เป้าหมายและความรับผิดชอบของฝ่ายจัดซื้อ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ทำไมต้องมีแผนกจัดซื้อ? ในทุกองค์กร แผนกนี้จะแสดงในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง และงานของเขาส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพของทั้งองค์กรโดยรวม มาดูกันดีกว่าว่างานของแผนกส่งผลต่อผลลัพธ์ขององค์กรอย่างไร

วัตถุประสงค์ของหน่วยงาน

แผนกจัดซื้อเป็นแผนกที่เชี่ยวชาญในการซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ด้วยเงื่อนไขที่ดีที่สุดสำหรับบริษัท

งานของแผนกมีผลโดยตรงต่อทุกกิจกรรมของบริษัท สำหรับการเลือกสรร, เพื่อการขาย, ความสมบูรณ์ของคลังสินค้า, ความพร้อมของสินค้าที่จำเป็น, การใช้เงินทุนหมุนเวียนอย่างมีประสิทธิภาพ

เป้าหมายการจัดซื้อสามารถจัดอันดับตามเป้าหมายทั่วโลกของบริษัทได้ แต่รายการโดยรวมมักจะมีลักษณะดังนี้:

• กำหนดความต้องการของบริษัทสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะ;
• ซื้อสินค้าในราคาที่ดีที่สุด;
• ส่งเสริมการหมุนเวียนสูง
• สร้างเงื่อนไขการรับสินค้าตรงเวลา;



• ประเมินคุณภาพของผลิตภัณฑ์และการซื้อคุณภาพสูงสุด;
• รักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์หรือซัพพลายเออร์
• ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับส่วนที่เหลือของบริษัท;
• ติดตามสินค้าที่ซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ
• ติดตามผลประกอบการ รับผลประโยชน์สูงสุดสำหรับบริษัท

ฟังก์ชั่นหลัก

ในหน่วยงานต่างๆ หน้าที่ของแผนกจัดซื้ออาจแตกต่างกันอย่างมาก ยังมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะกำหนดลักษณะแผนกในเกือบทุกบริษัท:

• ติดตามตลาดซัพพลายเออร์
• ตรวจสอบความพร้อมของสินค้าในสต็อก;
• เติมเต็มการแบ่งประเภทในเวลาที่เหมาะสม;
• ค้นหาซัพพลายเออร์และราคาที่ดีที่สุด;
• การเจรจากับซัพพลายเออร์;
• ควบคุมการส่งมอบและขนส่งสินค้า;



• ใบเสร็จรับเงิน;
• ควบคุมคุณภาพสินค้าที่ซื้อ
• ร้องเรียน ถ้าจำเป็น

ฟังก์ชั่นเพิ่มเติมของแผนกจัดซื้อซึ่งอาจมีหรือไม่มีอยู่ในองค์กร ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะและโครงสร้าง:

• การจัดการการแบ่งประเภท;
• รวบรวมข้อมูลผู้เข้าแข่งขัน;
• เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์ในองค์กรการตลาด

โครงสร้าง

โครงสร้างของแผนกจัดซื้อขึ้นอยู่กับ:

• ขนาดองค์กร;
• อุตสาหกรรม;
• จำนวนหน่วยการแบ่งประเภทในการหมุนเวียน
• จำนวนซัพพลายเออร์;
• ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์

ขึ้นอยู่กับประเภทองค์กร แผนกจัดซื้ออาจได้รับการจัดการจากส่วนกลางหรือระดับภูมิภาค

ตามกฎแล้ว นี่คือโครงสร้างเมทริกซ์ที่ประกอบด้วยหัวหน้า (หัวหน้า ผู้อำนวยการ) ของแผนกจัดซื้อและผู้จัดการ (ผู้เชี่ยวชาญ) สำหรับการจัดซื้อ

จำนวนสินค้าหรือหมวดหมู่โดยเฉลี่ยต่อผู้จัดการประมาณ 7 รายการ แต่อาจแตกต่างกันไปตามปริมาณการผลิตหรือมูลค่าการซื้อขาย

