กฎการเจรจา: หลักการพื้นฐาน เทคนิค เทคนิค

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-17 19:10

ทุกคนต้องเผชิญกับสิ่งที่เรียกว่าการสื่อสารทางธุรกิจ ดังนั้น หลายคนจึงสนใจที่จะเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ ยอมรับหุ้นส่วนและเจรจากับเขา แก้ไขปัญหาความขัดแย้ง และสร้างความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

การสื่อสารทางธุรกิจมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับผู้ที่ทำธุรกิจของตัวเอง ในหลาย ๆ ด้าน ความสำเร็จของกิจกรรมของพวกเขาขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาเชี่ยวชาญด้านวิทยาศาสตร์และศิลปะการสื่อสารได้ดีเพียงใด ในประเทศตะวันตก มีการสอนหลักสูตรฝึกอบรมที่ครอบคลุมประเด็นด้านการสื่อสารทางธุรกิจในเกือบทุกมหาวิทยาลัยและทุกวิทยาลัย ไม่นานมานี้กฎของการเจรจาเริ่มมีการศึกษาในสถาบันอุดมศึกษาในประเทศ และไม่ต้องสงสัยเลย สาขาวิชาดังกล่าวทำให้นักเรียนมีความสามารถในการติดต่อกับคู่ค้า

บทความนี้จะพูดถึงจรรยาบรรณในการสื่อสารทางธุรกิจและกฎการเจรจา จะมีการอธิบายขั้นตอนหลักของการเจรจา ประเภทของพฤติกรรมของผู้คน และหลักการโต้ตอบกับพวกเขา กฎสำหรับการเจรจาเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารทางเทคนิคจะถูกนำเสนอด้วย

การเจรจาคืออะไร

ก่อนพิจารณากฎพื้นฐานของการเจรจา คุณควรค้นหาว่ามันคืออะไรและอะไรสามารถเป็นได้ ดังนั้นการเจรจาคือการสื่อสารระหว่างผู้คนซึ่งเกิดขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ในการเจรจา แต่ละฝ่ายในการสื่อสารมีโอกาสเดียวกันในการควบคุมสถานการณ์และตัดสินใจ

การเจรจามักถือว่าผู้เข้าร่วมมีความคิดเห็นคล้ายกัน และบางส่วนไม่เห็นด้วยกับความเชื่อของอีกฝ่าย พวกเขาพบกันเพื่อมาเป็นตัวส่วนร่วมกัน อย่างไรก็ตาม หากทุกฝ่ายเห็นด้วยกับความเชื่อของกันและกันหรือในทางตรงกันข้าม มีความสำคัญมาก สิ่งเหล่านี้เป็นปฏิสัมพันธ์ประเภทที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง - ความร่วมมือและการเผชิญหน้าตามลำดับ

หน้าที่และเป้าหมายของการเจรจา

เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่ามีการเจรจาเพื่อให้ได้ความเห็นร่วมกันและตกลงในบางสิ่ง แม้ว่าความคิดเห็นนี้จะสมเหตุสมผลมาก แต่ก็ยังมีเป้าหมายอีกมากมาย

การเจรจาเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหา (ที่มีอยู่หรือที่เป็นไปได้) ตัดสินใจร่วมกัน ฯลฯ นอกจากนี้ การเจรจายังสามารถทำหน้าที่ให้ข้อมูลได้เมื่อผู้คนแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในบางสิ่งเท่านั้น การโต้ตอบประเภทนี้สามารถ เรียกว่าการเจรจาล่วงหน้า การประชุมที่จัดขึ้นเพื่อสร้างการเชื่อมต่อใหม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่เช่นการสื่อสารเมื่อผู้คนพบกันเพื่อทำความรู้จักกัน

การเจรจาอาจมีหน้าที่เช่นการควบคุมการประสานงานและระเบียบ พวกเขาแตกต่างจากการสื่อสารที่พวกเขามีความจำเป็นในกรณีที่มีข้อตกลงอยู่แล้วและการเจรจากำลังดำเนินการตามการตัดสินใจร่วมกันก่อนหน้านี้

นอกจากข้างต้นแล้ว ในทางปฏิบัติกรณีดังกล่าวไม่สามารถจัดการเจรจาเพื่อหารือและตัดสินใจได้ สิ่งเหล่านี้มีความจำเป็นเพื่อเบี่ยงเบนความสนใจของคู่แข่งหรือหุ้นส่วน บางครั้งบริษัทการค้าก็ใช้กลอุบายดังกล่าวซึ่งต้องการได้รับความสนใจจากคู่ค้าบางรายโดยจัดทำการติดต่อทางธุรกิจกับบริษัทอื่น

