การตรวจสอบบุคลากรคือ คำจำกัดความ ประเภท วิธีการ งาน และเป้าหมาย

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การตรวจสอบบุคลากรเป็นการตรวจสอบประสิทธิภาพของงานของพนักงาน ซึ่งดำเนินการโดยพนักงานที่ได้รับมอบหมายเป็นพิเศษหรือโดยบุคคลที่สาม ไม่เหมือนกับการตรวจสอบแบบคลาสสิกที่ใช้ในการบัญชี การตรวจสอบบุคลากรไม่ได้บังคับและไม่ได้ควบคุมโดยกฎหมายพิเศษและการดำเนินการทางกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย ดำเนินการตามความคิดริเริ่มของหัวหน้าองค์กรเพื่อแก้ไขปัญหาบางอย่าง วัตถุประสงค์หลักของการตรวจสอบดังกล่าว ส่วนใหญ่แล้ว คือการระบุสถานะของบุคลากรของบริษัท นอกจากนี้ยังใช้เพื่อหาวิธีเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนการผลิต

วิธีการจำแนก

การตรวจสอบเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบบุคลากรประเภทใดประเภทหนึ่งตามพารามิเตอร์เช่น:

• ระยะเวลาข้อมูลที่ใช้: ระยะสั้น ระยะยาว และระยะสั้น
• วิธีการรับข้อมูล: วาจาหรือสารคดี
• ลักษณะของข้อมูลที่กำลังตรวจสอบ: ถูกกฎหมาย รอบคัดเลือก หรือผสม;
• ถึงผู้ตรวจสอบ: ภายในและภายนอก

การตรวจสอบบุคลากรดำเนินการในสองทิศทาง: การระบุการละเมิดกฎหมายและการระบุการละเมิดวินัยแรงงาน - การค้นหาค่าใช้จ่ายที่เกินควร การระบุสาเหตุของการเรียบง่าย การแต่งงาน ฯลฯ ดังนั้น การตรวจสอบบุคลากรในทิศทางของกิจกรรมจึงแบ่งออกเป็น กฎหมาย คุณสมบัติ และแบบผสมเป็นหลัก

การตรวจสอบบุคลากรทางกฎหมาย

ในระหว่างการตรวจสอบบุคลากรทางกฎหมาย พวกเขาตรวจสอบเอกสารของแผนกบุคคล, ใบบันทึกเวลาของการประชุมเชิงปฏิบัติการ, ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินด้วยวัสดุและเครื่องมือที่มี ตรวจสอบความถูกต้องของการกรอกสัญญาจ้าง สมุดงาน คำสั่งผู้บริหาร ตรวจสอบว่าพนักงานปฏิบัติตามรายละเอียดงานหรือไม่ พวกเขาดำเนินการสำรวจและดำเนินการสำรวจเพื่อระบุการละเมิดกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียตลอดจนกฎและมาตรฐานที่นำมาใช้ในด้านกิจกรรมเฉพาะที่พนักงานต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดของมาตรฐานสุขอนามัยในอุตสาหกรรมอาหาร GOST มาตรฐานคุณภาพ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

งานหลักของการตรวจสอบบุคลากรทางกฎหมายคือการระบุการละเมิดก่อนที่คณะกรรมการพิเศษจะตรวจพบในระหว่างการตรวจสอบ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการ

การตรวจสอบคุณสมบัติบุคลากร

การตรวจสอบบุคลากรที่มีคุณสมบัติขององค์กรนั้นดำเนินการเพื่อระบุข้อบกพร่องในการทำงานของบุคลากรและกำหนดวิธีการกำจัดสิ่งเหล่านั้น นอกจากนี้ยังทำให้สามารถระบุการมีอยู่ของคุณสมบัติไม่เพียงพอของผู้ปฏิบัติงานหรือในทางตรงกันข้าม การระบุบุคลากรที่มีค่าที่สุดที่ต้องได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือจ่ายเงินมากขึ้นเพื่อให้ทำงานได้ดียิ่งขึ้นและทำได้มากขึ้น

