2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42
เพื่อกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการให้ชัดเจน คุณต้องรู้ว่าเป็นใครกันแน่ ท้ายที่สุด ตำแหน่งนี้สามารถดูได้จากหลายมุม ที่รู้จักกัน เช่น เลขา-อ้างเป็นลูกจ้างในสำนักงาน เลขาธิการเป็นหัวหน้า (หัวหน้า) ขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง เลขาธิการแห่งรัฐในฐานะข้าราชการ เลขานุการในฐานะนักการฑูต เลขานุการของหัวหน้า เป็นลูกจ้างและทางเลือกอื่นๆ บ่อยครั้งเมื่อพูดถึงตำแหน่งนี้หมายถึงพนักงานที่ปฏิบัติงาน (การมอบหมาย) ของทั้งผู้อำนวยการองค์กรและหัวหน้าแผนกโครงสร้างรายบุคคล ปรากฎว่าหน้าที่ราชการของเลขานุการในกรณีนี้ลดลงเหลือเพียงการมอบหมายงานครั้งเดียวเพื่อแก้ไขปัญหาขององค์กรและด้านเทคนิค
สิ่งที่เลขาต้องรู้และทำ
ทุกวันเลขานุการต้องทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:
- รับข้อมูลจากลูกน้องเพื่อโอนให้ผู้จัดการ
- จัดให้มีการสื่อสารทางโทรศัพท์ของหัวหน้า ในตอนที่เขาไม่อยู่รับข้อมูลแล้วแจ้งผู้กำกับ
- รับและเก็บบันทึกข้อความทางโทรศัพท์
- สร้างเงื่อนไขสำหรับการทำงานปกติของศีรษะ: ตรวจสอบความจำเป็นในการใช้เครื่องเขียนและอุปกรณ์สำนักงาน
- ช่วยจัดประชุมและผลิตงานผลิต แจ้งวัน เวลา และสถานที่จัดงานให้ผู้เข้าร่วม รวบรวมเอกสารที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมเข้าร่วมประชุมและบันทึกรายงานการประชุม
- ทำงานออฟฟิศในองค์กร ในการดำเนินการดังกล่าว เลขานุการต้องรับ จัดระบบจดหมายโต้ตอบขาเข้า และส่งให้ฝ่ายบริหารพิจารณา จากนั้นบนพื้นฐานของวีซ่าที่กำหนด ให้โอนเอกสารไปยังนักแสดงพร้อมลายเซ็น หน้าที่ของเลขานุการยังรวมถึงการควบคุมความคืบหน้า เวลา และผลการประหารชีวิต
- พิมพ์และทำสำเนาเอกสาร
- จัดงานเลี้ยงต้อนรับหัวหน้าบริษัทและหากเป็นไปได้ ให้สร้างเงื่อนไขสำหรับการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว
ในการทำหน้าที่เลขานุการที่ดูเรียบง่าย พนักงานต้องรู้:
- องค์ประกอบทั้งหมดของการจัดการขององค์กรและแผนกโครงสร้าง
- กฎบัตร พนักงานและโครงสร้างองค์กร โปรไฟล์ โอกาสในการพัฒนาและความเชี่ยวชาญพิเศษ
- เอกสารกฎเกณฑ์สำหรับการเก็บบันทึกที่เหมาะสม;
- กฎการใช้อุปกรณ์สำนักงานและการสื่อสาร
- กฎของ VTR, OT, ความปลอดภัยจากอัคคีภัยและสุขาภิบาลอุตสาหกรรม;
- กฎขององค์การแรงงานในที่ทำงานที่ตั้ง;
- กฎเกณฑ์และกฎหมาย คำสั่ง มติ คำสั่งสำหรับการวางแผน การบัญชี และการจัดการคุณภาพของงานที่ทำ
เฉพาะทางธุรการ
หากเรากำลังพูดถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่เจาะจงและแคบกว่านี้ สถานการณ์ก็จะแตกต่างออกไปบ้าง ยกตัวอย่างเช่น หน้าที่ของเลขาฯ ตำแหน่งที่ชัดเจนกำหนดลักษณะของงานที่จะทำอย่างชัดเจน โดยปกติ แต่ละองค์กรจะมีรายละเอียดงานอยู่แล้ว ซึ่งระบุพื้นที่ของกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญด้านการเก็บบันทึกข้อมูล หากไม่มีคำสั่งดังกล่าว ให้สร้างมันขึ้นมาจะดีกว่า ในการทำเช่นนี้ คุณควรใช้คู่มือคุณสมบัติ ซึ่งมีตัวอย่างโดยประมาณ หลังจากนั้น เวอร์ชันมาตรฐานจะต้องได้รับการสรุปในส่วนที่เกี่ยวข้องกับองค์กรหนึ่งๆ โดยคำนึงถึงข้อมูลเฉพาะและคุณลักษณะภายใน โดยทั่วไป หน้าที่ของเลขาฯ ควรติดตามอย่างชัดเจน 3 ทิศทาง:
- ทำงานกับจดหมาย. แผนกต้อนรับ ประมวลผลอย่างทันสมัย และส่งทันเวลา
- เอกสารภายในที่ถูกต้อง
- การลงทะเบียน การบัญชีที่เข้มงวด และการโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บ
คุณสมบัติของผู้อ้างอิง
ในบางรัฐวิสาหกิจ ตำแหน่งดังกล่าวถูกแนะนำให้รู้จักในรัฐ ซึ่งรวมถึงหน้าที่ที่หลากหลาย: จาก “โต๊ะอ้างอิง” ไปจนถึง “ผู้ช่วยผู้อำนวยการ” ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวต้องมีความรู้ที่หลากหลายและสามารถควบคุมสถานการณ์ได้ดี หน้าที่ของเลขาฯ อ้างอิงเพิ่มขึ้นเล็กน้อยตามอำนาจที่เพิ่มขึ้น โดยทั่วไป นี่เป็นงานปกติของเลขานุการ แต่คำว่า "ผู้อ้างอิง" เป็นการเพิ่มเติมรายการมาตรฐานบางอย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ช่วยเลขานุการสามารถรับแขกได้ในบางประเด็นอย่างอิสระ การมีข้อมูลบางอย่างทำให้เขาสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ นอกจากนี้ผู้อ้างอิงยังปฏิบัติตามคำแนะนำที่รับผิดชอบของหัวหน้าเกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กร (องค์กร) บางครั้งผู้ช่วยเลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการบันทึกกำลังพล สิ่งนี้จะทำได้ก็ต่อเมื่อจำนวนงานทั้งหมดอนุญาตให้คุณทำหน้าที่เพิ่มเติมได้
