ตัวอย่างรายงานความคืบหน้า วิธีการเขียนรายงาน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ไม่มีผู้นำคนไหนที่ไม่ต้องการให้ลูกน้องรายงานถึงสิ่งที่ทำไปแล้วอย่างน้อยปีละครั้ง และปัญหาก็คือว่าด้วยการจ้างงานตามปกติ การพัฒนาเอกสารดังกล่าวดูเหมือนจะเป็นงานที่ค่อนข้างยาก และด้วยเหตุผลบางอย่างเราอายที่จะขอตัวอย่างรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำจากเจ้าหน้าที่ เกิดอะไรขึ้นถ้าเขาตัดสินใจว่าเราไม่สอดคล้องกับตำแหน่งที่เราถืออยู่?

ใครต้องการ

คำถามนี้ถูกถามโดยนักแสดงที่ได้รับภารกิจให้รายงาน บ่อยครั้งที่พนักงานของ บริษัท รู้สึกขุ่นเคืองใจกับข้อกำหนดดังกล่าว แต่ทุกสิ่งมีความหมาย

ประการแรก ตัวนักแสดงต้องการรายงานงานที่ทำ ไม่ใช่ทัศนคติที่เป็นทางการ แต่มีความสนใจต่อกระบวนการนี้ จะช่วยให้คุณค้นพบปัญหาคอขวดและจุดอ่อนในคุณสมบัติของคุณ ดังนั้นจึงกำหนดทิศทางที่เป็นไปได้ (และจำเป็น) ในการพัฒนา ท้ายที่สุดเราทุกคนเรียนรู้จากความผิดพลาดของเรา

ประการที่สอง ผู้นำต้องการมัน รายงานเกี่ยวกับงานที่ทำทำให้คุณสามารถประเมินคุณภาพและความเร็วในการแก้ไขงาน ต้องขอบคุณเอกสารนี้ คำถามมากมายจะหายไป - จากดั้งเดิมที่สุด "คุณทำอะไรตลอดเวลา" ไปจนถึงความซับซ้อน "ทำไมฉันควรเปลี่ยนคอมพิวเตอร์ของคุณให้ทันสมัยกว่านี้" เพราะในรายงานจะระบุว่าต้องใช้เวลานานในการบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร และไม่ขึ้นอยู่กับนักแสดง - อุปกรณ์สำนักงานที่ล้าสมัยจะไม่สามารถทำงานได้เร็วขึ้น อันที่จริงนี่คือเหตุผลที่ดูเหมือนว่าพนักงานกำลังดื่มชาอยู่ตลอดเวลา - เขาแค่รอให้การผ่าตัดเสร็จสิ้น

และคำถาม: "ทำไมฉันต้องเขียนรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำในเดือนนี้" ตัวเองไม่ถูกต้อง เนื่องจากการสะสมข้อมูลทางสถิติและการเติมฐานข้อมูลนั้นสมเหตุสมผลสำหรับนักยุทธศาสตร์ ไม่ใช่สำหรับพนักงานปฏิบัติการ พวกเขาแก้ปัญหาได้ง่ายกว่าการพูดถึงวิธีแก้ปัญหา

เขียนอะไร

ตัวอย่างรายงานความคืบหน้าแสดงว่าคุณจำเป็นต้องเขียนรายละเอียดให้มาก อะไรก็ตามที่ดูเหมือนเรื่องเล็กน้อยหรือการแสดงท่าทางเล็กน้อยอาจเป็นองค์ประกอบหลักในการทำงานของฟังก์ชันเฉพาะ แต่ความเข้าใจในเรื่องนี้จะเกิดขึ้นหลังจากศึกษารายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรหลายฉบับแล้วเท่านั้น

หากงานมีลักษณะเป็นกิจวัตร เช่น การกระทบยอดเอกสารและการระบุความไม่สอดคล้องกัน การพัฒนารูปแบบตารางก็สมเหตุสมผล ในกรณีนี้ อีกครั้งในตอนแรก ตารางควรมีรายละเอียดมากและมีหลายคอลัมน์ เมื่อเวลาผ่านไป ความต้องการบางคอลัมน์จะหายไป และรูปแบบของรายงานจะมีลักษณะปกติ (อ่านแล้วสมเหตุสมผล)

Bในหลายกรณี เมื่อรวบรวมรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำ (เช่น ครู) เป็นไปไม่ได้ที่จะเข้าหาประเด็นวิปัสสนาอย่างเป็นทางการ นอกเหนือจากภาระด้านการศึกษาและระเบียบวิธีตามแผนและการศึกษาวัสดุที่จำเป็นแล้ว โรงเรียนยังมีส่วนร่วมในกิจกรรมการศึกษาอีกด้วย สิ่งนี้ต้องใช้วิธีการพิเศษในการจัดทำเอกสาร: จำเป็นต้องเข้าใจสาเหตุของการล้าหลังของนักเรียนจำนวนหนึ่ง เพื่อหาวิธีที่จะสนใจเด็กในเรื่องของพวกเขา และในขณะเดียวกัน เราก็ไม่ควรลืมเกี่ยวกับเด็กนักเรียนที่ประสบความสำเร็จ (และแม้กระทั่งพรสวรรค์)

