เย็บหนังสือ (เงินสดหรือรายได้) ด้วยมือของคุณเอง

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างเหมาะสมคือการรับประกันว่าจะไม่มีค่าปรับสำหรับการละเมิดวินัย แผ่นเอกสารสำคัญที่ไม่ได้เย็บเล่มช่วยให้สามารถดัดแปลงกระดาษได้ กล่าวคือ การปลอมแปลงและการเปลี่ยน ดังนั้นนายจ้างจึงต้องวางเอกสารตามลำดับเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงาน นั่นคือ คิดเกี่ยวกับวิธีการเย็บเล่มหนังสือ

กฎการไหลของเอกสาร

นอกจากแนวทางทั่วไปที่ระบุไว้ในคำแนะนำด้านเอกสารแล้ว ยังไม่มีแนวทางที่กำหนดไว้สำหรับการเย็บเอกสาร เจ้าหน้าที่ภาษีกำหนดให้เอกสารทางการเงินต้องได้รับการคุ้มครองจากการสูญหายและการปลอมแปลง ไม่มีข้อกำหนดดังกล่าวสำหรับเอกสาร เช่น งบดุลและสมุดรายวันคำสั่งซื้อ เนื่องจากเป็นข้อกำหนดรอง

แต่ต้องผูกเอกสารหลัก อย่าลืมแฟลชสมุดเงินสดและสมุดรายรับ แต่จะผูกหนังสืออย่างไรถ้ากฎหมายไม่ได้กำหนดกฎไว้

บัญชีเงินสดถือเป็นเครื่องมือสำคัญในด้านบัญชีกระแสเงินสด จึงต้องรักษาวินัยอย่างเคร่งครัด สมุดเงินสดถูกรวบรวมเป็นสำเนาเดียวและจะต้องอยู่ในทุกองค์กรรวมถึงในรายบุคคลผู้ประกอบการถ้าพวกเขาทำงานด้วยเงินสด

คำถามทั่วไปเกี่ยวกับการทำสมุดเงินสด

หากบริษัทมีหลายแผนก สมุดเงินสดเดิมจะถูกเก็บไว้ที่ที่ทำงานด้วยเงินสด เฉพาะสำเนาเอกสารหลักเท่านั้นที่ส่งไปยังสำนักงานใหญ่ คุณสามารถเก็บสมุดเงินสด:

• ในโปรแกรมบัญชี;
• ในรูปแบบรวมทางอิเล็กทรอนิกส์หรือด้วยมือ

ตามระเบียบวินัยเงินสด หนังสือเล่มนี้จะค่อยๆ เพิ่มขึ้นตลอดทั้งปี หมายเลขคำสั่งซื้อเริ่มต้นที่หนึ่งทุกปี ใช้การนับต่อเนื่อง ผู้รับผิดชอบต้องพิมพ์แผ่นงานออกเป็นสองชุด - สำหรับรายงานของแคชเชียร์และสมุดเงินสด แต่ละแผ่นต้องมีหมายเลข

หากเครื่องบันทึกเงินสดถูกเก็บไว้ในโปรแกรมบัญชี การดำเนินการเหล่านี้ก็ไม่ยาก โปรแกรมจะใส่เลขหน้าโดยอัตโนมัติ กำหนดตัวเลขให้กับเอกสารตามลำดับ และพิมพ์แผ่นงานสำเร็จรูปตามแบบฟอร์มรวม ในโปรแกรม หน้าชื่อหนังสือถูกสร้างขึ้นซึ่งต้องมีแอตทริบิวต์ที่จำเป็น:

• บริษัท OKPO;
• ชื่อบริษัทหรือชื่อเต็ม IP;
• ช่วงเวลา;
• ชื่อของส่วนย่อย ถ้ามี

เย็บสมุดเงินสดช่วงไหน

กำลังคิดที่จะเย็บสมุดเงินสดสำหรับปีนั้น ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจว่าจำเป็นต้องกำหนดช่วงเวลาดังกล่าวหรือไม่ ขึ้นอยู่กับขนาดของการหมุนเวียน สมุดเงินสดสามารถเย็บเล่มสำหรับช่วงเวลาต่างๆ:

1. รายเดือน
2. รายไตรมาส
3. ปีละครั้ง

เนื่องจากความสะดวกในการทำงาน เนื่องจากไม่มีประโยชน์ที่จะรวมทุกอย่างไว้ในเล่มเดียวในปริมาณมากหากมีการดำเนินการจำนวนมาก ความหนาขนาดใหญ่จะเปลี่ยนการกระทำ "วิธีการเย็บหนังสือด้วยมือของคุณเอง" ให้กลายเป็นงานหนัก ความละเอียดอ่อนของการทำงานกับเอกสารควรระบุไว้ในนโยบายการบัญชีขององค์กรและเพื่อสร้างวินัยเงินสด

หากองค์กรไม่รับเลี้ยงบุตรบุญธรรมหนึ่งปีแต่เป็นเดือนหรือหนึ่งในสี่ในช่วงเวลาหนึ่ง การนับหน้าในบัญชีเงินสดควรเริ่มจากจุดเริ่มต้นในวันที่รายงาน กฎนี้ใช้ไม่ได้กับการกำหนดหมายเลขคำสั่งซื้อเงินสด

เย็บทุกอย่างด้วยตัวเองยังไง

ห้ามผูกหนังสือด้วยกาว เทป หรือลวดเย็บกระดาษเด็ดขาด อนุญาตให้ใช้แต่ด้ายเท่านั้น จะเย็บสมุดเงินสดให้ถูกต้องได้อย่างไรหากอยู่ในโปรแกรมบัญชี? มีความจำเป็นต้องพิมพ์ใบบันทึกรายการและรายงานของแคชเชียร์ทุกวัน แผ่นแทรกประกอบเป็นสมุดเงินสด แต่ต้องเย็บเข้าด้วยกันเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงาน

จำเป็นต้องพับแผ่นทั้งหมดตามลำดับ ติดชื่อที่ออกแบบอย่างเหมาะสมด้านบนแล้วหยิบ:

• กระท่อมน้ำแข็ง;
• สว่าน;
• เจาะรู

ใช้เครื่องมือใดขึ้นอยู่กับความหนาของมัดที่ยึด ด้ายที่ใช้รุนแรง ถ้าแรงไม่พอ หนังสืออาจจะพัง

ต้องใช้กี่หลุม

มีความคิดเห็นที่แตกต่างกันเกี่ยวกับจำนวนหลุมที่จะทำในหนังสือ โดยทั่วไปถ้าไม่มั่นใจว่าโบรชัวร์จะเชื่อถือได้ เจาะได้ 5 รู แต่ห้ามทำ 3 รู หลายองค์กรใช้สองรูที่เจาะรู อย่างไรก็ตาม การออกแบบนี้ทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนแผ่นงานในหนังสือ จึงไม่ตรงกับความกระตือรือร้นของผู้วิจารณ์

ดังนั้น ควรพับผ้าปูที่นอนให้เป็นกองเรียบๆ เพื่อให้หนังสือมีลักษณะที่เป็นระเบียบ รูทำทางด้านซ้ายในแนวตั้งอย่างเคร่งครัด จากนั้นดึงด้ายหรือเกลียวเข้าไปในรูสองครั้งเพื่อให้ทิปอยู่ผิดด้าน ตัวอย่างวิธีการเย็บสมุดเงินสดสามารถดูได้จากภาพด้านบน ปลายด้ายถูกมัดด้วยปมที่แข็งแรงหลาย ๆ ครั้งเพื่อให้ทุกอย่างถูกยึดไว้อย่างแน่นหนา

