รายงานล่วงหน้าคือ รายงานล่วงหน้า: ตัวอย่างการกรอก

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

รายงานค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารยืนยันการใช้จ่ายของกองทุนที่ออกให้กับพนักงานที่รับผิดชอบ ผู้รับเงินวาดขึ้นและส่งไปยังแผนกบัญชีเพื่อตรวจสอบ หลังจากนั้นรายงานล่วงหน้าจะถูกส่งไปยังผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ ค่าใช้จ่ายที่แสดงอยู่ในเอกสารอาจมีการตัดจำหน่ายในลักษณะที่ PBU กำหนด ให้เราพิจารณาคุณสมบัติและตัวอย่างเพิ่มเติมในการกรอกรายงานล่วงหน้า

การเบิกจ่าย

รับเงินสดโดยพนักงานที่รับผิดชอบดำเนินการที่โต๊ะเงินสดขององค์กร พื้นฐานสำหรับสิ่งนี้คือใบสั่งค่าใช้จ่าย ควรระบุวัตถุประสงค์ของเงินทุน

หัวหน้าองค์กรออกคำสั่งแก้ไขรายชื่อพนักงานที่มีสิทธิได้รับเงินเพื่อใช้จ่ายในครัวเรือน พระราชบัญญัติท้องถิ่นเดียวกันนี้กำหนดเงื่อนไขสำหรับจำนวนเงินที่สามารถออกได้

ยื่นรายงานล่วงหน้า

เอกสารนี้ถูกส่งไปยังแผนกบัญชีภายในสามวันนับจากสิ้นสุดระยะเวลาที่ออกเงิน ส่งแบบฟอร์มพร้อมกับเอกสารยืนยันการใช้จ่ายเงิน ในขณะเดียวกันพนักงานก็คำนวณต้นทุนและยอดคงเหลือ

เทมเพลตรายงานค่าใช้จ่าย: ด้านหน้า

เอกสารมีให้ในชุดเดียว

หากคุณนำรายงานค่าใช้จ่ายตัวอย่างมา คุณจะเห็นว่ามีการกรอกทั้งสองด้าน ที่ด้านหน้าของพนักงานที่รับผิดชอบระบุว่า:

• หมายเลขเอกสาร
• วันที่ทำรายงานค่าใช้จ่ายเสร็จสิ้น
• F. I. O. ตำแหน่งและแผนกที่เขาทำงาน
• หมายเลขบุคลากร (ถ้ามี)
• การมอบหมายล่วงหน้า

ต้องกรอกตารางทางด้านซ้ายมือด้านเดียวกัน มันแสดงรายการเงินทดรองก่อนหน้า เงินทุนที่ได้รับในปัจจุบัน การใช้จ่าย การใช้จ่ายเกิน และยอดคงเหลือ

ถอยหลัง

ตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่ายส่วนหลังมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุรายการเอกสารยืนยันค่าใช้จ่าย พวกเขาสามารถ:

• รหัสเดินทาง
• เช็ค KKM
• ใบเสร็จรับเงิน
• สินค้า, ใบตราส่งสินค้า
• ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ

พนักงานที่รับผิดชอบยังระบุจำนวนค่าใช้จ่ายในเอกสารด้วย หมายเลขของเอกสารที่แนบมากับรายงานจะดำเนินการตามลำดับที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม

แตกต่างกันนิดหน่อย

ด้านหน้ามีบรรทัดที่ 1a และด้านหลัง - 6 และ 8 ในรายงานล่วงหน้า ฟิลด์เหล่านี้จะถูกกรอกหากมีการออกเงินให้กับผู้รับผิดชอบในสกุลเงินต่างประเทศ ตัวอย่างเช่น พนักงานถูกส่งไปทำงานต่างประเทศ

คำแนะนำสำหรับนักบัญชี

ผู้เชี่ยวชาญกรอกก่อนด้านหน้าของแบบฟอร์ม ก่อนอื่นในตาราง "รายการบัญชี" จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขของบัญชีที่เกี่ยวข้องและจำนวนเงิน

ด้านหลังของแบบฟอร์มแสดงถึงค่าใช้จ่ายที่รับทำบัญชี ในรายงานล่วงหน้า ข้อมูลนี้ถูกป้อนในคอลัมน์ 7 และ 8 นอกจากนี้ บัญชี (บัญชีย่อย) จะถูกระบุ โดยเดบิตที่มีการผ่านรายการต้นทุน (คอลัมน์ 9)

หลังจากนั้นจะมีการร่างเอกสารประกอบการตรวจสอบความถูกต้องของแบบฟอร์มและการใช้จ่ายตามเป้าหมายของเงินทุน หลังจากทำตามขั้นตอนทั้งหมดแล้วนักบัญชีจะทำเครื่องหมายในรายงาน แสดงว่าเอกสารได้รับการตรวจสอบและอนุมัติจำนวนค่าใช้จ่ายแล้ว (เขียนเป็นตัวเลขและตัวอักษร)