หน้าที่ของแผนกและพนักงาน

เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของแผนกจัดซื้อ จำเป็นต้องมีการกระจายความรับผิดชอบของแผนกจัดซื้อระหว่างพนักงานอย่างชัดเจน

ความรับผิดชอบหลักของหัวหน้าแผนกคือดูแลความต่อเนื่องและเสถียรภาพของการจัดหาสินค้าที่จำเป็นโดยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนกและประสานงานกิจกรรมของพนักงาน นอกจากนี้ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะต้องมีแนวคิดเกี่ยวกับสัญญาและหมวดหมู่ที่สรุปไว้ทั้งหมดเพื่อจัดระเบียบและดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของแผนกต่อไปแม้ในกรณีที่ไม่มีพนักงานก็ตาม

หน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือผู้เชี่ยวชาญทั่วไปของแผนก ได้แก่ การจัดหาสินค้า ติดตามการขนส่งสินค้า ควบคุมการชำระเงินสำหรับล็อตที่ซื้อ และวางแผนการซื้อ

รูปแบบที่มีประสิทธิภาพจะเป็นที่ที่ผู้ซื้อแต่ละรายมีหน้าที่รับผิดชอบ ซึ่งประกอบด้วยรายการบทความหรือหมวดหมู่สินค้า

ข้อกำหนดของพนักงาน

ด้วยความรับผิดชอบของพนักงานและหน้าที่ของแผนก คุณสามารถจัดทำรายการข้อกำหนดสำหรับผู้สมัครในอุดมคติสำหรับตำแหน่งผู้ซื้อ

พนักงานแผนกจัดซื้อควรมีทักษะ ความรู้ และคุณสมบัติส่วนบุคคลตามลำดับต่อไปนี้:

• ความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล การเลือกซัพพลายเออร์ควรขึ้นอยู่กับเกณฑ์หลายประการ นี่คือราคาที่ดีที่สุดและความได้เปรียบทางภูมิศาสตร์และการจัดตำแหน่งโลจิสติกส์ของบริษัทซัพพลายเออร์และองค์กรของคุณ
• ความรู้เกี่ยวกับหลักการกำหนดราคา
• ความรู้เกี่ยวกับกรอบกฎหมายสำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง
• ความสามารถในการร่างและสรุปสัญญา
• ความสามารถในการเจรจา ในบางครั้ง การจัดทำเงื่อนไขส่วนบุคคลกับซัพพลายเออร์สำหรับบริษัทของคุณเป็นสิ่งสำคัญมาก การลดราคาของซัพพลายเออร์หรือใช้ทรัพยากรของซัพพลายเออร์ในการส่งเสริมการขาย การฝึกอบรมเฉพาะผลิตภัณฑ์สำหรับพนักงาน การผ่อนชำระผลิตภัณฑ์ และระบบหลังการชำระเงินล้วนเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่ดีของบริษัทที่คล้ายกัน
• ความสามารถในการรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
• ความสามารถในการวางแผนกิจกรรมของคุณ

แรงจูงใจของผู้ซื้อและผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

ระบบแรงจูงใจของแผนกจัดซื้อควรสร้างขึ้นเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรนำข้อกำหนดและข้อกำหนดที่ขัดแย้งกันซึ่งเกินความสามารถของพนักงานมาใช้

หากต้องการใช้ระบบแรงจูงใจรายเดือน คุณต้อง:

• สร้างโมเดล KPI สำหรับแผนก เหล่านี้เป็นตัวชี้วัดเช่นการปฏิบัติตามแผนการจัดซื้อ, อัตราส่วนการหมุนเวียน, การทำกำไรของการขายสินค้า มีและไม่มีของค้าง
• สร้างแบบจำลองตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักสำหรับพนักงานแต่ละคนตามเกณฑ์ เช่น เดลต้าราคาขององค์กรเทียบกับคู่แข่ง ความพร้อมใช้งานของผลิตภัณฑ์ที่ต้องการ คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ซื้อ การเปิดตัวแบรนด์ใหม่ ปัจเจกบุคคล เงื่อนไขซัพพลายเออร์และอื่นๆ
• ตามรูปแบบ KPI พรีเมี่ยมจะถูกคำนวณ นอกจากนี้ จะมีประสิทธิภาพในการจ่ายโบนัสประกอบด้วยสองส่วน: โบนัสสำหรับผลการปฏิบัติงานของแผนก และโบนัสสำหรับการปฏิบัติตามแผนส่วนบุคคล

