จดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ: การร่างตัวอย่าง วลีทั่วไป

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

จดหมายธุรกิจคือเอกสารราชการสั้นๆ ที่มีโครงสร้างที่กำหนด มันมีรูปแบบบางอย่าง ความสามารถในการเขียนมีประโยชน์ในสถานการณ์ต่างๆ ตั้งแต่การสมัครงานไปจนถึงการเขียนจดหมายขอบคุณหรือส่งคำขอโทษ บทความนี้จะเป็นคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายธุรกิจ + ตัวอย่างภาษาอังกฤษ สิ่งสำคัญคือการออกแบบและโครงสร้างของจดหมายธุรกิจขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมาย

จดหมายธุรกิจประเภทหลัก

จดหมายขายพาณิชยกรรม (Sales Letters). จดหมายโดยตรง ซึ่งใช้เพื่อบอกผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาเสนอ บริการและเงื่อนไขใด จดหมายเปิดเผยประโยชน์ของความร่วมมือและออกแบบมาเพื่อให้ลูกค้าสนใจ

จดหมายเสนอธุรกิจ. ข้อเสนอสำหรับข้อตกลงหรือหุ้นส่วน จดหมายระบุว่าทั้งสองฝ่ายจะได้อะไรจากการทำธุรกรรม ประโยชน์และผลประโยชน์คืออะไร

ติดต่อสอบถาม. จดหมายมีการร้องขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการในรูปแบบโบรชัวร์ แค็ตตาล็อก ติดต่อทางโทรศัพท์ ฯลฯ

ตอบคำถาม. การตอบคำถามที่ประสบความสำเร็จสามารถช่วยให้คุณดำเนินการขายหรือนำไปสู่การขายใหม่ได้ ลูกค้าที่ส่งคำขอมีความสนใจในข้อมูลเฉพาะ

ยินดีด้วยกับธุรกิจ หากอดีตเพื่อนร่วมงานหรือคนรู้จักของคุณเปิดธุรกิจใหม่หรือได้รับการเลื่อนตำแหน่ง การเขียนจดหมายก็เป็นโอกาสที่ดีที่จะแสดงความยินดีกับเขา

อีเมลลาออก. บางครั้ง คุณต้องส่งอีเมลแทนการโทรหรือการประชุมส่วนตัวโดยบังเอิญ จดหมายที่เขียนอย่างมืออาชีพและสุภาพจะช่วยให้คุณมีความสัมพันธ์ที่ดีกับนายจ้าง

ขอบคุณจดหมาย หากคู่ค้าทางธุรกิจช่วยคุณหรือลูกค้าได้แนะนำบริการของคุณให้กับใครสักคน จดหมายดังกล่าวก็เป็นโอกาสที่ดีที่จะกล่าวขอบคุณ ข้อความขอบคุณนอกจากจะแสดงความขอบคุณแล้ว ยังสามารถพัฒนาอาชีพของคุณ ช่วยให้คุณได้รับข้อเสนองาน และกระชับความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์

จดหมายขอโทษ. การขอโทษอาจดูเหมือนเป็นขั้นตอนที่น่ากลัว แต่เมื่อคุณทำมัน คุณจะต้องสร้างความประทับใจ คำขอโทษสามารถทำได้ในนามบริษัทหรือในนามของบริษัท

การเรียกร้อง. จดหมายเหล่านี้ใช้เพื่อยื่นคำร้องสำหรับผลงานหรือผลิตภัณฑ์ของบริษัทที่ไม่น่าพอใจ กรณีลูกค้าไม่พอใจงานผู้รับเหมาก็เขียนจดหมายขอให้งานดีขึ้น

จดหมายปะหน้า. มีความสำคัญอย่างยิ่งในการสมัครตำแหน่งใหม่ ควรมีการแนะนำสั้น ๆ เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดในประวัติย่อของคุณ และสร้างความมั่นใจให้กับนายจ้างที่มีแนวโน้มว่าคุณเหมาะสมกับงานนี้

กฎสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ

1. ข้อความในจดหมายควรตรงและสั้น
2. ข้อความในข้อความต้องเป็นจริง
3. ไม่แนะนำให้ใช้คำย่อ
4. ไม่มีการแก้ไขหรือขีดทับ
5. ความหมายไม่ควรเป็นสองเท่า
6. ห้ามใช้สแลง
7. บอกต้องสุภาพ

ถ้าคุณเขียนอีเมล:

