การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: ทำงานอย่างไร?

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) เป็นวิธีที่รวดเร็วในการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยอิงจากการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นเสมือน ได้รับการยอมรับอย่างยาวนานในประเทศที่พัฒนาแล้วของโลกว่าเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการดำเนินธุรกิจ

เอสเซนส์

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรคือชุดของกระบวนการสำหรับการสร้าง ประมวลผล ส่ง โอน รับ จัดเก็บ ใช้ และทำลายเอกสาร กระบวนการทั้งหมดนี้ดำเนินการหลังจากตรวจสอบความสมบูรณ์และยืนยันการรับเอกสาร

กฎสำหรับการดำเนินการโฟลว์เอกสารระหว่างนิติบุคคลนั้นดำเนินการโดยข้อตกลงของคู่สัญญา การแลกเปลี่ยนข้อมูลดำเนินการโดยใช้วิธีการทางโทรคมนาคมและเอกสารจะถูกเก็บไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีไม่ควรเกินที่กฎหมายกำหนด

องค์กรระหว่างกันสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการพร้อมลายเซ็นของผู้เข้าร่วม ในด้านกิจกรรมผู้ประกอบการ สิ่งเหล่านี้อาจเป็น: ใบแจ้งหนี้ ข้อตกลง ใบแจ้งหนี้ สัญญา ข้อตกลง คำสั่งซื้อ การแจ้งเตือน หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ สามารถส่งข้อมูลในรูปแบบไฟล์ข้อความ ตาราง และกราฟิก

วัตถุประสงค์ของการนำ EDI ไปใช้

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการแนะนำ EDI สามารถ:

• ลดงานประจำ;
• ลดเอกสารหาย;
• "โปร่งใส" ทำงานกับเอกสาร
• ปรับปรุงวินัยการปฏิบัติงาน - จัดทำเอกสารตรงเวลา ฯลฯ

ในเป้าหมายเชิงปริมาณมีดังต่อไปนี้:

• ลดเวลาดำเนินการเอกสาร 10 เท่า
• ลดค่าใช้จ่ายสำนักงานลงครึ่งหนึ่ง

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: วิธีการทำงาน

ตามกฎหมายภายในประเทศ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรจะดำเนินการโดยข้อตกลงของทั้งสองฝ่าย ในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ผู้เข้าร่วมทุกคนจะต้องเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ของผู้ปฏิบัติงานคนเดียว ถัดไป ผู้ใช้ต้องส่งคำขอเพื่อเพิ่มรายชื่อคู่สัญญา หลังจากยืนยันคำขอแล้ว ผู้เข้าร่วมระบบสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้

โมดูล EDI จะต้องทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

• เชิญคู่สัญญามาแลกเปลี่ยนข้อมูล
• สร้างสมุดที่อยู่
• ผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชีตัวอย่างเช่น 1С.
• ลงนามและเข้ารหัสเอกสาร
• จัดโครงสร้างการติดต่อ
• ติดตามสถานะอีเมล

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรดำเนินการโดยใช้ใบรับรอง การเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์และการรับรองความถูกต้องจะดำเนินการผ่านใบรับรองดิจิทัลส่วนบุคคล มีการออก EDS ให้กับผู้ใช้แต่ละรายของระบบ ซึ่งจัดเก็บไว้ในผู้ให้บริการโทเค็นอิเล็กทรอนิกส์ และได้รับการป้องกันด้วยรหัส PIN ผู้ใช้ต้องเข้าสู่ระบบของเขา รหัสผ่านไปยังบัญชีส่วนตัว หลังจากนั้นเขาจะสามารถเข้าถึงเอกสารของเขาได้

พนักงานในองค์กรที่เชื่อมต่อกับระบบสามารถเริ่มกระบวนการแลกเปลี่ยนได้ ก่อนส่งเอกสารให้คู่สัญญาต้องลงนามในลายเซ็นดิจิทัล การดำเนินการนี้ดำเนินการโดยใช้โปรแกรม Cryptopro เอกสารถูกส่งผ่าน EDI พนักงานของคู่สัญญาได้รับแจ้งการรับเอกสารใหม่ ถ้าเขายอมรับเขาก็วาง EDS ด้วย หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสาร เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์จะถูกสร้างขึ้น เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว คุณต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยใช้ EDS จากนั้นเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงจะถูกส่งไปยังคู่สัญญา หากจำเป็น จะมีการประสานงานข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์

หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง ขั้นตอนทั้งหมดจะถูกทำซ้ำอีกครั้ง หากไม่มีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับเวอร์ชันใหม่ ถือว่าเอกสารนั้นถูกต้อง ตัวอย่างสุดท้ายถือว่าลงนามโดยลายเซ็นดิจิทัลสองฉบับ เอกสารทุกเวอร์ชันจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์และพร้อมสำหรับการดู ทันทีที่ตัวอย่างได้รับสถานะที่ถูกต้อง ให้แก้ไขเอกสารจะไม่ทำงาน สัญญาที่ขัดข้องจะได้รับสถานะเป็น "ยกเลิก" นี่คือวิธีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร

อุปกรณ์

สิ่งที่จำเป็นสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรคืออะไร? ขั้นแรก คุณต้องเลือกผู้ให้บริการโทรคมนาคมและติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล ประการที่สอง กับคู่สัญญาแต่ละรายที่องค์กรตั้งใจจะโต้ตอบทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องสรุป "ข้อตกลงในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"

ยังจำเป็นต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ EDI ที่จะเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ ซึ่งสามารถเป็นได้ทั้งอุปกรณ์ไคลเอ็นต์และที่เก็บข้อมูล "คลาวด์" การเข้าถึงข้อมูลระบบจากภายนอกดำเนินการผ่านแอปพลิเคชันที่ติดตั้งบนอุปกรณ์ของพนักงานขององค์กร การโต้ตอบของคอมพิวเตอร์กับเซิร์ฟเวอร์นั้นดำเนินการผ่านโปรโตคอล HTTP พร้อมการเข้ารหัส SSL 128 เพิ่มเติม การเข้าถึงเอกสารจะดำเนินการผ่านอินเทอร์เฟซของแอปพลิเคชันเท่านั้นและหลังจากผ่านการตรวจสอบสิทธิ์แล้ว

โครงการEDF

โปรเจ็กต์ระบบอัตโนมัติของกระบวนการอาจใช้เวลาหลายเดือนถึงสองสามปี คำนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนของกระบวนการที่ต้องดำเนินการโดยอัตโนมัติ ทรัพยากรและความสามารถทางการเงินขององค์กร โครงร่างสั้น ๆ สำหรับการแนะนำ EDI มีดังนี้:

• กำลังสร้างคณะทำงาน
• การตั้งเป้าหมาย กำหนดเวลา และงบประมาณโครงการ
• วิจัยกระบวนการที่มีอยู่
• พัฒนางาน
• เลือกระบบ EDI
• การลงนามในข้อตกลงเกี่ยวกับการดำเนินการตาม EDS
• การอนุมัติระเบียบการทำงาน
• การกรอกไดเรกทอรีระบบ
• ฝึกอบรมพนักงาน
• ทดสอบเบื้องต้น
• การออกคำสั่งแนะนำ EDS.
• การกลั่นซอฟต์แวร์และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
• เปิดตัวโครงการนำร่อง
• เปลี่ยนเป็น EDI เต็มรูปแบบ

ข้อผิดพลาดในการใช้งาน EDI

ในกระบวนการทำให้เอกสารอัตโนมัติ ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับกระบวนการที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีกระดาษ คุณไม่สามารถทำสำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ทำให้กระบวนการทำงานช้าลงอย่างมาก และทำให้ทัศนคติเชิงลบต่อกระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยรวม ไม่มีใครจ่ายเพิ่มสำหรับการทำงานซ้ำซ้อน

ในกระบวนการดำเนินการ จำเป็นต้องพัฒนาขั้นตอนใหม่สำหรับการทำงานกับเอกสาร ฝึกอบรมพนักงาน และหลังจากนั้นก็ดำเนินการอย่างเต็มรูปแบบเท่านั้น สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการสื่อสารประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยีใหม่กับพนักงาน

ข้อผิดพลาดที่ได้รับความนิยมอีกอย่างหนึ่งคือการศึกษาข้อกำหนดสำหรับ EDMS ที่อ่อนแอ หากผู้ใช้ต้องทำงานในระบบที่ไม่ได้กำหนดค่า กระบวนการ EDI จะแตกต่างจากที่ใช้ในองค์กร

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: ข้อดีและข้อเสีย

ผลประโยชน์:

• ลดค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสารต้นฉบับทางไปรษณีย์
• ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร มันถูกจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
• ใช้งานง่าย เอกสารถูกส่งจากที่ทำงานแห่งหนึ่ง การค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็วจะดำเนินการตามสถานะ (ส่ง รับ รับแล้ว ฯลฯ)
• ส่งด่วน. ข้อมูลที่ส่งทั้งหมดจะถึงผู้รับภายในไม่กี่วินาที
• เอกสารไม่สามารถสูญหายได้จนกว่าระยะเวลาเก็บรักษาในระบบจะหมดอายุ

ข้อบกพร่อง:

