เนื้อหาและประเภทของจดหมายธุรกิจ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

จดหมายธุรกิจเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งในโลกธุรกิจระหว่างตัวแทนขององค์กรต่างๆ มีลักษณะที่เข้มงวด แม่นยำ เป็นทางการ

จดหมายธุรกิจ

ในยุคของอินเทอร์เน็ต ความสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจไม่ได้ลดลง แต่เพียงแค่เปลี่ยนสื่อ - จากกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์ - และเร็วขึ้น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงาน ผู้หางาน และผู้ที่อยู่ในตำแหน่งผู้นำทุกคน ที่จะต้องสามารถเขียนจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง

นอกจากนี้ บางส่วนนี้แสดงลักษณะเฉพาะของเขาในฐานะมืออาชีพ ขยายโอกาสทางอาชีพของเขา ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ที่ไม่สนใจอาชีพของเขาที่จะรู้กฎสำหรับการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจและคำนึงถึงประเภทต่าง ๆ และเนื้อหาของจดหมายธุรกิจรวมถึงคุณภาพของจดหมายจะขึ้นอยู่กับความเป็นมืออาชีพของนักข่าว

ด้วยความช่วยเหลือของการติดต่อทางธุรกิจ ปัญหาได้รับการแก้ไขนำเสนอเคลม คุยสัญญา ของมีค่าและเอกสารคุ้มกัน

สไตล์ธุรกิจ

รูปแบบของจดหมายธุรกิจควรมีความชัดเจนและไม่อนุญาตให้ตีความคำต่างๆ ต้องมีการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการอย่างเข้มงวด แม้ว่านี่จะเป็นจดหมายถึงเพื่อนก็ตาม อนุญาตให้ทำซ้ำ (ในจำนวน จำกัด) ของตราประทับคำศัพท์และยินดีต้อนรับ ตามกฎแล้ว จดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ จะครอบคลุมหลายประเด็น โดยจำกัดเฉพาะหัวข้อทางธุรกิจเท่านั้น ใช้น้ำเสียงที่เป็นกลางเท่านั้น ไม่อนุญาตให้มีการประเมินส่วนบุคคลและการใช้อารมณ์ที่ไม่เหมาะสม

การติดต่อทางธุรกิจเป็นทางการเสมอ มักจะมีการลงทะเบียนและบันทึกไว้

ประเภทของตัวอักษร

การพัฒนาธุรกิจ เทคโนโลยีสารสนเทศ ส่งผลต่อการเขียนเชิงธุรกิจและประเภทธุรกิจ บังคับให้ต้องใช้รูปแบบใหม่ จนถึงปัจจุบันมีการแยกประเภทของตัวอักษรต่อไปนี้:

1. หัวข้อเชิงพาณิชย์และธุรกิจ ด้วยความช่วยเหลือของธุรกิจในการแก้ปัญหาทางเศรษฐกิจ องค์กร และกฎหมาย ปริมาณของข้อความเหล่านี้มีตั้งแต่สองสามบรรทัดไปจนถึงหลายหน้า เชิงพาณิชย์แก้ปัญหาการขายบริการหรือสินค้าและอุปทาน นี่คือคำขอ ข้อเสนอ ข้อร้องเรียน
2. จดหมายที่ต้องการคำตอบ (เช่น คำขอ การอุทธรณ์ คำขอ การร้องเรียน คำแนะนำ) และไม่ต้องการ (มีเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่อธิบายไว้แล้ว - สิ่งที่แนบมาเทียบเท่ากับใบเสร็จ การยืนยัน)
3. มีแบบนี้



สปรูซตัวอักษร: ธรรมดาและกลม - มีผู้ส่งหนึ่งคนและผู้รับอันดับต่ำกว่าหลายคน

4. การโต้ตอบถือเป็นมาตรฐานซึ่งประกอบด้วยเอกสารตัวอย่างในรูปแบบสำเร็จรูป ประเภทของจดหมายธุรกิจที่นำเสนอในลักษณะนี้เรียกว่ามีการควบคุม หากผู้ส่งเขียนข้อความจากตัวเองแสดงว่าไม่มีการควบคุม
5. เมื่อจดหมายเปิดเผยหนึ่งหัวข้อ จะเรียกว่า ด้านเดียว ถ้ามีหลาย - หลายแง่มุม
6. แยกตำแหน่งประเภทของจดหมายธุรกิจที่สะท้อนถึงข้อมูลส่วนบุคคลของผู้รับ: ขอแสดงความยินดี ขอบคุณ แสดงความเสียใจ คำแนะนำ คลอ

เนื้อหาของจดหมายธุรกิจ

1. อุทธรณ์ที่ออกแบบมาเพื่อดึงดูดความสนใจ ความสนใจ สร้างระดับของการติดต่อ อุทธรณ์ได้ตามตำแหน่ง ตามนามสกุล ชื่อจริง และนามสกุล หรือทั่วไป
2. เบื้องต้นเกี่ยวกับสาระสำคัญของจดหมาย ชี้แจงวัตถุประสงค์หรือเหตุผลของจดหมาย ซึ่งประกอบด้วยคำอธิบาย ลิงก์ ขอบคุณ ขอแสดงความยินดี อ้างสิทธิ์ และอื่นๆ
3. ส่วนหลัก (ต้องมีการติดต่อทางธุรกิจ) ประเภทของจดหมายธุรกิจเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ประกอบด้วยข้อมูลหลัก ข้อเสนอ ข้อกำหนด คำเชิญ คำขอ คำสั่งซื้อ ประกอบด้วยเหตุผล ข้อความตามลำดับเวลาอย่างเคร่งครัด การวิเคราะห์ปัญหา กำไรที่มีโครงสร้างหรือการสูญเสียที่เป็นไปได้
4. จดหมายธุรกิจทุกประเภทควรมีข้อสรุป ได้แก่ ข้อสรุป ข้อเสนอ ข้อตกลง การปฏิเสธ คำเตือน ตัวอย่างเช่น เช่น เตือน เสนอ ถาม เตือน
5. วลีปิดมาตรฐานออกแบบมาเพื่อตั้งค่าสำหรับความร่วมมือเพิ่มเติม จำกัดเวลา อาจปฏิเสธได้ นอกจากนี้ การอุทธรณ์ขั้นสุดท้ายจะขึ้นอยู่กับระบบค่านิยมและลำดับความสำคัญทางสังคม

คำแนะนำในการเขียนจดหมาย

1. จดหมายควรอ่านออกเขียนได้และอ่านง่าย ห้ามซ้อนคำและใช้หน่วยศัพท์ ซึ่งไม่ทราบความหมายที่แน่นอน

2. จดหมายธุรกิจทุกประเภทไม่ควรมีขนาดใหญ่เกินไป ควรย่อและจัดโครงสร้างข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

3. ในกระบวนการอ่าน ผู้รับควรรู้สึกเคารพ ความเป็นเอกเทศของจดหมาย ความเป็นเจ้าของหัวข้อ การซึมซับในเชิงบวกของผู้เขียน

4. เป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการเขียนข้อตกลงเกี่ยวกับเวลา เงื่อนไข เงื่อนไขการติดต่อและสัญญา สามารถทำได้ในรูปแบบของรายการตัวเลือกหรือคำถามนำหน้า

5. จดหมายที่มีไหวพริบและเป็นมืออาชีพและมีน้ำใจจะช่วยให้ผู้รับตอบรับในเชิงบวกและรวดเร็ว

องค์ประกอบหนึ่งของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จคือการปฏิบัติตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งคิดเป็นอย่างน้อย 80% ของเอกสารทั้งหมดขององค์กร การยึดมั่นในบรรทัดฐานทั้งหมดอย่างเคร่งครัดเน้นย้ำคุณค่าทางกฎหมายของจดหมายธุรกิจและช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางการค้าอย่างรวดเร็ว