2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42
การเขียนเกิดขึ้นหลังจากที่มนุษย์เรียนรู้ที่จะพูดและเข้าใจซึ่งกันและกัน ตั้งแต่สมัยโบราณ ผู้คนต่างเขียนจดหมายถึงกัน แสดงความรู้สึก อารมณ์ ประสบการณ์ในตัวพวกเขา หรือเพียงแค่บอกเกี่ยวกับเหตุการณ์ ก่อนหน้านี้เป็นวิธีเดียวในการสื่อสารทางไกล ทุกวันนี้ การใช้ข้อความที่เขียนด้วยลายมือลดลงมาก แต่การจัดรูปแบบตัวอักษรที่ถูกต้องยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
ตัวอักษรมีหลายรูปแบบ อาจเป็นข้อความธรรมดาที่ส่งผ่านระหว่างญาติ เพื่อน หรือคนรู้จัก ในกรณีนี้ คุณสามารถจัดรูปแบบจดหมายได้ตามดุลยพินิจของคุณ ในขณะเดียวกันก็ไม่มีใครสนใจความจริงที่ว่ามีข้อบกพร่องใดๆ
จดหมายธุรกิจเป็นสถานการณ์ที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง ต้องใช้รูปแบบพิเศษด้วยการใช้วลีที่สุภาพและคำที่จำเป็น กฎสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจบ่งบอกถึงการมีอยู่ของคำนำและบทสรุปรวมทั้งส่วนสำคัญ. หลังมักจะให้คำอธิบายหรือหลักฐานบางอย่าง จดหมายธุรกิจต้องการความสม่ำเสมอ ความรัดกุม ความถูกต้อง และการโน้มน้าวใจ การนำเสนอมักจะทำจากพหูพจน์คนแรกหรือจากบุคคลที่หนึ่งหรือบุคคลที่สามเอกพจน์ ตัวอย่างเช่นหากส่งจดหมายถึงผู้จัดการคุณสามารถใช้นิพจน์ "Dear (s) … " จากนั้นในบทสรุปคุณต้องลงนาม: "ด้วยความเคารพ … " จดหมายในรูปแบบธุรกิจต้องมีความยาวตามที่กำหนด ซึ่งหากเป็นไปได้ ไม่ควรเกินหน้า A4 หนึ่งหน้า จำเป็นต้องระบุคำถามแต่ละข้อในย่อหน้าแยกกัน เนื่องจากในรูปแบบนี้ การวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับจะง่ายกว่ามาก
ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น การออกแบบจดหมายธุรกิจเกิดขึ้นในรูปแบบทางการที่เข้มงวด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องรักษาไว้ตลอดการนำเสนอ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่ามีการติดต่อโต้ตอบกับเจ้าหน้าที่หรือผู้จัดการ ดังนั้นต้องให้ข้อมูลโดยไม่เกินกว่าที่ได้รับอนุญาต (อย่าใช้ข้อมูลส่วนบุคคลหรือกำหนดความคิดเห็นของคุณ) และหัวข้อหลักของการสนทนาคือกิจกรรมขององค์กร
จดหมายออกแบบนี้ยอมรับได้สำหรับการติดต่ออย่างเป็นทางการทุกประเภท อาจเป็น:
- คำตอบ คำขอ ข้อเสนอ อุทธรณ์
- การแจ้งซึ่งมักจะเป็นการตอบสนองต่อคำอุทธรณ์ที่ได้รับ คุณสามารถใช้วลีเช่น “เราแจ้ง”, “แจ้ง” เป็นต้น
- หนังสือค้ำประกัน รูปแบบของตัวอักษร หมายความว่าการยืนยันการกระทำหรือคำขอ- จดหมายคำสั่งซึ่งกำหนดคำแนะนำหรือประกาศบางอย่างจากผู้บังคับบัญชาไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา
จดหมายธุรกิจใดๆ จะต้องมีเฉพาะข้อมูลที่น่าเชื่อถือและเป็นปัจจุบันเท่านั้น ไม่รวมการใช้สำนวนหรือวลีลามกอนาจารที่ไม่สามารถยอมรับได้ในสภาพแวดล้อมนี้ การเขียนจดหมายเป็นช่วงเวลาที่จริงจังและมีความรับผิดชอบ ซึ่งบางครั้งความสำเร็จของการทำธุรกรรม การจ้างงาน หรือช่วงเวลาสำคัญอื่นๆ ในชีวิตของบุคคลและกิจกรรมขององค์กรก็ขึ้นอยู่กับบางครั้ง
