โมเดลใช้งานได้ปกติ การสร้างแบบจำลอง "ตามที่เป็น" และ "ตามที่ควรจะเป็น"

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การจัดระเบียบเป็นสิ่งมีชีวิตเป็นระบบการจัดการข้อมูลข่าวสารที่มาจากภายนอก หมุนเวียนภายใน สร้างขึ้นเป็นผล ในเวลาเดียวกัน ผู้บริหารและ / หรือพนักงานทุกคนไม่ได้ก่อตัวขึ้นอย่างมีสติ ความเป็นจริงตามวัตถุประสงค์ก็มีบทบาทสำคัญ

รูปแบบการทำงานเป็นระบบของระบบที่เชื่อมต่อกัน: นอกเหนือจากการวางแผนแล้ว ยังมีองค์ประกอบโครงสร้าง กระบวนการและหน้าที่หลายอย่างเกิดขึ้น อันเป็นผลมาจากข้อผิดพลาดในการจัดการ ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับงานโดยพนักงานหรือ การประเมินแบบเอนเอียงของผลลัพธ์ที่ผู้จัดการทำได้ การวิเคราะห์อิทธิพลภายนอกที่ไม่เพียงพอ ความซ้ำซ้อนของงาน ความหลากหลายของการตัดสินใจ จิตวิทยาของการตัดสินใจ และสถานการณ์อื่น ๆ อีกมากมายเป็นเหตุผลสำหรับการศึกษาที่วิเคราะห์รูปแบบการจัดการองค์กรและเสนอวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อไรก็กำหนดได้ดูเหมือนแบบจำลองขององค์กรที่ทำงานอยู่ในสถานะ "ตามที่เป็น" (AS IS) จากมุมมองของวิธีการที่จัดตั้งขึ้น เป็นไปได้ที่จะวิเคราะห์ความคิดที่ได้รับและกำหนดวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและการพัฒนาองค์กรต่อไป

ประสบการณ์และวิธีการที่มีอยู่

หลัก IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) เทคนิคการสร้างแบบจำลองนำเสนอในรูปแบบต่างๆและประสบการณ์ที่ดีจริง มันขึ้นอยู่กับแนวคิดของอนุภาคที่แบ่งแยกไม่ได้ - บล็อกที่แสดงฟังก์ชันทางธุรกิจบางอย่าง ด้านข้างของบล็อกคือบทบาทของมัน ซ้าย - อินพุต, ขวา - เอาต์พุต, ด้านบน - การควบคุม, กลไกด้านล่าง - กลไก

ทัศนคติที่เป็นทางการต่อองค์กรนี้ทำให้เรานำเสนอในรูปแบบของบล็อกที่เชื่อมต่อถึงกัน (หน้าที่ทางธุรกิจ) ดังนั้น โมเดลโครงสร้างขององค์กรจึงแสดงด้วยชุดขององค์ประกอบอย่างง่าย หลักการสลายตัวเชิงฟังก์ชัน: หนึ่งช่วงตึก - หนึ่งฟังก์ชันทางธุรกิจ หลักการจำกัดความซับซ้อนจะจำกัดจำนวนองค์ประกอบในแต่ละไดอะแกรม หลักการบริบท - สาระสำคัญของหน้าที่ทางธุรกิจขององค์กรนั้นถูกนำเสนอเป็นการผสมผสานระหว่างแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่วางแผนจะสร้างขึ้น มันคืออะไร และทำงานอย่างไร

สำหรับการสร้างวัตถุประสงค์ของรูปแบบการจัดการองค์กร ประสบการณ์ที่ได้รับจากการพัฒนาและการนำสถานที่ทำงานอัตโนมัติไปใช้ก็มีความสำคัญเช่นกัน ซึ่งได้รับแรงกระตุ้นจากความก้าวหน้าในการพัฒนาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การเกิดขึ้นของเครือข่ายระดับท้องถิ่นและระดับโลก.

