่างมีประสิทธิภาพ เกี่ยวกับเรื่องนี้ในเวทีจะมีการประเมินความพร้อมและความสามารถของบุคลากร ความพร้อมของทรัพยากรที่จำเป็น และเอกสารประกอบกิจกรรม

ส่วนควบคุมปัจจุบันซึ่งไม่เหมือนกับช่วงแรกคือตรงกับขั้นตอนการผลิตตรงเวลา หน้าที่หลักคือการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ผู้จัดการติดตามการปฏิบัติตามการปฏิบัติการผลิตและการดำเนินการทั้งหมดของนักแสดงอย่างต่อเนื่องด้วยแผนและมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติ บางครั้งขั้นตอนนี้เรียกอีกอย่างว่า "การควบคุมระดับกลาง" ซึ่งเน้นคุณลักษณะหลัก - การระบุข้อบกพร่องและการเบี่ยงเบนระหว่างทางไปสู่เป้าหมาย ใช้ในการประเมินการแก้ปัญหาทั้งในปัจจุบันและปัญหาเชิงกลยุทธ์ สิ่งที่สำคัญเป็นพิเศษคือการควบคุมขั้นสุดท้ายหรือขั้นสุดท้าย มันแตกต่างจากขั้นตอนอื่นในงานและโฟลว์ของมันมาก

การควบคุมสุดท้าย: เฉพาะ

ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการผลิตเกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหางานที่สำคัญหลายอย่าง นี่คือการระบุระดับของการปฏิบัติตามเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ตั้งไว้ การประเมินงานของบุคลากร การรวบรวมรายการการคำนวณที่ผิดพลาดและข้อผิดพลาดเพื่อไปยังขั้นตอนใหม่ของการวางแผนตามนั้น การควบคุมขั้นสุดท้ายควรดำเนินการตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ เพื่อให้นักแสดงเข้าใจว่างานของตนได้รับการตรวจสอบอย่างไร และจะส่งผลต่อค่าตอบแทนอย่างไร การนิเทศประเภทนี้เกี่ยวข้องกับการประเมินการใช้ทรัพยากร การกำหนดประสิทธิภาพของกลยุทธ์และยุทธวิธี และการประเมินความถูกต้องของการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้ ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่ออนาคตขององค์กร เนื่องจากผลลัพธ์สามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเมื่อวางแผนสำหรับอนาคต

ขั้นตอนการควบคุม

การควบคุม ปัจจุบันและขั้นสุดท้ายดำเนินการตามอัลกอริธึมเดียว

ในขั้นแรก ข้อมูลจะถูกเก็บรวบรวม จากนั้นจึงกำหนดเกณฑ์การประเมินสำหรับการดำเนินการและกระบวนการแต่ละครั้ง จากนั้นกำหนดเป้าหมายและวิธีการควบคุม นี่คือขั้นตอนการเตรียมการ นอกจากนี้ การควบคุมจะเข้าสู่ขั้นตอนของการประเมินกระบวนการและการดำเนินการจริง ขั้นตอนสุดท้ายคือการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับและการกำหนดข้อสรุปซึ่งมีความหมายเหมือนกันกับการควบคุมขั้นสุดท้าย จากการกระทำทั้งหมดเหล่านี้ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารจึงควรเกิดขึ้น

หลักการควบคุม

ผู้จัดการที่ใช้การควบคุม ทั้งในปัจจุบัน เชิงกลยุทธ์ หรือขั้นสุดท้าย ต้องจดจำหลักการพื้นฐานของการนำไปใช้ ซึ่งรวมถึง:

- ทันเวลา ควรมีช่วงเวลาระหว่างขั้นตอนการควบคุมไม่ควรบ่อยเกินไปเพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกว่าเขาไม่น่าเชื่อถือ แต่ไม่ควรทำบ่อยเกินไปเพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกขาดการควบคุม

- ความยืดหยุ่น ต้องปรับให้เข้ากับสภาพปัจจุบัน

- ความสามารถในการทำกำไร เป้าหมายคือการประหยัดทรัพยากร ดังนั้นจึงไม่ควรต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมาก