กระบวนการทางธุรกิจ: การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ คำอธิบาย แอปพลิเคชัน ผลลัพธ์

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ผู้ประกอบการรายใดจำเป็นต้องรู้อย่างน้อยโดยทางอ้อมว่ากระบวนการทางธุรกิจคืออะไร การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจช่วยลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร และเพิ่มผลกำไรขององค์กรในที่สุด ในวรรณคดีเศรษฐศาสตร์ แนวคิดนี้พบครั้งแรกในผลงานของนักวิจัยในยุค 80 ของศตวรรษที่ผ่านมา ตอนนั้นในสหรัฐอเมริกาเป็นครั้งแรกที่พวกเขาคิดว่าประสิทธิภาพของการผลิตทั้งหมดขึ้นอยู่กับชุดของการกระทำที่สัมพันธ์กันที่เรียกว่ากระบวนการทางธุรกิจ

คำจำกัดความ

กระบวนการทางธุรกิจเป็นแนวคิดที่ซับซ้อน การพัฒนาธุรกิจขึ้นอยู่กับการดำเนินการ ขั้นตอน และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกันเป็นอย่างมาก เป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการถึงโรงงานที่ไม่มีการจัดหาวัตถุดิบ การแปรรูป พนักงานในเครื่องจักรและนักบัญชี องค์กรคือระบบปิดที่ทำหน้าที่เป็นส่วนประกอบสำคัญ และเพื่อให้ทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้องโดยไม่มีปัญหาและความล่าช้า คุณต้องมีสมองหลัก - ผู้จัดการที่มีประสบการณ์ซึ่งจะวิเคราะห์และตรวจสอบการเชื่อมโยงกันของกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด

ถ้าคุณมองจากมุมมองทางเศรษฐกิจ ความเชื่อมโยงระหว่างกิจกรรมที่เป็นไปได้ทั้งหมด ในระหว่างที่การประมวลผลของทรัพยากรสิ่งแวดล้อมเป็นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายสำหรับผู้บริโภค เรียกว่ากระบวนการทางธุรกิจ การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจคือการประเมินประสิทธิภาพของการดำเนินการ การดำเนินการ หรือเหตุการณ์เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการผลิต

เพื่ออะไร

การอธิบายกระบวนการทางธุรกิจค่อนข้างง่าย แต่ปัญหาความเป็นจริงที่ใหญ่ที่สุดคือในองค์กรใด ๆ ในประเทศของเรา หายากที่จะหาบุคคลที่สนใจในการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการผลิตต่างๆ ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางกำลังพยายามใช้วิธีการที่ล้าสมัยเพื่อลดต้นทุน ในขณะที่ในตะวันตกพวกเขาเข้าใจมานานแล้วว่าความสำเร็จของธุรกิจขึ้นอยู่กับผู้จัดการที่ได้รับการว่าจ้างที่มีความสามารถซึ่งสนใจที่จะได้ผลลัพธ์สูงสุดจากงานของเขา

การสร้างกระบวนการทางธุรกิจให้ความเข้าใจที่ชัดเจน: ใครเป็นผู้รับผิดชอบในขั้นตอนใด ตำแหน่งใดที่เขาครอบครอง และสิ่งที่ควรทำ โครงสร้างดังกล่าวทำให้องค์กรของการผลิตโปร่งใสและทำให้ง่ายต่อการจัดการ ด้วยการสื่อสารแผนผังต้นไม้แห่งเป้าหมายกับพนักงาน คุณสามารถเพิ่มแรงจูงใจของพนักงานโดยแสดงให้เห็นว่างานของพวกเขามุ่งเป้าไปที่เป้าหมายร่วมกัน นอกจากนี้ การจัดระเบียบธุรกิจในลักษณะนี้จะช่วยระบุต้นทุนที่ไม่จำเป็นของทรัพยากรทางการเงินและเวลา

วิธีสร้าง

ไม่ว่าธุรกิจจะใหญ่หรือเล็ก แนวทางในการสร้างแผนโดยละเอียดก็เหมือนกัน พิจารณาตัวอย่างเฉพาะ มีบริษัทขายโซฟา ไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจคล้ายกับแผนผัง สาขาหลักโฮสต์คุณสมบัติหลักที่แยกย่อยออกเป็นสาขาย่อย แล้วขั้นตอนหลักของกระบวนการทางธุรกิจสำหรับผู้ค้าปลีกคืออะไร

1. ซื้อสินค้า. นี่เป็นกระบวนการทางธุรกิจแรกและเป็นศูนย์กลาง ขั้นตอนย่อยของมันคืออะไร?

