กระบวนการทางธุรกิจ - มันคืออะไร? การพัฒนา การสร้างแบบจำลอง การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

วิธีการจัดการบริษัทสมัยใหม่กำลังยืมวิธีการและเทคโนโลยีจากต่างประเทศมากขึ้น ไม่ใช่เพราะมันเป็นแฟชั่น แต่เพราะสะดวกและมีประสิทธิภาพ หนึ่งในเทคนิคเหล่านี้แบ่งงานประจำทั้งหมดออกเป็นองค์ประกอบพื้นฐาน จากนั้นจะอธิบายรายละเอียดกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นผลลัพธ์แต่ละขั้นตอน ต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก แต่รูปแบบผลลัพธ์ช่วยให้คุณพบจุดอ่อน หน้าที่ความรับผิดชอบที่สูงเกินจริง และงานที่ไม่ชัดเจน การใช้เวลาเพียงครั้งเดียว ผู้บริหารสามารถถ่ายโอนความรับผิดชอบบางส่วนลงบันไดตามลำดับชั้น และเพิ่มเวลาสำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์

ชีวิตตามแผน

อีกประการหนึ่งคือบุคลากรในบริษัทมักไม่เข้าใจความหมายของกระบวนการนี้ และไม่ต้อนรับความปรารถนาของผู้บริหารในการกำหนดกระบวนการทางธุรกิจหลัก อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องเข้าใจแบบจำลองและคำอธิบายของการดำเนินการเบื้องต้นของแต่ละหน่วยมากขึ้นเรื่อยๆ และแม้กระทั่งพนักงาน. เลวร้ายยิ่งกว่าเดิมหากพนักงานปรากฏในพนักงานของบริษัทที่ศึกษากระบวนการทางธุรกิจของบริษัท พวกเขามักจะถามเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง เบี่ยงเบนความสนใจ และแทรกแซงในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้ด้วยการปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่โดยตรงของบุคลากรทุกคน จะทำอย่างไร

มาไกลกัน ทุกเช้าพวกเราส่วนใหญ่ต้องเผชิญกับงานที่ต้องมาทำงาน สำหรับวิธีแก้ปัญหาที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องตื่นให้ทันเวลา เตรียมตัวให้พร้อมและนั่งในพาหนะบางประเภท (ไม่ว่าจะเป็นรถยนต์ส่วนตัวหรือรถไฟใต้ดิน) นอกจากนี้ แต่ละองค์ประกอบสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่เล็กกว่านั้นได้: หากต้องการปลุกให้ตรงเวลา คุณสามารถตั้งเวลาปลุก หรือคุณสามารถขอให้ใครสักคนปลุกคุณ ฯลฯ ผลลัพธ์ที่ได้โดยไม่คำนึงถึงวิธีการแก้ปัญหา (การตื่นทันเวลา)) จะสำเร็จ แต่การเพิ่มขึ้น ค่าธรรมเนียม และวิธีการทำงานแตกต่างกันในวิธีการแก้ปัญหาและผลลัพธ์สุดท้าย อันที่จริงเรามาถึงคำจำกัดความแรกแล้ว

ทั้งหมดนี้เพื่ออะไร

ดังนั้น กระบวนการทางธุรกิจจึงเป็นลำดับของการกระทำง่ายๆ ที่เปลี่ยนทรัพยากรให้เป็นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่มีประโยชน์ ในตัวอย่างชีวิตจริงของเรา มีกระบวนการที่แตกต่างกันสามขั้นตอน ซึ่งแต่ละขั้นตอนต้องการข้อมูลเบื้องต้นของตัวเอง และหลังจากการปรับเปลี่ยนบางอย่างแล้ว ก็ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ไปที่องค์กรกันเถอะ โดยไม่คำนึงถึงสาขาของกิจกรรมในแต่ละบริษัท งานถูกกำหนดโดยความสัมพันธ์แบบมืออาชีพของพนักงาน: การถ่ายโอนข้อมูล การกำหนดความต้องการผลิตภัณฑ์ การวิเคราะห์การผลิตและทรัพยากร ฯลฯ และที่นี่เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าทั้งหมด เหนือเรื่องเฉพาะเมื่อตรงตามเงื่อนไขสามข้อ:

