การจ่ายค่าเดินทาง: สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้?

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การชำระค่าใช้จ่ายในการเดินทางไม่ได้เป็นเพียงโอกาสในการเดินทางด้วยค่าใช้จ่ายของบริษัทเท่านั้น แต่ยังเป็นความรับผิดชอบที่กำหนดข้อจำกัดหลายประการเกี่ยวกับเสรีภาพในการเคลื่อนไหวในส่วนของพนักงาน บางคนเชื่อว่าการเดินทางฟรีและการทำงานขั้นต่ำเป็นสิ่งที่ต้องต่อสู้ดิ้นรนเมื่อนายจ้างมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับงานนอกเมืองหรือประเทศ เจ๋งแค่ไหน: คุณสามารถผ่อนคลายและรู้สึกเบื่อเล็กน้อยในการประชุม อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกสิ่งอย่างที่เห็นในแวบแรก

การเดินทางเพื่อธุรกิจถือเป็นอะไรได้บ้าง

ตามมาตรา 167 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย การเดินทางเพื่อธุรกิจเป็นการเดินทางตามระยะเวลาที่กำหนดโดยนายจ้างต้องเสียค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติหน้าที่ราชการนอก "กำแพง" ของสำนักงาน ข้อกำหนดเบื้องต้นคือการข้ามพรมแดนของประเทศนั่นคือการเดินทางไปยังเมืองอื่นไม่ใช่การเดินทางเพื่อธุรกิจ ในกรณีนี้ วันออกเดินทางและวันเดินทางถึงจะถูกนำมาพิจารณาเป็นข้อบังคับสำหรับการรวมในช่วงเวลาของการเดินทางนี้ พนักงานถูกทิ้งไว้กับสำนักงานแต่ตารางการทำงานนอกประเทศไม่ได้กำหนดโดยบริษัทส่ง

นอกจากนี้ยังได้รับอนุญาตให้พิจารณาการเดินทางเพื่อธุรกิจในกรณีพิเศษการเดินทางเหล่านั้นที่ต้องเดินทางไปเมืองใกล้เคียง กฎนี้ใช้กับตำแหน่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับความต้องการข้ามพรมแดนอย่างต่อเนื่อง เช่น คนขับรถแท็กซี่ เขาสามารถเดินทางออกนอกเมืองได้ทุกวัน แต่เวลาที่ใช้บนถนนที่นั่นไม่ถือเป็นการเดินทางเพื่อธุรกิจ สถานการณ์จะแตกต่างไปจากเจ้าหน้าที่ที่ทำงานในสำนักงาน และบางครั้งพวกเขาจำเป็นต้องเดินทางไปยังเมืองอื่นเพื่อพัฒนาทักษะและเรียนหลักสูตรต่างๆ นายจ้างเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด เนื่องจากอยู่ในความสามารถของเขา และสิทธิของพนักงานในการปฏิเสธการทดสอบและการศึกษาจะยังคงอยู่

ความแตกต่างในการเดินทางเพิ่มเติม

การเดินทางไปต่างประเทศมีข้อยกเว้นบางประการ ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับต้นทุนเวลาและเวลา สมมติว่ามีการส่งพนักงานไปต่างประเทศ ซึ่งเขาต้องอยู่เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์เพื่อจะได้มีเวลาไปเยี่ยมชมนิทรรศการหรือทำความคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์ใหม่ของซัพพลายเออร์ เที่ยวบินล่าช้าและพนักงานถูกบังคับให้อยู่ต่างประเทศด้วยเงินของเขาเอง:

• ชำระค่าห้องพักในโรงแรม
• กิน
• ใช้ขนส่งภายในประเทศ/เมือง
• มีของใช้ที่จำเป็นในการดูแลและสุขอนามัย

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดต้องได้รับการสนับสนุนด้วยเช็คและใบเสร็จรับเงิน เพื่อที่ภายหลังกลับไปทำงานแล้ว จะต้องเสริมกำลังสนับสนุนด้านวัสดุคืนเงิน. หากเรากำลังพูดถึงการเดินทางไปเมืองอื่น ค่าเดินทางจะจ่ายเพียงบางส่วนเท่านั้น - ค่าเดินทางและอาหาร

บริษัทจ่ายไปเพื่ออะไร

บริษัทแบกรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางทั้งหมดของพนักงานหนึ่งหรือกลุ่ม ราคานี้ไม่เพียงแต่รวมค่าเดินทาง ที่พัก ตั๋ว และการเข้าชมพิพิธภัณฑ์หรือนิทรรศการบางประเภทเท่านั้น ค่าเดินทางยังรวมถึงการชำระเงินภาคบังคับ:

• ประกันสุขภาพ
• ประกันส่วนบุคคล.
• ชำระค่าสัมภาระและประกันภัย
• ประกาศจำนวนเงินที่เรียกร้อง
• เบี้ยประกันรถเช่า (ถ้าพนักงานไม่มีรถส่วนตัวหรือรถบริษัท)

วันหยุดสุดสัปดาห์ก็ถูกนำมาพิจารณาด้วย เนื่องจากบุคคลถูกบังคับให้ทำงานนอกเวลาทำการที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งให้ออก การชำระเงินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจในวันหยุดสุดสัปดาห์คำนวณแยกต่างหากและแสดงในงบการเงินเป็นค่าใช้จ่ายแบบครั้งเดียวหรือรายวัน นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้คนสามารถกินอะไรบางอย่างและเคลื่อนไหวได้ ส่วนเกินที่เหลือ (ไปโรงละคร พิพิธภัณฑ์ ร้านกาแฟ ร้านอาหาร ช้อปปิ้ง) ที่พนักงานจัดหาให้เอง

ขั้นตอนการชำระเงินค่าเดินทาง: เงินออกและคืนเมื่อใด

อันดับแรก ควรออกคำสั่งให้กับพนักงานที่ตามความเห็นของผู้บังคับบัญชา มีความสามารถในเรื่องที่จำเป็นต้องแก้ไขในต่างประเทศ สิ่งเหล่านี้จะต้องเป็นเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติตามภาระผูกพันบางประการและตรงตามเกณฑ์การคัดเลือกสำหรับตำแหน่ง กล่าวอีกนัยหนึ่งถ้าพนักงานไม่รู้จักคนต่างด้าวภาษาเจ้าหน้าที่มีหน้าที่ต้องจ่ายเงินให้เขาเป็นล่ามหากจำเป็นสำหรับการเจรจากับ บริษัท ที่เชิญ หลังจากตรวจสอบคำสั่งซื้อแล้ว พนักงานลงนามและรับคำสั่งซื้อตั๋วและเช่าโรงแรมล่วงหน้าไม่ช้ากว่า 24 ชั่วโมงก่อนออกเดินทาง

สำคัญ! ล่วงหน้าจะต้องเป็น 50% ของจำนวนเงินที่จัดสรรสำหรับการเดินทาง ต้องครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จัดเตรียมไว้ระหว่างอยู่ต่างประเทศ การชำระค่าเดินทางรายวันใช้ไม่ได้กับการสื่อสารแบบเซลลูลาร์และปริมาณการใช้อินเทอร์เน็ตบนมือถือ

ส่วนที่เหลืออีกครึ่งหนึ่งจะถูกนำไปใช้ในการคำนวณค่าใช้จ่ายที่เหลือซึ่งจะถือว่าไม่คาดฝันหรือเพิ่มเติม พนักงานให้เช็คสำหรับพวกเขาและเมื่อมาถึงบ้านเท่านั้นที่เขาสามารถนับค่าชดเชยสำหรับการสูญเสียได้ ตัวอย่างเช่น มีการจัดหาคนขับรถซึ่งให้บริการขนส่ง สำหรับเขา มีการจัดสรรค่าเดินทางแยกต่างหากสำหรับการซ่อมแซมเครื่องจักร การเปลี่ยนชิ้นส่วน วัสดุสิ้นเปลือง และการเติมเชื้อเพลิง พนักงานคนอื่นไม่สามารถขอคืนเงินค่าขนส่งได้ เนื่องจากมีการโอนและคนขับรถส่วนตัวให้

อีกกรณีหนึ่งถ้าจองตั๋วแต่เที่ยวบินล่าช้า คนงานถูกเรียกกลับอย่างเร่งด่วนและต้องซื้อตั๋วรถโดยสารด้วยเงินของเขาเอง แล้วคืนเงินค่าใช้จ่าย เมื่อไม่มีเงินเลย บริษัทจะส่งไปที่บัญชีของผู้รับด้วยวิธีที่รวดเร็วและสะดวกที่สุด