• หากต้องการใช้อุปกรณ์ คุณต้องซื้อใบอนุญาตซึ่งต้องใช้เงินเป็นจำนวนมาก
• โดยมาก ข้อมูลสามารถแลกเปลี่ยนระหว่างสมาชิกของระบบเดียวกันเท่านั้น
• การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรใน 1C หรือใช้ซอฟต์แวร์อื่นแตกต่างจากแบบแผนที่ใช้ก่อนหน้านี้ ด้วยการเปิดตัวอัลกอริธึมใหม่ พนักงานทุกคนจะมีคำถามเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
• อุปกรณ์ทางเทคนิค. ก่อนเปิดตัว EDI องค์กรจำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์และฝึกอบรมพนักงานให้จัดการระบบใหม่
• EDI ดำเนินการโดยใช้ EDS ซึ่งมีอายุการใช้งาน 1 ปี ใบรับรองต้องได้รับการติดตามและอัปเดตในเวลาที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องควบคุมอายุของใบรับรองคู่สัญญาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านภาษี

ข้อบังคับทางกฎหมาย

ข้อบังคับใดที่ควบคุมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 63 "ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" กฎสำหรับการส่งเอกสารไปยัง Federal Tax Service นั้นกำหนดไว้ในคำสั่งของกระทรวงการคลังหมายเลข MMV-7-2 / 168 EDOระหว่างองค์กรดำเนินการตามคำสั่งของกระทรวงการคลังฉบับที่ 50n กฎสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางบัญชีหลักในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นกำหนดไว้ในคำสั่งของ Federal Tax Service No. ММВ-7-6/36@ ผู้ประกอบการ EDI ทุกคนในระหว่างกิจกรรมจะต้องได้รับคำแนะนำจากคำสั่งของ Federal Tax Service No. ММВ-7-6/253@.

SBIS

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร SBIS ให้สิทธิประโยชน์แก่ลูกค้าดังต่อไปนี้:

• คุณสามารถส่งเอกสารไปยังองค์กรใด ๆ ที่ลงทะเบียนในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซีย หากคู่สัญญาไม่ใช่สมาชิกของระบบ SBIS พนักงานของบริษัทจะติดต่อตัวแทนขององค์กรและส่งคำเชิญเข้าร่วมระบบไปยังอีเมลของเขา ทันทีหลังจากการยืนยันคำขอ การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้เข้าร่วมจะดำเนินการโดยไม่มีคนกลาง
• คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แค่มีเบราว์เซอร์เวอร์ชันล่าสุดและเข้าถึงอินเทอร์เน็ตก็เพียงพอแล้ว
• คุณไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรมพิเศษเพื่อทำงานกับข้อมูล หากเริ่มต้นรายงานในซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น เช่น 1C คุณจะตั้งค่าการรวมข้อมูลกับระบบ VLIS ได้
• ไม่ได้ติดตั้งแบบฟอร์มเอกสารทั่วไป คุณสามารถส่งข้อความ สเปรดชีต รูปภาพ และอื่นๆ

SKB "คอนทูร์"

หนึ่งในผู้พัฒนาซอฟต์แวร์รายแรกๆ ในรัสเซียยังจัดหาอุปกรณ์สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรอีกด้วย "Kontur" ได้พัฒนาระบบ Diadoc ด้วยความช่วยเหลือในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คุณลักษณะของระบบคือสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ในขณะที่อยู่ต่างประเทศ บริษัทได้พัฒนาอัตราค่าบริการโรมมิ่งโดยเฉพาะเพื่อการนี้ หากต้องการ คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่าน API

ต้องการอะไร

ในการเชื่อมต่อ EDI องค์กรจำเป็นต้องซื้อ:

• ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์
• เซิร์ฟเวอร์;
• ดำเนินการอัพเกรดอุปกรณ์;
• พนักงานรถไฟ;
• ตั้งค่าและรวม EDMS เพื่อทำงานกับแอปพลิเคชันภายใน

การลงทุนดังกล่าวจำเป็นต้องทำเพื่อเชื่อมต่อการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร? การรวมค่าใช้จ่ายในการให้คำปรึกษาด้านเทคนิค EDMS และการอัปเดตซอฟต์แวร์เป็นขั้นตอนที่สองของการลงทุน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะต้องชำระเป็นรายเดือน

สรุป

เวิร์กโฟลว์กระดาษกำลังถูกแทนที่ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่เพียงแต่ลดต้นทุนกระบวนการขององค์กร แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจโดยรวมอีกด้วย เพื่อให้ EDI ทำงานได้สำเร็จ จำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายในการใช้งานระบบและกำหนดค่าอุปกรณ์ให้เหมาะสมอย่างชัดเจน