ระเบียบการปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน ตัวอย่าง

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

แต่ละองค์กรมีเอกสารกำกับกิจกรรมในท้องที่ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือระเบียบการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ (เอกสารตัวอย่างจะอธิบายไว้ด้านล่าง) สำหรับหัวหน้าองค์กร เป็นเครื่องมือจัดการที่มีประสิทธิภาพ ให้เราพิจารณาในรายละเอียดเกี่ยวกับกฎระเบียบตัวอย่างของการโต้ตอบระหว่างแผนก

ข้อกำหนด

ระเบียบควรเป็นอย่างไร? ปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกบัญชีและการบริการทางเศรษฐกิจ เจ้าหน้าที่บุคคล และหน่วยการตั้งถิ่นฐานและการวางแผน หน่วยโครงสร้างอื่น ๆ ขององค์กรเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในกระบวนการของกิจกรรม ในเวลาเดียวกัน การติดต่อของพนักงานควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการตามภารกิจที่กำหนดไว้ในเวลาที่สั้นที่สุด ตัวอย่างกฎข้อบังคับของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก อย่างแรก ควรมีให้สำหรับนักแสดง หากผู้รับผิดชอบในการพัฒนาเขียนข้อกำหนดทั้งหมด แต่ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่สามารถเข้าใจอะไรได้จะไม่มีความหมายในเอกสาร ในการนี้ การจัดทำระเบียบตัวอย่างปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก ควรคำนึงถึงหลักการสำคัญสามประการ:

1. เอกสารถูกรวบรวมตามแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ คุณภาพของกฎระเบียบจะขึ้นอยู่กับความทั่วถึงของโครงการโดยตรง
2. โครงสร้างเอกสารถูกกำหนดโดยแบบจำลองกระบวนการ ทุกจุดของโครงการจะต้องอยู่ในข้อบังคับ
3. การนำเสนอข้อมูลดำเนินการในภาษาที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ขอแนะนำให้ใช้ประโยคง่าย ๆ สั้น ๆ ในข้อความของเอกสาร บทบัญญัติควรกำหนดไว้อย่างชัดเจน ต้องสะกดคำย่อและข้อกำหนดทั้งหมด

เป้าหมาย

ตัวอย่างระเบียบการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก:

1. สร้างและรักษาระเบียบในการจัดทำเอกสาร การติดต่อระหว่างหน่วยโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ป้องกันสถานการณ์ความขัดแย้งในทีม หากมีการกำหนดแผนการทำงานร่วมกันสำหรับการทำงานล่วงหน้า การมีส่วนร่วมของพนักงานหนึ่งหรืออีกคนในกระบวนการ ข้อพิพาทจะไม่เกิดขึ้น
3. รีบเข้าทีมน้องใหม่ กฎระเบียบช่วยให้เข้าใจโครงสร้างของการโต้ตอบ ระบุว่าพนักงานจะใช้เอกสารใด บริการใดบ้างที่เขาจะติดต่อ
4. ควบคุมวินัย
5. โอนคดีให้พนักงานคนอื่นเร็วขึ้น (เมื่อออกเดินทางหรือลาพักร้อน)
6. ป้องกันการสูญเสียทรัพยากรทางการเงิน ทรัพยากรมนุษย์ และเวลา

โครงสร้าง

กฎของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันคืออะไรแผนกสามารถพิจารณาได้อย่างถูกต้องหรือไม่? โดยทั่วไป เอกสารจะประกอบด้วยส่วนต่อไปนี้:

1. บทบัญญัติทั่วไป
2. คำจำกัดความ คำศัพท์ และตัวย่อ
3. คำอธิบายของกระบวนการ
4. ความรับผิดชอบ
5. ควบคุม

