เอกสารเงินสด: การลงทะเบียน การยืนยัน การจัดเก็บ ขั้นตอนการออกเอกสารเงินสดหลัก

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

เอกสารเงินสดเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายเงินทุนของนิติบุคคลหรือผู้ประกอบการรายบุคคล แบบฟอร์มของพวกเขาได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ ให้เราพิจารณาเพิ่มเติมว่าองค์กรเอกสารเงินสดสามารถใช้อะไรได้บ้าง

คำสั่งซื้อ

ทำหน้าที่เป็นเอกสารเงินสดหลัก คำสั่งซื้อสามารถเข้าหรือออกได้ จะใช้ครั้งแรกเมื่อได้รับเงินสด คำสั่งใบเสร็จรับเงินออกโดยเจ้าหน้าที่บัญชีฉบับเดียวและลงนามโดย Ch. นักบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้น ในกรณีที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ หัวหน้านิติบุคคลหรือผู้ประกอบการแต่ละรายสามารถรับรองเอกสารเงินสดหลักได้ ใบเสร็จรับเงินสำหรับการสั่งซื้อเครดิตจะต้องลงนามโดยผู้มีอำนาจ (นักบัญชีและแคชเชียร์) รับรองด้วยตราประทับ (ตราประทับ) นอกจากนี้ยังจดทะเบียนในวารสารที่เกี่ยวข้อง ใบเสร็จรับเงินมอบให้กับผู้ฝากเงิน ใบสั่งรับสินค้ายังคงอยู่ที่โต๊ะเงินสดกรอกกระดาษค่าใช้จ่ายเมื่อออกเงินสด ต้องบอกว่ามีการรวบรวมเอกสารเงินสดหากองค์กรใช้ทั้งวิธีการประมวลผลข้อมูลแบบดั้งเดิมและเครื่องมือ BT คำสั่งขาออกเช่นคำสั่งที่เข้ามาจะออกใน 1 สำเนา ต้องได้รับการรับรองจากผู้มีอำนาจและลงทะเบียนในวารสารที่เหมาะสมด้วย

เติม

วิธีการออกเอกสารเงินสดดังกล่าวข้างต้น? การบรรจุจะดำเนินการดังนี้:

1. บรรทัด "พื้นฐาน" หมายถึงธุรกรรมทางธุรกิจ
2. ในคอลัมน์ "รวม" จะมีการป้อนจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม มันเขียนเป็นตัวเลข หากบริการ สินค้า หรืองานไม่ได้ถูกเก็บภาษี แสดงว่าบรรทัดระบุว่า "ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม"
3. ในบรรทัด "ภาคผนวก" ควรระบุเอกสารประกอบและเอกสารอื่นๆ โดยระบุวันที่รวบรวมและหมายเลข
4. ในคอลัมน์ "เครดิต รหัสส่วนย่อย" การวางตำแหน่งที่สอดคล้องกันของแผนกโครงสร้างที่ได้รับเงินนั้นจะถูกวางลง

ลงทะเบียน

เอกสารเงินสดต้องบันทึกลงในวารสารพิเศษ มันลงทะเบียนทั้งคำสั่งซื้อเข้า / ออกและเอกสารที่แทนที่ อย่างหลัง เช่น การจ่ายเงินเดือน คำขอให้ออกกองทุน ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ ในเวลาเดียวกัน ควรสังเกตว่าคำสั่งค่าใช้จ่ายซึ่งออกในบัญชีเงินเดือนสำหรับค่าจ้างและจำนวนอื่นที่เทียบเท่าจะต้องลงทะเบียนหลังจากการออกการชำระเงิน