ในเวลาเดียวกัน แต่ละเกณฑ์ KPI จะต้องมีคุณสมบัติเช่น:

• วัดได้;
• โปร่งใส;
• เกณฑ์การวางแผนควรสร้างโดยคำนึงถึงแนวโน้มของตลาด

นั่นคือ ผู้ซื้อสามารถคำนวณจำนวนเงินเบี้ยประกันภัยได้อย่างอิสระหากต้องการ

โบนัสของหัวหน้าแผนกสามารถอ้างอิงได้จากตัวชี้วัดของทั้งแผนก และยังรวมถึงตัวชี้วัดประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคนด้วย

ในขณะเดียวกัน โบนัสส่วนพนักงานธรรมดาของแผนกจัดซื้อควรอยู่ที่ประมาณ 50% ของเงินเดือนทั้งหมด และโบนัสของหัวหน้าแผนกควรอยู่ที่ประมาณ 30-40% ที่เหลือคือเงินเดือน เพราะตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานของแผนกบางตัวไม่สามารถเชื่อมโยงกับกิจกรรมของพนักงานแต่ละคนได้

ขายตกอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของผู้ซื้อ

ในการคำนวณ KPI ของแผนกจัดซื้อ คุณสามารถใช้เกณฑ์เช่นการหมุนเวียนของสินค้าที่ซื้อ - อัตราส่วนของยอดขายต่อสินทรัพย์

ดูเหมือนว่าผู้ซื้อควรจัดการกับเฉพาะการซื้อสินค้า แต่ยังคงคุณภาพของสินค้าที่ซื้อ ความน่าดึงดูดใจด้านราคาสำหรับผู้บริโภคปลายทางหรือลูกค้าของบริษัทนั้นส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการดำเนินแผนการขาย

ดังนั้น ปริมาณและคุณภาพของการขายครึ่งหนึ่งขึ้นอยู่กับการซื้อที่ดำเนินการอย่างดี

สถานที่ของแผนกจัดซื้อในโครงสร้างองค์กร

งานที่ฝ่ายจัดซื้อแก้ไขตามกระแสการตลาดสมัยใหม่ควรแก้ไขตามลำดับนี้:

• ขั้นแรก กลยุทธ์การขายถูกสร้างขึ้น (สินค้าสำเร็จรูปหรือสินค้าที่ซื้อ)
• แล้ว ถ้าแผนกจัดซื้ออยู่ในองค์กร ปัญหาของกลยุทธ์การผลิตจะถูกตัดสิน
• และหลังจากนั้นก็คือกลยุทธ์การจัดซื้อสำหรับสินค้าที่จำเป็น วัตถุดิบ หรือส่วนประกอบที่พัฒนาขึ้น

หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อมักรายงานตรงต่อ CEO ของบริษัท

นอกจากนี้ยังต้องมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายการตลาดและการขาย หากไม่มีสิ่งนี้ ความพยายามมากมายในการสร้างแผนกจัดซื้อ ปรับปรุงโครงสร้างและแรงจูงใจจะยังคงอยู่โดยไม่มีผลลัพธ์ที่เหมาะสม

หากมีการใช้งานระบบการจัดการหมวดหมู่ในโฮลดิ้งหรือองค์กร ผู้ซื้อจะต้องทำงานร่วมกับผู้จัดการหมวดหมู่ ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนเพื่อให้ระบบแรงจูงใจยังคงโปร่งใสและเข้าใจได้สำหรับทุกคน