นิติบัญญัติ GOST และเอกสารอื่นๆ สามารถใช้เป็นที่มาของคำจำกัดความได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คำสั่งของกระทรวง กรม กฤษฎีกาของรัฐบาล ในเวลาเดียวกัน ควรรวมการอ้างอิงถึงเอกสารข้อบังคับซึ่งใช้บทบัญญัติในข้อบังคับสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ โดยเฉพาะตัวอย่างสำหรับสถานบริการสุขภาพมีข้อบ่งชี้ของคำสั่งของกระทรวงสาธารณสุขและการพัฒนาสังคม กระทรวงสาธารณสุขของภูมิภาค

แอปพลิเคชัน

มันมักจะมีรูปแบบกราฟิกของกระบวนการทางธุรกิจ มันถูกวาดเป็นไดอะแกรมที่ประกอบด้วยหลายช่วงตึก สามารถสร้างภาพกราฟิกได้โดยใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์สำหรับพีซี แบบแผนสะท้อนถึงขั้นตอนเฉพาะสำหรับการดำเนินงานบางอย่าง การแสดงภาพสะดวกกว่าข้อความ แผนภาพแสดงจุดเริ่มต้นของกระบวนการและแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน ความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนเหล่านี้กับผลลัพธ์สุดท้าย โมเดลนี้มักใช้โดยนักพัฒนากฎข้อบังคับสำหรับการโต้ตอบระหว่างแผนกต่างๆ ของบริษัทตาม 223-FZ โครงร่างเน้นถึงพารามิเตอร์ที่สำคัญ เช่น เอาต์พุตและอินพุต ผู้เข้าร่วม และลูกค้า หากผู้เริ่มต้นคุ้นเคยกับโมเดลดังกล่าว เขาจะเข้าใจขั้นตอนเฉพาะของกระบวนการทันทีและพร้อมที่จะใช้งานเฉพาะอย่าง

คำแนะนำ

ในขั้นแรกคุณต้องกำหนดหัวเรื่องของเอกสารและผู้รับผิดชอบเช่นใครร่างขึ้นและระเบียบข้อใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งการโต้ตอบระหว่างแผนกบัญชีนั้นดำเนินการตามรูปแบบที่ชัดเจนซึ่งบัญญัติไว้ในกฎหมาย ในหน่วยโครงสร้างนี้ มีบุคคลที่สำคัญที่สุดที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามข้อกำหนดการรายงานอยู่เสมอ เขาสามารถเป็นผู้รับผิดชอบในการร่างกฎระเบียบสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ พนักงานทุกคนควรมีการหารือเกี่ยวกับเอกสารตัวอย่าง เพื่อการนี้จึงมีการจัดประชุมสามัญ หากเอกสารกำหนดกระบวนการที่ผลประโยชน์ของหน่วยงานมากกว่าสองแผนกขัดแย้งกัน ก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องให้พนักงานคนสำคัญมีส่วนร่วมในการอภิปราย บุคคลที่รับผิดชอบในการพัฒนาควรอธิบายให้เพื่อนร่วมงานทราบถึงความสำคัญของการนำกฎไปใช้

คำอธิบายของกระบวนการ

ปริมาณของมันจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการโต้ตอบ หากกระบวนการนี้ง่ายและพนักงานที่รับผิดชอบเข้าใจทุกขั้นตอนของการดำเนินการเป็นอย่างดี ตัวเขาเองสามารถร่างแบบแผนการทำงานกับหน่วยโครงสร้างอื่น ๆ ได้ หลังจากนั้น เขาควรหารือเกี่ยวกับเอกสารกับผู้เข้าร่วมที่เหลือ หากกระบวนการทางธุรกิจมีความซับซ้อน พนักงานแต่ละคนก็จะพัฒนาโมเดลของตนเองขึ้นมา หลังจากนั้นโครงการทั้งหมดจะถูกรวบรวมและอภิปราย ในการทำความคุ้นเคยกับเอกสารพื้นฐาน พนักงานทุกคนที่สนใจสามารถเสนอการแก้ไขและเพิ่มเติมบางอย่างได้ หลังจากนั้น กฎการโต้ตอบระหว่างแผนกของบริษัทจะถูกโอนไปที่หัวหน้า