สมุดเงินสด

ใช้สำหรับออกและรับเงินสด หนังสือเล่มนี้มีหมายเลข เย็บและรับรองด้วยตราประทับซึ่งวางไว้บนหน้าสุดท้าย มีการทำบันทึกที่นี่เพื่อระบุจำนวนแผ่นงาน หน้าสุดท้ายจะต้องลงนาม นักบัญชีและผู้จัดการธุรกิจ หนังสือแต่ละแผ่นแบ่งออกเป็น 2 ส่วนเท่าๆ กัน ควรกรอกหนึ่งชุด (ด้วยไม้บรรทัดแนวนอน) เป็นสำเนาแรก อีกชุดหนึ่งเป็นสำเนาที่สอง หลังออกจากด้านหลังและด้านหน้าโดยใช้กระดาษคาร์บอน ทั้งสองกรณีมีหมายเลขที่มีหมายเลขเดียวกัน อดีตยังคงอยู่ในหนังสือในขณะที่หลังสามารถถอดออกได้ หลังทำหน้าที่เป็นรายงานเอกสารเงินสด จนกว่าจะสิ้นสุดการดำเนินการทั้งหมดสำหรับวันปัจจุบัน จะไม่หลุดออกมา รายการเริ่มต้นที่ด้านหน้าของสำเนาแรกหลังจากคอลัมน์ "ยอดคงเหลือเมื่อเริ่มต้นวัน" ก่อนเติมต้องพับแผ่นตามแนวฉีกขาด ส่วนที่ตัดออกจะอยู่ใต้ส่วนที่ยังคงอยู่ในหนังสือ ในการป้อนข้อมูลหลังจาก "โอน" ด้านที่ฉีกขาดจะถูกซ้อนทับที่ด้านหน้าของสำเนาที่สอง รายการดำเนินต่อไปตามเส้นแนวนอนที่ด้านหลังของส่วนที่แยกไม่ออก

เอกสารเพิ่มเติม

ธุรกรรมเงินสดสามารถลงทะเบียนกับเอกสารต่างๆ ตัวอย่างเช่น หนึ่งในนั้นคือรายงานล่วงหน้า มันถูกใช้เพื่อบัญชีสำหรับเงินทุนที่ออกให้กับบุคคลที่รับผิดชอบสำหรับค่าใช้จ่ายในการบริหารและธุรกิจ เอกสารดังกล่าวจัดทำขึ้นอย่างไร? ธุรกรรมเงินสดประเภทนี้บันทึกโดยตรงโดยนิติบุคคลที่รายงาน และเป็นนักบัญชีด้วย รายงานล่วงหน้าจะถูกวาดขึ้นบนกระดาษหรือสื่อคอมพิวเตอร์ การลงทะเบียนเอกสารเงินสดดำเนินการอย่างเคร่งครัดตามกฎ กรอกแบบฟอร์มแต่ละฉบับในสำเนาเดียว ที่ด้านหลังของมัน ผู้รับผิดชอบจะระบุรายการเอกสารที่ยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ใบรับรองการเดินทาง ใบตราส่งสินค้า เช็ค ใบเสร็จ ฯลฯ ในที่นี้ หัวข้อจะระบุจำนวนค่าใช้จ่าย เอกสารที่แนบมากับรายงานจะต้องมีหมายเลขตามลำดับที่ระบุไว้ การตรวจสอบเอกสารเงินสดดำเนินการโดยพนักงานของแผนกบัญชี โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พนักงาน ดำเนินการตรวจสอบการใช้จ่ายตามเป้าหมาย ความครบถ้วนของเอกสารยืนยันที่จัดเตรียมไว้ ความถูกต้องของความสมบูรณ์และการคำนวณจำนวนเงิน ด้านหลังระบุค่าใช้จ่ายที่ได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีซึ่งเป็นบัญชีในเดบิตที่บันทึกไว้

ความแตกต่างที่สำคัญ

รายละเอียดที่อ้างถึงสกุลเงินต่างประเทศ (หน้า 1a ที่ด้านหน้าและคอลัมน์ 6 และ 8 ที่ด้านหลัง) ต้องกรอกเฉพาะในกรณีที่ผู้รับผิดชอบได้รับเงินที่ไม่ใช่รูเบิล รายงานล่วงหน้าหลังการตรวจสอบจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากเขา หลังจากนั้นก็นำมาพิจารณาเท่านั้น หากเงินทดรองใช้ไม่หมด ผู้รับผิดชอบจะคืนยอดคงเหลือให้แคชเชียร์ ในเวลาเดียวกัน ใบสั่งรับสินค้าจะเต็มไป เงินจะถูกตัดออกตามข้อมูลในรายงานที่ได้รับอนุมัติ

เงินเดือน

การชำระเอกสารเงินสดจะดำเนินการเมื่อคำนวณและจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานขององค์กร ฝ่ายบัญชีจัดทำงบที่เกี่ยวข้องใน 1 สำเนา ค่าจ้างคงค้างจัดทำขึ้นตามข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารหลักสำหรับการบัญชีสำหรับเวลาทำงานจริง ผลผลิต ฯลฯ บรรทัด "ค้างจ่าย" ระบุจำนวนเงินตามประเภทการชำระเงินจากเงินเดือน รายได้อื่น (ผลประโยชน์ด้านวัตถุและสังคม) ที่มอบให้แก่พนักงาน ชำระคืนโดยเป็นค่าใช้จ่ายของกำไรของกิจการและรวมในฐานภาษีที่รวมไว้ที่นี่ด้วย ในเวลาเดียวกันจะคำนวณการหักจากเงินเดือนและกำหนดจำนวนเงินที่จะส่งมอบให้กับพนักงาน บนหน้าปกของใบแจ้งยอด จำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานจะติดอยู่ หัวหน้าวิสาหกิจต้องลงนามอนุญาตให้ออกค่าจ้าง ในกรณีที่ไม่มีเอกสารนี้ออกโดยพนักงานที่ได้รับอนุญาต ที่ส่วนท้ายของใบแจ้งยอด จำนวนเงินของเงินเดือนที่ฝากและออกจะถูกป้อน หลังจากระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจ่ายเงินให้กับพนักงาน ชื่อของพนักงานที่ไม่ได้รับเงินในคอลัมน์ 23 จะถูกทำเครื่องหมายเป็น "ฝาก" สำหรับจำนวนเงินที่ออก ใบสั่งค่าใช้จ่ายจะถูกวาดขึ้น ต้องระบุจำนวนและวันที่เสร็จสิ้นในบัญชีเงินเดือนในใบสุดท้าย

รายงานช่วยเหลือ

เอกสารนี้มีการอ่านมิเตอร์ KKM และรายได้ต่อกะ (วันทำการ) ช่วยเหลือ-รายงานถูกกรอกใน 1 สำเนาทุกวัน ผู้ประกอบการแคชเชียร์ต้องลงนามและมอบให้แก่หัวหน้าเจ้าหน้าที่(หัวหน้าบริษัท). ในเวลาเดียวกัน ใบสั่งรับสินค้าจะเต็มไป ในบริษัทขนาดเล็ก เงินจะถูกส่งไปยังนักสะสมโดยตรง เมื่อโอนเงินสด เอกสารเงินสดที่เกี่ยวข้องของธนาคารจะถูกกรอก รายได้ต่อกะ (วันทำการ) ถูกกำหนดตามตัวบ่งชี้ของตัวนับรวมที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของวัน ในขณะเดียวกัน จำนวนเงินที่ส่งคืนให้กับลูกค้าสำหรับเช็คที่ไม่ได้ใช้จะถูกหักออก รายได้ที่กำหนดไว้ได้รับการยืนยันจากหัวหน้าแผนก ในการผ่านรายการเงินในรายงานแคชเชียร์อาวุโสและหัวหน้าองค์กรลงนาม รายงานอ้างอิงทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการรวบรวม "ข้อมูลเกี่ยวกับการอ่านมิเตอร์ KKM และรายได้ของบริษัท"

วารสารพนักงานเก็บเงิน

เอกสารนี้จำเป็นต้องใช้เพื่อบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายและรับเงินสดสำหรับ KKM แต่ละรายการขององค์กร วารสารยังทำหน้าที่เป็นรายงานการควบคุมและการลงทะเบียนการอ่านมิเตอร์ เอกสารนี้ผูกหมายเลขและปิดผนึกด้วยลายเซ็นของ Ch. นักบัญชี หัวหน้าบริษัท และผู้ตรวจสอบภาษี วารสารยังได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กร รายการทั้งหมดทำโดยหมอดูทุกวัน ขั้นตอนการออกเอกสารเงินสดไม่อนุญาตให้ลบและลบข้อมูลในสมุดรายวัน การแก้ไขทั้งหมดจะต้องได้รับการตกลงและรับรองโดยลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนาม หากค่าที่อ่านตรงกัน ค่าเหล่านั้นจะถูกบันทึกสำหรับกะปัจจุบันเมื่อเริ่มงาน ข้อมูลเหล่านี้ต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้ดูแลระบบที่ปฏิบัติหน้าที่และแคชเชียร์ บรรทัดที่ 15 ระบุจำนวนเงินที่ป้อนในเช็คที่ส่งคืนโดยลูกค้า ข้อมูลนี้นำมาจากการกระทำที่เกี่ยวข้อง คอลัมน์เดียวกันระบุจำนวนเช็คศูนย์ที่พิมพ์ระหว่างกะ เมื่อสิ้นสุดวันทำการ ผู้ปฏิบัติงานจะสร้างรายงานขั้นสุดท้ายสำหรับกะและมอบรายได้ที่ได้รับให้กับมัน สิ่งนี้จะสร้างคำสั่งที่เข้ามา หลังจากอ่านค่ามิเตอร์แล้ว จะมีการตรวจสอบจำนวนใบเสร็จรับเงินจริง รายการที่เกี่ยวข้องจะทำในวารสาร ได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของหัวหน้า (ผู้ดูแลหน้าที่) แคชเชียร์อาวุโสและพนักงานจ่ายเงิน ในกรณีที่มีความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินที่ระบุบนเทปควบคุมและจำนวนรายได้ สาเหตุของความแตกต่างจะถูกระบุ ส่วนเกินหรือขาดที่พบจะถูกบันทึกไว้ในบรรทัดที่สอดคล้องกันของวารสาร

ข้อมูลการอ่านมิเตอร์ KKM และรายได้

ใช้เพื่อสร้างรายงานสรุปสำหรับกะปัจจุบัน ข้อมูลเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นภาคผนวกของใบแจ้งยอดเงินที่รวบรวมทุกวัน ข้อมูลเกี่ยวกับข้อบ่งชี้และรายได้รวมอยู่ในสำเนาเดียว ร่วมกับใบสั่งรายจ่ายและใบเสร็จรับเงิน ใบรับรอง-รายงานของพนักงานขาย จะถูกโอนไปยังแผนกบัญชีขององค์กรจนกว่าจะถึงกะต่อไป ตัวอย่างเอกสารเงินสดตามการอ่านมิเตอร์ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของวันทำการสำหรับเครื่องบันทึกเงินสดแต่ละรายการรวมถึงการคำนวณรายได้ ในขณะเดียวกันก็มีการระบุการกระจายตามแผนก หลังต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของผู้จัดการ ที่ส่วนท้ายของตารางที่เสร็จสมบูรณ์ ผลลัพธ์จะแสดงตามการอ่านเคาน์เตอร์ของเครื่องบันทึกเงินสดทั้งหมด และรายได้ของบริษัทยังถูกรวมเข้ากับการกระจายเงินทุนตามแผนกต่างๆ ตามพระราชบัญญัติจะมีการระบุจำนวนเงินทั้งหมดที่ออกให้กับลูกค้าในเช็คที่พวกเขาส่งคืน จำนวนนี้จะลดรายได้รวมของบริษัท ข้อมูลจะต้องลงนามโดยแคชเชียร์อาวุโสและหัวหน้าองค์กร

คำแนะนำในการเติม

เมื่อจัดทำเอกสารเงินสด คุณต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดโดยกฎหมายและข้อบังคับอื่นๆ นอกจากนี้ยังมีกฎที่ค่อนข้างง่ายอยู่หลายข้อ ซึ่งการปฏิบัติตามนี้จะหลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้องเมื่อกรอกเอกสาร:

1. จำนวนคำควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ ในกรณีนี้อนุญาตให้เขียนเพนนีเป็นตัวเลขได้ ตัวอย่างเช่น: 18,000 rubles 10 kopecks
2. เอกสารสามารถกรอกด้วยมือหรือใช้วิธีการทางเทคนิค (เช่น คอมพิวเตอร์)
3. กฎระเบียบอนุญาตให้ปรับเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารเงินสด อย่างไรก็ตาม ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดจำนวนหนึ่ง รายการที่ไม่ถูกต้องควรขีดฆ่าด้วยบรรทัดเดียวอย่างระมัดระวัง ข้อมูลที่ถูกต้องจะระบุไว้ข้างหรือ (ถ้าเป็นไปได้) ด้านบน ที่นี่คุณควรสร้างคำลงท้ายด้วย: "เชื่อว่าแก้ไขแล้ว", "ขีดฆ่าไม่ถูกต้อง" หรือ "จริง" ถัดจากรายการนี้ควรลงนาม ch. นักบัญชีและหัวหน้าองค์กร (หรือผู้ประกอบการรายบุคคล)
4. หากมีรอยเปื้อน ลบ เลอะด้วย "จังหวะ" และวิธีการแก้ไขอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน เอกสารจะถือว่าไม่ถูกต้อง

กฎเพิ่มเติม

จัดเก็บเอกสารเงินสดตามกฎหมายที่บังคับใช้เป็นเวลา 5 ปี การคำนวณงวดนี้เริ่มในวันที่ 1 มกราคม ของปีถัดจากระยะเวลาที่งานสำนักงานเสร็จสิ้น กฎนี้ถือเป็นเรื่องทั่วไป มีการกำหนดขั้นตอนพิเศษสำหรับใบแจ้งยอดบัญชีเงินเดือน หากพนักงานไม่มีบัญชีส่วนตัว เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ที่องค์กรเป็นเวลา 75 ปี เมื่อสิ้นสุดระยะเวลานี้ เอกสารทั้งหมดอาจถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรหรือถูกทำลายหากไม่มีคดีในศาล ความขัดแย้ง หรือข้อพิพาท เมื่อทำงานกับกระดาษ ต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

1. การจัดทำเอกสารเป็นลวดเย็บกระดาษควรทำในแต่ละวันไม่เกินวันทำการถัดไปหรือวันหยุดวันแรก
2. ก่อนที่จะโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร ต้องทำสินค้าคงคลัง
3. การควบคุมการก่อตัวของคดีดำเนินการโดยแคชเชียร์หรือโดยผู้จัดการโดยตรงขององค์กร
4. ในขั้นตอนการสร้างลวดเย็บกระดาษ เอกสารจะถูกรวบรวมโดยเรียงจากน้อยไปมากของหมายเลขบัญชี (ขั้นแรกโดยการเดบิต ตามด้วยเครดิต)

ความรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของเอกสารเงินสดอยู่ที่หัวหน้าองค์กร ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามกฎข้างต้น ผู้ฝ่าฝืนอาจได้รับโทษทางปกครองในรูปของบทลงโทษทางการเงิน จำนวนเงินค่าปรับจะถูกกำหนดตามกฎหมาย

สรุป

รักษาตัวเอกสารเงินสดถือเป็นงานที่มีความรับผิดชอบพอสมควร การกรอกเอกสารจะต้องได้รับการติดต่อด้วยความรับผิดชอบทั้งหมด เอกสารเงินสดใช้ในการสรุปข้อมูลต่าง ๆ การรายงานการบัญชี ในเรื่องนี้ ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในขั้นเริ่มต้นของการแก้ไขธุรกรรมสามารถนำไปสู่การบิดเบือนที่ร้ายแรงในเอกสารขั้นสุดท้าย พนักงานที่ได้รับแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งที่รับผิดชอบในการประมวลผลเอกสารเงินสดต้องมีความรู้และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง ต้องจำไว้ว่าเอกสารทั้งหมดที่ผู้ดำเนินการกรอกนั้นได้รับการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่อาวุโสและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้า บริษัท ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการลงทะเบียนเอกสาร ลงวารสารและหนังสือให้ตรงเวลาตามกฎ เนื่องจากมีการใช้เอกสารเงินสดในการจัดทำรายงาน การแก้ไขทั้งหมดในนั้นจึงดำเนินการอย่างเคร่งครัดในลำดับที่แน่นอน หากไม่ปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ เอกสารก็จะสูญเสียความถูกต้อง และบริษัทจะไม่นำข้อมูลในกฎไปใช้ในการจัดการงานต่อไป