- ข้อมูลถูกส่งไปยังพนักงานที่สนใจแล้ว

- ทำถูกเวลา;

- แบบฟอร์มที่นำเสนอข้อมูลค่อนข้างง่ายและชัดเจน

โดยสรุปจากทั้งหมดข้างต้น เป็นที่ถกเถียงกันอยู่ว่ากระบวนการทางธุรกิจคือการไหลของข้อมูลที่ตอบคำถามสามข้อ: อะไร ที่ไหน และเมื่อไหร่ เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง จำเป็นต้องกำหนดส่วนประกอบ ในกรณีนี้ จะไม่มีการทำซ้ำของงาน ไม่มีผู้ดำเนินการ หรือการหยุดทำงาน

เมื่อกระบวนการทางธุรกิจถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน พนักงานแต่ละคนก็ขาดไม่ได้ จำไว้ว่าคุณต้องรอให้เพื่อนร่วมงานของคุณลาป่วยกี่ครั้ง (หรือกลับจากวันหยุด) เมื่อคุณไม่อยู่ที่ทำงาน โทรศัพท์จะไม่หยุดดังอย่างแท้จริง และทุกคนพยายามทำความเข้าใจว่าคุณกำลังทำอะไรและอย่างไร และหากคุณตอบรับคำขอของผู้บริหารและจัดทำคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ คุณก็สบายใจได้ ผ่อนคลาย และบางครั้งก็แค่รับประทานอาหารกลางวัน…

เมื่อเปลี่ยนมาใช้คำจำกัดความในภาษาที่เป็นทางการ เราจะโต้แย้งว่าเมื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจ องค์กรกำหนดเป้าหมายดังต่อไปนี้:

• เข้าใจโครงสร้างทั่วไปของการจัดกิจกรรมและกำหนดพลวัตของการพัฒนา
• ระบุปัญหาในปัจจุบันและโอกาสในการเอาชนะ
• สร้างระบบเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ผู้เข้าร่วมทุกคนเข้าใจได้ (ผู้พัฒนา ผู้ใช้ ลูกค้า ฯลฯ);
• เพื่อกำหนดข้อกำหนดสำหรับซอฟต์แวร์ที่จำเป็นความปลอดภัย

แน่นอนว่าคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจนั้นไม่น่าสนใจ แต่สำหรับการรื้อปรับระบบใหม่ นี่เป็นงานสำคัญยิ่ง เพียงการทำความเข้าใจโครงสร้าง ความสัมพันธ์ และวิธีการไหลของข้อมูล เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการทบทวนภาระทางความหมายของทั้งองค์กรและแผนกต่างๆ แต่ควรดำเนินการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย: การปรับปรุงคุณภาพการบริการลูกค้า ลดต้นทุน; ให้อิสระในการตัดสินใจแก่นักแสดงมากขึ้น (ลดกรอบเวลาในการทำงานให้เสร็จ) ฯลฯ

การจำแนกอย่างง่าย

โดยส่วนใหญ่ ความจำเป็นในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจข้อมูลจะปรากฏในองค์กรที่มีโครงสร้างเชิงฟังก์ชัน ความจริงก็คือเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของแผนกต่างๆ อาจขัดแย้งกันเอง และสิ่งนี้จะไม่เพียงแต่ทำให้ผลกำไรของบริษัทลดลงเท่านั้น แต่ยังทำให้ความสามารถในการแข่งขันของบริษัทลดลงด้วย

แนวทางการจัดการที่ทันสมัยมีลักษณะของกระบวนการเพิ่มมากขึ้น งานทั้งหมดถือเป็นชุดของกระบวนการเฉพาะ (แต่ละงานประกอบด้วยการดำเนินการอย่างง่ายอย่างน้อยหนึ่งรายการ) เพื่อทำให้แนวทางนี้เป็นระเบียบและทำให้เป็นมาตรฐาน มีการนำหมวดหมู่ของกระบวนการต่อไปนี้มาใช้ (การจัดประเภทเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับมูลค่าเพิ่มของผลิตภัณฑ์):

• main - ที่บริษัทได้รับรายได้: การผลิต, การตลาด, พัสดุ;
• ผู้จัดการ - ผู้ที่กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์สำหรับแผนกและนักแสดงเฉพาะ;
• สนับสนุน –ที่ให้ทรัพยากรในการผลิต แต่ไม่เพิ่มมูลค่าให้กับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย: การฝึกอบรมและการคัดเลือกบุคลากร การสนับสนุนทางการเงิน การคุ้มครองทางกฎหมาย ฯลฯ

นอกจากความเป็นอิสระที่กล่าวถึงแล้วจากปัจจัยมนุษย์และการปรับตัวของพนักงานใหม่ให้ง่ายขึ้นแล้ว คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจทำให้สามารถจัดการต้นทุนการดำเนินงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณสมบัติ

ตอนนี้เป็นที่ชัดเจนว่าในการจัดการองค์กร ไม่เพียงแต่ต้องระบุกระแสข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันเท่านั้น แต่ยังต้องอธิบายกิจกรรมทั้งหมดอย่างชัดเจนด้วย เนื่องจากเรารู้อยู่แล้วว่ากระบวนการทางธุรกิจเป็นส่วนหนึ่งของงานทั่วไปที่ส่งต่อจากพนักงานคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง (ภายในหน่วยงานของตนเองหรือไม่ก็ตาม) ต่อไปเราจะพิจารณาว่าทุกสิ่งในโลกสามารถทำได้ เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และกิจกรรมแบบมืออาชีพ - ยิ่งกว่านั้นอีก

โดยไม่คำนึงถึงสาขากิจกรรม แต่ละกระบวนการทางธุรกิจสามารถอธิบายได้ด้วยลักษณะเดียวกัน

- เส้นขอบคือจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการดำเนินการอย่างง่าย

- เจ้าของเป็นพนักงานของบริษัทที่ไม่เพียงแต่เป็นเจ้าของทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการทำงาน แต่ยังวางแผน วิเคราะห์ จัดการกระบวนการ และที่สำคัญเขารับผิดชอบผลลัพธ์

- อินพุต - ข้อความแสดงข้อมูลที่ได้รับในรูปแบบใดๆ ที่องค์กรยอมรับ กำหนดความต้องการข้อมูลและทำเครื่องหมายจุดเริ่มต้นของกระบวนการ

- ผลลัพธ์ - ข้อมูลหรือส่วนที่เป็นรูปธรรมของผลิตภัณฑ์ที่บริโภคภายนอกกับนักแสดงลูกค้า

- ผู้รับเหมา - บุคลากรของบริษัทที่เกี่ยวข้องในกระบวนการเดียว

- ทรัพยากร - วัสดุหรือส่วนข้อมูลของกิจกรรมที่ไม่เปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการ (แต่มีส่วนในการแปลงข้อมูลที่เข้ามาเป็นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายเท่านั้น)

- ตัวชี้วัดการควบคุมคุณภาพ - อุตสาหกรรมหรือภายใน (ยอมรับโดยฝ่ายบริหารของบริษัท) เพื่อกำหนดประสิทธิภาพของงาน

บังคับจัดสรรของกระบวนการเบื้องต้น

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกบริษัทที่ต้องการคำอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มีหลายกรณีที่ไม่สามารถขจัดการออกกำลังกายที่น่าเบื่อนี้ได้ มาตั้งชื่อตัวหลักกัน:

• กิจกรรมขององค์กรเป็นแบบอัตโนมัติ ในกรณีนี้ ไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจจะแปลความต้องการของลูกค้าเป็นภาษาที่โปรแกรมเมอร์เข้าใจได้
• ปรับปรุงกิจกรรมของบริษัท. การอัพเกรดอุปกรณ์และเทคโนโลยีไม่เพียงช่วยปรับปรุงผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจทำให้สามารถระบุจุดแข็งและจุดอ่อนทั้งหมดของงานและตัดสินใจจัดการที่เหมาะสมได้
• ได้รับการรับรองจากองค์การมาตรฐานสากล (ISO) กำลังสร้างระบบการจัดการคุณภาพเดียวสำหรับพนักงานทุกคน

วิธีการนำเสนอให้กับลูกค้า

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจต้องมีคำอธิบายของแต่ละองค์ประกอบ ทำอย่างไรให้องค์กรไม่ลำบาก? มีสามวิธีหลักที่นำมาใช้ในโลก: ข้อความ กราฟิก และตาราง

ข้อความเกี่ยวข้องกับคำอธิบายของความคืบหน้าทั้งหมดของงานในลำดับที่เข้าใจง่ายแบบฟอร์มและเนื้อหาสามารถเป็นได้ทั้งแบบฟรี (หากยังไม่มีการพัฒนามาตรฐานสากลหรือมาตรฐานอุตสาหกรรม) หรือควบคุมโดยเอกสาร ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายส่งเอกสารการรายงานสำหรับรอบระยะเวลาไปยังแผนกวางแผน พนักงานของแผนกวางแผนดำเนินการวิเคราะห์เพื่อกำหนดพลวัตของการขายและความจำเป็นในการปรับเปลี่ยนการผลิต ผลลัพธ์ที่ได้รับจากแผนกวางแผนจะถูกโอนไปยังแผนกการตลาด ซึ่งทำการวิเคราะห์สาเหตุของยอดขายที่เพิ่มขึ้น (ลดลง) เป็นต้น

แผนภาพกราฟิกของกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณเห็นภาพผลลัพธ์ของงานวิเคราะห์ ไม่จำเป็นต้องเตือนว่าการรับรู้ข้อมูลด้วยภาพนั้นมีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนั้น กราฟและไดอะแกรมทุกประเภทจึงเปิดโอกาสให้เราเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าเกิดอะไรขึ้นและค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสม

ในกรณีที่งานหลักของการปฏิรูปกิจกรรมคือการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ ควรใช้คำอธิบายในรูปแบบตาราง ด้วยความช่วยเหลือ ทำให้เข้าใจลำดับของการกระทำและทิศทางของการไหลของข้อมูลได้ง่ายขึ้น ตารางทั่วไปไม่เพียงแต่ประกอบด้วยคำอธิบายของฟังก์ชันของหน่วยพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคอลัมน์เกี่ยวกับเอกสารขาเข้าและขาออก นักแสดง (คุณสามารถระบุทั้งแผนกและพนักงานที่ระบุได้) เป็นต้น

วิธีการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจอย่างถูกต้อง

การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจไม่เพียงพอ สิ่งสำคัญที่สุดในเรื่องนี้คือความถูกต้อง แต่ในขณะเดียวกัน ความเรียบง่ายของคำอธิบาย ในการเริ่มต้น ควรมีการกำหนดชื่อกระบวนการของหน่วยอย่างชัดเจน นี้จะช่วยให้คุณเข้าใจลักษณะสำคัญ ตรรกะการดำเนินการ และสถานที่ในห่วงโซ่กิจกรรมการผลิตโดยรวม

จากนั้นคุณควรระบุข้อมูลอินพุตที่จำเป็นสำหรับการทำงานปกติ และแสดงรายการการสนับสนุนทรัพยากรด้วย ลำดับขั้นตอนการทำงานง่ายๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้คุณไม่พลาดหรือลืมอะไรทั้งสิ้น

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจไม่สามารถทำได้โดยไม่ระบุเจ้าของกระบวนการและระบบสำหรับติดตามความคืบหน้า ในการทำเช่นนี้ในคำอธิบายจำเป็นต้องสังเกตข้อกำหนดมาตรฐานสำหรับการผลิตงานและระบุเอกสารที่โอนไปยังลิงก์ถัดไป เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น คำอธิบายควรมีลักษณะดังนี้: "… หลังจากทำการวิเคราะห์การขายสำหรับรอบระยะเวลาการรายงาน พนักงานของแผนกวางแผนจะกรอกแบบฟอร์มที่กำหนดไว้ (ตาราง) ซึ่งเขาส่งไปยังแผนกการตลาด …"

รูปแบบที่เรียบง่ายสำหรับการอธิบายกระบวนการผลิต

เมื่อเขียนคำอธิบาย พนักงานส่วนใหญ่มักเผชิญกับความจริงที่ว่าพวกเขาไม่ทราบวิธีการถ่ายทอดเนื้อหาของงานด้วยวาจา เพื่อให้ระบบกระบวนการทางธุรกิจมีความชัดเจนและมีโครงสร้าง คุณสามารถสร้างบันทึกช่วยจำ สะท้อนถึงคำถามเหล่านั้นที่ต้องได้รับคำตอบที่ชัดเจนและมีรายละเอียดสูงสุด แล้วคำถามเหล่านี้คืออะไร?

• อะไรนะ? อธิบายสิ่งที่ดำเนินการเสร็จสิ้นในการดำเนินการนี้
• ทำไม? ผ่านวัตถุประสงค์ของการดำเนินการ
• เมื่อไร? กำหนดว่าใครเป็นผู้เริ่มดำเนินการ
• ใคร? ระบุชื่อนักแสดงเฉพาะราย
• อย่างไร? รายการที่จำเป็นแหล่งข้อมูล

การพัฒนากระบวนการทางธุรกิจสันนิษฐานว่าสามารถใช้วิธีการอธิบายทั้งหมดได้ ดังนั้นจะได้โครงร่างการทำงานที่ละเอียดที่สุด เวอร์ชันกราฟิกจะเปิดเผยความสัมพันธ์ของหน่วยการทำงาน และเวอร์ชันแบบตารางและแบบข้อความจะสื่อถึงเนื้อหาของแต่ละการดำเนินการ ขออภัย ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจไม่สามารถทำได้หากไม่มีการทำงานล่วงหน้าที่ใช้เวลานาน

วิธีการรวบรวมข้อมูล

ในทางปฏิบัติ มีหลายวิธีในการรับข้อมูลที่จำเป็น ในการเริ่มต้น จำเป็นต้องวิเคราะห์เอกสารกำกับดูแลที่เป็นแนวทางให้กับพนักงานของบริษัท จากนั้นคุณควรทำการสัมภาษณ์ส่วนตัวกับนักแสดงโดยตรงแต่ละคนเพื่ออธิบายเนื้อหาในงานของเขา นอกจากนี้ เพื่อการชี้แจงและการชี้แจงประเด็นความขัดแย้ง ที่ปรึกษาด้านการวิเคราะห์ควรใช้การสังเกตความคืบหน้าของกระบวนการทางธุรกิจ

หากคุณใช้แนวทางที่ครอบคลุมในการแก้ปัญหา กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติจะไม่ดูน่าเบื่อและไร้ประโยชน์มากนัก

คณะทำงาน

แต่หากงานหลักขององค์กรคือระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ และฝ่ายบริหารไม่ได้ตั้งใจที่จะเกี่ยวข้องกับบริษัทที่ปรึกษาภายนอก คำถามก็มักจะเกิดขึ้น: "จะเริ่มต้นที่ไหน" ขั้นตอนแรกคือการสร้างคณะทำงานของพนักงานบริษัท สมาชิกในคณะทำงานควรมีทักษะในการวิเคราะห์และการฟังที่ดีเยี่ยม ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว งานส่วนใหญ่ประกอบด้วยการสัมภาษณ์ส่วนตัวกับผู้ปฏิบัติงานในกระบวนการทางธุรกิจ

ถัดไป คุณต้องได้ภาพจริงของการทำงานของระบบ เนื่องจากก่อนการปรับปรุงให้ทันสมัย องค์กรทำงานและทำกำไร จึงอาจไม่จำเป็นต้องพูดถึงการปรับโครงสร้างใหม่ทั้งหมด ดังนั้น ระบบและทิศทางของการไหลของข้อมูลจึงควรได้รับการแก้ไข ณ เวลาที่เริ่มต้นการปรับให้เหมาะสม

คำอธิบายประกอบด้วยอะไร

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและความไม่สอดคล้องกันในคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใช้แผนที่กระบวนการ เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารมาตรฐานที่อนุญาตให้คุณรวมการกระทำทั้งหมดเป็นหนึ่งเดียว โดยไม่คำนึงถึงขอบเขตของอิทธิพลของนักแสดงและความซับซ้อนของการดำเนินการที่อธิบายไว้

คำอธิบายใด ๆ สามารถแบ่งออกเป็นองค์ประกอบต่อไปนี้:

• รูปแบบกระบวนการรวม (ส่วนใหญ่มักจะเป็นตาราง);
• แผนที่กระบวนการทางธุรกิจ (สามารถนำเสนอในรูปแบบใดก็ได้ - คำอธิบายข้อความ วัตถุกราฟิก หรือตาราง);
• เส้นทาง (กระแสข้อมูล ทรัพยากร และการเงินขาเข้าและขาออก);
• matrices ของกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ (ตารางการโต้ตอบระหว่างกระบวนการต่างๆ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเน้นขั้นตอนและการดำเนินงานหลักและรอง)
• flowchart (อัลกอริธึมการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ);
• คำอธิบายข้อความโดยละเอียด;
• เอกสาร (การสร้างเอกสารยืนยันการดำเนินการของกระบวนการ);
• ระบุตัวบ่งชี้กระบวนการทางธุรกิจ (ค้นหาลักษณะและตัวบ่งชี้โดยที่คุณควบคุมได้ไม่เพียงแต่ความคืบหน้า แต่ยังรวมถึงคุณภาพด้วย);
• ระเบียบ (หรืออีกนัยหนึ่งคือ ลักษณะงาน).

ตัวชี้วัด

ดังที่ได้กล่าวไว้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า กระบวนการใดๆ จะต้องถูกวัดด้วยบางสิ่ง นี่เป็นสิ่งจำเป็นก่อนอื่นเพื่อประเมินประสิทธิภาพของกิจกรรมทั้งหมดขององค์กร บ่อยครั้งที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ทดสอบกระบวนการทางธุรกิจตามตัวบ่งชี้สี่ตัว: เวลา ต้นทุน คุณภาพ และปริมาณ

แต่โมเดลกระบวนการทางธุรกิจมีพลวัตและหลากหลาย ดังนั้นจึงมักไม่เพียงพอที่จะประเมินเฉพาะความเร็วในการทำงาน จำเป็นต้องคำนึงถึงทั้งสภาพการทำงานและโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร นอกจากนี้ อุตสาหกรรมเกือบทั้งหมดไม่สามารถดำรงอยู่ได้โดยไม่มีซัพพลายเออร์ การเงิน โลจิสติกส์ และพันธมิตร สิ่งเหล่านี้ยังเป็นตัวชี้วัดที่วัดได้

และแน่นอนว่าเราต้องไม่ลืมข้อมูลและปัจจัยมนุษย์ ยิ่งระดับการฝึกอบรมของผู้เชี่ยวชาญสูงเท่าไหร่ เขาก็ยิ่งต้องใช้เวลาในการทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำและข้อมูลที่เข้ามาน้อยลงเท่านั้น

วิธีการสร้างแบบจำลองส่วนใหญ่ตอนนี้ใช้หลักการของการวิเคราะห์และออกแบบโครงสร้าง (SADT - เทคนิคการวิเคราะห์และการออกแบบเชิงโครงสร้าง) เช่นเดียวกับภาษาอัลกอริธึมบางภาษา เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการมีอยู่ของแบบจำลองพื้นฐานหลายประการของการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ:

- การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ - อันที่จริง การสร้างแบบจำลอง - เผยให้เห็นด้านการใช้งานของการดำรงอยู่ของบริษัท

- Work Flow Modeling - อธิบายเวิร์กโฟลว์และคล้ายกับโฟลว์ชาร์ต

- Data Flow Modeling - แตกต่างจากก่อนหน้านี้ อธิบายการไหลของข้อมูล (ข้อมูล) มีไว้สำหรับการจัดลำดับการดำเนินงาน

วงจร Shewhart-เดมิง

ขอแนะนำให้อธิบายเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจขนาดใหญ่ (1C ให้คุณเลือกจากรายการทั่วไป) ในเอกสารแยกต่างหากที่เรียกว่า "ขั้นตอนการทำงาน" ทุกสิ่งที่มีความสำคัญน้อยกว่าหรือประกอบด้วยการดำเนินการง่าย ๆ จำนวนเล็กน้อยมักจะอธิบายไว้ในรายละเอียดงาน

เมื่อร่างข้อบังคับ จำเป็นต้องคำนึงถึงเงื่อนไขของวัฏจักรของการปรับปรุงกิจกรรมขององค์กรอย่างต่อเนื่อง (แบบจำลอง Shewhart-Deming) บทบัญญัติระบุว่าการเพิ่มประสิทธิภาพและการปรับปรุงเป็นกระบวนการที่ไม่มีที่สิ้นสุด นั่นคือ ในการจัดการองค์กร มีวงจรปิดบางอย่าง ซึ่งประกอบด้วยการตัดสินใจด้านการจัดการ เช่น การวางแผน การนำไปใช้ การควบคุม การปรับปรุง

เมื่อร่างข้อบังคับ เราควรคำนึงถึงหลักการที่รับรองการปฏิบัติตามแบบจำลอง Shewhart-Deming:

1. การคำนวณตัวชี้วัดที่วางแผนไว้สำหรับช่วงเวลาในอนาคต
2. การวิเคราะห์พลวัตของการเบี่ยงเบนและเอกสารประกอบของสาเหตุที่เป็นไปได้
3. การระบุการดำเนินการแก้ไขและการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ

การพัฒนาโมเดลควรดำเนินการตามกฎทางธุรกิจ กฎเกณฑ์ที่ยอมรับโดยทั่วไปคือกรอบการกำกับดูแลและกฎหมายของรัฐที่องค์กรดำเนินการอยู่ พื้นฐานที่สองของโมเดลคือนโยบายองค์กรของบริษัท

เมื่อนำระบบการจัดการคุณภาพไปใช้งาน จำเป็นต้องดูแลการพัฒนาและการรวมกระบวนการทางธุรกิจ ตามที่ระบุไว้ในตอนต้นของบทความ บุคลากรของบริษัทไม่เสมอไปเข้าใจถึงความสำคัญของการปรับปรุงให้ทันสมัยอย่างต่อเนื่อง การทำให้พนักงานแต่ละคนเห็นถึงความสำคัญของการสร้างรูปแบบกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง

ท้ายที่สุด มันคือระบบที่เป็นที่ยอมรับและออกแบบมาอย่างดี ซึ่งไม่เพียงแต่จะทำให้องค์กรได้รับใบรับรองการปฏิบัติตามมาตรฐานคุณภาพสากล ISO 9001:2008 ได้ง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพของแต่ละรายการอีกด้วย พนักงาน

ปัจจัยทั้งสองนี้ทำให้บริษัทสามารถแข่งขันในตลาดได้มากขึ้น ซึ่งจะส่งผลดีต่อทั้งนักลงทุนและลูกค้า