คำชี้แจง

ทำได้โดยตรง ในกรณีนี้หัวหน้าเองลงนามในกฎของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆของบริษัท เอกสารตัวอย่างสามารถอนุมัติทางอ้อมได้เช่นกัน ในกรณีนี้ หัวหน้าจะออกคำสั่ง ข้อมูลการลงทะเบียนของพระราชบัญญัติการบริหารจะถูกป้อนลงในตราประทับการอนุมัติ

เฉพาะงานของผู้รับผิดชอบ

ในบางองค์กร ตำแหน่งผู้จัดการคุณภาพมีให้ในรัฐ ในทางปฏิบัติ มีการพัฒนาขั้นตอนการเตรียมเอกสารบางขั้นตอน พวกเขาจะต้องสังเกตโดยผู้จัดการที่ร่างกฎของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ ตัวอย่างขั้นตอนพื้นฐาน:

1. กำหนดกระบวนการ
2. สร้างแผนภูมิ
3. คำอธิบายโดยละเอียด
4. กำลังเขียนข้อความ

ผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบศึกษาตารางเวลาของพนักงานในแผนกต่างๆ นี่เป็นสิ่งจำเป็นในการรวบรวมคำอธิบายของสถานการณ์มาตรฐานที่รวมอยู่ในข้อบังคับสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ ตัวอย่าง: "ปั๊มน้ำมันได้รับการตรวจสอบโดยใช้วิธีการทางเทคนิค เช่น… มีการสร้างรายงานเมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้น"

การกำหนดเป้าหมายสุดท้าย

ผู้รับผิดชอบในการร่างระเบียบต้องมีความคิดในทุกกระบวนการ รู้หน้าที่ของพนักงาน มีคุณสมบัติที่เหมาะสมและระดับความเป็นมืออาชีพ วัตถุประสงค์ของเอกสารควรมีความชัดเจนสำหรับพนักงาน มิฉะนั้น การปฏิบัติตามกฎระเบียบจะเป็นภาระเพิ่มเติมแก่พนักงาน

การเพิ่มประสิทธิภาพและการออกแบบ

การศึกษากระบวนการที่ครอบคลุมในองค์กร ช่วยให้คุณระบุได้จุดอ่อน การวิเคราะห์สถานการณ์ ผลลัพธ์ การดำเนินงานทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมได้ ในทางกลับกัน ทำให้เราสามารถสร้างสถานการณ์ต่างๆ เพื่อการพัฒนาต่อไปได้ ดังนั้นองค์กรจึงสามารถทิ้งทุกอย่างไว้เหมือนเดิม สร้างรูปแบบงานใหม่หรือแก้ไขงานเก่าได้

ความแตกต่าง

พนักงานแต่ละคนต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรและผลลัพธ์ที่ได้จะส่งผลต่อรายได้ของเขาอย่างไร นั่นคือเหตุผลที่จำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับกฎระเบียบก่อนอนุมัติ บทบาทสำคัญในการจัดทำเอกสารถูกกำหนดให้กับหัวหน้าคณะทำงาน (โครงการ) แน่นอน งานของผู้เชี่ยวชาญคนนี้คือการตั้งคำถามที่สำคัญ เขาต้องสามารถนำเสนอรูปแบบกระบวนการที่ชัดเจนได้ ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเห็นภาพด้วยตาของตัวเอง ต้องมีความเข้าใจร่วมกัน ผู้เข้าร่วมแต่ละคนต้องอธิบายความรับผิดชอบในการจัดทำข้อบังคับ ในกรณีส่วนใหญ่ ทีมต่างๆ มักไม่มั่นใจในการดำเนินการตามเอกสารดังกล่าว ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของกระบวนการ การแนะนำกฎระเบียบจะใช้เวลา 4-12 เดือน

