2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42
งานเอกสารเป็นกิจกรรมที่มีลักษณะเฉพาะขององค์กร องค์กร และบริษัทเอกชนส่วนใหญ่ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวม การดำเนินการ และการจัดเก็บเอกสารทั้งหมด ประสิทธิภาพของการรับและประมวลผลข้อมูลขึ้นอยู่กับความถูกต้องและการรู้หนังสือของการเตรียมเอกสาร และสิ่งนี้นำไปสู่การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพในเวลาที่เหมาะสม ดังนั้นในพนักงานขององค์กรธุรกิจใด ๆ มีเสมียนที่มีหน้าที่ครอบคลุมถึงการจัดการเอกสาร เสมียนมีหน้าที่อะไร
ลักษณะของอาชีพ
เสมียนที่มีหน้าที่แตกต่างกันไปตั้งแต่งานเอกสารไปจนถึงการตัดสินใจในการปฏิบัติงานมักเป็นที่ต้องการของตลาดแรงงาน เขาสามารถทำงานในบริษัทใดก็ได้ที่มีโฟลว์เอกสาร ทุกวันนี้ ตามกฎหมาย ทุกองค์กร โดยไม่คำนึงถึงขอบเขตและรูปแบบการเป็นเจ้าของ จำเป็นต้องดำเนินการเอกสารสนับสนุนเกี่ยวกับกิจกรรมและการเงินอย่างเหมาะสม และการบำรุงรักษาเป็นความรับผิดชอบของพนักงาน พวกเขามาประกอบอาชีพนี้จากตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง: ผู้ดำเนินการ - ผู้ดำเนินการ, เลขานุการ - ผู้อ้างอิง,ผู้จัดการสำนักงานหรือพนักงานแผนกช่วยเหลือ พนักงานออฟฟิศที่ดีคือผู้เชี่ยวชาญที่ขาดไม่ได้และเป็นผู้ช่วยผู้จัดการที่เชื่อถือได้ เสมียนซึ่งมีหน้าที่เกินเอกสารซ้ำซากมานานสามารถเป็นผู้ช่วยส่วนตัวของหัวหน้าได้ ผู้เชี่ยวชาญในวิชาชีพนี้เป็นพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบและจัดเก็บบันทึกของบริษัทเป็นหลัก ส่วนใหญ่เขาทำงานในสำนักงานและได้รับคำแนะนำจากกฎหมายภาษีอากรและตุลาการ ในบริษัทขนาดเล็ก พนักงานซึ่งมีหน้าที่แค่กรอกเอกสารเท่านั้น ทำหน้าที่ของเขาคนเดียว เป็นไปได้ว่าเขากับเลขาเป็นคนๆ เดียวกัน ในบริษัทขนาดใหญ่และองค์กรในรัฐ มีพนักงานหลายคนของทิศทางนี้ที่ดำเนินการเอกสารในประเด็นเฉพาะ
หน้าที่ของเสมียน
หน้าที่หลักของเขาคือรักษาการไหลของเอกสารของบริษัท เขา:
- รับ โต้ตอบ จัดเรียง ส่งเอกสารธุรกิจและจดหมายทั้งหมด;
- ดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ
- ติดตามพวกเขาในวารสารพิเศษและควบคุมการไม่เปิดเผยข้อมูลที่สำคัญโดยเฉพาะตลอดจนควบคุมการดำเนินการเอกสารในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้อง
- เตรียมเอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุมผู้บริหารและการประชุมทางธุรกิจ
- จัดระเบียบไฟล์เก็บถาวร
ทำข้อกำหนด
เสมียนต้องมีประกาศนียบัตรการศึกษาระดับอุดมศึกษา (เศรษฐศาสตร์, กฎหมาย) มีบางครั้งที่การศึกษาระดับมัธยมศึกษาตอนปลายก็เพียงพอแล้ว ผู้สมัครจะต้องคล่องแคล่วในภาษา รู้กฎเกณฑ์สำคัญในการจัดทำเอกสารทางธุรกิจ อาชีพนี้ต้องการจากผู้เชี่ยวชาญไม่เพียง แต่ความเป็นมืออาชีพและความสามารถทางปัญญาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลักษณะส่วนบุคคลเช่นความถูกต้อง, องค์กร, ความตรงต่อเวลา, ความปรารถนาดี ผู้ที่ต้องการทำงานเป็นเสมียนควรมีลักษณะเด่นด้วยความสามารถในการมีสมาธิในระยะยาว ความจำดีเยี่ยม ความมั่นคงทางจิตใจ ทักษะการสื่อสาร และการรับรู้เชิงสร้างสรรค์ของการวิจารณ์ บ่อยครั้งที่นอกเหนือจากคุณสมบัติส่วนบุคคลและประกาศนียบัตรการศึกษา ข้อกำหนดอื่น ๆ ถูกกำหนดให้กับผู้สมัครเช่นความรู้ภาษาต่างประเทศ วันนี้ หลายบริษัทร่วมมือกับบริษัทต่างชาติ และเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด เสมียนต้องพูดภาษาต่างประเทศ ส่วนใหญ่มักจะเป็นภาษาอังกฤษ
