เวลาทำการ. ภาพเวลาทำงาน: ตัวอย่าง, ตัวอย่าง

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ประสิทธิภาพทำให้คนประสบความสำเร็จ แข่งขันได้ เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการค้นคว้าว่าคุณใช้เวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดคือการถ่ายภาพเวลาทำงาน หรือเรียกอีกอย่างว่าการจับเวลา เครื่องมือนี้คืออะไร วิธีใช้งาน และผลลัพธ์ที่ได้ - อ่านในบทความ

การถ่ายภาพเวลาทำงานคืออะไร

นี่คือวิธีการวิจัยที่ต้องวัดผลอย่างต่อเนื่องทั้งวันทำการหรือช่วงระยะเวลาหนึ่ง ด้วยการสังเกตนี้ คุณจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงาน กลุ่มพนักงาน หรือทีมทำในระหว่างวันทำงาน การกำกับดูแลดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญและการศึกษาดังกล่าวสามารถดำเนินการได้อย่างอิสระ การกระทำทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานและสิ่งรบกวนสมาธิ การเลิกบุหรี่ การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ และอื่นๆ จะได้รับการแก้ไขโดยสิ้นเชิง

ในหมู่พนักงานที่รักการบริหารเวลาและตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารเวลาจึงเป็นเครื่องมือยอดนิยม นอกจากนี้ หากคุณสนใจคำถามเกี่ยวกับวิธีการปรับเวลาทำงานให้เหมาะสมที่สุด การถ่ายภาพเวลาทำงานจะเป็นขั้นตอนแรก คุณสามารถจัดการได้เฉพาะสิ่งที่วัดได้เท่านั้น บ่อยครั้งที่การสังเกตแม้ไม่ได้เปลี่ยนแปลงวันทำงานก็นำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพแล้ว

เป้าหมาย

วิธีนี้มีจุดประสงค์หลายประการ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการระบุการสูญเสียเวลาในระหว่างวันทำการ ต่อไปคือการหาสาเหตุของการเสียเวลาและพัฒนาระบบมาตรการที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การถ่ายภาพเวลาทำงานช่วยให้คุณพัฒนามาตรฐานเวลาสำหรับกระบวนการทำงาน เรียนรู้จากประสบการณ์ในองค์กรของพนักงานที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด และสอนให้คนอื่นได้รับผลลัพธ์ในระดับสูง

การวิจัยประเภทนี้มีค่าอย่างยิ่งเมื่อมีการตัดสินใจเรื่องการขยายหรือลดจำนวนพนักงาน การกระจายความรับผิดชอบ

หากคุณต้องการปรึกษากับหัวหน้างานเรื่องเงินเดือนขึ้นหรือหาผู้ช่วย รูปถ่ายชั่วโมงทำงานที่แต่งขึ้นเองจะเป็นหลักฐานที่ดีเยี่ยม คุณจะมีข้อโต้แย้งที่รุนแรง ผู้นำจะจริงจังกับข้อเสนอของคุณมากขึ้นหากคุณเตรียมตัวในลักษณะนี้

ถ่ายรูปเวลาทำงาน

แม้ว่าชื่อขั้นตอนจะมีคำว่า "การถ่ายภาพ" แต่ก็ไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ถ่ายภาพใดๆ กระดาษเพียงพอและปากกา เพื่อให้งานง่ายขึ้นจึงได้มีการพัฒนาแบบฟอร์มสำเร็จรูปพร้อมตัวอย่างการกรอก สามารถพบได้ในระบบกฎหมายเช่น "ที่ปรึกษา" พัฒนาฟอร์มเองหรือนั่งโต๊ะธรรมดาก็ได้

วันเดียวไม่เพียงพอเสมอไป การเฝ้าระวังอาจใช้เวลาหลายวัน

กระบวนการทั้งหมดสามารถแบ่งตามเงื่อนไขได้เป็นสามขั้นตอน: ขั้นเตรียมการ กระบวนการสังเกต การประมวลผลผลลัพธ์ ในขั้นตอนการเตรียมการ แบบฟอร์มจะถูกรวบรวมและกรอก ในขั้นตอนของการสังเกต บันทึกจะถูกเก็บไว้ ในขั้นตอนของการประมวลผลผลลัพธ์ พวกเขาจะคำนวณว่างานนี้หรือประเภทของงานนี้ใช้เวลานานเท่าใด วิเคราะห์ประสิทธิภาพ และสรุปผล