คุณสมบัติเบื้องต้น

ในการแนะนำกฎข้อบังคับใหม่ คุณต้อง:

1. รับรู้ว่าเอกสารก่อนหน้าไม่ถูกต้อง
2. แนะนำการกระทำในท้องถิ่นใหม่เพื่อเปิดใช้งานกฎระเบียบ
3. พัฒนาเอกสารที่จำเป็นสำหรับการใช้กฎที่ได้รับอนุมัติ
4. ปรับหรือใช้โมดูลใหม่ของฐานข้อมูลอัตโนมัติ
5. สร้างแบบฟอร์มเอกสารที่ไม่ได้มาตรฐาน
6. เปลี่ยนหรือเสริมกำลังคนกำหนดการ
7. ค้นหาผู้สมัครงานตำแหน่งใหม่ แต่งตั้งหรือย้ายพนักงาน
8. สอนกฎใหม่ให้นักแสดง
9. ประชาสัมพันธ์พนักงาน
10. ทดลองนำกฎระเบียบไปใช้
11. แก้ไขข้อความตามผลการดำเนินการทดลอง
12. ดำเนินการในเวอร์ชันสุดท้ายของเอกสาร
13. กำหนดขั้นตอนสำหรับการควบคุมคุณภาพของกฎระเบียบ

หลังจากกำหนดมาตรการสำหรับการดำเนินการตามเอกสารแล้ว ผู้จัดการจะออกคำสั่ง ควรสังเกตว่าเนื่องจากระยะเวลาของเหตุการณ์ วันที่อนุมัติและการมีผลใช้บังคับโดยตรงของกฎระเบียบจะแตกต่างกัน ลองพิจารณาเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหลักที่พนักงานทำเมื่อรวบรวมเอกสาร

ไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติ

การมอบความไว้วางใจให้สร้างกฎระเบียบให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจกรรมการทำงานในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ สมมติว่าองค์กรมีขนาดใหญ่มาก ภาวะผู้นำสามารถสร้างบริการพิเศษได้ ซึ่งงานจะรวมถึงการแก้ปัญหาด้านการพัฒนา ดังนั้นแผนกจะกำหนดงานเพื่ออธิบายกระบวนการทั้งหมดขององค์กร แต่จุดประสงค์ของงานนี้ไม่สำคัญสำหรับพวกเขา หากกฎระเบียบทำขึ้นโดยบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมจริง พนักงานที่จัดการจะไม่ดำเนินโครงการ ดังนั้นเอกสารจึงไม่สมเหตุสมผลที่จะทำงาน

ขาดความยืดหยุ่น

ผู้รับผิดชอบหลายคนพยายามอย่างเต็มที่รายละเอียด. สถานการณ์นี้เกิดจากความไม่รู้ถึงความแตกต่างระหว่างการจัดทำระเบียบข้อบังคับและรายละเอียดของกระบวนการผลิตจริง ถ้างานคือการทำให้การดำเนินงานเป็นอัตโนมัติ รายละเอียดของพวกเขามีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยพนักงาน ความต้องการกฎระเบียบเกิดขึ้นเมื่อคนจำนวนมากมีส่วนร่วมในการผลิต การกระทำของพวกเขามักจะทำซ้ำ แต่แต่ละคนตีความสิ่งนี้หรือการดำเนินการนั้นในแบบของเขาเอง ระเบียบนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อแก้ไขข้อพิพาท ควรระลึกไว้เสมอว่าพนักงานขององค์กรต้องมีเสรีภาพในการดำเนินการ ทำให้พวกเขาตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่งขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น สามารถตอบลูกค้าได้ทันทีแทนที่จะรอสักครู่

