รายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงานที่มีฟังก์ชั่นเลขานุการ: คุณสมบัติและข้อกำหนด

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ถึงแม้จะเป็นพนักงานเล็กๆ ที่มีแต่หัวหน้าบริษัทและพนักงานของเขา จำเป็นต้องมีพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งจะเป็นกองกำลังจัดระเบียบที่สามารถกำกับและควบคุมกระบวนการทำงาน - นี่คือแนวคิดที่กำหนดข้อความ ของลักษณะงานของผู้จัดการสำนักงาน

ตำแหน่งนี้ต้องการให้ผู้สมัครมีทักษะเฉพาะและการศึกษาที่เกี่ยวข้องตลอดจนความสามารถในการโต้ตอบกับผู้คน อย่างไรก็ตาม รายการข้อกำหนดไม่ได้จำกัดอยู่แค่นี้

รายละเอียดงาน

อยู่ในขั้นตอนของการสมัครงานแล้ว ผู้สมัครสามารถทำความคุ้นเคยกับพระราชบัญญัติเชิงบรรทัดฐานที่ควบคุมสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบของเขาในบริษัท เอกสารดังกล่าวเรียกว่ารายละเอียดงาน ประกอบด้วยห้าส่วนหลัก:

1. บทบัญญัติทั่วไป ประกอบด้วยข้อมูลองค์กรทั้งหมด: ชื่อองค์กร ตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง และหน่วยโครงสร้างที่เป็นเจ้าของ นอกจากนี้ยังระบุถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชา ขั้นตอนการกรอกตำแหน่งและการเลิกจ้าง ตลอดจนข้อกำหนดสำหรับการศึกษาและคุณสมบัติ
2. ความรับผิดชอบ. ส่วนนี้แสดงรายการความรับผิดชอบของพนักงาน และวิธีการนำไปใช้
3. สิทธิ์ของพนักงาน กล่าวคือ โอกาสเพิ่มเติมทั้งหมดที่ช่วยให้ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ความรับผิดชอบ. ตามส่วนนี้ ฝ่ายบริหารจะตัดสินใจเกี่ยวกับการประเมินประสิทธิภาพ การเลื่อนขั้น หรือบทลงโทษ
5. ความสัมพันธ์. ส่วนนี้ควบคุมการสื่อสารทั้งหมดกับหน่วยงานภายนอกและภายในที่พนักงานอาจมีในระหว่างการปฏิบัติหน้าที่

หลักการร่างรายละเอียดงาน

หลักเกณฑ์ในการจัดทำเอกสารดังกล่าวคือ Qualification Directory สำหรับตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่นๆ (1998) ในระหว่างการพัฒนา ได้ให้ความสนใจอย่างมากกับรายละเอียดของตำแหน่งและเงื่อนไขเพื่อให้พนักงานปฏิบัติตามหน้าที่ของตน ข้อมูลเฉพาะของงานจะรวมอยู่ในชื่อเอกสาร เช่น "รายละเอียดงานของเลขานุการ" (ผู้จัดการสำนักงานหรือหัวหน้าฝ่ายบัญชี)

นอกจากนี้ หากมีสองตำแหน่งที่มีชื่อเหมือนกันแต่งานต่างกัน ก็ควรเตรียมเอกสารที่แตกต่างกันเพื่อสะท้อนความแตกต่างเหล่านี้ ลักษณะงานของผู้จัดการสำนักงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมีความแตกต่างจากระเบียบข้อบังคับเดียวกันสำหรับเลขานุการ

ข้อกำหนดสำหรับผู้จัดการสำนักงาน

ผู้สมัครตำแหน่งไม่ทางใดก็ทางหนึ่งจะต้องจัดการคน นี่อาจเป็นแค่คนสองสามคนในบริษัทขนาดเล็กหรือเจ้าหน้าที่ธุรการทั้งหมดในองค์กรขนาดใหญ่ โดยธรรมชาติแล้วผู้สมัครจะต้องเป็นผู้ใช้พีซีที่มีความมั่นใจและสามารถทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ (สแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์หรือแฟกซ์) ผู้จัดการสำนักงานมักจะเป็นตัวแทนของบริษัท ดังนั้นคำพูดที่ดีและความสามารถในการเขียนจดหมายธุรกิจจึงเป็นข้อกำหนดเบื้องต้น บ่อยครั้งที่บริษัทต้องการให้พนักงานดังกล่าวรู้พื้นฐานของการทำงานในสำนักงานและกฎหมายแรงงาน ความรู้ภาษาต่างประเทศอย่างน้อยหนึ่งภาษายังคงเป็นทักษะที่พึงประสงค์ แต่เมื่อสมัครในองค์กรขนาดใหญ่ นี่เป็นหนึ่งในข้อกำหนดบังคับแล้ว

ในบางกรณี ผู้จัดการสำนักงานต้องรวมหน้าที่ของเขากับการทำงานของพนักงานคนอื่นๆ สิ่งนี้นำไปสู่การเพิ่มทักษะที่จำเป็น ดังนั้นผู้จัดการสำนักงานที่ทำหน้าที่เป็นนักบัญชีต้องมีการศึกษาที่เหมาะสมและเป็นเจ้าของโปรแกรมพิเศษ

ความรับผิดชอบหลัก

ลักษณะงานทั่วไปของผู้จัดการสำนักงานที่มีหน้าที่เลขานุการมีรายการต่อไปนี้:

• จัดการจดหมายทั้งขาเข้าและขาออก; การแจกจ่ายซ้ำภายในบริษัท
• ควบคุมระยะเวลาของการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญาและข้อตกลง
• โทรออกและรับสายเรียกเข้า
• ทำงานกับลูกค้าและตัวแทนของบริษัทพันธมิตร;
• ตรวจสอบความพร้อมของเครื่องเขียนที่จำเป็น
• บำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงานให้อยู่ในสภาพใช้งานได้ พร้อมโทรแจ้งผู้เชี่ยวชาญกรณีรถเสีย
• กระจายเวลาภายในตารางงาน (บางส่วนเคสและสำหรับหัวหน้า);
• การจัดงานที่จำเป็น (การประชุม สัมมนา การเดินทางเพื่อธุรกิจ งานเลี้ยงบริษัท);
• นาทีของการประชุม;
• กำลังอัปเดตและเพิ่มเนื้อหาใหม่ให้กับเว็บไซต์ของบริษัท

รายการนี้รวมเฉพาะข้อกำหนดพื้นฐานเท่านั้น สามารถเพิ่มรายการอื่น ๆ ตามข้อกำหนดเฉพาะของสัญญาจ้างที่สรุปได้ รายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงานที่มีหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เช่น สั่งให้พนักงานดูแลและจัดเตรียมเอกสารการรายงานทั้งหมดตามกำหนดเวลา หรือให้เปลี่ยนหัวหน้าแผนกบุคคลในกรณีที่เขาไม่อยู่

ความรับผิดชอบเพิ่มเติม

นอกเหนือจากฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว รายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงานยังมีรายการหน้าที่ต่างๆ ที่อาจแตกต่างกันไปตามกิจกรรมของบริษัท ผู้จัดการสำนักงานอาจได้รับคำสั่งให้ทำงานกับเจ้าหน้าที่ธุรการ เช่น ขออนุญาตทำการค้า เปิดสาขาของบริษัทหรือบริษัทในเครือ เป็นต้น

หนึ่งในงานที่รับผิดชอบมากที่สุดคือการจัดการที่แท้จริงของบริษัทโดยที่ไม่มีกรรมการ แน่นอนว่าสิ่งนี้เป็นไปได้ก็ต่อเมื่อพนักงานได้พิสูจน์ตัวเองว่าเป็นคนที่มีความรับผิดชอบและเชื่อถือได้ซึ่งสามารถพึ่งพาได้ นอกจากนี้ รายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงานมักประกอบด้วยข้อเกี่ยวกับความจำเป็นในการออกหนังสือมอบอำนาจทั่วไป เอกสารดังกล่าวอาจจำเป็น เช่น เพื่อรับจดหมายที่มีความสำคัญสูง

ข้อกำหนดทางการ

บริษัทขนาดใหญ่มักอนุญาตให้ผู้สมัครตำแหน่งนี้ทำความคุ้นเคยกับตัวอย่างลักษณะงานของผู้จัดการสำนักงานล่วงหน้า เพื่อให้พวกเขาทราบรายการข้อกำหนดและความรับผิดชอบอย่างครบถ้วน

แต่ถึงแม้จะมีอำนาจเช่นนี้ ผู้สมัครก็ต้องเข้าใจว่าเขายังคงเป็นหนึ่งในพนักงานขององค์กรจำนวนมากมาย ในเรื่องนี้เราไม่ควรลืมสิ่งที่ไม่ได้ระบุไว้ในรายละเอียดงาน ผู้จัดการสำนักงานที่ทำหน้าที่เป็นเลขานุการจะต้องเป็นคนที่อ่อนไหวต่อเวลาเพื่อให้สามารถแจกจ่ายได้ตามความจำเป็น