ผลของการใช้เทคนิค: “จะเป็น” (TO BE) มักจะแสดงถึงวิธีการมีการแนะนำระบบข้อมูลอย่างใดอย่างหนึ่งและกระบวนการพัฒนา บริษัท ถือเป็นการเปลี่ยนจากสถานะปัจจุบันไปสู่สถานะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ด้วยตัวมันเอง การประยุกต์ใช้เทคนิคไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่สำคัญเสมอไป ไม่ใช่ว่าทุกโมเดลการจัดการการทำงานจะสามารถปรับให้เข้ากับระบบข้อมูลที่ทันสมัยโดยเฉพาะได้

รากฐานของการเริ่มต้นสร้างโมเดล

รูปแบบองค์กรตามหน้าที่เป็นงานที่ยากมาก เพื่อลดความซับซ้อนของงานก่อนอื่นควรสันนิษฐานว่าส่วนประกอบวัสดุอยู่ในสภาพปกติและทำงานได้อย่างไม่มีที่ติและบริการด้านเทคนิคขององค์กรจัดเตรียมทุกอย่างที่จำเป็นควบคุมโครงสร้างทางวิศวกรรมและการจัดหาพลังงานที่จำเป็นอย่างเพียงพอ ปริมาณ

ด้วยสมมติฐานนี้ คุณสามารถกำหนดว่าโมเดลการทำงานมีลักษณะอย่างไรสำหรับองค์กรที่กำหนดในตำแหน่ง "ตามที่เป็น" (AS IS) ในรูปแบบที่บริสุทธิ์ที่สุด หากภายหลังปรากฎว่าส่วนประกอบวัสดุทำงานได้ไม่ดี จำเป็นต้องมีการสร้างแบบจำลองอื่น

การจะประสบความสำเร็จต้องถือว่าเต้ารับมีแรงดันไฟที่ถูกต้องก่อนเปิดเครื่อง

เป้าหมายการจำลองเบื้องต้น

เมื่อกำหนดฟังก์ชันทางธุรกิจขององค์กร ตำแหน่งของตนในพื้นที่ทางเศรษฐกิจและสังคมโดยรอบ จะสามารถกำหนดช่วงของกระบวนการข้อมูลขาเข้าและปริมาณการใช้ข้อมูลขาออก วัสดุ เครื่องมือ อุปกรณ์ ตลอดจนผลการทำงานขององค์กร ผลิตภัณฑ์ บริการ กิจกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อสังคมเป็นเรื่องรองและนำเสนอในระหว่างการจำลองเป็นคำอธิบาย ข้อมูลเกี่ยวกับการแสดงวัตถุจริง

ฟังก์ชันทางธุรกิจทั่วไปเป็นระบบที่รวมองค์ประกอบและกระบวนการต่างๆ ไว้ด้วยกัน จะแสดงเป็นชุดของบล็อกที่ใช้ฟังก์ชันทางธุรกิจอย่างง่าย ในขั้นตอนนี้ บล็อกที่ซ้ำกันจะถูกกำหนด ช่วงของงานที่จะแก้ไขได้ถูกสร้างขึ้น

การทำความเข้าใจรูปแบบการจัดการองค์กรเป็นสิ่งสำคัญมาก

การจัดการในองค์กร

องค์กรให้การจัดการกับเจ้าของ ผู้อำนวยการ ผู้จัดการ ผู้นำระดับต่างๆ แต่รูปแบบการทำงานควรสะท้อนถึงสถานการณ์จริงและพิจารณาว่าบุคลากรของบริษัทเป็นแหล่งข้อมูลเฉพาะเจาะจง

ใครสร้างโมเดลไม่สำคัญ นี่อาจเป็นองค์กรบุคคลที่สามหรือแผนกของคุณเอง ความแตกต่างมีความสำคัญ: การจัดการองค์กรเป็นสิ่งหนึ่ง การสร้างแบบจำลองเป็นอีกสิ่งหนึ่ง

เพื่อกำหนดสถานะอย่างถูกต้อง "ตามที่เป็น" ไม่ควรได้รับคำแนะนำจากความคิดเห็นของพนักงาน - ในกรณีนี้ บุคลากรในทุกตำแหน่งจะเป็นเรื่องของการวิจัยเป็นหลัก พวกมันถูกอธิบายโดยรูปแบบการใช้งานของกระบวนการ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะให้ภาพที่สมบูรณ์ของกระบวนการทั้งหมด

นำทางและกำกับ…

อิทธิพลของผู้บริหารและเจ้าของทำให้กระบวนการสร้างแบบจำลองช้าลงอย่างมาก ซึ่งทำให้การทำงานขององค์กรแย่ลง นี่คือหลักฐานจากประสบการณ์การใช้เทคนิค การสร้างแบบจำลอง "ตามที่เป็น" ในบริบทของการทำความเข้าใจมันความเป็นผู้นำมีลักษณะเฉพาะส่วนบุคคล

การเลือกนักแสดงควรเป็นที่ยอมรับตามความเป็นจริง เขาเป็นคนที่รับผิดชอบต่อการกระทำของเขา และไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามคำแนะนำ คำแนะนำ หรือคำแนะนำโดยตรงจากองค์กร