การตรวจสอบคุณสมบัติบุคลากรมีความเกี่ยวข้องมากที่สุดในพื้นที่ของกิจกรรมที่ความสำเร็จขององค์กรขึ้นอยู่กับคุณสมบัติทางวิชาชีพของพนักงานทั้งหมด ตัวอย่างเช่นในการค้าขาย หากผู้ขายปฏิบัติต่อผู้ซื้ออย่างไม่ถูกต้องโดยไม่รู้หรือไร้ความสามารถสิ่งนี้จะส่งผลโดยตรงต่อผลลัพธ์ทางการเงินขององค์กร - รายได้ลดลงปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่หมดอายุเพิ่มขึ้น ในเวลาเดียวกัน มีเพียงเช็คเท่านั้นที่สามารถเปิดเผยได้ว่าสาเหตุของการลดลงของรายได้เป็นคุณสมบัติของพนักงานที่ต่ำ ไม่ใช่ปัจจัยอื่นใด ในตัวอย่างนี้ การตรวจสอบบุคลากรจะช่วยระบุพนักงานที่ไร้ยางอายและเข้ามาแทนที่เขาทันเวลา ก่อนที่บริษัทการค้าจะล้มละลาย

การตรวจสอบบุคลากรที่ครอบคลุม

การตรวจสอบบุคลากรที่ครอบคลุมเกี่ยวข้องกับการใช้ทั้งการตรวจสอบทางกฎหมายและคุณสมบัติ ตลอดจนวิธีการที่มีอยู่ทั้งหมดสำหรับการประเมินและวิเคราะห์ข้อมูล การตรวจสอบดังกล่าวทำให้สามารถประเมินสถานะของบุคลากรและระบุศักยภาพของบุคลากรของบริษัท ระบุการละเมิดกฎหมายที่มีอยู่ในองค์กร และลบออกก่อนที่จะนำไปสู่การสูญเสียทางการเงินและบุคลากรที่ไม่พึงประสงค์

วิธีการตรวจสอบบุคลากรนี้ นอกจากข้อดีที่ระบุไว้แล้ว ยังมีข้อเสียอยู่ 2 ประการ คือ มีค่าใช้จ่ายมากขึ้นและใช้เวลามากขึ้น เนื่องจากมีผู้เข้าร่วมจำนวนมากขึ้นที่จะต้องตรวจสอบข้อมูลจำนวนมาก นั่นเป็นเหตุผลที่มันสมเหตุสมผลที่จะดำเนินการในกรณีฉุกเฉินเท่านั้น: ในกรณีที่ล้มละลายหรือในช่วงวิกฤตการเงินเมื่อตลาดแคบลงและการแข่งขันทวีความรุนแรงขึ้น

ใครตรวจสอบได้บ้าง

การตรวจสอบระบบบุคลากรสามารถทำได้โดยทั้งพนักงานของบริษัทและองค์กรภายนอก ในเวลาเดียวกัน ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการกำหนดระดับความสามารถของผู้ตรวจการ เนื่องจากแนวคิดของการตรวจสอบบุคลากรไม่ได้รับการแก้ไขในการปฏิบัติตามกฎหมาย และคำแนะนำ มาตรฐาน และกฎเกณฑ์ที่มีอยู่มีไว้สำหรับการตรวจสอบในกิจกรรมการบัญชี แต่ความสมบูรณ์และเชื่อถือได้ของข้อมูลจะได้รับและการวิเคราะห์และประเมินผลนั้นขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่หัวหน้าองค์กรจะดำเนินการเพื่อปรับปรุงสถานการณ์ด้วยบุคลากร

อย่างไรก็ตามพบทางออก ดังนั้น ตามคำแนะนำและกฎเกณฑ์พื้นฐานสำหรับการจัดการตรวจสอบบุคลากรในองค์กร พื้นฐานของการตรวจสอบทางการเงินสามารถนำมาใช้ได้ และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ข้อกำหนดดังกล่าวสำหรับข้อมูลที่ได้รับและจัดเตรียมไว้เช่น:

• วัตถุประสงค์;
• ความน่าเชื่อถือ
• ไทม์ไลน์;
• ความซื่อสัตย์;
• อิ่ม.

ดังนั้น ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องปฏิบัติตามกฎจรรยาบรรณของวิชาชีพ ไม่เพียงแค่ซื่อสัตย์และเป็นกลางเท่านั้น แต่ยังต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการเมื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูล รวมถึงการจัดทำรายงานการตรวจสอบด้วย ในเวลาเดียวกัน เขาไม่จำเป็นต้องมีใบรับรองพิเศษใด ๆ กับเขาเพื่อทำกิจกรรมเช่นการตรวจสอบบุคลากร แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าที่พนักงานสามารถดำเนินการได้ เพื่อแก้ปัญหาการตรวจสอบบุคลากร ผู้ตรวจสอบต้องมีความรู้และคุณสมบัติในระดับหนึ่ง