วิธีเย็บสิ่งที่เย็บ

ในโปรแกรม Word หรือเทียบเท่าอื่น ๆ สติกเกอร์จะถูกสร้างขึ้นที่ด้านที่ผิดของหนังสือ เนื้อหาของสติกเกอร์ควรเป็นดังนี้: “ในชุดหมายเลข ผูก เซ็น และประทับตรา _ แผ่น” บรรทัดด้านล่างระบุการถอดเสียงของตำแหน่งและลายเซ็นของผู้มีอำนาจและหัวหน้าฝ่ายบัญชี

สติกเกอร์ไม่ควรใหญ่หรือเล็กเกินไป ขนาดควรเพียงพอที่จะปิดปมและส่วนของเกลียวได้ ปลายด้ายยื่นออกมาจากใต้สติกเกอร์เล็กน้อย แนะนำให้ใช้กาวสเตชันเนอรีที่ดีเพื่อไม่ให้เปลี่ยนฉลาก หลังจากติดจำนวนแผ่นและลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนามบนสติกเกอร์แล้ว จะมีการประทับตราที่ด้านบนเพื่อให้ส่วนหนึ่งของการพิมพ์อยู่บนหนังสือและบนสติกเกอร์

เย็บสมุดเงินยังไงถ้าไม่ใช่ดำเนินการในโปรแกรมบัญชี? ขั้นตอนจะเหมือนกันเพียงคุณเท่านั้นที่จะต้องนับแต่ละแผ่นด้วยมือและกรอกชื่อ เมื่อคุณต้องการเย็บรายงานของแคชเชียร์ คุณต้องจำไว้ว่าไม่เพียงแต่แผ่นที่มีการหมุนเวียนที่โต๊ะเงินสดจะมีหมายเลขเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคำสั่งซื้อทั้งหมดที่มีแอปพลิเคชันด้วย

ถ้าถือหนังสือด้วยมือ

หากสมุดเงินสดถูกเก็บรักษาโดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ วารสารมาตรฐานจะถูกซื้อเพื่อจุดประสงค์เหล่านี้ คำถามเกี่ยวกับวิธีการเย็บหนังสือที่กรอกด้วยตนเองไม่ได้เกิดขึ้นเนื่องจากนิตยสารเย็บเรียบร้อยแล้ว แผ่นทุกแผ่นมีหมายเลขและปิดผนึกไว้ที่ตอนต้นของหนังสือ ภายในสมุดรายวันมีสลิปชีตและแคชเชียร์รายงานในแนวนอน ก่อนที่จะเริ่มการบันทึก รายงานของแคชเชียร์จะถูกฉีกออก และรายการในรายงานจะถูกคัดลอกจากใบบันทึกสำหรับสำเนา แน่นอนว่ารายงานของแคชเชียร์จะต้องแฟลชด้วยตัวเอง

ในกรณีที่ใช้แรงงานมากในกระบวนการเข้าเล่มหนังสือ ใช้บริการพิมพ์ได้ ปกกระดาษแข็งและปกแข็งจะทำให้สมุดเงินสดมีความปลอดภัยเพิ่มเติม นอกจากนี้ จะไม่สามารถตัดเข้าเล่มเพื่อเปลี่ยนแผ่นได้ ความเสี่ยงของการเปลี่ยนแผ่นกระดาษไม่สามารถยกเว้นได้เมื่อหนังสือเข้าเล่มด้วยตนเอง ในที่สุด ด้ายก็ดึงออกมาพับใหม่ได้

ฉันจำเป็นต้องเย็บเล่มด้วยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่

เมื่อเร็วๆ นี้ องค์กรต่างๆ ได้เริ่มเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างจริงจังเพื่อลดงานด้านกระดาษ มีข้อดีหลายประการในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

• ไม่ต้องพกเอกสารเซ็น
• ไม่ต้องใช้เงินกับกระดาษและโทนเนอร์เป็นจำนวนมาก
• ไม่ต้องส่งเอกสาร