ระบบข้อมูล: ฟังก์ชันที่คุณต้องการ

การสืบเสาะความสำเร็จในการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การบัญชี การขนส่ง ฯลฯ เราต้องยอมรับว่าการตัดสินใจที่เข้มงวดได้กลายเป็นประเพณีไปแล้ว จนถึงตอนนี้ยังไม่มีระบบดังกล่าวที่สามารถเกินขอบเขตของงานที่กำหนดไว้ในตอนเริ่มต้น งานมีวิวัฒนาการ โซลูชันซอฟต์แวร์ไม่พัฒนา

ใช้ระบบที่มีอยู่ (เช่น "1C: การบัญชี", "1C: การจัดการเอกสาร", eDocLib) คุณไม่เพียงแต่สามารถเห็นระดับความคิดของนักพัฒนาเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานเท่านั้น แต่ยังพบกับข้อจำกัดในทันที การใช้งานฟังก์ชันทางธุรกิจบางอย่าง.

แต่เราต้องคำนึงถึงความจริงที่ว่าหากไม่มีวิธีการที่มีอยู่อย่างน้อยหนึ่งวิธีเป็นไปไม่ได้ที่จะเข้าใจว่าต้องการฟังก์ชันประเภทใดและอะไรที่ซ้ำซ้อนอย่างเห็นได้ชัด

เมื่อใช้งานระบบข้อมูลนี้แล้ว บ่อยครั้งจำเป็นต้องปรับแต่งอัลกอริทึมและพัฒนาซอฟต์แวร์เพิ่มเติม นี่เป็นจุดที่สำคัญมากในการสร้างแบบจำลองฟังก์ชันธุรกิจหลักขององค์กร

เซิร์ฟเวอร์ข้อมูลบริษัท

สำหรับการประยุกต์ใช้วิธีการที่จัดตั้งขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพและการก่อตัวของแบบจำลองการทำงานตามอุดมคติ(ที่ต้องการ) โครงสร้างการทำงานและกระบวนการต่างๆ สะดวกในการพิจารณาบริษัทในรูปแบบต่างๆ เช่น เว็บไซต์ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างพื้นฐานภายในของคุณเอง (สำนักงานใหญ่และแผนกระยะไกล) ฝังโปรแกรมที่ใช้ในนั้น (การบัญชี การขนส่ง การจัดการเอกสาร) และให้ฟังก์ชันการทำงานตามความรับผิดชอบงานของพนักงาน

ในรูปแบบนี้ ไม่เพียงแต่จะทำให้การทำงานของแต่ละองค์ประกอบเป็นทางการ (บุคลากร, อุปกรณ์, โปรแกรมที่ใช้, ตารางสำคัญ ฯลฯ) จะสะดวกขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจถึงการพัฒนาในการทำงานของบริษัทอีกด้วย

ปัจจุบันอิเล็กทรอนิกส์ "vinaigrette"

เป็นการยากที่จะดูถูกดูแคลนผลงานที่สเปรดชีตและเอกสาร Word ได้ทำไว้กับองค์กรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จากมุมมองของการสร้างแบบจำลองและการสร้างแบบจำลองการทำงานขององค์กร การวิเคราะห์กระบวนการข้อมูล ตารางและไฟล์ที่ใช้มีความสำคัญ

ด้วยการจัดระบบข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากรที่ใช้ ทำให้ง่ายต่อการระบุแหล่งที่มาของการเปลี่ยนแปลง ผู้บริโภค และเหนือสิ่งอื่นใด เนื้อหาปัจจุบัน ประเพณีที่จัดตั้งขึ้นมักจะนำไปสู่ความจริงที่ว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบในรูปแบบของพวกเขาจะรวมอยู่ในระบบการจัดการเอกสารบางอย่าง จากมุมมองของการนำไปใช้จริง ถือว่ายอมรับได้ แต่จากมุมมองด้านประสิทธิภาพแล้ว กลับไม่เป็นเช่นนั้น

เมื่อเร็วๆ นี้ เครื่องมือสำหรับสร้างและประมวลผลสเปรดชีตและเอกสารโดยใช้ไลบรารี PhpOffice (PhpExcel และ PhpWord) ได้ปรากฏขึ้นและพัฒนาแล้ว การใช้เครื่องมือเหล่านี้ทำให้คุณสามารถแยกจากเอกสารจริงได้เฉพาะข้อมูลที่จำเป็นและสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการซึ่งสามารถเปิดได้ใน MS Excel และ MS Word

