จัดทำรายงานล่วงหน้าอย่างไร? รูปแบบและกฎ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

รายงานค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารหลักในเวิร์กโฟลว์การบัญชี วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อยืนยันจำนวนเงินที่ใช้โดยผู้รับผิดชอบ

แบบฟอร์มทวิภาคีรวมหมายเลข AO-1 - แบบฟอร์มเดียวสำหรับแต่ละนิติบุคคลของรูปแบบการเป็นเจ้าของใดๆ ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือพนักงานของรัฐที่ใช้แบบฟอร์มพิเศษ “0504049” ตั้งแต่ปี 2545

รายงานค่าใช้จ่ายเป็นความรับผิดชอบของพนักงานทุกคนที่ได้รับเงินทุนสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือซื้อวัสดุหรือผลิตภัณฑ์ใดๆ (เช่น อุปกรณ์สำนักงานหรืออาหาร)

รายงานค่าใช้จ่ายของผู้เดินทาง

วิธีการจัดทำรายงานล่วงหน้าอย่างถูกต้องหากองค์กรส่งพนักงานไปปฏิบัติงานในเมืองอื่น

การเดินทางเพื่อธุรกิจคือการเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ของบริษัท ไม่เคยไม่มีรายจ่ายซึ่งมีค่าชดเชยให้ลูกจ้างตามปัจจุบันกฎหมาย

ค่าเดินทางรวม:

• ไปกลับก็ต่อเมื่อคนงานมีตั๋ว
• บ้านเช่า (ต้องมีเช็คหรือใบเสร็จรับเงิน)
• ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมรวมอยู่ในต่อวัน
• โทรศัพท์ ไปรษณีย์ แลกเปลี่ยนเงินตรา ค่าเปลี่ยนเครื่องและค่าคอมมิชชัน ตั๋วสัมภาระและกิจกรรมอื่น ๆ โดยที่วัตถุประสงค์หลักของการเดินทางจะไม่สำเร็จ

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดข้างต้นต้องจัดทำเป็นเอกสาร ถ้าเราพูดถึงเบี้ยเลี้ยงรายวัน ขนาดของพวกเขามักจะถูกระบุในลำดับหรือในตำแหน่งในการเดินทางเพื่อธุรกิจที่ออกโดยแต่ละองค์กร จำนวนเงินอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานที่ที่พนักงานไป: ภายในภูมิภาค ไปยังเรื่องอื่นของสหพันธรัฐรัสเซียหรือต่างประเทศ

กฎหมายไม่ได้กำหนดวงเงินสูงสุดรายวัน แต่ถ้ามูลค่าของพวกเขาภายในประเทศเกิน 700 รูเบิลและนอก - 2,500 รูเบิลพวกเขาควรถูกภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ปัญหาเกี่ยวกับการจัดทำรายงานล่วงหน้าอย่างถูกต้องหลังจากกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจไม่ควรเกิดขึ้น กำหนดส่งเอกสาร - ไม่เกินสามวันนับจากวันที่มาถึง หากจำนวนเงินที่รับผิดชอบไม่ได้ใช้เต็มจำนวนจะต้องส่งคืนส่วนต่างให้กับแคชเชียร์โดยใช้คำสั่งเงินสดที่เข้ามาและหากตรงกันข้ามมีการเกินพนักงานจะได้รับการชดเชยทุกอย่างโดยใช้เงินสดที่จ่ายออกไป สั่งซื้อ

ผลที่ตามมาของการรายงานล่วงหน้าที่ไม่ถูกต้องคืออะไร

จัดทำรายงานล่วงหน้าอย่างถูกต้องเกี่ยวกับพนักงานต้องเดินทางไปทำธุรกิจภายในสามวัน มิฉะนั้น หน่วยงานกำกับดูแลอาจพิจารณาจำนวนนี้เป็นรายได้ ซึ่งจะต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและเบี้ยประกัน

อย่างไรก็ตาม การนำกฎหมายฉบับที่ 290-FZ เวอร์ชันใหม่ ลงวันที่ 3 กรกฎาคม 2016 ได้แนะนำการปรับเปลี่ยนบางอย่าง ตัวอย่างเช่น การปรับอย่างร้ายแรงสำหรับการตรวจสอบที่ไม่เหมาะสม นอกจากนี้ยังมีแผนที่จะเริ่มใช้บัตรธนาคารพิเศษที่เป็นไปตามมาตรฐานสากล Visa และ MasterCard เพื่อชำระค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

กฎทั่วไป

จัดทำรายงานล่วงหน้าอย่างไร? คุณเพียงแค่ต้องปฏิบัติตามแต่ละประเด็นต่อไปนี้:

1. ต้องจัดทำรายงานไม่เกินสามวันทำการนับจากนี้:

• ระยะเวลาที่ระบุโดยพนักงานในใบสมัครสำหรับการออกกองทุนได้หมดอายุแล้ว
• พนักงานไปทำงานหากหมดระยะเวลาที่ออกเงินในวันหยุดหรือเจ็บป่วย
• พนักงานกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ

2. ในการจัดทำรายงาน ให้ใช้แบบฟอร์มรวมหมายเลข AO-1 หรือแบบฟอร์มที่องค์กรนำไปใช้

3. พนักงานพร้อมกับนักบัญชีที่รู้วิธีการจัดทำรายงานล่วงหน้าอย่างถูกต้อง (ตัวอย่างมีให้ในโปรแกรมที่ใช้อย่างชัดเจน) ต้องกรอกเอกสาร

4. ผู้จัดการมีหน้าที่อนุมัติรายงานการรายงาน

5. เอกสารล่วงหน้าใด ๆ จะต้องมาพร้อมกับเช็ค, ใบแจ้งหนี้,ตั๋วและเอกสารอื่น ๆ ที่ยืนยันว่าบุคคลนั้นใช้เงินที่รับผิดชอบจริง

การสั่งเติม

จัดทำรายงานล่วงหน้าอย่างไร

ส่วนแรกหรือส่วนหน้าต้องกรอกโดยนักบัญชี เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยไม่ระบุรายละเอียดของเอกสาร (หมายเลขและวันที่), ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรและบุคคลที่รับผิดชอบ, จำนวนเงินที่จ่ายล่วงหน้าที่ออก, ข้อมูลสรุป: เงินทุนที่ใช้ไปและบัญชีทางบัญชีบนพื้นฐานของสิ่งที่สามารถทำได้ ตัดสินการเคลื่อนไหวและการตัดจำหน่าย นอกจากนี้ ควรระบุการเบิกจ่ายเกินหรือขอคืนเงินล่วงหน้าที่ไม่ได้ใช้ที่นี่

ส่วนที่สองเป็นใบเสร็จรับเงินที่ระบุว่ารายงานล่วงหน้าได้รับการยอมรับสำหรับการตรวจสอบแล้ว กรอกเสร็จแล้วนักบัญชีต้องตัดทิ้งให้พนักงานที่รับผิดชอบ

ส่วนที่สาม (ด้านหลังของแบบฟอร์ม AO-1) ต้องกรอกรวมกัน งานของพนักงานที่รับผิดชอบคือการสะท้อนรายละเอียดและแนบใบเสร็จรับเงินที่ดำเนินการอย่างถูกต้องแต่ละรายการสำหรับรายงานล่วงหน้า นักบัญชีจะต้องกรอกจำนวนเงินและบัญชีซึ่งจะสะท้อนถึงเงินที่ใช้ไป

เอกสารต้องลงนามโดยพนักงาน นักบัญชี และหัวหน้าฝ่ายบัญชี หลังจากนั้นหัวหน้าสามารถอนุมัติได้

ใช้จ่ายเกินสมควร

จะยื่นรายงานค่าใช้จ่ายเกินได้อย่างไร? ก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเหตุผล:

• รายจ่ายสูงขึ้นการจัดสรรต้องทำงานให้เสร็จในนามของเจ้าหน้าที่
• พนักงานมีเอกสารประกอบ

ถ้าไม่ตรงตามเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งข้อ จำนวนเงินจะไม่สามารถขอคืนได้

ขั้นตอนการชดเชยการใช้จ่ายเกินที่จุดชำระเงิน

กรณีใช้จ่ายเกินบัญชี นักบัญชีต้องเผชิญกับคำถามว่า จะจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายอย่างไรให้ถูกต้อง ตัวอย่างใบสำคัญแสดงสิทธิเงินสดของบัญชีหมายเลข KO-2 สามารถพบได้ง่ายบนอินเทอร์เน็ตอันกว้างใหญ่ รายละเอียดของเอกสารนี้จะต้องระบุไว้ในรายงาน - บรรทัด "การบุกรุกที่ออกโดยใบสั่งจ่ายเงินสด"

เงื่อนไขการชดเชยการใช้จ่ายเงินเกินโดยลูกจ้างไม่ได้กำหนดขึ้นตามกฎหมาย ดังนั้น หากนักบัญชีไม่ได้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งออกในรายงานล่วงหน้าในทันที จะไม่มีบทลงโทษใดๆ

เงื่อนไขการชดเชยสำหรับการใช้จ่ายเกินในบัตรเงินเดือน

ปัจจุบันเกือบทุกองค์กรโอนเงินเดือนให้พนักงานด้วยบัตรธนาคาร เป็นไปได้ไหมที่จะคืนจำนวนเงินที่ใช้จ่ายเกินตามรายงานค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานในลักษณะเดียวกัน?

กฎหมายไม่มีคำตอบที่ชัดเจน เอกสารแนะนำเพียงรูปแบบเดียวของการชดใช้จำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบเกิน - เงินสด

ธนาคารกลางของรัสเซียมีความคิดเห็นแบบเดียวกันในปี 2549 ในจดหมายฉบับที่ 36-3/2408 ในเวลาเดียวกันจดหมายของเขาลงวันที่ 24 ธันวาคม 2551 ฉบับที่ 14-27 / 513 มีข้อมูลเกี่ยวกับคำถาม: เป็นไปได้ไหมที่จะใช้บัตรธนาคารเพื่อชำระเงินจำนวนเงินที่รับผิดชอบไม่อยู่ในความสามารถของธนาคารกลาง องค์กรเครือข่ายนั้นควรจัดการกับปัญหาในกรณีนี้อย่างอิสระ และเพื่อให้หน่วยงานควบคุมไม่มีคำถามที่ไม่จำเป็น ขอแนะนำให้ใช้โต๊ะเงินสด

จะชดเชยเงินส่วนตัวของพนักงานได้อย่างไร

พนักงานขององค์กรสามารถไปซื้อสินค้าที่จำเป็น (งาน, บริการ) ด้วยค่าใช้จ่ายของตัวเอง ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องกรอกรายงานล่วงหน้า วิธีการจัดขั้นตอนข้างต้น

ใบสมัครและเอกสารยืนยันการซื้อ (ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด เอกสารการเดินทาง ฯลฯ) ก็เพียงพอแล้ว

ออกรายงานล่วงหน้าใน 1С

นักบัญชีทุกคนควรคุ้นเคยกับเอกสารเช่นรายงานค่าใช้จ่าย วิธีการจัดเรียงใน 1C? ตำแหน่งของเอกสารในโปรแกรมคือส่วน "ธนาคารและโต๊ะเงินสด"

ในหน้าต่างที่สร้างขึ้น ก่อนอื่นคุณต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรและบุคคลที่รับผิดชอบ ปุ่ม "เพิ่ม" จะทำให้มีตารางที่คุณต้องแสดงข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเงินทุนที่ออก

การชำระล่วงหน้ามีสามประเภท:

• เอกสารเงิน. โดยพิจารณาจากตั๋วเครื่องบินและรถไฟ บัตรกำนัล แสตมป์ ฯลฯ
• เงินสด. วัตถุประสงค์หลักของเอกสารคือการตัดเงินสด
• บัญชีชำระเงิน. เอกสารเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อพิจารณาการตัดจำหน่ายจำนวนเงินที่ไม่ใช่เงินสดจากการชำระบัญชีบัญชีบริษัท

ในการสร้างข้อมูลการถอนเงินสด คุณต้องเริ่มต้นด้วยการสร้างคำสั่งเงินสดที่ส่งออกใหม่ หลังจากกรอกเอกสารแล้วควรพิมพ์และส่งมอบเอกสารให้กับผู้รับผิดชอบเพื่อให้คนหลังกรอกบรรทัดการรับเงินและสัญญาณ จากนั้นคุณสามารถบันทึกและโพสต์เอกสารได้

ในส่วนตารางของใบเสร็จรับเงิน ควรระบุข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและวัสดุที่ซื้อโดยผู้รับผิดชอบ หากการซื้อสินค้ามาพร้อมกับการออกใบแจ้งหนี้ ก็จำเป็นต้องติดธง SF เลือกซัพพลายเออร์และกรอกรายละเอียดของเขา

ส่วน "บรรจุภัณฑ์ที่ส่งคืนได้" ต้องกรอกข้อมูลเกี่ยวกับบรรจุภัณฑ์ที่ซัพพลายเออร์รอการส่งคืน

ส่วน "การชำระเงิน" จะบันทึกจำนวนเงินที่จ่ายให้กับซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าที่ซื้อก่อนหน้านี้ การชำระเงินล่วงหน้าจะแสดงในการผ่านรายการ D 60.02 K 71.01.

แท็บ “อื่นๆ” ออกแบบมาเพื่อบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายอื่นๆ ของผู้รับผิดชอบ (การเดินทางเพื่อธุรกิจ ค่าเดินทาง ค่าเชื้อเพลิง ฯลฯ)