เมื่อไรจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เดินทาง

การเดินทางไปทำงานไม่ได้เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายส่วนตัวเสมอไป มีกรณีที่ฝ่ายส่งคืนเงินค่าอาหาร และพนักงานยังคงเป็น "คนดำ" สิ่งนี้ใช้กับช่วงเวลาที่เจ้าบ้านจ่ายค่าอาหารทั้งหมดภายในโรงแรมที่บุคคลนั้นพักอยู่หรือใช้เงินส่วนตัว (แขกมาถึงบ้าน / อพาร์ตเมนต์) ในเวลาเดียวกัน 50% ของค่าใช้จ่ายสำหรับอาหารของประชาชนจะถูกส่งคืนให้กับเขาโดยไม่ต้องแสดงใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้ออาหารหรืออาหารปรุงสำเร็จในร้านอาหารและร้านกาแฟ

กฎหมายกำหนดไว้ และเนื่องจากบุคคลมีสิทธิที่จะปฏิเสธอาหารที่ไม่พึงประสงค์สำหรับเขาด้วยเหตุผลด้านสุขภาพ ดังนั้นเขาจึงสามารถซื้อของบางอย่างได้ตามรสนิยมและความต้องการของเขา แต่การชำระเงินสำหรับวันเดินทางจะต้องชำระในลักษณะที่กฎหมายกำหนด บางครั้งสามารถชดใช้ค่าใช้จ่ายได้ตามข้อตกลงร่วมกันของพนักงานและเจ้านาย

การชำระเบี้ยเลี้ยงการเดินทาง: การเดินทางและการสื่อสารในวันหยุดสุดสัปดาห์

หากบุคคลถูกบังคับให้ทำกิจกรรมการทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ เช่น การสิ้นสุดสัญญาหรือการลงนาม จะต้องจ่ายค่าสื่อสารผ่านมือถือ ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดแต่คาดว่าจะได้รับคืนบางส่วนหรือทั้งหมดตามข้อตกลงร่วมกัน ในทางปฏิบัติ มักจะเกิดขึ้นที่การเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศอาจไม่เพียงแต่รวมเขตเวลาที่แตกต่างกัน แต่ยังรวมถึงวันในสัปดาห์หรือฤดูกาลด้วย

1. หากพนักงานถูกส่งไปสหรัฐอเมริกาโดยที่วันอาทิตย์ถือเป็นวันทำงาน ค่าใช้จ่ายสำหรับวันนั้นจะถูกคืนเป็นจำนวนเงิน 100% อย่างไรก็ตาม ไม่ความไว้วางใจควรถูกละเลยเพราะสิ่งนี้จะต้องได้รับการพิสูจน์
2. หากผู้เดินทางกำลังเดินทางไปแอฟริกาใต้ ฤดูกาลและการเปลี่ยนแปลงของฤดูกาลก็จะถูกนำมาพิจารณาด้วย ตัวอย่างเช่น "จากฤดูหนาวถึงฤดูใบไม้ผลิ" ที่จะบินพร้อมกับกระเป๋าเดินทางของเสื้อผ้าฤดูหนาวเป็นชุดชั้นในที่เปลี่ยนได้สำหรับฤดูร้อน การจ่ายเงินสำหรับการจัดเก็บสัมภาระจะถูกแบ่งออกครึ่งหนึ่งหากคู่สัญญาตกลงกัน: พนักงานไม่ได้ทำอะไรมากมาย - ผู้จัดการจ่ายมีส่วนเกินเนื่องจากความผิดของพนักงาน - ค่าใช้จ่าย

สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นในกรณีอื่นๆ เมื่อมีข้อขัดแย้งและประเด็นขัดแย้งเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย บางครั้งการจ่ายเงินสำหรับวันเดินทางแสดงถึงเหตุการณ์พิเศษที่เกิดขึ้นจากความผิดพลาดของบริษัท แต่ความจริงข้อนี้ควรได้รับการพิสูจน์ต่อพนักงานด้วย สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงสถานการณ์อื่นๆ ที่ส่งผลต่อการแยกภาระผูกพัน

ค่าจ้าง

เจ้านายต้องจ่ายค่าจ้างในขณะที่ลูกจ้างอยู่ต่างประเทศหรือไม่? นี่เป็นปัญหาที่ถกเถียงกันเนื่องจากพนักงานได้ทำกิจกรรมและได้รับเงินหักแล้ว ในทางกลับกัน เขาใช้เวลาว่าง ซึ่งเขาสามารถใช้กับครอบครัวหรือพักผ่อนจากการทำงาน และเขาถูกบังคับให้ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์แทน แต่ด้วยค่าใช้จ่ายในการหักค่าเดินทางเท่านั้น

เนื่องจากเบี้ยเลี้ยงการเดินทางช่วงสุดสัปดาห์เป็นเพียงบางส่วนเท่านั้น คุณควรจ่ายชั่วโมงการทำงานของพนักงาน โดยประเมินผลงานของเขาในการพัฒนาบริษัทในอัตราฐานตามสัญญาจ้างที่ลงนาม เงินเดือนต้องไม่กระทบการเดินทางเพิ่มเติม หากเป็นไปเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัท และบุคคลมีหน้าที่เติมเต็มอำนาจของเขา แต่แรงจูงใจอาจเป็นสถานการณ์ในกระจก เมื่อการทำงานล่วงเวลาในการเดินทางเพื่อธุรกิจอาจส่งผลต่อขนาดของเงินก้อน ซึ่งหมายความว่าเบี้ยเลี้ยงรายวันตามส่วนที่ 1 ของศิลปะ 168 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ถูกเพิ่มเข้าไปในอัตราเงินเดือน

เบี้ยเลี้ยงเบี้ยเลี้ยงต่อวันในโครงสร้างองค์กรที่แตกต่างกันอย่างไร

การจ่ายค่าเดินทางรายวันไม่ได้ขึ้นอยู่กับประเทศและถิ่นที่อยู่ของบุคคล ตามคำตัดสินของศาลฎีกาหมายเลข CAS 05-151 วันที่ 26.04.2015 ค่าใช้จ่ายต่อวันจะครอบคลุมเต็มจำนวนจนถึงวันที่ออกเดินทาง หากเกินจะต้องได้รับเงินคืนจากผู้บริหาร เหล่านี้คือ "ค่าใช้จ่ายกระเป๋า" ที่จำเป็นสำหรับการทำงานนอกสถานที่การจ้างงานถาวรที่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาการทำงานหรืองานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการ เป็นที่น่าสังเกตว่าเงินจ่ายจากงบประมาณทั่วไปซึ่งเป็นกองทุนของรัฐ

หากพนักงานอยู่ในองค์กรงบประมาณ ก็จะมีกองทุนแยกต่างหากจากค่าใช้จ่ายดังกล่าว เรากำลังพูดถึงกระทรวงกิจการภายใน - ด้านสังคมและการแพทย์ขององค์กรนี้จัดทำโดยรัฐอย่างเต็มที่ ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกองทุนประกันและการจัดหาพลเมืองที่ทำงานในตำแหน่งนอกภาครัฐ

ที่นี่การชำระค่าใช้จ่ายในการเดินทางในสถาบันงบประมาณขึ้นอยู่กับประเภทการจัดการและการจัดหาหน่วยของรัฐทั้งหมด เมื่อพูดถึงการรับราชการทหาร การหักเงินนั้นค่อนข้างสูงกว่าในโครงสร้างที่ไม่ใช่ของรัฐหรือบริษัทธุรกิจส่วนตัว “เพราะหน้าที่และภาระของลูกจ้างเป็นภาระของประเทศแล้วค่าใช้จ่ายประเทศจ่าย”

ภาษีการเดินทาง

กฎหมายต่อไปนี้มีผลบังคับใช้สำหรับรอบระยะเวลาการรายงานปัจจุบัน: ไม่มีขีดจำกัดขั้นต่ำและสูงสุดสำหรับองค์กร กล่าวคือ แต่ละบริษัทสามารถกำหนดวงเงินการชำระเงินของตนเองเพื่อให้พนักงานทำงานนอกที่ทำงานหนึ่งวันได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าเขาออกไปสักสองสามชั่วโมง ค่าเผื่อรายวันจะจ่ายเต็มจำนวน เนื่องจากนี่ไม่ใช่ผลประโยชน์ แต่เป็นความคุ้มครองค่าใช้จ่าย

ธุรกิจขนาดเล็กพยายาม จำกัด ตัวเองให้อยู่ที่ 700 รูเบิลต่อวันเพราะจำนวนนั้นไม่ต้องเสียภาษีตามวรรค 3 ของศิลปะ 217 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจะต้องถูกหักจากจำนวนเงินที่เป็นส่วนต่างที่เกินจากขั้นต่ำที่กำหนดไว้

สำคัญ! หากส่งพนักงานไปต่างประเทศ วงเงินปลอดภาษีคือ 2,500 รูเบิล การชำระค่าใช้จ่ายในการเดินทางในสถาบันงบประมาณดำเนินการในลักษณะเดียวกันทุกประการ

ตัวอย่างการคำนวณการหักจากการชำระเงินรายวัน

สมมุติว่านายเปตรอฟไปทำธุรกิจ 5 วัน โดย 2 วันตกลงไปในสุดสัปดาห์ เขามีสิทธิ์ได้รับ 1,000 rubles สำหรับแต่ละวันที่ใช้ในเมืองอื่นตามที่ทางการตัดสิน จาก 5,000 rubles เหล่านี้จำนวน 5700=3,500 rubles จะไม่ถูกหักภาษี ส่วนที่เหลืออีกครึ่งพันต้องเสียภาษีและชำระเบี้ยประกัน

เมื่อเดินทางไปต่างประเทศใน 5 วันเดียวกัน คนๆ นั้นจะได้รับ 3,000 rubles ต่อวัน จาก 15,000 รูเบิล จำนวน 2,500 รูเบิลยังคงอยู่ซึ่งต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและผลงาน ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องแสดงเช็คและใบเสร็จรับเงิน

ควรแสดงเอกสารอะไรบ้าง

ควรเริ่มด้วยการขนส่งทันที - หากคุณเดินทางโดยรถยนต์ส่วนตัว ฝ่ายบัญชีจะออกใบนำส่งสินค้าซึ่งจะมีการออกเช็คและใบเสร็จรับเงินสำหรับการชำระค่าน้ำมันและวัสดุสิ้นเปลืองอื่นๆ ควรเก็บบัตรโดยสารเครื่องบิน รถไฟ และรถประจำทางไว้จนกว่าคุณจะกลับบ้าน หนังสือเดินทางที่มีเครื่องหมายข้ามพรมแดนควรถ่ายสำเนาเพื่อแนบไปกับใบตราส่งสินค้า สำหรับการเดินทางในเมืองภายในประเทศ คุณต้องออกรายงานเกี่ยวกับงาน - นี่คือเอกสารที่แสดงถึงรายการบริการของภาระผูกพัน

หากพนักงานจองโรงแรมเป็นการส่วนตัว คุณควรตรวจสอบล่วงหน้าว่าพวกเขามีแบบฟอร์มหมายเลข 3-G สำหรับออกให้แขกหรือไม่ มิฉะนั้น ค่าที่พักจะเป็นค่าใช้จ่ายของพนักงาน เนื่องจากองค์กรดังกล่าวไม่ต้องการ KKM เมื่อออกบันทึกช่วยจำ (สำหรับองค์กรงบประมาณ) คุณควรแนบตั๋วเพิ่มเติมพร้อมวันที่ออกเดินทางและมาถึง การจ่ายเงินค่าเดินทางในวันหยุดสุดสัปดาห์อาจถูกบังคับหากมีการร่างพระราชบัญญัติท้องถิ่นและลงนามคำสั่งในแบบฟอร์ม T-9 เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญเหนือกฎหมายที่เป็นแนวทางของนักบัญชี ต้องพิจารณาก่อนเพื่อไม่ให้จ่ายเงินชดเชยการเดินทางมากเกินไป

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างองค์กรงบประมาณและเอกชนคือข้อกำหนดบังคับของพนักงานที่ "ผ่านความผิดพลาด" ของความเป็นผู้นำนอกประเทศ สิ่งสำคัญคือต้องทำทุกอย่างเพื่อให้พนักงานทันเวลาและระมัดระวังเสร็จสิ้นงานทั้งหมดของบริษัท บริษัทเอกชนไม่ค่อยสนใจการจ่ายเงินดังกล่าว เนื่องจากมีเอกสารเพิ่มเติมที่ต้องกรอกและต้องหักภาษี ดังนั้นตรวจสอบล่วงหน้าทุกอย่างที่จะออกและลงนามในชื่อของคุณ นอกจากนี้ ค้นหาว่าองค์กรใดนอกเมืองหรือประเทศที่ออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง บางครั้งมันค่อนข้างยากที่จะได้ตั๋วในระบบขนส่งสาธารณะเพื่อพิสูจน์ข้อเท็จจริงของการเดินทางเพื่อทำธุรกิจอย่างเป็นทางการ