การบริหารโครงการ - มันคืออะไร? ข้อดีและข้อเสีย

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-17 19:10

การจัดการโครงการเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบการจัดการสมัยใหม่ในรัสเซีย บริษัทในประเทศและต่างประเทศจำนวนมากใช้การจัดการโครงการเพื่อปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการ ลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร การจัดการโครงการคืออะไรและมีประโยชน์หลักอย่างไร

โครงการคืออะไร

แนวคิดของ "โครงการ" สามารถตีความได้หลายวิธี ตัวเลือกแรกเกี่ยวข้องกับคำจำกัดความของโครงการเป็นชุดของเอกสารตามที่สามารถสร้างอาคารหรือโครงสร้างได้ บทความนี้จะกล่าวถึงความหมายที่สองของคำว่า "โครงการ"

โครงการมีคำจำกัดความมากมาย แม้ว่าพวกเขาจะเห็นด้วยกับสิ่งหนึ่ง: โครงการคือแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานด้านวัสดุเฉพาะในระยะเวลาที่จำกัด ในขณะเดียวกัน ฟีเจอร์หลักของโปรเจกต์นี้มีชื่อว่า

• ความเป็นเอกลักษณ์ (โปรเจ็กต์คือสิ่งที่สร้างขึ้นเป็นครั้งแรก)
• จำกัดเวลา (โครงการมีกำหนดส่งงานเสมอ)
• ความมีจุดมุ่งหมาย (โครงการจะดำเนินการเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะเสมอโดยแสดงเป็นกฎในหน่วยเชิงปริมาณขนาด).

หากตรงตามเงื่อนไขทั้งสามข้อ เรียกชุดกิจกรรมว่าโปรเจ็กต์

โปรแกรมและพอร์ตการลงทุน

โครงการมักถูกจัดกลุ่มเป็นโปรแกรมและพอร์ตโฟลิโอ ในเวลาเดียวกัน โปรแกรมคือชุดของโครงการที่รวมกันเป็นหนึ่งโดยมีเป้าหมายร่วมกัน ตัวอย่างเช่น โครงการปรับปรุงคุณภาพการศึกษาของประชากรอาจรวมถึงโครงการเพิ่มเงินเดือนครู 20% การสร้างโรงเรียนใหม่ 15 แห่ง การออกหนังสือเรียนใหม่ 26 เล่มในวิชาพื้นฐาน

พอร์ตโครงการรวบรวมโครงการที่ได้รับทุนจากแหล่งเดียวโดยไม่คำนึงถึงวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่น ผลงานโครงการของบริษัท N อาจรวมถึงโครงการเพื่อการกุศล การก่อสร้างสำนักงานใหม่ของบริษัท การเฉลิมฉลองวันครบรอบการดำรงตำแหน่งของผู้อำนวยการ และการเพิ่มผลประกอบการประจำปีขึ้น 10%

โครงการในพอร์ตการลงทุนและโปรแกรมควรมีคุณสมบัติหลักสามประการที่อธิบายไว้ข้างต้น

หลักการพื้นฐานของการจัดการโครงการ

ในมุมมองของตลาดที่กำลังพัฒนาแบบไดนามิกสำหรับเทคโนโลยีที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดการ เป็นการยากที่จะระบุวิธีการเฉพาะที่อธิบายการจัดการโครงการได้อย่างเต็มที่

การจัดการโครงการมีแนวทางและเครื่องมือมากมายและยึดตามหลักการพื้นฐานต่อไปนี้:

• เน้นผลลัพธ์ หลักการนี้กำหนดโดยความหมายของคำว่า "โครงการ" การจัดการโครงการไม่ได้เป็นเพียงการจัดการคุณภาพ แต่เป็นชุดการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกันอย่างมีจุดมุ่งหมาย
• หลักการของ "การออกแบบสามเหลี่ยม". ที่การจัดการโครงการควรได้รับคำแนะนำจากความเกี่ยวข้องกันระหว่าง: เวลา งบประมาณ คุณภาพของโครงการ การเปลี่ยนแปลงปัจจัยหนึ่งนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงปัจจัยอื่นๆ ซึ่งทำให้ด้านของสามเหลี่ยมเดียวกันเหมือนเดิม