สรุปผลบางส่วน

การใช้เทคนิคการสร้างแบบจำลองการทำงานยอดนิยม ระบบข้อมูลที่เลือก โปรแกรมบัญชีและลอจิสติกส์ รวมกันเป็นระบบข้อมูลเดียว (เซิร์ฟเวอร์) ช่วยให้คุณสร้างแบบจำลองที่ต้องการสำหรับการจัดการองค์กร และด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมืออย่าง PhpOffice คุณสามารถให้ความยืดหยุ่น ความเป็นไปได้ในการพัฒนา

ขออภัย แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะสร้างระบบข้อมูลที่ต้องการโดยไม่ต้องตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม มันสำคัญมากที่จะต้องคำนึงถึงความเข้าใจที่บรรลุถึงการทำงานในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ใช้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สเปรดชีตสมัยใหม่คือฟังก์ชันที่จำเป็นอย่างแรกเลย และเนื้อหาที่แท้จริงของมันคือการสะท้อนที่แท้จริงของบล็อกการทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งในโมเดลโครงสร้าง หากเราใช้ "1C: การบัญชี" เป็นตัวอย่าง เราจะเห็นได้ว่าโครงสร้างและหน้าที่การทำงานของมันสะท้อนถึงความเป็นจริงได้อย่างเต็มที่ ในขณะเดียวกัน การสนับสนุนทางเทคนิคของผู้ผลิตจะยกระดับความแข็งแกร่งของระบบ ทำให้ผู้บริโภคได้รับฟังก์ชันที่จำเป็น ซึ่งสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในพื้นที่ธุรกิจข้อมูล

เหตุสุดวิสัย: สถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน

การอ้างถึงสถานการณ์เหตุสุดวิสัยในความสัมพันธ์ภายในและภายนอกองค์กร องค์กรยืนยันได้อย่างน่าเชื่อถือถึงความไม่รู้ว่าจะออกมาจากสิ่งนี้หรือสิ่งนั้นได้อย่างไรสถานการณ์ และลงนามโดยอัตโนมัติในการรับประกันการถอนภาระผูกพัน

ความสามารถขององค์กรในการปฏิบัติตามพันธกรณีมีความสำคัญสูงสุดสำหรับคู่ค้า สำหรับลูกค้า และพนักงานของตนเอง นั่นคือสำหรับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจและสังคมโดยรอบ

สูตรเพื่อบริษัทที่สมบูรณ์แบบ

ธรรมชาติเป็นสิ่งสมควร สิ่งมีชีวิตแต่ละชนิดถูกพิจารณาให้มีรายละเอียดที่เล็กที่สุด และไม่เพียงสามารถตอบสนองการเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมได้อย่างเพียงพอเท่านั้น แต่ยังฟื้นตัวได้ด้วยตัวเองโดยไม่มีการรบกวนจากภายนอก

องค์กรในอุดมคติคือองค์กรที่ "ไม่มีอยู่จริง" แต่ทำหน้าที่ของมัน เมื่อองค์กรสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจและสังคมโดยรอบ กลายเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้และพัฒนาอย่างเพียงพอ สิ่งแวดล้อมนี้เท่านั้นที่จะรับประกันชีวิตของบริษัทและดูแลเป็นส่วนหนึ่งของร่างกาย

ย้อนกลับ

ผลลัพธ์ของการจำลององค์กรใดๆ เหนือสิ่งอื่นใดคือเหตุผลที่ต้องทำซ้ำ การสร้างแบบจำลองคือความเป็นจริงในการเขียนโปรแกรมในระดับที่สูงกว่า เป็นทางการน้อยกว่าและเข้มงวดน้อยกว่าการสร้างระบบข้อมูล

โปรแกรมใดๆ (ตามประสบการณ์ที่เป็นพยาน) สามารถปรับปรุงได้เพราะมันแก้ไขได้ในตัวมันเอง สิ่งนี้ทำให้เกิดเหตุผลในการแก้ไขอัลกอริธึมของโซลูชัน ผลลัพธ์ และประเมินข้อมูลที่ป้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โมเดลที่สร้างขึ้นเป็นโปรแกรมที่มีลำดับสูงกว่า เมื่อนำไปปฏิบัติจะให้ประสบการณ์เชิงปฏิบัติที่ทรงคุณค่าเป็นเหตุผลที่ดีกลับไปที่จุดเริ่มต้น