ขั้นตอนการเจรจา

กฎของการเจรจาบังคับให้บุคคลรู้ว่าขั้นตอนใดของกระบวนการนี้มีอยู่ ด้วยเหตุนี้ ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมจึงเกิดขึ้นได้ในระหว่างการวางแผนและดำเนินการสื่อสารทางธุรกิจ

ดังนั้น การเจรจาประกอบด้วยการเตรียมตัว กระบวนการของการสื่อสารเอง และการบรรลุข้อตกลง ควรพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการเจรจาและขั้นตอนในตารางด้านล่าง

ขั้นตอน	ขั้นตอนเตรียมการ	ขั้นตอนการบำรุงรักษา	เวทีฉันทามติ
แรก	ทางเลือกวิธีการเจรจา	แบ่งปันข้อมูล	ทางเลือกของการแก้ปัญหาที่ตกลงกันไว้
วินาที	สร้างการติดต่อระหว่างคู่สนทนา (คำเชิญหรือการยืนยันการมีส่วนร่วมในการเจรจา)	กำหนดระเบียบวาระ	การสนทนาครั้งสุดท้ายของกลยุทธ์การดำเนินการที่เลือก
สาม	การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเจรจา	การระบุปัญหาความขัดแย้ง	บรรลุข้อตกลงอย่างเป็นทางการ
ที่สี่	เตรียมแผนการเจรจา	การเปิดเผยผลประโยชน์เชิงลึกของคู่กรณี	-
ที่ห้า	สร้างบรรยากาศแห่งความไว้วางใจ	พัฒนาข้อเสนอสำหรับการจัดตำแหน่ง	-

อย่างเป็นทางการ สามารถแยกแยะได้อีกขั้นหนึ่ง - ขั้นตอนสุดท้าย เมื่อทั้งสองฝ่าย วิเคราะห์ผลลัพธ์ และเริ่มดำเนินการตามข้อตกลงบรรลุข้อตกลง

แนวทางการเจรจา

ควรจดจำกฎการเจรจาที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่ง - คุณจำเป็นต้องรู้หัวข้อของการสนทนาและแนวทางบางอย่างเสมอ เมื่อรู้แล้วคุณสามารถทำนายพฤติกรรมของคู่สนทนาได้ วิธีการเจรจาสามารถแยกแยะได้ดังต่อไปนี้:

1. ศัตรู. สาระสำคัญของแนวทางอยู่ที่การที่ทั้งสองฝ่ายปรากฏตัวต่อหน้ากันและกันในบทบาทของทหารที่ต้องปกป้องผลประโยชน์ของตน กล่าวอีกนัยหนึ่ง วิธีการนี้สามารถอธิบายได้ว่าเป็นการชักเย่อ
2. เพื่อน. ทั้งสองฝ่ายสนับสนุนการเจรจาฉันมิตร วิธีนี้ถือว่าอ่อนกว่าด้านจะปรับให้เข้ากับด้านที่แข็งแรง ควรสังเกตว่าแนวทางนี้หายากมากในทางปฏิบัติ
3. พันธมิตร. แนวทางที่สามมีรากฐานที่มั่นคงมาก - มุ่งเน้นที่การค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ยอมรับร่วมกันได้ เป็นสิ่งสำคัญที่ฝ่ายที่ใช้วิธีนี้พยายามหาทางออกจากสถานการณ์ที่เหมาะสมทั้งอย่างสมบูรณ์และสมบูรณ์ วิธีการนี้สามารถอธิบายได้ว่าเป็นการเจรจาที่ "บริสุทธิ์"

ถึงแม้จะเลือกแนวทางใด แต่ก็ควรจำไว้ว่าคู่สนทนาสามารถใช้ลูกเล่นต่างๆ ที่จะช่วยให้ได้รับประโยชน์มากขึ้นสำหรับฝ่ายของตน

ลูกเล่นสกปรก

มารยาทในการเจรจาไม่เห็นด้วยกับการใช้กลลวงต่างๆ อย่างไรก็ตาม นักธุรกิจอาจจงใจใช้กลอุบายเพื่อผลประโยชน์ คุณควรคอยเฝ้าระวังอยู่เสมอและสามารถต่อต้านพวกมันได้อย่างเหมาะสม ควรพิจารณาเคล็ดลับ "สกปรก" ที่พบบ่อยที่สุด:

1. เพิ่มระดับรายการ. เคล็ดลับนี้อิงจากข้อเท็จจริงที่ว่าในตอนแรกหุ้นส่วนเสนอเงื่อนไขที่ซับซ้อนเกินไปสำหรับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ต่อเขา หรือเงื่อนไขที่แยกออกได้โดยไม่ลำบาก และระหว่างการสนทนาจะทำให้พวกเขาง่ายขึ้น ดังนั้นด้านที่ใช้เทคนิคนี้จะต้องให้สัมปทานในส่วนของมันด้วย เพื่อหลีกเลี่ยงกลลวงดังกล่าว จำเป็นต้องศึกษาประเด็นการเจรจาและศักยภาพของคู่ครองก่อนการประชุม
2. สำเนียงผิด. เคล็ดลับนี้คล้ายกับหลักการที่อธิบายไว้ข้างต้น ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือในกรณีนี้แสดงให้เห็นถึงความสนใจอย่างมากในการแก้ไขปัญหา แม้ว่าความจริงแล้วปัญหานี้เป็นเรื่องรอง
3. เรียกร้องนาทีสุดท้าย. เคล็ดลับนี้คล้ายกับข้างต้น แต่สามารถใช้ได้เฉพาะในขั้นตอนสุดท้ายของการเจรจา เมื่อแนะนำให้ใช้สองข้อแรกในตอนเริ่มต้น เทคนิคนี้เรียกอีกอย่างว่า "การกรรโชก" การยื่นคำร้องในนาทีสุดท้ายเป็นอุบายที่อันตรายมาก เพราะเมื่อคู่ค้าตกลงทุกอย่างและตกลงร่วมกันแล้ว ฝ่ายหนึ่งจะเสนอเงื่อนไขใหม่ในเวลาที่อีกฝ่ายสนใจจะเซ็นสัญญาอยู่แล้ว
4. สร้างสถานการณ์ที่สิ้นหวัง เทคนิคนี้เจ็บปวดมากสำหรับด้านที่ใช้ เมื่อใช้งานพันธมิตรจะสร้างเงื่อนไขดังกล่าวโดยที่อีกฝ่ายสามารถยอมรับสถานการณ์หรือทำร้ายตัวเองในกรณีที่ถูกปฏิเสธ บ่อยครั้งที่กลอุบายของพฤติกรรมดังกล่าวนำไปสู่ความจริงที่ว่าความไว้วางใจจากฝ่ายที่ถูกกดดันนั้นสูญเสียไปอย่างไม่สามารถแก้ไขได้
5. สุดท้าย. หลักการของกลอุบายนี้คือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งจะอยู่ในตำแหน่ง "ไม่ว่าคุณจะยอมรับข้อกำหนดของเราหรือเราออกจากการเจรจา!" อย่างไรก็ตาม หลังจากกลอุบายดังกล่าว การเจรจากลายเป็นวิธีแก้ปัญหาเพียงฝ่ายเดียว
6. ซาลามี่. หลักการของเคล็ดลับนี้มาจากแนวทางเดียวกับในกรณีของผลิตภัณฑ์ไส้กรอกจริง ซาลามี่เป็นผลิตภัณฑ์ที่บริโภคในปริมาณน้อยเนื่องจากไม่สามารถรับประทานได้ทั้งหมดและในคราวเดียว ฝ่ายหนึ่งเริ่มให้ข้อมูลเกี่ยวกับการประเมิน ความสนใจส่วนตัว ฯลฯ เล็กน้อยบางส่วนโดยหวังว่าคนที่สองจะทำเช่นเดียวกันและเริ่มบอกความลับทั้งหมด ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คู่หูที่ใช้กลอุบายนี้พูดด้านแรกเริ่มประพฤติตาม ผลที่ได้คือการเจรจาอาจยืดเยื้อ และผู้สนทนาจะค้นหาความคิดเห็น ความสนใจ และมุมมองของอีกฝ่ายอย่างเต็มที่และสมบูรณ์
7. บลัฟ. จากชื่อกลลวง เป็นที่ชัดเจนว่าเรากำลังพูดถึงข้อเท็จจริงที่ว่าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งให้ข้อมูลเท็จกับคู่ของตนโดยรู้เท่าทัน อย่างไรก็ตาม ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีการใช้สิ่งนี้น้อยลงเรื่อยๆ เนื่องจากสภาพที่ทันสมัยช่วยให้คุณตรวจสอบทุกสิ่งที่คู่สนทนาพูดได้อย่างอิสระ
8. ตีความสองครั้ง. เคล็ดลับนี้ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงที่ว่าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งใช้ถ้อยคำที่มีความหมายสองนัย ซึ่งสามารถตีความได้เพื่อผลประโยชน์ของตนเอง เคล็ดลับก็คือว่าหากมีการจัดทำหรือลงนามในเอกสารที่มีการใช้คำสองคำระหว่างสัญญา คู่สัญญาฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งจะไม่สามารถปฏิบัติตามเงื่อนไขได้ในภายหลัง กลอุบายดังกล่าวเป็นอันตรายมากสำหรับบุคคลที่ใช้มัน เพราะด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสูญเสียชื่อเสียงที่ดีและได้รับชื่อเสียงที่ไม่ดีได้อย่างรวดเร็ว

กฎของการเจรจากล่าวว่าหากในระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจพบว่าคู่ค้าใช้กลเม็ดและกลเม็ดไม่ว่าในกรณีใดคุณควรตอบสนอง คุณต้องเข้าใจว่าทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้นและหลังจากนั้นก็สร้างแนวการสื่อสาร อย่างไรก็ตาม อย่าขัดจังหวะการเจรจาอย่างกะทันหัน เป็นการดีกว่าที่จะรับฟังข้อเรียกร้องทั้งหมดอย่างใจเย็นและปล่อยให้ตัวเองมีเวลาคิด

กฎที่ต้องปฏิบัติตามในการเจรจา

บรรทัดฐานทั่วไปของพฤติกรรมในการเจรจาเป็นเรื่องปกติธรรมดาในการเจรจา และไม่สำคัญว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากันหรือการเจรจาจะดำเนินการโดยใช้วิธีการสื่อสารทางเทคนิค กฎการเจรจาที่ต้องจำมีดังต่อไปนี้:

1. สุภาพเสมอและหลีกเลี่ยงวลีและคำใบ้ที่อาจดูถูกบุคลิกภาพของคู่หู มารยาททางโลกควรปฏิบัติตามเสมอ
2. คุณไม่สามารถเพิกเฉยต่อความคิดเห็นของคู่ของคุณได้
3. อย่าถามคำถามมากเกินไปโดยไม่ได้อธิบายว่าเหตุใดจึงสำคัญ กล่าวอีกนัยหนึ่งไม่ควรอนุญาตให้มีการสอบถามง่ายๆ
4. เราจำเป็นต้องตอบสนองต่อคำชี้แจงอย่างเพียงพอและพยายามถ่ายทอดข้อมูลเพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่อยู่ในความเสี่ยง
5. อย่าปล่อยให้ความคิดของคุณถูกถอดความ
6. ถ้าความคิดของคู่ของคุณดูเหมือนไม่ได้พูด คุณสามารถทำต่อโดยระบุว่าเป็นนัยหรือไม่
7. สรุปได้เฉพาะเมื่อสิ้นสุดการเจรจาหรือหลังจากการแสดงความคิดเห็นเป็นเวลานาน
8. หากการเจรจาเป็นกลุ่ม จำเป็นต้องให้โอกาสทุกคนได้พูด แม้ว่าจะใช้เวลานานเกินไป แต่โดยปกติมีเพียงคนเดียวที่อยู่ข้างผู้ที่อาจเป็นคู่ครองที่รักษาคำพูด

จะโน้มน้าวพันธมิตรได้อย่างไร

จากมุมมองของกฎการสื่อสารทางธุรกิจและการเจรจาต่อรอง นักจิตวิทยาได้พัฒนาชุดคำแนะนำที่จะช่วยในช่วงเวลาเหล่านั้นเมื่อมีความจำเป็น ไม่เพียงแต่ในการถ่ายทอดข้อมูลไปยังคู่ค้า แต่ยังโน้มน้าวเขาด้วยอะไรก็ตาม. ดังนั้นควรพิจารณารายการนี้:

1. หากตัดสินใจแล้วว่าจะโน้มน้าวให้อีกฝ่าย คุณควรเริ่มด้วยการโต้เถียงที่ไม่สุภาพ ไปสู่การโต้เถียงที่เป็นกลาง และสุดท้ายก็ให้เสียงโต้แย้งที่หนักแน่นที่สุด ที่เรียกว่า "ไพ่ยิปซี"
2. คุณไม่สามารถผลักดันคู่ชีวิตให้อยู่ในตำแหน่งที่เสียเปรียบหรือกดดันเขา ทุกคนมีสิทธิ์เซฟหน้า
3. ถ้าคุณต้องการคำตอบในเชิงบวกสำหรับคำถามที่สำคัญ คุณควรถามคำถามง่ายๆ สองข้อก่อนหน้านั้น ซึ่งคู่หูจะตอบอย่างง่ายดาย
4. ควรจำไว้ว่ายิ่งผู้พูดมีอิทธิพลมากเท่าไร ความขัดแย้งของเขาก็ยิ่งชัดเจนมากขึ้นเท่านั้น
5. คุณต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจ
6. เมื่อจะชักชวน คุณต้องเริ่มจากความชัดเจนและเป็นที่ยอมรับของทั้งสองฝ่าย

การสนทนาทางโทรศัพท์: กฎสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์

การเจรจาโทรคมนาคมแตกต่างจากการสนทนาแบบเห็นหน้ากัน กฎที่สำคัญที่สุดของการสนทนาทางโทรศัพท์คือความกระชับ การสื่อสารทางธุรกิจดังกล่าวควรกระชับและไม่ยืดเยื้อ ต้องพูดแต่เรื่องบุญเท่านั้น

โดยทั่วไป มีกฎพื้นฐานหลายประการสำหรับการเจรจาโดยวิธีการสื่อสาร:

1. คุณต้องเป็นมิตรและยินดีต้อนรับ
2. การสนทนาทางโทรศัพท์ควรดำเนินการโดยผู้มีความสามารถที่เข้าใจกำหนดการ
3. ก่อนจะพูด คุณต้องปรับเสียงและถ้าเป็นไปได้ ให้พูดบิดลิ้นสองสามคำ
4. เสียงระหว่างสนทนาทางโทรศัพท์ควรเป็นความสงบ. หากจำเป็น คุณสามารถเล่นด้วยเสียงของคุณเมื่อคุณต้องการจดจ่อกับบางสิ่งหรือเมื่อต้องชักชวนคู่หู
5. คุณไม่สามารถขัดจังหวะคู่สนทนาได้ นี่เป็นกฎที่สำคัญมากในการสนทนาทางโทรศัพท์ แม้ว่าคู่สนทนาจะพูดในสิ่งที่ไม่เป็นที่พอใจ วิพากษ์วิจารณ์หรือแสดงความไม่พอใจ แต่ก็จำเป็นต้องฟังเขาแล้วเริ่มพูดเท่านั้น

นอกจากที่กล่าวมาแล้ว โปรดจำไว้ว่ากฎมารยาทสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์นั้นเหมือนกับกฎที่ผู้คนมักจะปฏิบัติตามด้วยตนเอง นอกจากนี้ เป็นที่น่าสังเกตว่าหากพลาดการสนทนาส่วนหนึ่งเนื่องจากปัญหาทางเทคนิคซึ่งคู่สนทนาไม่ได้สังเกต คุณต้องขอโทษและขอให้ทำซ้ำ

ลักษณะเฉพาะของชาติในการเจรจา

การรู้พื้นฐานของการสื่อสารทางโทรศัพท์กับพันธมิตรและกฎของการเจรจาร่วมกัน จำเป็นต้องคำนึงถึงลักษณะประจำชาติของทุกฝ่ายเสมอ ตัวอย่างเช่น ชาวเยอรมันไม่ยอมให้มาสายและเป็นคนอวดดีอย่างยิ่ง คนอังกฤษมักเป็นคนเก็บตัว อย่ามองว่าเย็นชา เป็นที่น่าสังเกตว่าถ้าคู่หูดังกล่าวให้เกียรติเขาก็จะรักษาไว้

ชาวอิตาลีมีความกระฉับกระเฉงและเข้ากับคนง่าย และพวกเขาชอบที่จะพบปะในบรรยากาศที่เป็นกันเอง คุณลักษณะที่สำคัญของพันธมิตรดังกล่าวคือพวกเขาต้องการพูดคุยกับผู้คนในระดับเดียวกัน ชาวสเปนเป็นคนที่ชอบทำงานเป็นทีม พวกเขากล้าหาญเปิดกว้างจริงจัง แต่ในขณะเดียวกันก็มีความรู้สึกที่ยอดเยี่ยมอารมณ์ขัน. เช่นเดียวกับชาวอิตาลี ชาวสเปนชอบเจรจากับคนระดับเดียวกัน

เมื่อพูดถึงคู่หูชาวจีน คุณควรจำไว้ว่าพวกเขาใส่ใจคำพูดมาก ข้อมูลที่เปล่งออกมาโดยพวกเขามักจะคิดออกและยับยั้ง บ่อยครั้งที่ชาวจีนไม่ใช่คนแรกที่แสดงความคิดเห็นและข้อเสนอ ดังนั้นคุณควรจำสิ่งนี้ไว้เสมอเมื่อทำการเจรจา

สรุป

เมื่อเข้าใจถึงพื้นฐานของการสื่อสารทางธุรกิจและกฎมารยาทในการสนทนาทางโทรศัพท์แล้ว การสร้างแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องจึงง่ายกว่ามาก สิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้คือการซื่อสัตย์กับตัวเองและคู่ของคุณ