• บัญชีวงจรชีวิตของโครงการ วงจรชีวิตของโครงการเริ่มต้นด้วยการก่อตัวของแนวคิดในการสร้างโครงการและสิ้นสุดเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่ระบุไว้ในโครงการ วัฏจักรชีวิตของโครงการตามกฎจะสิ้นสุดลงในขณะที่วงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ซึ่งสร้างขึ้นจากโครงการเริ่มต้นขึ้น
• ขั้นตอนการจัดการ หลักการนี้เกี่ยวข้องกับการประเมินโครงการเป็นชุดของกระบวนการที่เชื่อมโยงถึงกันและนำไปสู่ผลลัพธ์ขั้นกลางในรูปแบบของผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูปหรือเอกสารสำคัญ วิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมโครงการได้โดยไม่ต้องใช้ "โซนตาบอด"

วิธีการให้กำลังใจผู้เข้าร่วมโครงการ

การจูงใจผู้เข้าร่วมโครงการมักจะได้รับความสนใจเป็นพิเศษเมื่อเลือกการจัดการโครงการเพื่อทำงานเฉพาะ การจัดการโครงการมักประกอบด้วยกลไกการจูงใจที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้

สิ่งจูงใจด้านวัสดุ ได้แก่ โบนัส ค่าปรับ การจ่ายเงินเพิ่มเติมสำหรับงานขั้นกลางที่เสร็จสิ้นก่อนกำหนด

แรงจูงใจที่จับต้องไม่ได้รวมถึงใบรับรองและของกำนัลทางวินัยในรูปแบบของการหยุดงาน รวมถึงการปรับใช้การแข่งขันในหมู่ผู้เข้าร่วมโครงการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการแข่งขันที่แข่งขันได้

ขั้นตอนหลักของการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเกิดขึ้นในระยะของวงจรชีวิตโครงการและขั้นตอนของความซับซ้อนในการจัดการ ความสัมพันธ์ระหว่างสเตจและเฟสแสดงอยู่ในตารางด้านล่าง

เฟส:	การจัดการต้นทุน	การจัดการครบกำหนด	การจัดการเนื้อหา	การบริหารความเสี่ยง
StageS:	1	2	3	4
การเริ่มต้น	ประมาณการเงินทุนเบื้องต้น	ประมาณการเบื้องต้นของไทม์ไลน์โครงการ	คำจำกัดความของงานหลัก	การวิเคราะห์เบื้องต้นของปัจจัยลบที่เป็นไปได้
การวางแผน	การคำนวณงบประมาณและค้นหาแหล่งเงินทุน	คำนวณกำหนดการโครงการ	การคำนวณเป้าหมายโครงการ	การคำนวณการปรับความเสี่ยง
การนำไปใช้	การจัดหาเงินทุนทีละขั้นตอนของโครงการ	การตรวจสอบการดำเนินการตามกำหนดการ	การตรวจสอบความสำเร็จของตัวชี้วัดระดับกลาง	การตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของไดรเวอร์หลัก
ปิด	ประมาณการกำไร/ขาดทุน	สกอร์ขา/ลีด	การประเมินความสำเร็จ/ความล้มเหลวของวัตถุประสงค์โครงการ	วิเคราะห์ผิดพลาดแล้ว

ดังนั้น พื้นที่ของการจัดการโครงการรวมถึงการเงิน บุคลากร พื้นที่โครงสร้างขององค์กร

ขอบเขตการจัดการโครงการ

โครงสร้างการจัดการโครงการประกอบด้วยการแบ่งงานทั้งหมดขององค์กรออกเป็นโครงการที่จำกัดเวลาและเป้าหมาย ในเวลาเดียวกัน จะมีการจัดตั้งทีมของแต่ละโครงการและทีมผู้จัดการโครงการ ซึ่งจะรายงานต่อผู้จัดการเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ

ในเรื่องนี้ ตามกฎแล้วการจัดการโครงการจะใช้ในองค์กรของอุตสาหกรรมและขนาดต่างๆ โดยมีคำสั่งที่ดำเนินการพร้อมกันที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม ในธุรกิจขนาดเล็ก เขายังใช้การจัดการโครงการเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะของการปรับปรุงการผลิตให้ทันสมัย หรือตัวอย่างเช่น การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่

การบริหารโครงการในอุตสาหกรรมก่อสร้าง

ในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง การใช้วิธีการจัดการโครงการมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ ในบริษัทที่ทำหน้าที่ของลูกค้าหรือผู้รับเหมา การจัดการโครงการใช้การแบ่งงานออกเป็นโครงการตามธรรมชาติ (ตามหลักผลิตภัณฑ์ กล่าวคือ การก่อสร้างแต่ละอาคารเป็นโครงการที่แยกจากกัน) และโครงสร้างของผู้บริหารระดับสูงในทางปฏิบัติ ไม่ต้องการการปรับโครงสร้างอย่างจริงจัง

การจัดการองค์กรโครงการก็มักจะดำเนินการตามหลักการของโครงการโดยใช้ทีมที่จัดตั้งขึ้นแล้วสำเร็จนักออกแบบในฐานะทีมงานโครงการ

การจัดการโครงการในโครงสร้างของรัฐ

การบริหารโครงการในภาครัฐถือเป็นเทรนด์ใหม่ในยุคของเรา วิธีการจัดการแบบตั้งเป้าหมายโปรแกรมซึ่งพัฒนามาตั้งแต่สมัยโซเวียต บัดนี้ได้อยู่ในรูปของการจัดการโครงการทั่วประเทศ ในตอนนี้ เพื่อแก้ปัญหางานที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์สำหรับรัฐ มีการใช้โปรแกรมที่รวมแต่ละโครงการที่มีตัวบ่งชี้เป้าหมายและกำหนดเวลาดำเนินการ อย่างไรก็ตาม วิธีการในการจัดการโปรแกรมดังกล่าวยังห่างไกลจากอุดมคติและต้องการความทันสมัยและการอัปเดต

ประสบการณ์การใช้งานการจัดการโครงการในภูมิภาคเบลโกรอด

การบริหารงานภาครัฐตามโครงการได้พิสูจน์ตัวเองแล้วทั่วโลก ในรัสเซีย มีประสบการณ์ในการใช้เทคโนโลยีนี้ในภูมิภาคเบลโกรอด

การทดลองขนาดใหญ่นี้ส่งผลกระทบต่อข้าราชการพลเรือนในแถบเบลโกรอดเกือบทุกด้าน องค์ประกอบหลัก ได้แก่ การฝึกอบรมการจัดการโครงการ การสนับสนุนองค์กรและระเบียบวิธี การตรวจสอบในสถานที่ทำงาน แรงจูงใจ การประเมินความสามารถของพนักงาน ค่าคอมมิชชั่นจากผู้เชี่ยวชาญสำหรับการตรวจสอบโครงการ

การจัดการโครงการของภูมิภาคเบลโกรอดได้รวมคณะผู้บริหารโครงการแล้ว:

• ค่าคอมมิชชั่นระหว่างแผนกจัดการกิจกรรมโครงการ
• ค่าคอมมิชชั่นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะสาขาที่ตัดสินใจเปิด/ปิดโครงการ
• สำนักงานโครงการภูมิภาคที่ควบคุมการปฏิบัติตามระเบียบวิธีการจัดการโครงการ

ที่เดียว

มันอยู่ในกรอบของการเปลี่ยนผ่านไปสู่การจัดการโครงการที่ Belgorod Region ย้อนกลับไปในปี 2010 ได้เปลี่ยนไปใช้การประสานงานโครงการลงทุนผ่านระบบ "one window" ซึ่งปัจจุบันเป็นที่รู้จักกันดีในมอสโก บทบาทของหน้าต่างนี้ดำเนินการโดยหนึ่งในบริการที่เพิ่งเปิดตัวใหม่ - สำนักงานโครงการระดับภูมิภาค ตอนนี้ หนึ่งเดือนหลังจากสมัครที่สำนักงานโครงการ หน่วยงานธุรกิจจะได้รับเอกสารอนุมัติ