รายงานเป้าหมาย

สำหรับการรวบรวมที่ถูกต้องและใช้เวลาน้อยที่สุด จำเป็นต้องตัดสินใจว่าวัตถุประสงค์อะไรและเหตุใดจึงต้องเขียนรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำสำหรับปีนั้นตั้งแต่ต้น ขอชื่อที่นิยมมากที่สุด:

- เหตุผลของผลประโยชน์ที่แท้จริงของตำแหน่งเฉพาะในองค์กร

- การยืนยันคุณสมบัติของพนักงาน

- สาธิตการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อการจัดการ

- รับเงินทุนสำหรับรอบระยะเวลาการรายงานถัดไป

- ได้รับความยินยอมในการพัฒนาทิศทาง (ความคิด);

- เหตุผลในการใช้จ่ายทรัพยากรและการเงินที่จัดสรร ฯลฯ

สูตรที่รู้จักกันดี - คำชี้แจงปัญหาที่ถูกต้องให้วิธีแก้ปัญหา 50% - ใช้ได้ผลในกรณีนี้เช่นกัน ยิ่งเราเข้าใจว่าทำไมต้องมีรายงานมากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งเขียนรายงานได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ถึงความจริงที่ว่าเอกสาร "สำหรับการแสดง" ไม่ต้องการแนวทางที่สร้างสรรค์จากเราเลย และเสียเวลา

โครงสร้างเอกสาร

ถ้าบริษัทไม่มีพัฒนาแบบฟอร์มการรายงานแล้วคุณต้องพัฒนามันเอง เมื่อทราบวัตถุประสงค์ของเอกสารแล้ว จำเป็นต้องพิจารณาโครงสร้าง รายงานความคืบหน้าตัวอย่างแนะนำว่าจำเป็นต้องมีโครงร่างที่ชัดเจนและเรียบง่าย

ในตอนเริ่มต้น ควรอธิบายวัตถุประสงค์และตรรกะของการนำเสนอข้อมูล อธิบายลำดับการนำเสนอและทำสารบัญ สำหรับตาราง จำเป็นต้องให้คำอธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมจึงเลือกแบบฟอร์มดังกล่าว

ภายในส่วนและส่วนย่อย เราควรยึดมั่นในเอกภาพของการนำเสนอด้วย ดังนั้นเอกสารจะมีความชัดเจนมากขึ้น ส่งผลให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ในรายงานเป็นระยะเวลานาน ภาพประกอบในรูปแบบไดอะแกรมและกราฟค่อนข้างเหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น แต่ในที่นี้ คุณต้องปฏิบัติตามกฎ "ค่าเฉลี่ยสีทอง": ข้อความทึบและวัสดุที่เป็นภาพโดยเฉพาะ ทำให้ยางเร็วมาก

จัดแต่งทรงผม

สำหรับพนักงานทั่วไป สิ่งที่เขียนยากที่สุดคือคำศัพท์และถ้อยคำ รายงานที่อวดดีจะดูไม่เป็นธรรมชาติและจะทำให้เกิดปฏิกิริยาเชิงลบจากฝ่ายบริหาร การใช้ถ้อยคำที่ธรรมดาเกินไป (เช่น เอกสาร 25 ฉบับ xeroxed) จะขับไล่ผู้อ่านเช่นกัน

แต่ควรหลีกเลี่ยงเทมเพลต ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือเอกสารที่ไม่มีใครเคยอ่าน บางครั้งเราพบปัญหาดังกล่าว แต่ในบทความนี้ เราสนใจรายงานจริง (ไม่ใช่แบบมืออาชีพ)

อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรพูดถึงแต่ความสำเร็จเท่านั้น เพื่อเน้นพวกเขาจำเป็นต้องพูดถึงความยากลำบากที่ต้องเผชิญในการทำงาน เหนือสิ่งอื่นใด การวิเคราะห์ความซับซ้อนเป็นอาหารสำหรับความคิดเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพงานสำหรับผู้บริหาร ตัวอย่างของรายงานความคืบหน้าระบุว่าคุณไม่ควรใช้วลีที่คลุมเครือเช่น "เงื่อนไขที่ไม่น่าพอใจ", "พบความยากลำบาก" ฯลฯ เป็นการดีกว่าที่จะเรียกทุกอย่างด้วยชื่อที่ถูกต้อง: "เครื่องถ่ายเอกสารเสีย", "ขาดการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต", “ขาดหรือไม่ได้รับข้อมูลจากแผนกที่เกี่ยวข้อง ทั้งหมดนี้ทำให้เราประเมินสถานการณ์ปัจจุบันในบริษัทได้อย่างเพียงพอและเป็นกลาง

ประเมินผล

แต่ละผลลัพธ์ต้องสำรองด้วยตัวเลข การสรุปดังกล่าวให้ความเข้าใจเกี่ยวกับพลวัตของการพัฒนา

นอกจากนี้ จำเป็นต้องกำหนดเกณฑ์ในการประเมินผลลัพธ์ด้วย มันจะเป็นรอบระยะเวลาการรายงานก่อนหน้าหรือไม่ (เช่น หากเป็นรายงานรายไตรมาส) หรือในทางกลับกัน เปอร์เซ็นต์ของความสำเร็จของเป้าหมายที่ตั้งไว้จะขึ้นอยู่กับผู้เขียนเอกสาร

โดยทั่วไป อินดิเคเตอร์ทางอ้อมสามารถบอกได้มากเกี่ยวกับขั้นตอนการแก้ปัญหา นอกจากนี้ยังมีข้อมูลมากมายสำหรับการวิเคราะห์เพิ่มเติมที่นี่ จากการกำหนดต้นทุนแรงงานไปสู่ความเข้าใจที่ถูกต้องของการกำหนดเป้าหมาย

จากปัญหาสู่ทางแก้ไข

รายงานส่วนใหญ่จะเขียนตามความคืบหน้า เอกสารที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงความสัมพันธ์ในการแก้ปัญหาจะเป็นประโยชน์มากกว่า ผู้อ่านเข้าใจวิธีการและเทคนิคทันที (ถ้าจำเป็น)นักแสดงใช้ประโยชน์จากการทำงานให้เสร็จทันเวลาและมีคุณภาพสูง

ห่วงโซ่ที่มีรายละเอียดมากขึ้น "ปัญหาเฉพาะ - สาเหตุ - การกำหนดเป้าหมาย - วิธีแก้ปัญหา" เสนอให้เห็นถึงความจำเป็นในการนำเสนอรายงานรายวันในรูปแบบตารางทันที ยิ่งกว่านั้นชื่อของกราฟก็เป็นที่รู้จักแล้ว ข้อมูลที่นำเสนอในลักษณะนี้อ่านและวิเคราะห์ได้ง่าย

การนำเสนอตัวชี้วัดเชิงปริมาณ

ในกรณีที่รายงานประกอบด้วยข้อมูลตัวเลขเป็นหลัก รูปแบบตารางอาจเข้าใจได้ยากมาก ตัวเลขที่ต่อเนื่องกันทำให้ผู้อ่านรู้สึกเบื่อหน่ายหลังจากไม่กี่นาที อีกสิ่งหนึ่ง - แผนภูมิและกราฟที่มีสีสัน มีความชัดเจน เข้าใจง่าย อ่านง่าย

แต่ละไดอะแกรมต้องแสดงความคิดเห็น นอกจากนี้ จำเป็นต้องระบุว่ากราฟต่างๆ เชื่อมต่อถึงกันอย่างไร การอธิบายความสัมพันธ์ของเหตุและผลจะช่วยให้การวิเคราะห์รายงานสะดวกยิ่งขึ้น

ถ้าทรัพยากรวัสดุหมดระหว่างการทำงาน คุณไม่ควรแสดงรายการทั้งหมด ควรมีการระบุผลประโยชน์ที่ได้รับแทน วลีสั้นๆ: “อุปกรณ์สำนักงานที่ซื้อ” จะฟังดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงหากคุณเขียนว่า: “มีการสร้างงาน 2 งาน ซึ่งทำให้สามารถเพิ่มผลผลิตของแผนกได้”

วิธีการออกเอกสาร

แม้จะไม่มีการรวบรวมรูปแบบเดียว แต่สามารถจัดทำรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำเสร็จตาม GOST ซึ่งกำหนดหลักเกณฑ์ทางวิทยาศาสตร์ ระบุข้อกำหนดสำหรับการจัดรูปแบบ ประเภทและขนาดแบบอักษร ฯลฯ

สำหรับความอ่านง่ายของเอกสาร ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการ:

- พยายามให้มีไม่เกิน 5 ประโยคในหนึ่งย่อหน้า

- ตัวบ่งชี้ที่สำคัญสามารถเน้นด้วยแบบอักษรหรือสี

- แบ่งข้อความเพื่อไม่ให้ตารางหรือกราฟกินพื้นที่ทั้งหน้า อย่าลืมเว้นที่ว่างสำหรับความคิดเห็น;

- เขียนสรุปรายงานที่กระชับและชัดเจน

คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้เข้าใจรายงานของคุณได้ง่ายขึ้น ซึ่งหมายความว่าในตอนแรกพวกเขาจะตั้งค่าผู้อ่านให้มีทัศนคติที่ภักดีต่อผู้เขียนเอกสาร ลองนึกภาพว่าคุณเป็นเจ้านาย และทำรายงานในลักษณะที่จะเป็นประโยชน์และน่าสนใจสำหรับคุณในการอ่าน