ดำเนินการตรวจสอบบุคลากรอาจเป็นพนักงานของบริษัทเฉพาะทาง หรืออาจเป็นบุคคลจากบุคลากรในองค์กรที่มีระดับการศึกษาและความสามารถเพียงพอ ส่วนใหญ่มักเป็นหัวหน้าแผนก นักบัญชี และผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงอื่นๆ และนี่คือภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกต่อหน้าหัวหน้าองค์กร: อะไรจะดีไปกว่าการจ้างองค์กรเฉพาะทางหรือทำการตรวจสอบด้วยตนเอง? คำตอบสำหรับคำถามนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น:

• ค่าใช้จ่ายของบุคลากรคุณภาพสูงที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบบุคลากรและค่าบริการของบริษัทตรวจสอบ
• จำนวนข้อมูลที่ต้องมีการประมวลผลและข้อกำหนดที่อนุญาตสำหรับการประมวลผล

เชื่อกันโดยทั่วไปว่าการตรวจสอบบุคลากรที่ดำเนินการโดยพนักงานในองค์กรนั้นถูกกว่า ซึ่งไม่เป็นความจริงเสมอไป การมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญภายนอกมักจะให้ผลกำไรมากขึ้นหากจำเป็นต้องทำการตรวจสอบในองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งมีปริมาณข้อมูลมาก บริษัทที่ให้บริการตรวจสอบจะมีประสบการณ์มากกว่า พนักงานก็มีคุณสมบัติมากกว่า อย่างน้อยก็ในด้านการตรวจสอบบุคลากร จากนั้นการตรวจสอบจะมีต้นทุนน้อยลงและดีขึ้น และใช้เวลาน้อยลง

ตรวจสอบทรัพยากรบุคคลด้วยตัวเอง วิธีปฏิบัติ

หากหัวหน้าองค์กรยังคงตัดสินใจที่จะดำเนินการตรวจสอบโดยได้รับความช่วยเหลือจากพนักงานของเขาเขาต้องการทราบคุณสมบัติบางอย่าง โดยปกติเป้าหมายของการตรวจสอบบุคลากรในกรณีนี้คือเพื่อศึกษางานที่ไม่ใช่ขององค์กรโดยรวม แต่สำหรับแผนกแยกต่างหากบางส่วน ในขณะที่จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลเป็นความลับในระดับสูงสุด

เริ่มด้วย ผู้จัดการจะต้องสร้างคณะทำงาน โดยปกติจะมี 4-5 คน และกำหนดบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการตรวจสอบและจัดทำรายงานการตรวจสอบ ขั้นตอนการเตรียมและการปฏิบัติทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้ของการตรวจสอบบุคลากร:

1. กำลังพัฒนาแผนปฏิบัติการ
2. การกำหนดขนาดตัวอย่าง: จำนวนพนักงานที่สัมภาษณ์ ปริมาณและประเภทของเอกสารที่ตรวจสอบ ยิ่งตัวอย่างมีขนาดใหญ่ ผลลัพธ์ก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น แต่กระบวนการตรวจสอบก็จะใช้เวลานานขึ้น
3. การพัฒนาแบบฟอร์มแบบสอบถาม การเตรียมคำถาม
4. ตรวจสอบเอกสารของฝ่ายบุคคลและเอกสารในพื้นที่ที่กำลังตรวจสอบ
5. แบบสำรวจและสอบถามพนักงานในองค์กร
6. วิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวม รวมถึงการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และโปรแกรมพิเศษ
7. ร่างรายงานการตรวจสอบตามข้อมูลที่ได้รับระหว่างการตรวจสอบซึ่งผู้รับผิดชอบการดำเนินการตรวจสอบบุคลากรในองค์กรแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสถานะของบุคลากรคุณสมบัติและความพึงพอใจในการทำงาน เงื่อนไข

รายงานการตรวจสอบจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมแนบหลักฐานเป็นรายงานผลงาน ทุกหน้าของรายงานต้องมีหมายเลขและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ โดยทั่วไป ใดๆหรือไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดในการสรุปรวมทั้งการดำเนินการเนื่องจากวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบบุคลากรคือการได้รับข้อมูลสำหรับผู้ใช้ภายในดังนั้นข้อมูลที่ได้รับจากการตรวจสอบดังกล่าวจะไม่ถูกเผยแพร่ที่ใด และส่วนใหญ่มักจะเป็นความลับอย่างเคร่งครัดและการเปิดเผยข้อมูลนั้นไม่สามารถยอมรับได้ นอกจากนี้ ต้องมีการรักษาความลับของข้อมูลทั้งในขั้นตอนการวางแผนและผลการตรวจสอบ เป็นที่พึงประสงค์ว่าพนักงานขององค์กรไม่ทราบเกี่ยวกับการตรวจสอบที่จะเกิดขึ้น วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการสมรู้ร่วมคิดระหว่างกัน ซึ่งหมายความว่าจะช่วยให้เพิ่มความเที่ยงธรรมและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ได้รับ

วิธีการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล

วิธีการตรวจสอบ HR ก็ไม่ต่างจากวิธีการตรวจสอบทางบัญชี จะได้รับเฉพาะข้อมูลที่มีลักษณะและวัตถุประสงค์ต่างกันเท่านั้น ส่วนใหญ่ใช้แบบสอบถามและรายการคำถามในรูปแบบที่เตรียมไว้ล่วงหน้า ข้อมูลที่ได้รับระหว่างการตรวจสอบเกี่ยวกับพนักงานในองค์กรจะถูกนำไปเปรียบเทียบกับข้อกำหนดพื้นฐานที่กำหนดไว้ในคู่มือเฉพาะทาง รายละเอียดงาน และมาตรฐานคุณภาพงาน

ข้อมูลที่ได้รับระหว่างการตรวจสอบในรูปแบบแบบสอบถามและบันทึกคำตอบสำหรับคำถามและเอกสารอื่น ๆ ที่ได้รับระหว่างการตรวจสอบจะถูกรวบรวม จัดเรียง และเปรียบเทียบตามเวลาและสถานที่ที่ทำการตรวจสอบบุคลากร รายงานที่รวบรวมบนพื้นฐานของผลการตรวจสอบควรมีเอกสารที่สำคัญที่สุดหากไม่ใช่ทั้งหมด

งานอะไรแก้ได้การตรวจสอบบุคลากร

การตรวจสอบระบบบุคลากรช่วยให้ประเมินศักยภาพของบริษัทและคุณสมบัติของพนักงานได้ดียิ่งขึ้น ทำให้สามารถระบุพนักงานที่มีค่าที่สุดในทีมงานและจัดหางานและค่าจ้างที่สอดคล้องกับระดับของพวกเขามากขึ้น

จากประสบการณ์ที่แสดงให้เห็น ผู้จัดการในการเลี้ยงดูผู้ที่ทำงานในองค์กรอยู่แล้วให้ก้าวหน้าในสายอาชีพนั้นได้กำไรมากกว่าการจ้างคนใหม่ ด้านหนึ่งสิ่งนี้จะเพิ่มผลตอบแทนให้กับพนักงานคนอื่น ๆ เนื่องจากพวกเขาจะมองเห็นโอกาสทางอาชีพ ในทางกลับกัน พนักงานใหม่อาจไม่หยั่งรากลึกในทีม ซึ่งจะทำให้อัตราการลาออกของพนักงานเพิ่มขึ้น ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อการปฏิบัติงานของ องค์กร การหมุนเวียนพนักงานอาจเป็นผลมาจากนโยบายด้านบุคลากรที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากความซับซ้อนของงานหรือระดับความรับผิดชอบและระดับการชำระเงินไม่ตรงกัน เปิดเผยได้เฉพาะการตรวจสอบงานของบุคลากร

การตรวจสอบดังกล่าวไม่เพียงแต่ช่วยระบุพนักงานที่มีค่าที่สุดหรือกำจัดคนที่มีค่าน้อยที่สุดเท่านั้น แต่ยังช่วยแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการที่องค์กรแรงงานดำเนินการอย่างไม่ถูกต้องในองค์กร. ตัวอย่างเช่น ในระหว่างการตรวจสอบในโรงงานแห่งหนึ่ง พบว่าเนื่องจากการจัดวางวัสดุที่ไม่เหมาะสม คนงานใช้เวลาถึงสองชั่วโมงต่อวันในการจัดส่งพวกเขาไปยังไซต์แปรรูป เนื่องจากพวกเขาถูกเก็บไว้ในโกดังที่อยู่ห่างไกล ส่งผลให้เสียเวลาและความพยายามไปเปล่าๆ คนงานเหนื่อยเร็วขึ้นและเสียสมาธิ ซึ่งส่งผลต่อคุณภาพและปริมาณของผลิตภัณฑ์ หากไม่มีการตรวจสอบบุคลากร ระบบนี้จะผิดพลาดการผลิตจะไม่ได้รับการแก้ไข ซึ่งหมายความว่าทรัพยากรจะสูญเปล่า

ความรับผิดชอบของผู้ตรวจสอบบัญชี

ผู้สอบบัญชีต้องรับผิดชอบต่อความคิดเห็นของตนตามที่แสดงในรายงานของผู้ตรวจสอบบัญชีเท่านั้น ในท้ายที่สุด การตัดสินใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงบุคลากรจะทำโดยหัวหน้าองค์กร และงานของผู้ตรวจสอบเป็นเพียงการบอกเขาเกี่ยวกับสถานะของบุคลากรขององค์กร ระดับของคุณสมบัติของพวกเขา ไม่ว่าจะมีการละเมิดหรือไม่ ด้านกฎหมาย วินัยแรงงาน มาตรการด้านความปลอดภัย ไม่ว่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงจริงๆ ระบุปัจจัยที่ส่งผลทางลบหรือเชิงบวกต่อการทำงานของพนักงานและการใช้เวลาทำงานอย่างมีเหตุมีผล

ด้วยเหตุนี้ ผู้ตรวจสอบบัญชีจึงจัดทำรายงานการตรวจสอบซึ่งเขาระบุว่า:

• กิจกรรมที่จัด;
• ทำงานไปเท่าไหร่;
• เขาพบปัญหาและความเสี่ยงอะไรในการทำงาน;
• สิ่งที่ต้องทำเพื่อแก้ไขสถานการณ์หากสถานะของบุคลากรหรือนโยบายด้านบุคลากรเป็นลบ
• ผลที่ตามมาหากการละเมิดไม่ได้รับการแก้ไข

ในตัวเอง การตรวจสอบไม่ได้แก้ปัญหาการเลือกบุคลากรที่ไม่เหมาะสมหรือการกระทำที่ไม่ถูกต้องของพนักงานในองค์กร การละเมิดกฎความปลอดภัย หรือการไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำและข้อบังคับทางเทคนิค วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบบุคลากรคือเพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบบุคลากรที่มีอยู่ในองค์กร และให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการกำจัดข้อบกพร่องและปรับปรุงระบบนี้ ผู้สอบบัญชีไม่ความรับผิดชอบต่อนโยบายด้านบุคลากรและการตัดสินใจที่ผู้จัดการจะทำตามผลการตรวจสอบ

จะจ้างผู้ตรวจสอบเพื่อตรวจบุคลากรได้ที่ไหนและอย่างไร

บริการประเภทนี้ส่วนใหญ่ให้บริการโดยบริษัทที่ปรึกษาและบริษัทจัดหางานที่เชี่ยวชาญในการให้คำปรึกษาและสรรหาบุคลากรสำหรับองค์กรอื่นๆ มีองค์กรดังกล่าวในเกือบทุกเมืองใหญ่ พวกเขามักจะโฆษณาบริการของตนในหนังสือพิมพ์และนิตยสารโฆษณาท้องถิ่นหรือบนผนังโฆษณาพิเศษบนอินเทอร์เน็ต บางคนมีเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของบริษัท

เมื่อจ้าง จะมีการร่างข้อตกลงระหว่างองค์กรกับบริษัทที่ให้บริการตรวจสอบบุคลากร ซึ่งควรระบุสิทธิ์และภาระผูกพันของคู่สัญญาและชำระค่าบริการ โดยปกติ คู่สัญญาจะประชุมกันหลายครั้งก่อนที่จะร่างสัญญา พูดคุยถึงความแตกต่างและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น จะมีกิจกรรมอะไรบ้าง มีการเจรจาแผนงานโดยประมาณ (บริษัทที่ปรึกษาอาจยื่นหนังสือชี้ชวนสำหรับแผนการตรวจสอบ HR)

ข้อได้เปรียบหลักของการมีส่วนร่วมกับองค์กรเฉพาะด้านบุคคลที่สามเพื่อจัดระเบียบการตรวจสอบบุคลากรคือความเป็นอิสระของการตรวจสอบ หากพนักงานขององค์กรไม่ทางใดก็ทางหนึ่งขึ้นอยู่กับทั้งผู้จัดการและพนักงาน ผู้ตรวจสอบภายนอกก็เกือบจะเป็นอิสระอย่างสมบูรณ์ ความคิดเห็นของเขาขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงที่สังเกตเท่านั้น

การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายและประหยัดที่สุดในการตรวจสอบระบบบุคลากรขององค์กรและกำหนดศักยภาพทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ขององค์กร วิธีการตรวจสอบนี้เป็นส่วนสำคัญของการบัญชีการจัดการของบริษัท และควรดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ โดยไม่คำนึงถึงผลลัพธ์ทางการเงินของกิจกรรมของบริษัท