การตั้งชื่อกิจการขององค์กร: ตัวอย่างการกรอก จะสร้างระบบการตั้งชื่อกิจการขององค์กรได้อย่างไร?

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

แต่ละองค์กรที่อยู่ในขั้นตอนการทำงานต้องเผชิญกับการไหลของเอกสารขนาดใหญ่ สัญญา กฎหมาย การบัญชี เอกสารภายใน… บางส่วนต้องเก็บไว้ที่องค์กรตลอดระยะเวลาที่มีอยู่ แต่ใบรับรองส่วนใหญ่สามารถถูกทำลายได้เมื่อหมดอายุความถูกต้อง เพื่อให้สามารถเข้าใจเอกสารที่รวบรวมได้อย่างรวดเร็วจึงมีการรวบรวมระบบการตั้งชื่อกิจการขององค์กร ตัวอย่างของเอกสารนี้และอัลกอริทึมสำหรับการสร้างจะกล่าวถึงด้านล่าง

วัตถุประสงค์

สร้างเอกสารหลายร้อยฉบับในทุกองค์กร ทุกวันที่พวกเขาสะสมคนงานค่อยๆแทนที่กัน เมื่อถึงจุดหนึ่ง มันกลายเป็นเรื่องยากที่จะหาคำสั่งจากเมื่อสองปีที่แล้ว เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว ศัพท์ของกรณีและปัญหาจะถูกสร้างขึ้น

คำจำกัดความ

คดีคือเอกสารที่เกี่ยวโยงกันปัญหาพื้นที่ของกิจกรรม ระบบการตั้งชื่อของเคสเป็นรายการที่มีรายการของเคสที่เปิดขึ้นพร้อมกับการระบุระยะเวลาของการจัดเก็บ ด้วยความช่วยเหลือ คุณสามารถจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ได้อย่างถูกต้อง ระบบการตั้งชื่อของกรณีต่างๆ ขององค์กรการค้า ซึ่งจะมีตัวอย่างที่จะกล่าวถึงด้านล่าง ได้รับการรวบรวมเพื่อจุดประสงค์ดังต่อไปนี้:

• จัดกลุ่มเอกสารให้เป็นระบบ ซึ่งช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็วและปลอดภัย
• การกำหนดหมายเลขทะเบียนตามประเภทของคดี;
• จัดทำคลังเอกสารสำหรับการจัดเก็บถาวร ระยะยาว และส่วนบุคคล (รวมถึงการทำลายล้าง)

ระบบการตั้งชื่อกรณีใช้เมื่อเลือกเอกสารสำหรับเก็บถาวรและทำลาย ทุกองค์กรจำเป็นต้องใช้ข้อมูลอ้างอิงแบบมัลติฟังก์ชั่นนี้เพื่อปรับปรุงการทำงานในสำนักงาน ในกรณีนี้รูปแบบความเป็นเจ้าของขององค์กรไม่สำคัญ หากระบบการตั้งชื่อตัวอย่างกรณีขององค์กรทางการแพทย์สามารถพบได้ในข้อบังคับและความละเอียด การวิเคราะห์กรณีที่เปิดขององค์กรเอกชนจะต้องรวบรวมอย่างอิสระ

บังคับหรือบังคับ

การรวบรวมรายการนี้จัดทำโดย “กฎสำหรับการทำงานของเอกสารสำคัญ” จำเป็นสำหรับองค์กรที่สร้างไฟล์เก็บถาวรเป็นบริการแยกต่างหาก รายชื่อนี้ นอกเหนือจากสถาบันของรัฐและเทศบาลแล้ว ยังรวมถึงโครงสร้างเชิงพาณิชย์บางอย่าง เช่น สำนักงานรับรองเอกสาร

สถาบันอื่น ๆ ทั้งหมดจำเป็นต้องสร้างระบบการตั้งชื่อของคดีเพื่อจัดระบบการทำงานกับเอกสารเนื่องจากองค์กรทุกรูปแบบทรัพย์สินมีหน้าที่ต้องรับรองความปลอดภัยของเอกสารอ้างอิง นี้จัดทำโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 125 รายการสิ่งที่ต้องทำโดยละเอียดควรเริ่มหรืออัปเดตในไตรมาสที่สี่ของปีปฏิทิน

โครงสร้าง

ระบบการตั้งชื่อของคดีควรประกอบด้วยคดีที่ยื่นทั้งหมด ยกเว้นสิ่งพิมพ์: คำชี้แจงของพนักงาน, หนังสือรับรองการทำงาน, นิตยสาร, สมุดบัญชี, เอกสารทั้งหมดของแผนกโครงสร้าง, จดหมายโต้ตอบของแผนกโครงสร้าง ฯลฯ เอกสารการเข้าถึงที่ จำกัด ต้องมีหัวข้อ "กำลัง" ไดเร็กทอรีควรมีไฟล์ค่าคอมมิชชั่นชั่วคราว แผนกต่างๆ แต่ยกตัวอย่างเช่น สหภาพแรงงานเป็นองค์กรอิสระ พนักงานมีส่วนร่วมในการจัดทำไดเร็กทอรี เอกสารสำคัญจะต้องมีชื่อเรื่องของคดีที่รอดำเนินการของวิสาหกิจที่ชำระบัญชีแล้ว ซึ่งผู้สืบทอดทางกฎหมายคือองค์กรที่มีอยู่

คุณสามารถดูตัวอย่างการกรอกระบบการตั้งชื่อกิจการขององค์กรด้านล่าง

วันนี้ องค์กรจำนวนมากเก็บรักษาเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รายงานบางฉบับไม่ได้พิมพ์ลงบนแบบฟอร์มกระดาษด้วยซ้ำ ที่ส่วนท้ายของแต่ละส่วน ให้ระบุรายการที่เก็บบันทึกไว้ทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบุจำนวนไฟล์ และคำค้นหาที่จำเป็น สถาบันบางแห่งสร้างระบบการตั้งชื่อกรณีทางอิเล็กทรอนิกส์แยกต่างหากสำหรับองค์กรการค้า ตัวอย่างและอัลกอริธึมสำหรับการกรอกต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์

จะเริ่มต้นที่ไหน

ความรับผิดชอบในการคอมไพล์ไดเร็กทอรีในสถาบันขนาดใหญ่อยู่ที่บริการเอกสาร(สำนักเลขาธิการสำนักงาน) และในที่เล็ก ๆ - เลขานุการผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งอีกคนหนึ่ง ในองค์กรการค้า หน้าที่นี้ดำเนินการโดยฝ่ายบุคคล ซึ่งเอกสารส่วนใหญ่ถูกสร้างขึ้น เนื่องจากข้อมูลต้องมาจากหน่วยโครงสร้างทั้งหมด จึงควรเริ่มด้วยการพัฒนาคำสั่งระบบการตั้งชื่อกรณีในองค์กร ตัวอย่างคำสั่งซื้อดังกล่าวจะแสดงให้คุณเห็นด้านล่าง

ABC LLC

20.11.2017 มอสโก

เพื่อการจัดระบบ การจัดเก็บ และการบัญชีของเอกสาร

สั่งซื้อ:

• อนุมัติและเผยแพร่ระบบการตั้งชื่อไฟล์ของบริษัทตั้งแต่วันที่ 2018-01-01
• หัวหน้าแผนกโครงสร้างเพื่อให้แน่ใจว่าการก่อตัวของคดีในแบบฟอร์มอนุมัติ
• ส่งเลขานุการไปยังแผนกโครงสร้างของสารสกัดจากหนังสืออ้างอิงสำหรับการทำงาน

CEO Ivanov N. A.

สำหรับสถาบันในบางพื้นที่ของกิจกรรม ตัวอย่างการตั้งชื่อกิจการขององค์กรได้รับการพัฒนาโดยกระทรวงแล้ว ความแตกต่างนี้ควรได้รับการชี้แจงก่อนการก่อตัวของไดเร็กทอรี ระบบการตั้งชื่อแบบจำลองควรกรอกอย่างเคร่งครัดตามระบบการตั้งชื่อแบบจำลองที่กำหนดสำหรับกรณีขององค์กร สถาบันอื่นสามารถใช้คำแนะนำเหล่านี้เพื่อรวบรวมเอกสารแต่ละฉบับได้

เอกสารประกอบ

เมื่อพัฒนาแบบฟอร์มไดเรกทอรี องค์กรการค้าควรเน้นที่:

• "กฎของหอจดหมายเหตุ" (คำตัดสินของจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางลงวันที่ 06.02.02);
• มาตรา 5 แห่งพระราชกฤษฎีกาที่ 477 ลงวันที่ 15/6/2552 "ในการอนุมัติกฎเกณฑ์การทำงานในสำนักงาน"
• คำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน
• รายการเอกสารสำคัญ

คุณควรศึกษาตารางการรับพนักงาน กฎบัตร การกระทำในท้องถิ่น ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนก กฎ มาตรฐาน คำแนะนำ สินค้าคงคลังของกรณี มีลิงค์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง ขั้นแรก รวบรวมตัวอย่างระบบการตั้งชื่อกิจการขององค์กรตามแผนกต่างๆ เพื่อสร้างไดเร็กทอรีทั่วไป บางครั้งก็ใช้หลักการทำงานมากกว่าโครงสร้าง นั่นคือการกระจายไม่ได้ดำเนินการโดยแผนก แต่ดำเนินการโดยหน้าที่

จะสร้างตัวอย่างระบบการตั้งชื่อกิจการได้อย่างไร

รูปแบบของไดเร็กทอรีระบุไว้ในภาคผนวกที่ 8 ถึง "กฎสำหรับการทำงานของเอกสารสำคัญ" หนังสืออ้างอิงจะรวบรวมไว้ที่หัวจดหมายขององค์กร ส่วนหลักของรายงานถูกนำเสนอในรูปแบบของตารางและประกอบด้วย 5 คอลัมน์:

• ดัชนีเคส;
• title (เล่ม, ส่วน);
• number (ปริมาณ, ชิ้นส่วน);
• อายุการเก็บรักษา, หมายเลขบทความในรายการ;
• บันทึก

ดัชนี

ดัชนีคือการกำหนดแบบดิจิทัลของหน่วยโครงสร้างภายในองค์กร ตัวอย่างเช่น 04-06 โดยที่ 04 คือหมายเลขประจำเครื่องของแผนกบุคคล 06 คือหมายเลขประจำเครื่องของคดี ดัชนีสามารถประกอบด้วยตัวเลขสามคู่ ตัวอย่างเช่น 04-03-08 โดยที่ 04 คือรหัสของแผนกการเงินและเศรษฐกิจ 03 คือการกำหนดแผนกบัญชี 08 คือหมายเลขกรณี ดัชนีสามารถเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือผสมได้

พาดหัว

หัวเรื่องกระจายตามความสำคัญของเอกสาร ประการแรก องค์กรเอกสารการบริหาร (เริ่มต้นด้วยหน่วยที่สูงขึ้นและย้ายไปที่หน่วยโครงสร้าง) จากนั้นจะมีการระบุกฎและข้อบังคับที่พัฒนาโดยองค์กรเอง นอกจากนี้ แผนและรายงาน (รายปี รายไตรมาส รายเดือน) จะถูกนำมาพิจารณาด้วย ร่างเอกสารการบริหารจะวางไว้หลังเอกสารหลัก กรณีประเภทเดียวกัน (เช่น บัตรส่วนบุคคลของพนักงาน) กรอกตามลำดับตัวอักษร

หัวเรื่องควรสรุปเนื้อหาของเอกสาร ไม่อนุญาตให้ใช้ถ้อยคำทั่วไป เช่น "เบ็ดเตล็ด" "จดหมายโต้ตอบ" "เอกสารขาเข้า/ขาออก" ส่วนหัวของเคสประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

• ชื่อเอกสารหรือประเภทคดีที่ยื่นหากเอกสารมีปริมาณมาก
• ผู้แต่งเอกสาร (ชื่อองค์กรหรือแผนก);
• ที่อยู่ผู้รับ (ได้รับเอกสารจากใครหรือส่งเอกสารให้ใคร);
• สรุป/สาระสำคัญ (เช่น "คำถามเกี่ยวกับการรับรอง");
• ชื่ออาณาเขต;
• วันที่/รอบระยะเวลา;
• ทำเครื่องหมายหากไฟล์มีสำเนาของเอกสารอื่น ไม่ใช่ต้นฉบับ

ปริมาณแต่ละกล่องไม่ควรเกิน 250 แผ่น หากสันนิษฐานว่าคดีจะมีจำนวนมากก็จะแบ่งออกเป็นส่วน ๆ และปริมาณ คอลัมน์ที่สามตอนสิ้นปีปฏิทินระบุจำนวนเคสที่เปิดจริง

คอลัมน์ที่สี่ระบุเงื่อนไขการจัดเก็บเอกสารตามกฎ ต้องปฏิบัติตามทั้งภาครัฐและองค์กรการค้า หากเอกสารไม่อยู่ในกฎ แสดงว่าเป็นเงื่อนไขควรกำหนดการจัดเก็บตามรายการ การนับถอยหลังของระยะเวลาการจัดเก็บเริ่มต้นในวันที่ 1 มกราคมของปีถัดไปหลังจากการก่อตั้ง หากใบรับรองออกในปี 2559 การนับถอยหลังควรเริ่มตั้งแต่ 2017-01-01

กำลังปรับปรุงรายการ

ทุกปี เมื่อไฟล์ถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร จะมีการส่งรายการโดยละเอียด ตัวอย่างการตั้งชื่อกรณีและปัญหาสำหรับสาขาขององค์กรความปลอดภัยที่อัปเดตมีดังนี้

ในระหว่างปี เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดกลุ่มตามแบบฟอร์มอนุมัติ หากคุณต้องการเพิ่มรายงานที่ไม่ได้ใช้ก่อนหน้านี้ ส่วนหัวใหม่จะถูกสร้างขึ้น และกระบวนการก็ทำซ้ำตามอัลกอริธึมที่อธิบายข้างต้น