1. ใส่ใจกับการเลือกขนาดสีตัวอักษร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณเขียนด้วยแบบอักษรที่เรียบง่ายและเป็นมืออาชีพ มิฉะนั้น ผู้รับอาจไม่ใช้เวลาในการอ่านจดหมายดังกล่าวด้วยซ้ำ แบบอักษรที่เล็กเกินไปหรืออ่านไม่ออกอาจทำให้อีเมลของคุณไม่ถูกอ่าน
2. ฟอนต์ที่ดีที่สุดคือ Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New
3. ขนาดตัวอักษรที่แนะนำคือ 10-12 ขนาดขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่ข้อความของคุณ ลองใส่ตัวอักษรในหน้าเดียว
4. หลีกเลี่ยงตัวหนา ขีดเส้นใต้ และตัวเอียง ตัวอักษรดังกล่าวอาจอ่านยาก

ก่อนส่งจดหมาย ตรวจสอบการรู้หนังสือและการสะกดคำผิด เนื่องจากการมีอยู่ของจดหมายเหล่านั้นอาจขับไล่ผู้รับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะกดชื่อส่วนตัวและชื่อบริษัทถูกต้อง เพื่อความสะดวกในการอ่านและทำความเข้าใจข้อมูล ให้แบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า

โครงสร้างตัวอักษร

1. เริ่มจดหมายของคุณด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ
2. คุณสามารถใช้ลิงก์ไปยังผู้ติดต่อหรือการสนทนาก่อนหน้าได้
3. ถัดไป ระบุเหตุผลในจดหมายของคุณ
4. ในส่วนหลัก ระบุสาระสำคัญของปัญหาด้วยข้อโต้แย้งที่จำเป็น
5. ในย่อหน้าสุดท้าย สรุปความหมายของสิ่งที่เขียนและกรอกจดหมายให้สมบูรณ์
6. ขอบคุณผู้รับที่อ่านอีเมลนี้
7. กรุณาลงชื่อและวันที่ด้านล่าง

จะระบุที่อยู่ผู้รับในจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษได้อย่างไร ตัวอย่าง

การอุทธรณ์ของคุณต่อผู้รับขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับเขาโดยตรง หากคุณรู้จักบุคคลใดบุคคลหนึ่งเป็นการส่วนตัวมาหลายปีแล้ว ควรใช้เฉพาะชื่อของเขาเท่านั้น มิฉะนั้น ใช้ นาย นางสาว. หรือ ดร.

ไม่แนะนำให้ใช้คำทักทายที่ไม่เป็นทางการ เช่น สวัสดีหรือสวัสดี (สวัสดี) ทักทาย (ทักทาย) สวัสดีตอนเช้า (สวัสดีตอนเช้า) สวัสดีตอนเย็น (สวัสดีตอนเย็น) ใช้คำทักทายส่วนตัวที่มีชื่อ นามสกุล หรือตำแหน่งของผู้รับ ตัวอย่างเช่น คุณที่รัก ดอว์สัน (เรียน คุณดอว์สัน) ผู้จัดการที่รัก (ผู้จัดการที่รัก)

หากนี่ไม่ใช่ครั้งแรกที่คุณเขียนถึงผู้ติดต่อรายนี้ ก็ควรเพิ่มวลีใด ๆ เพื่อความสุภาพ ตัวอย่างเช่น ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี

ตัวอย่างที่อยู่อย่างเป็นทางการ

1. เรียน ชื่อ นามสกุล - เช่น Dear Josh Dawson
2. เรียนคุณ หรือนาง นามสกุล (เรียน คุณ/นางสาว นามสกุล) - เช่น เรียน คุณ ดอว์สันหรือที่รักของคุณ ดอว์สัน
3. เรียนคุณ หรือนาง ชื่อ นามสกุล (เรียน นาย หรือ นางสาว ชื่อและนามสกุล) ตัวอย่างเช่น นายที่รัก Josh Dawson หรือ Dear Ms. เจน ดอว์สัน
4. เรียนผู้จัดการ
5. เรียน ท่านหรือคุณนาย (เรียน ท่านหรือท่านผู้หญิง). เขียนแบบนี้ถ้าไม่รู้ชื่อผู้รับ
6. ถึงใครที่มันอาจกังวล (สำหรับคนที่เกี่ยวข้อง). ในกรณีที่คุณไม่มีข้อมูลที่ส่งจดหมายนี้โดยเฉพาะ

จะลงนามในจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษได้อย่างไร? ตัวอย่าง

หากคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นเป็นการส่วนตัว ให้เริ่มจดหมายด้วย Dear Sir หรือ Dear Madam และลงท้ายด้วยการเซ็นชื่อของคุณอย่างซื่อสัตย์ ชื่อ นามสกุล