ข้อความจำนวนมากและซับซ้อน

ระเบียบที่มี 5-7 หน้าถือว่าเหมาะสมที่สุด ในขณะเดียวกัน เนื้อหาควรมีขนาดใหญ่แต่สั้น ไม่แนะนำให้ใช้ประโยคที่มีหลายส่วนที่ซับซ้อน ข้อความจะต้องเข้าใจ นอกจากนี้ คุณควรให้ความสนใจกับเงื่อนไข คุณไม่ควรแทนที่แนวคิดด้วยคำพ้องความหมาย ใช้คำย่อโดยไม่ต้องถอดรหัส

ปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกความปลอดภัยของข้อมูลและไอที

ปัจจุบันการติดต่อของบริการเหล่านี้ในหลายองค์กรเป็นเรื่องยากมาก ความยากลำบากเกี่ยวข้องกับความขัดแย้งภายในของแผนกไอทีและความปลอดภัยของข้อมูล มีหลายทางเลือกในการรับรองความร่วมมืออย่างมีประสิทธิผล สิ่งแรกและง่ายที่สุดคือการมีพนักงาน (หนึ่งคนขึ้นไป) ที่เชี่ยวชาญด้านการรักษาความปลอดภัยข้อมูลภายในบริการเทคโนโลยีสารสนเทศ กฎการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกไอทีและIB ในกรณีนี้สะท้อนถึงแนวทางทั่วไปในการร่วมมือ การจัดระเบียบงานดำเนินการบนพื้นฐานของการเหมารวมที่มีอยู่ว่าความปลอดภัยของข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของการจัดหาเทคโนโลยีสารสนเทศ หากไม่มีข้อขัดแย้งระหว่างบริการเหล่านี้ในองค์กร ผู้จัดการอาจพิจารณาจัดบริการรักษาความปลอดภัยข้อมูลเป็นโครงสร้างแยกต่างหากของแผนกไอที ดังนั้น จึงจำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติม รวมทั้งทรัพยากรทางการเงิน เพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมดังกล่าว

ตัวอย่างทั่วไป

บทบัญญัติทั่วไประบุ:

1. วัตถุประสงค์ของเอกสาร ตามกฎแล้วจะมีวลีดังกล่าว: "ระเบียบปัจจุบันกำหนดขั้นตอน … ".
2. ขอบเขต. ข้อบังคับอาจมีผลบังคับใช้กับคนงานหรือสิ่งอำนวยความสะดวก
3. เอกสารระเบียบตามที่มีการพัฒนาพ.ร.บ.
4. กฎสำหรับการอนุมัติ การปรับ การยกเลิกข้อบังคับ

ในส่วน "ข้อกำหนด ตัวย่อ คำจำกัดความ" ให้แนวคิดที่ใช้ในเอกสาร ต้องสะกดคำย่อทั้งหมด ควรระบุข้อกำหนดตามลำดับตัวอักษร แต่ละแนวคิดระบุไว้ในบรรทัดใหม่ในหน่วย h. ให้คำจำกัดความของคำศัพท์โดยไม่มีคำว่า "นี่" ผ่านขีดกลาง ในส่วน "คำอธิบายกระบวนการ" จะมีคำอธิบายทีละขั้นตอน ขอแนะนำให้แนะนำย่อหน้าย่อย แต่ละคนจะสอดคล้องกับขั้นตอนเฉพาะ ส่วนเดียวกันนี้ระบุถึงพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานบางอย่างไม่เพียงแต่อธิบายการกระทำ แต่ยังรวมถึงผลลัพธ์ด้วย

ความรับผิดชอบและการควบคุม

ข้อบังคับควรมีข้อบ่งชี้ถึงความเป็นไปได้ในการใช้มาตรการคว่ำบาตรกับบุคคลที่ไม่ปฏิบัติตามบทบัญญัติ ความรับผิดได้รับอนุญาตภายใต้กฎหมาย อาจเป็นทางอาญา ทางปกครอง หรือทางวินัย จำเป็นต้องระบุชื่อเต็มและตำแหน่งของพนักงานที่ติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบ