ระบบการจัดการองค์กรอัตโนมัติ: เทคโนโลยี โปรแกรม และฟังก์ชัน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ระบบการจัดการองค์กรอัตโนมัติ - นี่คือสิ่งที่อุตสาหกรรมปัจจุบันต้องการอย่างมาก ระบบอัตโนมัติของกระบวนการสามารถเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพขององค์กรได้อย่างมาก นอกจากนี้ สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องด้วยเพราะในปัจจุบันมีการใช้คอมพิวเตอร์ทั่วโลกในเกือบทุกสาขาของชีวิตมนุษย์

ลักษณะทั่วไป

ปัจจุบันระบบการจัดการองค์กรอัตโนมัติ (AMS) ใช้ในสหพันธรัฐรัสเซียตามระเบียบวิธี MRP และ ERP ทิศทางทั้งสองนี้เป็นที่รู้จักไปทั่วโลก

สำหรับการปรากฏตัวของระบบอัตโนมัติระบบแรก สิ่งเหล่านี้เป็นระบบการวางแผนทรัพยากรวัสดุ พวกเขายังเป็น MRP ทิศทางนี้ได้รับการพัฒนาและใช้งานครั้งแรกในสหรัฐอเมริกาในปี 1960 เป็นที่น่าสังเกตว่าในวันนี้ก็ไม่ได้สูญเสียความเกี่ยวข้องเลย

อย่างไรก็ตาม ระบบการจัดการองค์กรอัตโนมัติ (AMS) เป็นระบบที่ใช้กันมากที่สุดในปัจจุบันนี้ ซึ่งมักถูกเรียกว่าเป็นการให้ข้อมูล เธอเป็นผู้ที่ได้รับการลดลงในรูปแบบของ ERP สำหรับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีดังกล่าวมาใช้ ในกรณีของการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอื่น ๆ ก็จะไม่เจ็บปวด อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันนี้ เป็นเรื่องที่ยุติธรรมที่จะบอกว่าปัญหาจำนวนหนึ่งได้รับการกำหนดรูปแบบแล้ว มีการศึกษาอย่างดี และมีการพัฒนาวิธีการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้แก้ปัญหาได้โดยไม่สร้างความเสียหายให้กับองค์กรมากนัก หากคุณศึกษาปัญหาและดูแลวิธีแก้ปัญหาก่อนที่คุณจะเริ่มใช้ระบบการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติ คุณสามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้ได้อย่างมาก

ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับระบบควบคุมอัตโนมัติ

หากเรากำหนดระบบอัตโนมัติ มันคือชุดซอฟต์แวร์ เทคนิค ข้อมูล และความซับซ้อนอื่นๆ อีกหลายอย่าง รวมถึงการดำเนินการบางอย่างของบุคลากรที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นพิเศษ การกระทำของพนักงานมักจะมุ่งเป้าไปที่การแก้ไขงานบางอย่างในการวางแผนและจัดการกิจกรรมประเภทต่างๆ ในองค์กร

การใช้ระบบการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานฝ่ายบริหารที่โรงงาน นอกจากนี้ กฎเดียวกันนี้ใช้กับงานบริการด้านบุคลากรอื่นๆ ที่ทำงานบนองค์กร. ผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้เห็นพ้องกันว่าการใช้ชุดเครื่องมือดังกล่าวซึ่งช่วยในการจัดการองค์กรใด ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มความสามารถในการแข่งขันที่มีอยู่แล้วอย่างมีนัยสำคัญและโดยหลักการแล้วยังสามารถนำวัตถุไปสู่ระดับที่ยอมรับได้เพื่อให้สามารถแข่งขันได้ กับบริษัทอื่นๆ

ระบบการจัดการองค์กรอัตโนมัติมีบทบาทสำคัญในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพของผู้จัดการ หากคุณเชื่อในสถิติ เวลาทำงานของผู้จัดการประมาณ 60% จะถูกใช้เพื่อรวบรวมรายงานและงานเอกสารสำหรับพนักงานที่อยู่รอบข้างเท่านั้น การมีอยู่ของระบบอัตโนมัติจะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ระบบข้อมูลการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติยังสามารถใช้เพื่อคำนวณค่าจ้างสำหรับพนักงานแต่ละคนได้อย่างรวดเร็ว โดยอิงจากหลายปัจจัย

จำแนกตามอุปกรณ์

มีระบบอัตโนมัติหลายกลุ่มที่ใช้ในการจัดการองค์กร ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ที่ใช้งาน:

• แรกคือระบบมัลติฟังก์ชั่นที่ออกแบบมาเพื่อทำงานที่จำเป็นสำหรับการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกที่สมบูรณ์และมีประสิทธิภาพ
• มีระบบวิเคราะห์ของผู้เชี่ยวชาญ คอมเพล็กซ์นี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อตรวจสอบแนวโน้มหลักและทิศทางของการพัฒนาธุรกิจ
• ระบบจัดสรรแยกต่างหากที่จะช่วยให้คุณคำนวณค่าจ้างพนักงาน
• สุดท้ายในแง่ของการทำงานคือโปรแกรมที่จะช่วยให้คุณสามารถจัดการบุคลากรได้ พวกเขาได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานโดยเฉพาะอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาสามารถเก็บข้อมูลติดต่อทั้งหมดของพนักงานแต่ละคน ตารางการทำงาน วันที่จ้างและเลิกจ้าง เงินเดือนที่จ่าย และข้อมูลสำคัญอื่นๆ อีกมากมาย

งานของระบบอัตโนมัติ

ที่นี่ควรค่าแก่การพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานหลักของโปรแกรมผู้เชี่ยวชาญ เป้าหมายหลักคือการค้นหาและเปรียบเทียบลักษณะที่หลากหลายที่สุดของผู้สมัครในตำแหน่งที่ต้องการ การใช้ระบบข้อมูลการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัตินี้จะช่วยให้คุณค้นหาพนักงานที่มีแนวโน้มดีที่สุดในแผนกที่เหมาะสมได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าการใช้โปรแกรมผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวค่อนข้างแพง ดังนั้นจึงแนะนำจากมุมมองทางเศรษฐกิจเพื่อนำไปใช้กับสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีขนาดใหญ่พอสมควร

ข้อเท็จจริงที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง เป็นการดีที่สุดที่จะรวมระบบอัตโนมัติเข้ากับโปรแกรมอื่น ๆ เท่านั้นที่จะใช้สำหรับการบัญชีและกิจกรรมอื่น ๆ ของพนักงานเหล่านี้ซึ่งก็คือนักบัญชี คุณลักษณะนี้เกิดจากการที่ผู้นำจะสามารถตัดสินใจอย่างเป็นกลางได้ก็ต่อเมื่อเขามีทั้งหมดข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสถานะขององค์กรและพนักงาน

เป็นที่ชัดเจนว่าระบบควบคุมอัตโนมัติซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบองค์กรนั้นซับซ้อนในหลายโปรแกรม อย่างไรก็ตามไม่เหมือนกันทั้งหมดและแบ่งออกเป็นหลายกลุ่มขึ้นอยู่กับลักษณะของการผลิตที่ใช้ อาจเป็นแบบต่อเนื่อง แบบไม่ต่อเนื่อง นั่นคือ การผลิตเดี่ยว ขนาดเล็ก หรือขนาดกลาง เช่นเดียวกับประเภทต่อเนื่องที่ไม่ต่อเนื่อง นั่นคือ การผลิตจำนวนมากหรือในสายการผลิตจำนวนมาก

หลักการพื้นฐานของการสร้างสรรค์

ระบบควบคุมอัตโนมัติซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบองค์กรเริ่มมีการใช้งานอย่างแข็งขันในทศวรรษ 1970 ในขณะเดียวกัน ประสิทธิภาพของมันก็ได้รับการยืนยันเช่นกัน

มีหลักการพื้นฐานหลายประการสำหรับการสร้างระบบควบคุมอัตโนมัติสำหรับชั้นเรียนต่างๆ:

• มีหลักการที่เรียกว่างานใหม่ กล่าวอีกนัยหนึ่ง งานเหล่านี้เป็นงานที่เหมาะสมที่สุดที่สามารถแก้ไขได้โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ทั่วไป
• หลักการที่สองเรียกว่าซับซ้อน ในกรณีนี้ ในระหว่างการพัฒนาระบบควบคุมอัตโนมัติ จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน เช่น งานด้านเทคนิค เศรษฐกิจ และองค์กร
• หลักการอีกอย่างหนึ่งเรียกว่าหลักการของผู้นำคนแรกได้ ในกรณีนี้ หมายความว่าการพัฒนาโปรแกรมสำหรับระบบการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติควรดำเนินการโดยมีส่วนร่วมและอยู่ภายใต้การควบคุมของหัวหน้าสถานที่นี้ นี่เป็นความจริงสำหรับการพัฒนาระบบควบคุมอัตโนมัติขนาดใหญ่ซึ่งจะบริหารจัดการทั้งองค์กร หากมีการพัฒนาระบบย่อยอย่างใดอย่างหนึ่งของระบบควบคุมอัตโนมัติ การมีส่วนร่วมของไม่ใช่หัวหน้า แต่เป็นหัวหน้าของบริการการทำงานซึ่งกำลังได้รับการพัฒนาที่ซับซ้อน
• หลักการอีกประการหนึ่งมักเรียกว่าการพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง ในกรณีนี้ สันนิษฐานว่าจำนวนงานที่ต้องแก้ไขจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งหมายความว่าระบบจะพัฒนาอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ งานใหม่จะไม่แทนที่งานที่ทำก่อนหน้านี้
• หลักการต่อไปคือการแยกส่วนและการพิมพ์ ประกอบด้วยการเลือกและพัฒนาส่วนต่างๆ ของระบบที่แยกจากกันและเป็นอิสระ ซึ่งจะนำไปใช้ในระบบย่อยประเภทต่างๆ
• หลักการสุดท้ายค่อนข้างง่าย และประกอบด้วยการหมุนเวียนเอกสารโดยอัตโนมัติ ตลอดจนการสร้างฐานข้อมูลเดียวทั่วทั้งองค์กร

เป็นที่น่าสังเกตว่าหลักการส่วนใหญ่นำไปใช้กับการสร้างระบบการจัดการอัตโนมัติสำหรับองค์กรโรงแรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเด็นสุดท้าย โดยที่ฐานข้อมูลทั่วไปเป็นองค์ประกอบหลัก

ปัญหาการพัฒนาหลัก

การพิจารณาปัญหาหลักหลายประการรวมถึงวิธีแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการก่อตัวของระบบควบคุมอัตโนมัติก็คุ้มค่าที่จะเริ่มต้นที่ปัญหาหลัก

ปัญหาทั่วไปประการแรกคือการขาดงานการจัดการเฉพาะในองค์กร

ในเอกสารเกี่ยวกับระบบการจัดการองค์กรอัตโนมัติ ปัญหานี้มีให้มากที่สุดเพราะค่อนข้างจะแก้ยาก นอกจากนี้ยังมักจะสับสนกับรายการอื่นคือการปรับโครงสร้างองค์กร อย่างไรก็ตาม ปัญหานี้เป็นปัญหาระดับโลกมากกว่า เพราะมันรวมถึงแง่มุมทางปรัชญาและจิตวิทยา นอกเหนือจากวิธีการจัดการ ในรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหานั้น ผู้นำหลายคนจัดการองค์กรของตนโดยอาศัยประสบการณ์ วิสัยทัศน์ และความต้องการของตนเองเท่านั้น ในเวลาเดียวกัน พวกเขามักจะใช้ข้อมูลจริงที่ไม่มีโครงสร้างหรือมีโครงสร้างไม่ดีเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของการเติบโตและการพัฒนาของวัตถุ

หากคุณหันไปหาผู้กำกับคนดังกล่าวและขอให้เขาอธิบายโครงสร้างกิจกรรมของแผนกใดๆ ที่รับผิดชอบกับเขา เป็นไปได้มากว่าเรื่องนี้จะหยุดนิ่ง ด้วยเหตุผลนี้เองที่การตั้งค่างานการจัดการที่มีความสามารถเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการพัฒนาและใช้งานระบบการจัดการโครงการแบบอัตโนมัติในองค์กรที่ประสบความสำเร็จ

สิ่งสำคัญที่ควรทราบในที่นี้ว่างานที่ตั้งไว้อย่างถูกต้องจะส่งผลในทางบวก ไม่เพียงแต่การพัฒนาของอ็อบเจกต์โดยรวมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพัฒนากระบวนการอัตโนมัติด้วยตัวมันเองต่างหาก สำหรับวิธีแก้ปัญหานี้ ทุกอย่างค่อนข้างแย่ด้วยเหตุผลบางประการ ประการแรกในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซียวิธีการพิเศษระดับชาติในการกำหนดงานการจัดการยังไม่ได้รับการพัฒนาอย่างเต็มที่ ดังนั้นจึงใช้ประสบการณ์ของการจัดการแบบตะวันตก แต่ในหลายกรณีก็ไม่เพียงพอสำหรับสถานการณ์ในรัสเซีย ประการที่สอง ยังคงใช้ประสบการณ์สมัยรัสเซีย-โซเวียตในการจัดทำภารกิจเหล่านี้ ในกรณีนี้ ทุกอย่างดีขึ้นบ้างแล้ว และหลักการหลายอย่างยังคงสอดคล้องกับความเป็นจริงของชีวิต แต่ในขณะเดียวกัน หลักการเหล่านั้นก็ไม่สามารถต้านทานการแข่งขันในตลาดทั่วไปได้น้อยลงเรื่อยๆ

จากที่กล่าวมานี้ เราสามารถสรุปได้ดังนี้: ก่อนที่จะเริ่มใช้งานระบบการจัดการทรัพยากรองค์กรแบบอัตโนมัติ จำเป็นต้องทำให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับการควบคุมลูปทั้งหมดซึ่งโดยทั่วไปแล้วจำเป็นต้อง เป็นไปโดยอัตโนมัติ ส่วนใหญ่มักจะต้องอาศัยที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์จากภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งจะทำให้มีค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น อย่างไรก็ตาม พวกเขาจะน้อยกว่าเงินที่ใช้ไปในโครงการระบบอัตโนมัติที่ล้มเหลวอย่างมาก

ปัญหาอื่นๆ

ปัญหาที่สองซึ่งดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ค่อนข้างคล้ายกับปัญหาแรก แต่เป็นปัญหาระดับโลกน้อยกว่า นี่คือความจำเป็นในการปรับโครงสร้างโครงสร้างบางส่วนใหม่ เช่นเดียวกับกิจกรรมขององค์กรในระหว่างการนำระบบควบคุมอัตโนมัติไปใช้

ปัญหาทั่วไปอีกอย่างคือต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานกับข้อมูลที่เข้ามา นอกจากนี้ จะต้องพิจารณาหลักการทำธุรกิจโดยรวมใหม่อีกครั้ง ผู้จัดการหลายคนไม่พร้อมสำหรับปัญหาเช่นการต่อต้านของพนักงานในภาคสนามต่อการแนะนำระบบควบคุมอัตโนมัติสำหรับองค์กรอุตสาหกรรม และในทางกลับกัน อาจกลายเป็นปัญหาที่สำคัญทีเดียว ปัญหาอีกประการหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับพนักงานคือการเพิ่มขึ้นของปริมาณงานชั่วคราวในระหว่างกระบวนการดำเนินการจริง

เหนือสิ่งอื่นใด เราจะต้องแก้ปัญหาเช่นการก่อตั้งกลุ่มเฉพาะที่ไม่เพียงแต่จะบูรณาการระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังมาพร้อมกับมันด้วย นอกจากนี้กลุ่มดังกล่าวจะต้องเป็นผู้นำที่มีประสบการณ์อย่างแน่นอน

แก้ปัญหาพนักงาน

เนื่องจากกรรมการหลายคนมักไม่ได้เตรียมตัวสำหรับปัญหานี้ จึงควรพิจารณาให้ละเอียดกว่านี้

แรกคือแนวต้านในท้องถิ่น เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวว่าสิ่งนี้พบบ่อยขึ้น และปัญหาเองอาจทำให้กระบวนการนำไปใช้ล่าช้าอย่างมีนัยสำคัญ หรือแม้แต่ทำให้หยุดชะงักโดยสิ้นเชิง ซึ่งเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ส่วนใหญ่มักเกิดจากปัจจัยหลายอย่างของมนุษย์ล้วนๆ

ประการแรก หลายคนกลัวนวัตกรรมและมีแนวโน้มที่จะอนุรักษ์นิยมมากกว่า ตัวอย่างเช่น คนที่ทำงานในโกดังกระดาษมาหลายปีจะรู้สึกลำบากใจที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบคอมพิวเตอร์ ประการที่สอง หลายคนเริ่มกังวลว่าอาจจะตกงาน เนื่องจากสามารถถูกแทนที่ด้วยเครื่องจักรได้ แม้ว่าก่อนหน้านี้จะถือว่าขาดไม่ได้ในองค์กรนี้ก็ตาม นอกจากนี้ การนำระบบดังกล่าวไปใช้สามารถเพิ่มความรับผิดชอบต่อการกระทำใดๆ ที่พนักงานดำเนินการในภาคสนาม ซึ่งอาจสร้างแรงกดดันต่อพวกเขาได้มากเช่นกัน

เพื่อลดความเสียหายจากปัญหาดังกล่าว หรือแม้กระทั่งลดให้เหลือน้อยที่สุด ผู้นำจำเป็นต้องมีส่วนร่วมกับกลุ่มที่จะมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบควบคุมอัตโนมัติให้มากที่สุด นอกจากนี้ จำเป็นต้องดำเนินการอธิบายคุณภาพสูงกับบุคลากรและแก้ปัญหาอีกสองสามข้อ:

• ให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจว่าการรวมระบบเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
• หัวหน้าทีมดำเนินการต้องมีอำนาจเพียงพอ เนื่องจากแม้แต่การต่อต้านจากจิตใต้สำนึกของพนักงานระดับสูง (เช่น ผู้จัดการระดับสูง) ก็เป็นไปได้

แก้ปัญหาภาระงาน

ต่อไป ควรทำความเข้าใจว่าระบบการจัดการองค์กรอัตโนมัติแบบบูรณาการในขั้นตอนการติดตั้งจะเพิ่มภาระให้กับพนักงานอย่างมาก ทั้งนี้เนื่องมาจากข้อเท็จจริงที่ว่า นอกจากการปฏิบัติหน้าที่ประจำวันแล้ว พนักงานยังต้องเชี่ยวชาญอุปกรณ์ใหม่ มีส่วนร่วมในการศึกษาด้วยตนเอง เป็นต้น นอกจากนี้ ในระหว่างการดำเนินการนำร่องตลอดจนระยะเวลาหนึ่ง หลังจากนั้นพนักงานจะต้องทำงานทั้งระบบเก่าและใหม่ ด้วยเหตุนี้ กระบวนการบูรณาการจึงอาจล่าช้าได้ เนื่องจากพนักงานจะบอกว่าพวกเขาไม่มีเวลามากพอที่จะเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ เนื่องจากพวกเขามักจะยุ่งอยู่กับงานโดยตรงอยู่เสมอ

ในกรณีเช่นนี้ ผู้นำที่ดีควรทำสิ่งต่อไปนี้:

• ประการแรก ควรแนะนำระบบการให้รางวัลและความกตัญญูชั่วคราว ซึ่งจะช่วยเพิ่มแรงจูงใจให้พนักงานได้เรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ
• ประการที่สอง ควรมีการนำมาตรการขององค์กรมาใช้เพื่อลดเวลาที่จัดสรรไว้สำหรับการพัฒนาความรู้ใหม่

เทคโนโลยี MRP และ ERP

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น มีสองทิศทางAPCS ซึ่งปัจจุบันใช้กันทั่วโลก อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้ไม่มีข้อเสีย

ถ้าเราพูดถึง MRP ข้อเสียเปรียบหลักของระบบคือเมื่อคำนวณความต้องการวัสดุ กำลังการผลิตขององค์กร การโหลดของกำลังการผลิตเหล่านี้ ต้นทุนของแรงงาน และอื่น ๆ ไม่ได้นำมาพิจารณา นี่เป็นแรงผลักดันสำหรับการพัฒนา MRP II ซึ่งออกแบบมาสำหรับการวางแผนทรัพยากรการผลิต เมื่อเวลาผ่านไป ระบบบัญชีสำหรับต้นทุนอื่นๆ ขององค์กรก็ถูกเพิ่มเข้าไป ดังนั้น ในอนาคต ระบบการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติจึงถูกสร้างขึ้น ซึ่งมีหน้าที่คำนึงถึงอุตสาหกรรมทั้งหมดที่ MRP แรกไม่ได้คำนวณ ระบบควบคุมอัตโนมัตินี้เองที่ภายหลังกลายเป็นที่รู้จักในชื่อระบบ ERP สำหรับการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติ

เพื่อสรุปทั้งหมดข้างต้น เราสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่าระบบอัตโนมัติมาไกลและตอนนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการองค์กร แต่ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและ มีการจัดการ แน่นอนว่ายังมีช่องว่างให้ปรับปรุงระบบได้