• การวิเคราะห์ซัพพลายเออร์
• ร่างสัญญากับโรงงานผลิต
• ทำสัญญากับบริษัทขนส่ง

2. ตำแหน่งโซฟา. ในขั้นตอนนี้ มีช่วงเวลาดังกล่าว:

• กำลังเลือกห้อง
• ก่อสร้างหรือให้เช่าสถานที่
• สร้างเงื่อนไขการขาย

3. ขั้นตอนการขาย

• รับสมัครงาน
• ซื้อเครื่องคิดเงิน
• สร้างบรรยากาศและการออกแบบเพื่อการขาย

4. การตลาดและการโฆษณา

• การวางป้าย
• สร้างนามบัตร หนังสือเล่มเล็ก โบรชัวร์ แคตตาล็อก ฯลฯ
• ตำแหน่งโฆษณา

รายการอาจยาว สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ากระบวนการทางธุรกิจถูกสร้างขึ้นอย่างไร จากนั้นเราจะให้กฎทองสองสามข้อในการจัดระเบียบธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ

กฎ 1

บุคคลใดบุคคลหนึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของธุรกิจที่เลือก มีส่วนร่วมในการสร้างโครงการ สิ่งนี้จะเปิดโอกาสให้เข้าใจกระบวนการโดยละเอียดยิ่งขึ้น เพื่อดึงดูดความสนใจของพนักงาน และเพิ่มแรงจูงใจโดยมุ่งเป้าไปที่การบรรลุเป้าหมายร่วมกัน นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในระยะแรกของการก่อตั้งองค์กร การเริ่มต้นธุรกิจเกี่ยวข้องกับ.เสมอปัญหาใหญ่ และการตั้งเป้าหมายอย่างทันท่วงทีสำหรับด่านเฉพาะจะทำให้แผนการดำเนินการมีรายละเอียดมากขึ้น

กฎ 2

ใช้โปรแกรมอัตโนมัติและแสดงภาพวงจรของคุณ ในปัจจุบัน มีโปรแกรมสำเร็จรูปมากมายที่ช่วยจัดโครงสร้างข้อมูล ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางใช้ได้ทุกที่

ถ้าคุณทำงานเป็นกลุ่ม ให้ใช้กระดานหรือกระดาษแผ่นหนึ่งเพื่อจดทุกอย่างแล้ววาดต้นไม้ในกระบวนการของคุณ เริ่มต้นด้วยการดำเนินการขนาดใหญ่และแยกย่อยออกเป็นงานย่อย สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ การสร้างกระบวนการทางธุรกิจเป็นงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะอย่างมากซึ่งต้องใช้สมาธิและการประสานงานสูงสุดของพนักงานทุกคน

กฎ 3

เมื่อกำหนดกระบวนการทางธุรกิจ ควรใช้กลยุทธ์ของบริษัท ไม่ใช่ตามโครงสร้างองค์กร หน้าที่เดียวกันอาจทำได้มากกว่าแผนกที่จัดตั้งขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์จากซัพพลายเออร์ เราสามารถพิจารณาขอบเขตของกระบวนการทางธุรกิจจนกว่าผลิตภัณฑ์จะออกจากร้านค้าปลีก นั่นคือเมื่อวางบนชั้นวางและพร้อมสำหรับผู้บริโภค กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับหลายแผนกที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างองค์กร

กฎ 4

อย่าลงรายละเอียดมากเกินไปในแผนของคุณ หากคุณใช้แผนภาพมากเกินไปโดยมีข้อมูลที่ไม่จำเป็น จะทำให้เกิดความสับสนทั่วไปและเป็นภาระหนักต่อพนักงานที่รับผิดชอบ หากคุณวางแผนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงในส่วนใดส่วนหนึ่ง จะต้องมีรายละเอียดในส่วนนี้ และส่วนที่เหลือทั้งหมดควรพิจารณาเพียงเผินๆ โดยไม่ต้องลงรายละเอียด ประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจอยู่ภายใต้กฎหมาย Pareto "20/80" เมื่อคำอธิบายโดยละเอียด 20% จะนำความสำเร็จมาสู่การดำเนินงานทั้งหมด 80%

กฎ 5

อย่ากลัวความจริง และสร้างแผนตามสิ่งที่เป็นจริง สถานการณ์นี้เกิดขึ้นบ่อยมาก หัวหน้าผู้จัดการถามผู้ใต้บังคับบัญชาเกี่ยวกับแผนกของตนเพื่อสร้างแผนภาพกระบวนการทางธุรกิจ ผู้ที่พยายามและบอกว่าพวกเขาทำได้ดีเพียงใด แม้ว่าในความเป็นจริงสถานการณ์จริงอยู่ห่างไกลจากอุดมคติ แต่บนพื้นฐานของข้อมูลเท็จ จะมีการสร้างรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง หลังจากนั้นจะมีการตัดสินใจที่ไม่มีประสิทธิภาพและงานทั้งหมดจะสูญเปล่า

อย่าสับสนระหว่าง "ตามที่เป็น", "อย่างที่ควรจะเป็น" และ "ตามที่ผมอยากให้เป็น" ไม่ว่าทุกอย่างจะเลวร้ายเพียงใด กระบวนการทางธุรกิจจะถูกรวบรวมอย่างแม่นยำเพื่อปรับปรุงสถานะนี้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องอธิบายเฉพาะสถานการณ์ในชีวิตจริงเท่านั้น

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

การตามงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในบริษัทเป็นเรื่องยากมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงองค์กรขนาดใหญ่และซินดิเคท ธุรกิจขนาดใหญ่เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการได้หากไม่มีโปรแกรมอัตโนมัติทั้งระบบที่ให้คุณวิเคราะห์ข้อมูลที่เข้ามาเพื่อประกอบการตัดสินใจ ดังนั้น ทุกวันนี้ เรากำลังพูดถึงกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติบ่อยครั้งมาก

ในทางปฏิบัติ หมายความว่ามีโปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษที่ประมวลผลกระแสข้อมูลทุกประเภทที่มีกระบวนการทางธุรกิจ การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจเกิดขึ้นแบบออฟไลน์โหมดและบุคคลนั้นทำความคุ้นเคยกับผลลัพธ์และทำการสรุปที่เหมาะสมเท่านั้น

ทางเลือกของวิธีการวิเคราะห์

เมื่อต้องเผชิญกับคำถามว่าจะอธิบายกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติได้ดีที่สุดอย่างไร ผู้ประกอบการในประเทศจะพบตัวเลือกมากมายที่ไม่เหมาะสมสำหรับตลาดรัสเซีย ซอฟต์แวร์ที่นำเสนอเกือบทั้งหมดสร้างขึ้นสำหรับบริษัทตะวันตกที่มีประสบการณ์ในการปรับการผลิตให้เหมาะสมที่สุด แต่หลังจากวิเคราะห์ข้อมูลบางส่วน เราก็ได้สร้างรายการโปรแกรมที่ใช้กระบวนการทางธุรกิจขึ้นเอง

1. BEST-5 "ธุรกิจของฉัน" เป็นซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมักใช้ โปรแกรมนี้ใช้ได้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องและใช้งานง่ายมาก ข้อดีของมันคือสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนเล็กน้อยจากองค์กรขนาดเล็กได้
2. นายแบบองค์กร. มักใช้ในสถานประกอบการสมัยใหม่ ส่วนใหญ่เป็นเพราะมีราคาไม่แพง การเริ่มต้นธุรกิจนั้นง่ายต่อการจัดระเบียบด้วยโปรแกรมนี้ เนื่องจากมันสะดวกมากที่จะสร้างไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจ แต่ในทางปฏิบัติไม่ได้วิเคราะห์
3. ศูนย์กลางองค์กร iGrafx การออกแบบแคนาดาที่ดีมาก ไม่เพียงแต่รู้จักและจัดทำแผนธุรกิจเท่านั้น แต่ยังวิเคราะห์อาร์เรย์ของข้อมูลที่ป้อนได้สำเร็จอีกด้วย ในประเทศของเรามีการกระจายน้อยมากแม้ว่าสินค้าจะคุ้มค่ามาก
4. ธุรกิจสตูดิโอ. การพัฒนารัสเซียที่มีชื่อเสียงที่สุด ผสานรวมกับผลิตภัณฑ์ MS Office อื่นๆ (Word, Excel, Visio) สำหรับผู้ประกอบการในประเทศเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในแง่ของอัตราส่วนราคาต่อผลลัพธ์ การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยม สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตได้สำเร็จเนื่องจากผลลัพธ์ที่ได้จากโปรแกรม