แต่สิ่งนี้ทำให้เกิดคำถามเกี่ยวกับการปฏิบัติตามวินัยเงินสด จะเย็บหนังสือได้อย่างไรหากใช้ลายเซ็นดิจิทัล สมุดเงินสดที่ผลิตในระบบหมุนเวียนทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้พิมพ์หรือเย็บเล่ม มีวิธีการทางเทคนิคที่หนังสือเล่มนี้ได้รับการปกป้องจากการรบกวนและลงนามแบบดิจิทัล

สำหรับคนทำงานอิสระโดยเฉพาะ

ผู้ประกอบการรายบุคคลที่ใช้ระบบภาษีแบบง่ายจะต้องเก็บหนังสือรายรับและรายจ่ายไว้ รูปแบบการบัญชีนี้ใช้ในการคำนวณฐานภาษี ตามกฎหมาย ห้ามผู้ประกอบการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในบัญชีแยกประเภท เนื่องจากอาจนำไปสู่การบิดเบือนจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษี

กฎหมายกำหนดวิธีการเย็บสมุดรายรับและรายจ่ายอย่างถูกต้อง มีคำสั่งพิเศษของกระทรวงการคลังซึ่งอนุมัติรูปแบบการบัญชีและการรายงานสำหรับผู้ประกอบการแต่ละรายที่ทำงานเกี่ยวกับระบบที่ง่ายและสิทธิบัตร คำสั่งระบุว่าบัญชีรายรับและรายจ่ายจะต้องมีการเจือ เลขที่ เซ็นชื่อและปิดผนึก หากมี

หนังสือสามารถเขียนด้วยลายมือหรืออิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังสามารถเก็บไว้ในโปรแกรมบัญชี หากหนังสือถูกจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ จะมีการตีพิมพ์เมื่อสิ้นปี ทุกแผ่นมีเลขและเรียงซ้อนกันอย่างเรียบร้อยและเย็บติดกัน หน้าชื่อเรื่องควรไปก่อน

เป็นที่น่าสังเกตว่าหน้าว่างของหนังสือจะต้องพิมพ์และเย็บเป็นแถวธรรมดาด้วย แม้ว่าองค์กรหรือผู้ประกอบการแต่ละรายจะมอบยอดคงเหลือเป็นศูนย์และไม่ดำเนินกิจกรรมใด ๆ พวกเขาก็ยังต้องพิมพ์และเย็บเล่มหนังสือ แบบฟอร์มจะต้องปิดผนึกและลงนามโดยหัวหน้า (ผู้ประกอบการ) ในใบสุดท้าย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้สติกเกอร์ที่มีข้อมูลการนับแผ่นเดียวกันกับในสมุดเงินสด

แบบฟอร์มลงทะเบียนสิทธิบัตร

ถ้าผู้ประกอบการใช้ระบบสิทธิบัตร เขาก็แค่เก็บสมุดรายได้ไว้ รูปแบบการบัญชีนี้ใช้เพื่อสะท้อนรายได้จากสิทธิบัตรในเวลาที่ได้รับเท่านั้น คำถามเกี่ยวกับวิธีการเย็บหนังสือรายได้สามารถหลีกเลี่ยงได้หากคุณรู้หลักการเย็บเอกสารที่ศึกษาก่อนหน้านี้ ลำดับก็ไม่ต่างกัน หนังสือเล่มนี้ยังสามารถรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือแบบเขียนด้วยลายมือได้ตลอดทั้งปี เธอควร:

• หมายเลข;
• stitch;
• ลงนามและผนึกโดยหัวหน้า

หากผู้ประกอบการรายบุคคล นอกจากกิจกรรมสิทธิบัตรแล้ว ยังมีงานด้านอื่นๆ เขาจะต้องเก็บสมุดรายรับรายจ่ายไว้พร้อมๆ กัน จะสะท้อนการทำธุรกรรมทั้งหมด ยกเว้น รายได้จากสิทธิบัตร