การนับผล

เพื่อให้นับสะดวกยิ่งขึ้น การดำเนินการประเภทเดียวกันจะรวมกันเป็นกลุ่ม กลุ่มที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ:

• งานเตรียมและเสร็จงาน (สตาร์ทอุปกรณ์ เตรียมเครื่องมือที่จำเป็น ปิดเครื่อง ทำความสะอาดที่ทำงาน)
• ปัญหาองค์กร
• เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติหน้าที่โดยตรง
• พักและพักกลางวัน

สามารถระบุกลุ่มที่เล็กกว่าได้หากเหมาะสมกับการศึกษาเฉพาะ จากนั้นคำนวณค่าสัมประสิทธิ์เพื่อแสดงประสิทธิภาพหรือความไร้ประสิทธิภาพของวันทำงานของพนักงาน

ใบกำหนดเวลา

แบบฟอร์มต้องมี “ส่วนหัว” ซึ่งให้ข้อมูลเกี่ยวกับชื่อนามสกุลและความเชี่ยวชาญพิเศษพนักงาน สถานที่ที่ทำการศึกษา วันที่และเวลาของการวิเคราะห์

แล้วน่าจะมีโต๊ะ คอลัมน์แรกคือหมายเลขซีเรียล จากนั้นเป็นคอลัมน์สำหรับชื่อของงานที่ทำ คอลัมน์ที่สามระบุระยะเวลาจากเวลาและระยะเวลาที่งานทำ คอลัมน์ที่สี่คำนวณระยะเวลาที่ใช้ไปกับการทำงาน คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ความคิดเห็น

การวิจัยประเภทหลัก

พนักงานคนหนึ่งสามารถสังเกตได้ จากนั้นมันจะเป็นรูปถ่ายส่วนบุคคล พวกเขาสามารถชมกลุ่มหรือกองพล แล้วมันจะเป็นภาพกลุ่มหรือกองพล

หากสังเกตตลอดทั้งวันจะเรียกว่าภาพคลาสสิก คุณแก้ไขได้ไม่ทั้งวัน แต่แก้ไขได้เฉพาะช่วงเวลาเท่านั้น

มีการกล่าวถึงอีกแผนกหนึ่งข้างต้นแล้ว ผู้เชี่ยวชาญสามารถสังเกตหรือถ่ายภาพวันทำงานด้วยตัวเอง เมื่อใช้ผู้สังเกตการณ์ภายนอก คุณอาจพบกับปฏิกิริยาเชิงลบจากพนักงาน พวกเขาอาจปฏิเสธที่จะทำงานภายใต้การดูแล หรือในทางกลับกัน เริ่มทำงานเร็วขึ้นและมากกว่าปกติ ซึ่งจะทำให้ข้อมูลค่าใช้จ่ายด้านเวลาไม่ถูกต้อง

การวิจัยสามารถทำได้โดยใช้อุปกรณ์วิดีโอ ในแง่หนึ่ง วิธีนี้ช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่เป็นรูปธรรม ในทางกลับกัน ไม่ใช่ทุกการกระทำจะแยกแยะได้อย่างชัดเจนจากการสังเกตจากด้านข้างเท่านั้น โดยไม่มีความคิดเห็นจากผู้ปฏิบัติงาน

จิตวิทยาการเตรียมการ

วิจัยเกี่ยวกับวิธีการใช้เวลาทำงานของพนักงาน - การถ่ายภาพเวลาทำงาน วิธีง่ายๆ ในทางเทคนิคแต่ยากทางจิตใจ พนักงานมองว่าการศึกษาดังกล่าวเป็นความพยายามในการตรวจสอบ ทำให้สภาพการทำงานแย่ลง ระบุข้อบกพร่อง และลงโทษ

ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจกับคำอธิบายเบื้องต้นเกี่ยวกับความสำคัญของการศึกษาดังกล่าว บรรยากาศทางจิตวิทยาในทีมมีผลกระทบอย่างร้ายแรง ถ้าคนทำงานในบรรยากาศของความไว้วางใจและความปรารถนาดี พวกเขาจะเต็มใจทำทุกอย่างที่จะช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพและสามารถแข่งขันได้มากขึ้น ในทางกลับกัน หากทีมมีลักษณะที่ไม่ไว้วางใจ การลงโทษอย่างต่อเนื่อง ก็จะเป็นการยากมากที่จะได้ข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งจะให้ผลลัพธ์จริงๆ

การสร้างระบบแรงจูงใจซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ชำแหละตัวอย่าง

พนักงานทุกคนไม่สามารถกำหนดเวลาวันทำงานให้ถูกต้องได้ สิ่งที่ยากที่สุดคือการดำเนินการกับพนักงานในตำแหน่งผู้บริหาร ภาพถ่ายเวลาทำงานของนักบัญชีนั้นยากเป็นพิเศษ มันง่ายกว่าสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่การปฏิบัติงานมีขอบเขตที่ชัดเจนและคุณสมบัติที่โดดเด่น ตามกฎแล้วสิ่งเหล่านี้เป็นผลงานพิเศษ

มาดูตัวอย่างกัน พนักงานเป็นผู้จัดการในแผนกองค์กร นี่คือภาพเวลาทำงาน (ตัวอย่าง):

• เริ่มต้นวันทำงาน - 9-00.
• เตรียมสถานที่ทำงาน(เปิดคอม เตรียมเอกสาร) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• สนทนาทางโทรศัพท์กับลูกค้าคนสำคัญ - 9-30.
• กำลังตรวจสอบอีเมล - 9-42.
• เตรียมสัญญาสำหรับลูกค้า – 9-53.
• พักสูบบุหรี่ - 10-37.
• เตรียมนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่สำหรับลูกค้า – 10-57.
• อาหารกลางวัน - 14-05.
• ฝึกงานสำหรับพนักงานใหม่ - 14-58.
• พักเบรก - 16-15.
• โทรหาลูกค้า - 16-30.
• สิ้นสุดวัน (ทำความสะอาดเดสก์ท็อป ปิดคอมพิวเตอร์) - 17-55.
• ออกจากบ้าน - 18-00.

ตอนนี้ คุณต้องคำนวณว่าแต่ละการกระทำใช้เวลานานเท่าใด แจกจ่ายประเภทของงานออกเป็นกลุ่ม คำนวณอัตราส่วนประสิทธิภาพของผู้จัดการ รูปภาพเวลาทำงานนี้ (ตัวอย่าง) จะช่วยคุณสร้างภาพของคุณเอง

ใครต้องการข้อมูลนี้

ก่อนอื่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือผู้จัดการและเจ้าของบริษัทที่ต้องการทำความเข้าใจว่าพนักงานมีภาระงานอย่างไรอย่างเหมาะสมที่สุด ไม่ว่าทรัพยากรแรงงานของบริษัทจะถูกนำมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

พนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคล แผนกทรัพยากรบุคคลก็ต้องการการศึกษาที่คล้ายคลึงกันเพื่อร่างรายละเอียดงานที่เป็นไปได้ เลือกจำนวนพนักงานที่องค์กรต้องการอย่างแม่นยำ และดำเนินการวิจัย

พนักงานที่รับผิดชอบเองมีความสนใจในความจริงที่ว่าวันทำงานถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องหยุดทำงานและทำงานฉุกเฉินไม่มีสถานการณ์ที่ต้องทำงานล่วงเวลาหรือทำงานกลับบ้าน

ตอนนี้คุณก็คุ้นเคยกับเทคนิคที่ช่วยให้ประเมินได้ว่าเวลาทำงานถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ (ภาพเวลาทำงาน) ลองนำวิธีการไปปฏิบัติคุณจะพบกับปริมาณสำรองจำนวนมากคุณจะเห็นวิธีการทำงานอย่างเหมาะสมที่สุด ด้วยวิธีการนี้ คุณสามารถเปลี่ยนเป็นหนึ่งในพนักงานที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของบริษัท และสิ่งนี้จะเห็นและชื่นชมอย่างแน่นอน