เทคโนโลยีสำหรับสร้างกระบวนการทางธุรกิจ

สิ่งที่พบได้บ่อยที่สุดในวันนี้คือการผสานรวมวิธีการแบบอัตโนมัติและแบบแมนนวลเพื่อสร้างรูปแบบ "กระบวนการทางธุรกิจ" การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจในกรณีนี้ดำเนินการในสองขั้นตอน: ครั้งแรกด้วยความช่วยเหลือของผลลัพธ์ที่ได้รับบนคอมพิวเตอร์ ครั้งที่สอง - ด้วยตนเองโดยผู้จัดการ

ลองพิจารณาสองวิธีหลักในการพล็อตกราฟและแผนภูมิกัน ในกรณีนี้ เทคโนโลยีกระบวนการทางธุรกิจจะถูกสร้างขึ้นโดยใช้วิธีการต่อไปนี้:

1. DFD (ไดอะแกรมการไหลของข้อมูล).
2. WFD (แผนผังเวิร์กโฟลว์).

วิธี DFD แรกเกี่ยวข้องกับการวาดไดอะแกรมของกระแสข้อมูล ซึ่งรวมถึงรายละเอียดการทำงานของกระบวนการ พนักงานที่รับผิดชอบ เอกสารที่จำเป็น โครงสร้างดังกล่าวให้ภาพที่สมบูรณ์ของกิจกรรมของบริษัท ข้อมูลอินพุตและเอาต์พุตโดยรอบ องค์ประกอบทั้งหมดของกระบวนการผลิต และความสัมพันธ์ระหว่างกัน วิธีนี้ช่วยให้คุณเน้นย้ำถึงกระบวนการทางธุรกิจฟรี (พิเศษ) ที่ลดประสิทธิภาพของผลลัพธ์และปรับให้เหมาะสมได้หลายวิธี

WFD - ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่อธิบายกระบวนการทางธุรกิจระดับล่าง การพัฒนาธุรกิจสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างมากหากคุณรู้ไม่เพียงแค่ลำดับชั้นของการกระทำในแนวตั้ง แต่ยังรวมถึงลำดับชั้นในแนวนอนด้วย หมายความว่ายังไง

ถ้าคุณดูชัดเจน ไดอะแกรม WFD เป็นตารางของกรอบเวลา ซึ่งแต่ละกราฟมีหน้าที่รับผิดชอบสำหรับกระบวนการเฉพาะ สมมติว่าการส่งมอบสินค้าใช้เวลาสองวัน - กราฟแสดงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ เหตุการณ์การจัดวางผลิตภัณฑ์บนชั้นการซื้อขายมาถึงแล้ว และกระบวนการนี้จะเริ่มหลังจากการส่งมอบเสร็จสิ้นเท่านั้น ข้อมูลจะถูกพล็อตตามลำดับบนกราฟ เหตุการณ์ การดำเนินการ และการกระทำสามารถเชื่อมโยงกันได้หากดำเนินการพร้อมกัน เป็นวิธีที่สะดวกที่จะเริ่มพัฒนาธุรกิจในระยะแรกด้วยวิธีนี้ โดยกำหนดระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับวงจรการผลิตทั้งหมด

สรุป

ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ใหม่หรือเก่า คุณต้องเข้าใจว่ากระบวนการทางธุรกิจคืออะไร ในขั้นตอนใดๆ ของวงจรชีวิตของบริษัท การเพิ่มประสิทธิภาพของการผลิตอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการพัฒนาต่อไป ท้ายที่สุดเป้าหมายหลักของการมีอยู่ขององค์กรใด ๆ ในปัจจุบันคือการตอบสนองความต้องการของผู้บริโภค และถ้าลูกค้าพอใจก็จะได้กำไร การพึ่งพาอาศัยกันที่นี่เป็นสัดส่วนโดยตรง ยิ่งระดับความพึงพอใจของผู้บริโภคสูงขึ้น กำไรของบริษัทก็จะสูงขึ้น และสามารถทำได้โดยการวิเคราะห์แล้วเปลี่ยนกระบวนการภายในองค์กรเท่านั้น