เอกสารกิจกรรมการจัดการและแนวคิดพื้นฐาน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

เอกสารหมายถึงการบันทึกข้อมูลตามกฎที่ควบคุม นั่นคือ ขั้นตอนสำหรับการประมวลผลเอกสารในลักษณะพิเศษ เนื่องจากกระบวนการบันทึกข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี เอกสารในการทำกิจกรรมการจัดการจึงแตกต่างกันมาก - เอกสารที่เขียนด้วยลายมือ กราฟิก การพิมพ์ รูปภาพ และวิดีโอ

เอกสารกิจกรรมการจัดการเป็นขั้นตอนที่ได้รับการควบคุม ซึ่งให้การรับประกันว่ามีผลบังคับทางกฎหมาย - คุณภาพที่อยู่ในกฎหมายปัจจุบัน

วันนี้มีการใช้วิธีการบันทึกที่หลากหลาย: ตั้งแต่แบบธรรมดา (เช่น ดินสอและปากกาลูกลื่นธรรมดา) ไปจนถึงแบบกลไกไฟฟ้าที่ซับซ้อนมากขึ้น (รวมถึงเครื่องบันทึกเทป กล้องวิดีโอ อุปกรณ์โฟโน ฯลฯ) และระบบอัตโนมัติ คอมพิวเตอร์. วิธีการจัดทำเอกสารยังขึ้นอยู่กับวิธีการที่ใช้ อาจเป็นข้อความ อิเล็กทรอนิกส์ ภาพยนตร์ และภาพถ่าย

กิจกรรมการจัดการมักใช้เอกสารข้อความที่เขียนด้วยมือหรือสร้างบนคอมพิวเตอร์ นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขาถูกเรียกว่าบันทึกการจัดการ

เอกสารประกอบคือการแก้ไขข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับผู้ให้บริการเฉพาะราย โดยมีรายละเอียดพิเศษเพื่อระบุข้อมูลนั้น เอกสารของกิจกรรมการจัดการสร้างวิธีการและเหตุผลในการควบคุมกิจกรรมของทั้งเจ้าหน้าที่บุคคลและการดำเนินการทางการเงินหรือองค์กรของทั้งองค์กร

เอกสารอาจแตกต่างกันในด้านการทำงาน วัตถุประสงค์ เนื้อหา ระดับของความลับ และความพร้อมใช้งานของข้อมูล การระบุปัจจัยทำให้สามารถจำแนกออกเป็นระหว่างองค์กรและภายนอกได้ ครั้งแรกซึ่งไม่ได้ไปไกลกว่าสถาบันหรือองค์กรเดียวและดำเนินการระหว่างผู้เข้าร่วมเรียกว่าบริการ ประการที่สอง - เอกสารภายนอก - ดำเนินการระหว่างองค์กรประเภทต่างๆ เจ้าหน้าที่แต่ละรายที่ไม่ได้อยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรง

เอกสารทางเทคนิคดำเนินการตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งแตกต่างกันไปสำหรับเอกสารทุกประเภท สำหรับกิจกรรมการจัดการใดๆ สิ่งนี้มีความสำคัญเป็นพิเศษ เนื่องจากด้วยวิธีนี้ เอกสารจึงได้รับกำลังทางกฎหมาย ซึ่งทำหน้าที่เป็นเครื่องพิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูลที่มีอยู่ในนั้น

เอกสารกิจกรรมการจัดการกำหนดความรับผิดชอบเฉพาะสำหรับเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานจัดการที่ดำเนินการ ดังนั้นในระหว่างการจัดทำเอกสารราชการใด ๆ จะต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานทางกฎหมายในปัจจุบัน กฎการจดทะเบียนซึ่งมีอยู่ทั่วประเทศ นอกจากนี้ เอกสารแต่ละฉบับจะต้องแนบรายละเอียดขององค์กรมาด้วย ซึ่งมีความสำคัญทางกฎหมาย ได้แก่ ชื่อและการถอดรหัส ลายเซ็นและตราประทับของฝ่ายบริหารหรือหน่วยงานเฉพาะขององค์กร วันที่รวบรวมและหมายเลขในสมุดทะเบียน ตราประทับการอนุมัติ เป็นต้น สุดท้าย เอกสารกิจกรรมการจัดการควรออกเอกสารตามความสามารถของตนเองอย่างเคร่งครัด

เอกสารมีระดับความถูกต้องต่างกัน ฉบับร่างหรือสำเนาจากเอกสารหลักประกอบด้วยข้อความบางส่วนเท่านั้น และไม่มีอำนาจตามกฎหมายเหมือนกับต้นฉบับ เอกสารของแท้ถือเป็นเอกสารที่มีข้อมูลและรายละเอียดด้านบนเพื่อยืนยันความถูกต้องและความถูกต้อง