วลีของคุณ ขอแสดงความนับถือ หรือ ขอแสดงความนับถือ ซึ่งแปลว่า "ขอแสดงความนับถือ" จะใช้ในกรณีที่ก่อนหน้านี้คุณจ่าหน้าถึงผู้รับด้วยชื่อหรือนามสกุล

ฉันควรลงนามในจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษอย่างไร? ตัวอย่างแสดงอยู่ด้านล่าง

ออกแบบที่อยู่

ต้องระบุที่อยู่และที่อยู่ติดต่อของคุณที่มุมขวาบน ในที่เดียวกันหากต้องการให้ระบุชื่อ บริษัท ที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์ หากคุณกำลังส่งจดหมายในนามของบริษัท คุณไม่ควรใช้ชื่อของคุณเอง

จากซ้ายฝ่าย ระบุที่อยู่ของผู้รับ ควรอยู่ใต้ที่อยู่ของคุณ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ (ที่อยู่) มีดังต่อไปนี้

ตกแต่งวันที่

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดในการระบุวันที่ โดยปกติจะมีการระบุไว้ด้านบนหรือด้านล่างที่อยู่ของผู้รับ

โปรดทราบว่าไม่ใช่ทุกประเทศที่เขียนวันที่ในลักษณะเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในสหราชอาณาจักร ตัวเลขมาก่อน แล้วตามด้วยเดือน - 26 กรกฎาคม 2019 ในอเมริกา สิ่งที่ตรงกันข้ามคือความจริง ตัวอย่าง: 26 กรกฎาคม 2019

เราแนะนำให้เขียนชื่อเดือนเป็นตัวอักษร เพราะมันจะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้

เนื้อหาตัวอักษร

จดหมายทางการใดๆ ควรเขียนอย่างเรียบง่ายและชัดเจน คุณไม่ควรทาสีทุกอย่างในหลายๆ หน้า (ไม่เกิน 2-3 ย่อหน้า) อย่างที่เราทราบ ความกะทัดรัดคือน้องสาวของพรสวรรค์

ขั้นแรก ทำความเข้าใจจุดประสงค์ของจดหมายของคุณ: ขอบคุณ ร้องทุกข์ เสนองาน ฯลฯ

มีวลีที่สะดวกในการเริ่มประโยคแรกด้วย: I am writing… หลังจากนั้นคุณสามารถเขียนจุดประสงค์ของจดหมายได้

ตัวอย่าง:

• เพื่อแจ้งให้คุณทราบ - เพื่อแจ้งให้คุณทราบ;
• ipso facto - ด้วยเหตุผลนี้เพียงอย่างเดียว
• แนะนำ - แนะนำ;
• เพื่ออธิบาย - อธิบาย
• เพื่อขอ - ขอ;
• ในการเชื่อมต่อนี้ - เกี่ยวกับสิ่งนี้;
• ในการอ้างอิง - ค่อนข้าง;
• เพื่อเตือนคุณ - เตือน;
• เพื่อแสดงความยินดี - ยินดีด้วย

ในย่อหน้าถัดไป ให้อธิบายสาระสำคัญและวัตถุประสงค์ของคุณตัวอักษร หลีกเลี่ยงการใช้คำและวลีที่ไม่จำเป็น แสดงความคิดของคุณอย่างชัดเจน

และในย่อหน้าสุดท้าย คุณสามารถเขียนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้รับได้ในตอนนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ในการเขียน อาจเป็นคำขอให้ทำงานใหม่ เสนอซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการ ส่งข้อมูลเพิ่มเติม และอื่นๆ

กรอกจดหมาย

อย่าลืมขอบคุณผู้รับที่อ่านและบอกให้พวกเขารู้ว่าคุณหวังว่าจะได้รับการตอบกลับในเร็วๆ นี้

วลีที่มีประโยชน์:

1. ขอบคุณที่ให้ความสนใจ - ขอบคุณที่ให้ความสนใจ
2. โปรดบอกฉันว่าคุณคิดอย่างไร - โปรดบอกฉันว่าคุณคิดอย่างไร

ตัวอักษรตัวอย่าง

เขียนจดหมายขออย่างไร? ตัวอย่างสไตล์ Business English หน้าตาประมาณนี้

นี่คือตัวอย่างจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษในแบบฟอร์มคำขอ จะถูกส่งไปยังบริษัทที่อาจไม่ได้มองหาพนักงานใหม่ในขณะนี้ วิธีนี้จะทำให้คุณมีโอกาสแสดงประวัติย่อของคุณต่อผู้จัดการการจ้างงาน ทางจดหมาย นายจ้างจะสังเกตเห็นว่าคุณสนใจบริษัทและอยู่ในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง

ในกรณีที่พวกเขาไม่ได้วางแผนที่จะจ้างพนักงานใหม่ จดหมายจะช่วยให้คุณอยู่ในเรดาร์ เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป จะถือว่าคุณเป็นผู้ท้าชิง

เขียนอีเมลธุรกิจอย่างไร

ขั้นแรกคุณต้องรู้กฎสองสามข้อ:

1. ที่อยู่อีเมลของคุณควรดูเป็นมืออาชีพและเรียบง่าย ตัวอย่างเช่น [email protected] หรือ [email protected]ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของคุณไม่ใช่สิ่งนี้ - [email protected].
2. ตัวอักษรสั้นก็สำคัญเช่นกัน โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้คนใช้เวลาอ่านอีเมลฉบับเดียวไม่เกินหนึ่งนาที เพื่อให้ข้อความของคุณสนใจผู้รับ และเขาอ่านจนจบ เขียนเฉพาะในธุรกิจ
3. ใช้หัวเรื่องเพื่อโน้มน้าวให้ผู้อ่านเปิดอีเมลของคุณ อย่าทำให้ยาวเกินไป แต่ให้ใส่คำหลักให้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายของาน เพียงแค่ระบุตำแหน่งและชื่อและนามสกุลของคุณ
4. กรอกจดหมายของคุณอย่างมืออาชีพ ใช้เวลาในการลงนามอย่างถูกต้อง ลายเซ็นของคุณต้องมีชื่อและที่อยู่อีเมลของคุณ คุณยังสามารถใส่หมายเลขโทรศัพท์ ตำแหน่งงาน หรือเว็บไซต์ส่วนตัวของคุณ
5. และกฎข้อสุดท้าย - แก้ไข ตรวจสอบหลาย ๆ ครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลนั้นเขียนและแก้ไขอย่างชัดเจน ก่อนส่งข้อความ โปรดอ่านซ้ำและแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์

สิ่งที่ควรแยกออกจากจดหมาย

• อีโมติคอน;
• ข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิด;
• ฟอนต์แฟนซีหรือสี;
• ข้อมูลพิเศษและไม่จำเป็น
• ภาพ;
• คำสแลงหรือตัวย่อ

ตัวอย่างการเขียนอีเมลประเภทต่างๆ

เขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษอย่างไร? ตัวอย่างและเทมเพลตช่วยคุณจัดรูปแบบและจัดระเบียบข้อมูลในอีเมลของคุณ แต่ในขณะที่ตัวอย่างอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี อย่าลืมสร้างอีเมลของคุณส่วนบุคคล

นี่คือหน้าตาของอีเมลธุรกิจในภาษาอังกฤษ (ในภาพตัวอย่าง):

จดหมายประเภทนี้แสดงความยินดีกับการเริ่มธุรกิจใหม่ ผู้รับจะจดจำคำพูดสนับสนุนและการยอมรับของคุณ และอาจเป็นประโยชน์ในอนาคตเช่นกัน

นี่คือวิธีเขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ ตัวอย่างรูปภาพ

เมื่อคุณขอบคุณใครสักคน ให้พูดว่าอะไรกันแน่ ให้ผู้รับรู้ว่านี่ไม่ใช่บันทึกขอบคุณ ระบุวิธีที่คุณได้รับความช่วยเหลือ ตัวอย่างเช่น ซูซานมีประโยชน์มากในการจัดการประชุม เพื่อเป็นการตอบโต้ แมรี่เสนอบริการของเธอหากจำเป็น นี่แสดงให้เห็นว่าคำพูดของเธอไม่ได้ว่างเปล่า และเธอซาบซึ้งกับงานที่ทำจริงๆ ว่าเธอพร้อมที่จะเสนอบางสิ่งเป็นการตอบแทน

ความร่วมมือ

ในการเริ่มต้นความร่วมมือและพัฒนาความร่วมมือ คุณต้องเขียนจดหมายฉบับแรกซึ่งจะมีข้อเสนอของคุณหรือข้อมูลเกี่ยวกับข้อตกลง จดหมายมืออาชีพจะสนใจบริษัทหรือลูกค้าและส่งเสริมการเป็นหุ้นส่วน

นี่คือลักษณะของจดหมายความร่วมมือทางธุรกิจในภาษาอังกฤษ (ตัวอย่าง)

ในจดหมาย อย่าลืมใส่รายชื่อติดต่อของคุณ: โทรศัพท์ จดหมาย และที่อยู่ เพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้ทางที่สะดวกสำหรับเขา

ใช้เทมเพลตอีเมลธุรกิจภาษาอังกฤษ เขียนเองได้ง่ายๆ