2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42
จนถึงตอนนี้ ผู้ประกอบการบางคนเชื่อว่าเจ้าหน้าที่ธุรการเป็นการเสียเงินและระบบราชการที่ไม่จำเป็น อย่างไรก็ตาม ถ้อยแถลงดังกล่าวสามารถยุติธรรมสำหรับบริษัทขนาดเล็กมากเท่านั้น ซึ่งหัวหน้ารับผิดชอบทั้งหมด อันที่จริง เจ้าหน้าที่ธุรการคือตัวเชื่อมโยงที่สำคัญในห่วงโซ่ธุรกิจ เขาเป็นคนจัดระเบียบงานขององค์กรรับผิดชอบในการสื่อสารกับโลกภายนอกสำหรับการดำเนินการตามสัญญาคำสั่งตรวจสอบการรับเงินในเวลาที่เหมาะสม
แม้ไม่มีเลขา ผู้จัดการสำนักงาน ผู้ช่วยส่วนตัวในหนึ่งวันก็แสดงให้เห็นว่าธุรกิจต้องการพนักงานธุรการมากแค่ไหน ตำแหน่งที่เรากล่าวถึงข้างต้นเป็นงานหลักของประเภทนี้ อย่างไรก็ตาม ไม่จำกัดเฉพาะกิจกรรมประเภทนี้ ใครเป็นของเจ้าหน้าที่ธุรการพร้อมกับเลขานุการ? เสมียน, พนักงานคอลเซ็นเตอร์, ผู้จัดการสำนักงาน, ผู้ช่วยส่วนตัว, เลขานุการ-นักแปล เป็นความผิดพลาดที่จะเชื่อว่าทุกคนสามารถทำงานดังกล่าวได้หลังจบหลักสูตรระยะสั้น ในการจัดกิจกรรมขององค์กรในเชิงคุณภาพ ไม่เพียงแต่คุณสมบัติส่วนบุคคลเท่านั้นที่จำเป็น เช่น การทูต ความเที่ยงธรรม การตรงต่อเวลา
เจ้าหน้าที่ธุรการคือบุคคลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญมาก ซึ่งมักจะขึ้นอยู่กับการทำงานของทั้งบริษัท ดังนั้นการทำงานในสำนักงานที่มีความสามารถ การพิมพ์ที่รวดเร็ว ความถูกต้อง ความมีมโนธรรม และทักษะในองค์กรจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น นอกจากนี้ยังต้องมีความรู้พิเศษอีกด้วย ตามหลักการแล้วบุคลากรทางธุรการคือพนักงานที่มีการศึกษาระดับอุดมศึกษาซึ่งไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง ข้อกำหนดหลักคือความสามารถในการจัดการข้อมูลและเอกสารสำคัญ
นอกจากรูปลักษณ์และมารยาทที่เรียบร้อย ผู้จัดการสำนักงานยังต้องสื่อสารกับผู้เยี่ยมชมองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะในหมู่พวกเขาจะมีพันธมิตรและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า บางครั้งผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวยังได้รับความไว้วางใจให้ส่งเสริมสินค้าหรือบริการของบริษัทอีกด้วย ไม่ว่าในกรณีใดเขาเป็นคนที่ประสานงานบริการทั้งหมดและสื่อสารกับหัวหน้า เขามีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามตารางการทำงาน สำหรับกำหนดการประชุมและการเจรจา ผู้ช่วยส่วนตัวช่วยผู้จัดการในการจัดทริปธุรกิจทั่วประเทศและต่างประเทศ ผู้ประกอบการพยายามเลือกตำแหน่งนี้ให้เป็นผู้ที่มีความรู้ภาษาต่างประเทศ มารยาททางธุรกิจ มีความสามารถและตรงต่อเวลา ตามกฎแล้วผู้หญิงทำงานเป็นเลขานุการและผู้ช่วย แต่ตรงกันข้ามกับตามความเชื่อที่นิยมไม่ใช่สาว แต่ผู้หญิงที่มีการศึกษาอายุมากกว่า 25 ปี แต่ผู้จัดการสำนักงานสามารถเป็นผู้ชายได้ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม ข้อได้เปรียบเพิ่มเติมจะไม่เพียง แต่ประสบการณ์การทำงาน แต่ยังรวมถึงความรู้ระดับมืออาชีพในด้านการจัดการเอกสาร น่าแปลกใจ แต่ด้วยจำนวนผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถและมีการศึกษา ผู้สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยรุ่นเยาว์ จึงไม่ง่ายที่จะหาบุคลากรด้านการบริหารที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ท้ายที่สุด ไม่เพียงแต่ความรู้เฉพาะทางเท่านั้นที่สำคัญ แต่ยังรวมถึงคุณสมบัติส่วนบุคคลด้วย: ไม่ขัดแย้ง, เป็นกลาง, ความสามารถในการเชื่อฟังและเป็นผู้นำ, ทักษะในองค์กร