งานเวิร์กโฟลว์

ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดสำหรับงานของเขาคือประสิทธิภาพ ดังนั้นผู้ดำรงตำแหน่งดังกล่าวจึงจำเป็นต้องใช้วัสดุสำนักงานอย่างประหยัด ควบคุมปริมาณการใช้ไฟฟ้า

สำหรับพนักงานคนอื่นๆ ของบริษัท ผู้จัดการสำนักงานมีความรับผิดชอบเกือบเท่าเทียมกับหัวหน้า ด้วยเหตุนี้เขาจึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพการทำงานเป็นไปตามมาตรฐานสุขอนามัยและกฎความปลอดภัยที่ยอมรับ สุดท้าย ในการปฏิบัติหน้าที่โดยตรงให้สำเร็จ ผู้จัดการสำนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารลับ ดังนั้นหนึ่งในข้อกำหนดคือการลงนามในข้อตกลงเกี่ยวกับการไม่เปิดเผยความลับทางการค้าหรือข้อมูลอื่นใดที่อาจเป็นอันตรายต่อตำแหน่งของบริษัทในตลาด

ขวาออฟฟิศ-ผู้จัดการ

แน่นอนว่าการปฏิบัติหน้าที่ดังกล่าวทำให้พนักงานได้รับสิทธิพิเศษ พวกเขายังมีการสะกดออกมาในรายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงาน สาระสำคัญบางประการ เช่น ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ เกิดขึ้นโดยตรงจากความจำเป็นในการปฏิบัติตามความรับผิดชอบในงานของตน อื่น ๆ เกี่ยวข้องกับสิทธิ์อำนาจ ดังนั้น ผู้จัดการสำนักงานจึงมีสิทธิเรียกร้องจากพนักงานที่เหลือให้แก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดจากความประมาทเลินเล่อในเอกสารการผลิต กำหนดปริมาณการให้กำลังใจ หรือใช้บทลงโทษกับคนประมาท

บ่อยครั้งที่ผู้จัดการสำนักงานเป็นตัวเชื่อมระหว่างพนักงานและผู้บริหาร ตำแหน่งนี้ทำให้เขามุ่งมั่นเพื่อสภาพการทำงานที่ดีขึ้นและนำเสนอความปรารถนาร่วมกันในการปรับปรุงคุณภาพงานของทั้งแผนกเดียวและองค์กรโดยรวม

ลักษณะงานของผู้จัดการสำนักงานฝ่ายขาย

ผู้จัดการสำนักงานเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในบริษัทขนาดใหญ่และขนาดเล็ก ดังนั้นพวกเขาต้องการทักษะพิเศษบางอย่างเพื่อเติมเต็มตำแหน่งที่ว่างดังกล่าว กรณีทั่วไปคือเมื่อผู้จัดการสำนักงานหลายคนทำงานในองค์กรเดียวกันโดยมีหน้าที่พิเศษซึ่งมีผู้บริหารระดับสูงอยู่ คำอธิบายงานโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกัน แต่แตกต่างกันในชุดฟังก์ชันเพิ่มเติม

ดังนั้น หากผู้จัดการสำนักงานทำงานในแผนกขาย ลักษณะงานของเขาอาจมีรายการเช่น:

• ค้นหาสาขาใหม่;
• ติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงสร้างของอุปสงค์
• จัดทำเอกสารรายงานยอดขายสมบูรณ์
• ทำงานกับลูกค้าโดยตรงเพื่อรับคำสั่งซื้อและดำเนินการต่อไป
• ทำงานเพื่อแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้ในกลุ่มสินค้าและการคำนวณราคาใหม่
• จัดการประชุมที่จำเป็น;
• เซ็นสัญญาจัดหาสินค้า

ข้อกำหนดเพิ่มเติมอาจเกี่ยวข้องกับสินค้าที่บริษัทนำเสนอ หากบริษัทเกี่ยวข้องกับการขายและการซื้ออสังหาริมทรัพย์ หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานอาจรวมถึงการจัดทำคู่มือข้อมูลและการดำเนินการเอกสารเฉพาะ

ความรับผิดชอบของผู้จัดการสำนักงาน

กรณีไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ เมื่อกระทำความผิด รวมทั้งการเปิดเผยความลับทางการค้า หรือการกระทำอื่นใดที่สร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์ของบริษัท ผู้จัดการสำนักงานต้องรับผิดตามบรรทัดฐานทางปกครอง ทางแพ่ง และประมวลกฎหมายอาญา หากเกิดความเสียหายทางวัตถุกับองค์กร การลงโทษจะถูกกำหนดตามข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแรงงาน