งบประมาณการจัดซื้อ: สาระสำคัญของการรวบรวม ตัวชี้วัด และการก่อตัว

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ในระหว่างการจัดทำงบประมาณ แผนการขายและการผลิตจะถูกแปลงเป็นตัวชี้วัดรายได้และค่าใช้จ่ายของหน่วยงาน เพื่อให้แต่ละแผนกสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ จำเป็นต้องซื้อวัสดุภายในแผนต้นทุน เพื่อจุดประสงค์นี้ กำลังจัดทำงบประมาณการจัดซื้อ

รูปแบบการจัดซื้อ 1

ขั้นตอนแรกคือการกำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างแผนกจัดซื้อ โดยพิจารณาจากข้อมูลเฉพาะของผลิตภัณฑ์และจำนวนซัพพลายเออร์ โดยแบ่งเป็นแผนก 2-5 คน (ซัพพลายเออร์สูงสุด 7 รายต่อผู้จัดการหนึ่งราย) แต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบต่อเวลาการส่งมอบ สถานะของหุ้น การชำระเงิน และการปฏิบัติตามสัญญา การทำงานของแผนกไม่สามารถทำได้ตามคำแนะนำของหัวหน้าเท่านั้น แผนกนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้แผนการขาย ซึ่งจัดทำขึ้นสำหรับเดือน ไตรมาส และปี มีโบนัสให้สำหรับการปฏิบัติตามแผนของเขา:

• รายได้พื้นฐาน: 40% สำหรับผู้จัดการ 60% สำหรับผู้บริหาร
• โบนัส: 50% - สำหรับผู้จัดการ, 30% - สำหรับหัวหน้า;
• พรีเมียม - 10%.

โบนัสสำหรับผู้จัดการสะสมตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพ:

• ส่งตรงเวลา;
• ปริมาณสินค้าที่มีสภาพคล่อง;
• การหมุนเวียนสินค้าคงคลังโดยเฉลี่ย

สำหรับโบนัส คุณยังสามารถใช้ตัวชี้วัดเชิงคุณภาพได้ เช่น ค่าสัมประสิทธิ์การบริการ นั่นคือ จำนวนสินค้าในแอปพลิเคชัน ซึ่งสามารถชำระได้ทันที

รูปแบบการจัดซื้อ 2

รูปแบบนี้แตกต่างจากแผนก่อนหน้านี้ซึ่งหัวหน้าแผนกจะคำนวณงบประมาณการซื้อตามแผนการขาย นั่นคือมีการสร้างศูนย์ควบคุมทางการเงินแยกต่างหากภายในหน่วย มีการเลือกผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากต้องคำนึงถึงต้นทุนด้านลอจิสติกส์และเงื่อนไขการจัดส่งด้วย พนักงานทุกคนมีความสนใจในการดำเนินการตามแผนการจัดซื้อจัดจ้างและด้วยเหตุนี้การพัฒนาบริษัท ในทางกลับกัน ผู้บริหารจะสามารถลดรูปแบบเงินใต้โต๊ะให้เหลือน้อยที่สุด

จะใช้เวลา 1.5-2 เดือนในการสร้างแบบจำลองงานแรก งานของผู้อำนวยการคือการสรรหาพนักงานที่มีประสบการณ์ กรณีที่ 2 จะใช้เวลา 6-18 เดือนในการสร้างแผนก ปัญหาหลักอยู่ที่งานด้านจิตใจ ผู้อำนวยการจำเป็นต้องเปลี่ยนพนักงานให้เป็นนักธุรกิจรายบุคคล ไม่ใช่ทุกคนที่จะรับบทบาทนี้ได้

วางแผนปฏิบัติการ

งบประมาณการดำเนินงานสะท้อนถึงกิจกรรมที่วางแผนไว้สำหรับปีสำหรับเซ็กเมนต์หรือหน้าที่เฉพาะขององค์กร ได้รับการพัฒนาในศูนย์ความรับผิดชอบทั้งหมดแล้วรวมเป็นงบประมาณรวมเป็นหนึ่งเดียว การร่างเอกสารถือได้ว่าเป็นกระบวนการทางบัญชีและการจัดการ ความแตกต่างอยู่ที่รายงานสะท้อนถึงกิจกรรมขององค์กรในอนาคต ไม่ใช่แก้ไขเหตุการณ์ก่อนหน้า ประกอบด้วยงบประมาณในการซื้อ การขาย การบริหาร ต้นทุนการผลิต มาดูองค์ประกอบเหล่านี้กัน

ขาย

ปริมาณการขายและโครงสร้างกำหนดลักษณะขององค์กร ดังนั้นหนึ่งในแผนแรกคือแผนการขาย เมื่อเตรียมการนั้น จะต้องคำนึงถึงไม่เพียงแต่ยอดขายในช่วงเวลาก่อนหน้า แต่ยังต้องวิเคราะห์ปัจจัยที่อาจส่งผลต่อพวกเขาด้วย (ฤดูกาล โปรโมชัน ฯลฯ)

งบประมาณการขายถูกรวบรวมโดยคำนึงถึงระดับความต้องการ ภูมิศาสตร์ของการขาย ผู้ซื้อ รวมถึงระดับรายได้เป้าหมายที่สามารถสะท้อนให้เห็นในงบประมาณเงินสด แต่การคำนวณตัวบ่งชี้นี้ทำให้เกิดปัญหา เนื่องจากบริษัทไม่สามารถควบคุมการกระทำของลูกค้าได้ จำนวนค่าใช้จ่ายตามแผนคำนวณตามกิจกรรมขององค์กร มันง่ายที่สุดในการคำนวณ การขายเป็นกระบวนการทางธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่ง สำหรับองค์กรที่มีส่วนร่วมในการขายผลิตภัณฑ์ แผนการขายจะกำหนดข้อผิดพลาดในการคำนวณ หากเขียนผิด จะส่งผลต่อกิจกรรมอื่นๆ ทั้งหมด

การผลิตและสต็อก

แผนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ขึ้นอยู่กับปริมาณการขาย นอกจากนี้ยังคำนึงถึงกำลังการผลิต การเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลัง และงบประมาณการจัดซื้อ การคำนวณดำเนินการตามสูตรต่อไปนี้:

ผลผลิต=สต็อคเมื่อสิ้นสุดงวด + ปริมาณการขาย - สต็อคเมื่อต้นงวด

ปริมาณการผลิตคำนวณตามลักษณะการผลิตของผลิตภัณฑ์

ต้นทุนการผลิตโดยรวมคือต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้า ในเวลาเดียวกัน สายการผลิตที่แยกจากกันจะพิจารณาต้นทุนแรงงานในสองส่วน: คงที่และทำงานเป็นชิ้น (โบนัสพนักงานตามการดำเนินการตามแผนการผลิต)

งบประมาณเชิงพาณิชย์ ค่าใช้จ่ายในการบริหาร

ค่าใช้จ่ายในการขายคือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการขาย ส่งเสริมการขายสินค้า ปริมาณของพวกเขาขึ้นอยู่กับการตัดสินใจในด้านการจัดการ การตัดสินใจเปลี่ยนพื้นที่ของสถานที่จะส่งผลต่อต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้า จำนวนต้นทุนผันแปรเกิดขึ้นจากค่าคอมมิชชั่น ค่าบรรจุภัณฑ์ การแปรรูป การขนส่ง ค่าใช้จ่ายคงที่อื่นๆ ทั้งหมดเป็นการจัดการ

งบจัดซื้อ

แผนการจัดซื้อตามประเภทของสินค้าหรือโดยซัพพลายเออร์ แสดงจำนวนผลิตภัณฑ์ที่บริษัทควรซื้อจากซัพพลายเออร์ภายนอกและภายใน งบประมาณการจัดซื้อจัดทำขึ้นตามแผนการขาย ระดับสินค้าคงคลัง ปริมาณงานการผลิต เงื่อนไขและขั้นตอนในการชำระคืนเจ้าหนี้การค้า

Purchasing=การใช้งานตามแผน + สินค้าคงคลังช่วงปลายงวด - สินค้าคงคลังช่วงต้นงวด

สต็อกเพื่อการผลิต

ความต้องการวัสดุในการผลิตแบบถาวรพิจารณาจากค่าซ่อมอุปกรณ์ แผนการก่อสร้าง และการเตรียมผลิตภัณฑ์ใหม่ นักเศรษฐศาสตร์มักทำผิดพลาดในการเพิกเฉยต่อต้นทุนเหล่านี้เมื่อจัดทำงบประมาณ

จำนวนค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้ขึ้นอยู่กับประเภทของทรัพยากรและวิธีการใช้ทรัพยากร จัดทำงบประมาณตามบรรทัดฐานของการใช้ทรัพยากรในการผลิต ในศูนย์กลางทางเศรษฐกิจ และความต้องการสินทรัพย์ถาวร บทความแรกคำนวณโดยการคูณปริมาณการผลิตที่วางแผนไว้ด้วยบรรทัดฐาน ข้อกำหนดนี้ได้รับการปรับสำหรับยอดคงเหลือในสต็อกและมาตรฐานสินค้าคงคลัง นี่คือวิธีการจัดทำงบประมาณการจัดซื้อในรูปแบบต่างๆ หากต้องการแปลงเป็นเงื่อนไขมูลค่า คุณต้องคูณด้วยราคาที่วางแผนไว้

ตัวอย่าง

โรงงานเหล็กวางแผนที่จะผลิตสินค้า 3,000 ตันในปีหน้า สิ่งนี้จะต้องใช้ทองแดงและกรดโอเลอิก อัตราการบริโภคต่อ 1 ตัน: ทองแดง - 0.06 กก., กรด - 0.0058 ลิตร ความสมดุลของทองแดงเมื่อต้นปีคือ 100 กก. และในตอนท้าย - 50 กก. ราคาของวัตถุดิบคือ 4,500 รูเบิล /t. ทองแดงและ 10,000 รูเบิล / ลิตรของกรด

สิ่งที่จำเป็นสำหรับปี:

• 30000, 006=ทองแดง 180 กก.
• 30000.0058=กรด 17.4 ลิตร

ปริมาณการซื้อที่วางแผนไว้:

• (180 กก. / (100 - 50))4500=1,035,000 รูเบิล - สำหรับทองแดง
• (17, 410,000)=174,000 รูเบิล - สำหรับกรด

หุ้น ADC

การวางแผนงบประมาณการจัดซื้อในกิจกรรมการบริหารและเศรษฐกิจ (AHA) ดำเนินการแตกต่างกัน สินค้ามีหลากหลายมาก (ตั้งแต่เครื่องเขียนไปจนถึงวัสดุสำหรับปรับปรุงสำนักงาน) และไม่มีอัตราการบริโภค มีสามวิธีในการพิจารณาข้อกำหนดสินค้าคงคลัง:

• ใช้คำขอจากหน่วยโครงสร้าง บริการจัดหารวบรวมแอปพลิเคชัน ประมวลผล ประเมินยอดคงเหลือ อัปเดตราคา และคำนวณงบประมาณ
• ติดตั้งมาตรฐานสินค้าคงคลังสำหรับสินค้ายอดนิยม เช่น เครื่องเขียน ผงซักฟอก งบประมาณคำนวณจากสต๊อกที่มีอยู่
• กำหนดวงเงินซื้อสต็อคสำหรับ AHD เป็นเปอร์เซ็นต์ของต้นทุนวัสดุพื้นฐาน

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการรวบรวมหุ้นเพื่อระบุทรัพยากรส่วนเกิน ในการจัดทำงบประมาณการจัดซื้อควรปรับลดวัสดุดังกล่าวลง ยิ่งถ้าอุปทานไม่จำกัด

ฟังก์ชั่นงบประมาณการจัดซื้อ

• งบประมาณเป็นเครื่องมือในการวางแผนที่ระบุว่าทรัพยากรสามารถใช้ตามโอกาสได้อย่างไร นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการติดตามและประเมินประสิทธิภาพโดยการเปรียบเทียบตัวชี้วัดตามแผนและตามจริง
• งานของผู้จัดการสามารถประเมินได้จากโครงสร้างและระดับของการดำเนินการตามงบประมาณการจัดซื้อ องค์กรใช้เพื่อประเมินประสิทธิภาพของหน่วยการจัดการ
• งบประมาณของแผนกจัดซื้อสามารถทำหน้าที่เป็นแรงจูงใจได้หากมีเป้าหมายของกิจกรรม ตัวอย่างเช่น แผนกได้รับมอบหมายให้จัดซื้อวัตถุดิบในราคาครึ่งล้านรูเบิลแบบชำระเงินภายหลัง หากบรรลุเป้าหมายหัวหน้าและเจ้าหน้าที่จะได้รับโบนัสซึ่งจะเพิ่มด้านรายจ่ายของงบประมาณในช่วงต่อไป
• พนักงานต้องเข้าใจว่างานอะไรที่กำหนดไว้สำหรับเขา หากเป้าหมายการพัฒนาขององค์กรถูกเก็บเป็นความลับ จะไม่บรรลุเป้าหมาย ในแง่นี้ งบประมาณจะสร้างสภาพแวดล้อมการสื่อสารในทีม เช่นเดียวกับระหว่างพนักงานและลูกน้อง

ทำงานกับผู้ประมูล

เพื่อสร้างงบประมาณสำหรับการซื้อวัสดุ สามารถจัดประกวดราคา - เพื่อค้นหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดของสินค้าบางประเภท ตามเอกสารกฎระเบียบ กลยุทธ์ได้รับการพัฒนาสำหรับการกระจายวัสดุตามกลุ่ม ตัวชี้วัดคุณภาพ และผู้รับเหมาจัดประเภท กำลังจัดทำรายการประกวดราคาพร้อมข้อเสนอของซัพพลายเออร์ "ผู้ชนะ" จะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์การประเมินที่ระบุ นอกจากนี้ กำลังทำงานเพื่อสรุปสัญญาและจัดทำงบประมาณการจัดซื้อ

ตัวเลือกการซื้อ:

• หนึ่งชุด. ขั้นตอนการเตรียมเอกสารนั้นง่ายขึ้น แต่องค์กรจะต้องมีคลังสินค้าขนาดใหญ่เพื่อจัดเก็บวัสดุสิ้นเปลือง ความเสี่ยงของการสูญเสียที่เกิดจากการเน่าเสียของผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้น
• ชุดเล็ก. หมุนเวียนเงินทุนอย่างรวดเร็วและลดพื้นที่จัดเก็บ
• ตามต้องการ สินค้าจะถูกจัดส่งตามใบแจ้งหนี้ (โดยไม่ต้องทำสัญญา) เป็นล็อตเล็กๆ โดยชำระเงินล่วงหน้าเต็มจำนวน

ควบคุมการจัดซื้อ

เพื่อควบคุมการใช้งบประมาณ การซื้อสามารถคำนวณได้โดยศูนย์ความรับผิดชอบทางการเงิน ในขณะเดียวกัน การวางแผนจะดำเนินการในสองระดับ:

• ผู้บริหารที่มองไปข้างหน้า - การก่อตัวของความต้องการวัสดุสำหรับปี แบ่งตามไตรมาส / เดือน หลังจากการจัดทำแผนประจำปี การคัดเลือกซัพพลายเออร์และการทำสัญญาระยะยาวจะดำเนินการ
• การจัดการปฏิทิน - การก่อตัวของรายเดือนและแผนสิบวัน / รายสัปดาห์สำหรับการซื้อเพื่อจัดหาวัตถุดิบเฉพาะให้กับองค์กรอย่างต่อเนื่อง นี่คือรายละเอียดแผนรายปี

ในการคำนวณงบประมาณการซื้อรายเดือน คุณควรปฏิบัติตามอัลกอริทึมนี้:

• คำนวณความต้องการวัสดุในการผลิตโดยคำนึงถึงยอดดุลปัจจุบัน ใบเสร็จรับเงินที่คาดหวัง และสต็อคความปลอดภัย
• ข้อกำหนดมีการปรับปรุงสำหรับการสั่งซื้อ รายการ และการเปลี่ยนที่อนุญาต
• ในกรณีที่แผนการผลิตมีการเปลี่ยนแปลง งบประมาณการซื้อจะถูกปรับ
• กำลังกำหนดการส่งมอบวัตถุดิบและแผนการชำระเงินสำหรับซัพพลายเออร์
• หากการจัดส่งล้มเหลว จะถอยกลับและเลือกซัพพลายเออร์รายใหม่ หากไม่สามารถเปลี่ยนซัพพลายเออร์ได้ จะเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงในการจัดซื้อหรือเกรดวัสดุ

นี่คือวิธีจัดงบประมาณการซื้อของคุณ