ด้านหน้าใบเสร็จก็กรอกด้วยซึ่งจะถูกโอนไปให้พนักงานที่รับผิดชอบ

แบบฟอร์มต้องลงนามโดยพนักงานที่ตรวจสอบเอกสารและ Ch. นักบัญชีพร้อมใบรับรองผลการเรียน

หากจำเป็น ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินคงเหลือหรือยอดใช้จ่ายเกิน รายละเอียดของเอกสาร (คำสั่ง) ที่จะทำการระงับข้อพิพาทขั้นสุดท้ายจะถูกป้อนลงในแบบฟอร์มรายงาน

อนุมัติโดยผู้จัดการและตัดจำหน่ายจำนวนเงิน

ส่งรายงานการตรวจสอบไปยังผู้อำนวยการขององค์กร เขาต้องเซ็นมัน สำหรับสิ่งนี้ จะมีคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในส่วนบนที่ด้านหน้าของเอกสาร แบบฟอร์มสามารถลงนามได้ไม่เพียง แต่โดยหัวหน้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานคนอื่นที่มีอำนาจด้วย หลังจากได้รับอนุมัติรายงานจะได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีสำหรับการหักเงินกองทุน

ยอดเงินล่วงหน้าจะถูกโอนไปยังโต๊ะเงินสดขององค์กร

ข้อห้าม

ถ้าผู้รับผิดชอบมีหนี้สินจากเงินทดรองที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้ไม่อนุญาตให้ออกกองทุน นอกจากนี้ ห้ามมิให้โอนเงินที่ได้รับจากพนักงานไปยังบุคคลที่สาม

อายุการเก็บรักษา

ถูกจัดตั้งขึ้นตามกฎหมาย เอกสารต่าง ๆ มีระยะเวลาเก็บรักษาของตนเอง ตามกฎแล้ว องค์กรจะเลือกระยะเวลาสูงสุด

อิงจากซับ 8 1 ของวรรค 23 ของมาตรา TC เอกสารภาษีและบัญชีและใบรับรองอื่น ๆ จะต้องเก็บไว้อย่างน้อย 4 ปี วรรค 4,283 ของบรรทัดฐานของหลักจรรยาบรรณกำหนดระยะเวลา 10 ปีสำหรับเอกสารยืนยันการสูญเสีย คุ้มค่าที่จะกล่าวว่าองค์กรใช้ข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเพื่อลดฐานภาษี

FZ No. 402 กำหนดว่าเอกสารหลักต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปีนับจากสิ้นสุดรอบระยะเวลาการรายงาน

ทำงานใน "1C"

ตามปกติแล้วรายงานล่วงหน้าจะถูกวาดขึ้นบนคอมพิวเตอร์ ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้โปรแกรม Excel หรือ "1C" หลังใช้ในองค์กรส่วนใหญ่ พิจารณาโครงร่างการออกแบบสั้น ๆ ใน "1C"

ในการทำงาน คุณต้องเปิดเอกสาร "รายงานล่วงหน้า" มันถูกสร้างขึ้นจากแท็บ "การผลิต" หรือ "โต๊ะเงินสด" เลือกรายการที่ต้องการในเมนู

นี่จะเปิดบันทึกเอกสาร นี่คือที่เก็บข้อมูลรายงานทั้งหมด หากต้องการสร้างเอกสารใหม่ ให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" ถัดไป คุณต้องเลือก "บุคคล"

หลังจากนั้นจะเลือกประเภทเอกสารที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น "การออกเงินที่บ็อกซ์ออฟฟิศเพื่อการชำระหนี้" ถัดไป บันทึกคำสั่งซื้อจะเปิดขึ้น เลือกเอกสารที่ต้องการที่นี่

ส่วนตารางแสดงข้อมูลที่อยู่ในคำสั่งซื้อ

หลังจากนั้น แท็บที่สองก็เต็ม ที่นี่คุณต้องระบุผลิตภัณฑ์ที่ซื้อโดยพนักงานที่รับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น มันสามารถเป็นรูปแบบ เมื่อคลิกที่ "+" คุณสามารถเพิ่มตำแหน่งใหม่ได้

หากใช้บรรจุภัณฑ์ที่ส่งคืนได้ในระหว่างการซื้อ ข้อมูลนี้จะต้องแสดงในคอลัมน์ที่เหมาะสม

เมื่อลงสื่อและสินค้าโดยใช้บัญชี 631 ใช้แท็บ "การชำระเงิน" คอลัมน์ "อื่นๆ" แสดงข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น อาจเป็นค่าเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น การใช้อินเทอร์เน็ต เป็นต้น

การพิมพ์เอกสารบนกระดาษ คุณต้องคลิกที่ปุ่ม "พิมพ์"