ระบบข้อมูลอัตโนมัติ "การจัดการโครงการ"

ข้อมูลและการสนับสนุนทางเทคนิคสำหรับการจัดการโครงการในภูมิภาคเบลโกรอดดำเนินการผ่านระบบข้อมูลอัตโนมัติ (AIS) "การจัดการโครงการ" นี่คือเว็บแอปพลิเคชันที่ไม่มีซอฟต์แวร์ซึ่งทำหน้าที่ดังต่อไปนี้สำหรับโครงการ พอร์ตโฟลิโอ และโปรแกรม:

• ดูแล Registry (ฐานข้อมูล).
• กำหนดการ
• การจัดทำงบประมาณ
• การตรวจสอบการใช้งานในระดับภูมิภาคและระดับเทศบาล
• กระจายอำนาจและความรับผิดชอบของทีม
• เปลี่ยนเนื้อหา
• ระบบแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นและที่จะเกิดขึ้นสำหรับโครงการ
• การไหลของเอกสาร
• การรายงานการวิเคราะห์อัตโนมัติ
• บูรณาการกับรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ของภูมิภาคเบลโกรอด

ข้อดีและข้อเสียของการจัดการโครงการ

ประสบการณ์การใช้งานการจัดการโครงการตามที่อธิบายไว้ในภูมิภาคเบลโกรอดประสบความสำเร็จ ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้แสดงเป็นหลักในอัตราการเติบโตของผลิตภัณฑ์มวลรวมในภูมิภาคเพิ่มขึ้น 0.1% (มากกว่า 3 พันล้านรูเบิล) เวลาที่ใช้ในการอนุมัติโครงการลดลง (2 เดือนสำหรับแต่ละโครงการ) และอัตราการพัฒนาการลงทุนที่เพิ่มขึ้นใน ภูมิภาค 23% อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดคือการก่อตัวของการคิดโครงการในหมู่พนักงานที่วิเคราะห์และพยายามแก้ปัญหาอย่างจริงจัง บางครั้งถึงกับใช้วิธีใหม่ๆ ที่ไม่ได้มาตรฐานด้วยซ้ำ

แรงจูงใจและการปรับโครงสร้างการบริหารใหม่ทำให้เป็นไปได้ที่จะได้รับผลในเชิงบวก ไม่เพียงแต่สำหรับข้าราชการ แต่สำหรับธุรกิจด้วย สร้างบรรยากาศการลงทุนที่เอื้ออำนวยและขจัดอุปสรรคในการเป็นผู้ประกอบการ

ขณะนี้ประชากรในภูมิภาคมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการเลือกและควบคุมการดำเนินโครงการเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญ สำหรับคนทั่วไป การจัดการโครงการเป็นโอกาสในการเพลิดเพลินกับบริการคุณภาพสูงและความคล่องตัวสูง

อย่างไรก็ตาม แม้จะมีข้อดีทั้งหมดของโครงสร้างการจัดการโครงการ แต่ก็ยังมีข้อเสียของแนวทางนี้

ก่อนอื่น ช่วงเปลี่ยนผ่าน ต้องใช้เวลาพอสมควรสำหรับทีมโครงการในการทำงานร่วมกันและทำหน้าที่ของตนเป็นกลไกที่มีการประสานงานกันอย่างดี

ประการที่สอง เมื่อนำการจัดการโครงการไปใช้ในองค์กร การค้นหาผู้จัดการโครงการที่ดีอาจล่าช้า ข้อกำหนดที่สูงมากถูกกำหนดขึ้นสำหรับคุณสมบัติส่วนบุคคลและความเป็นมืออาชีพของผู้จัดการโครงการ: คุณสมบัติที่ครอบคลุม การเข้าร่วมโครงการอย่างเต็มรูปแบบ ประสบการณ์การจัดการโครงการของข้อกำหนดเฉพาะที่จำเป็น

ข้อเสียข้อที่สามของการบริหารโครงการถือได้ว่ามีความจำเป็นการแบ่งทรัพยากรของบริษัทระหว่างโครงการต่างๆ ในบริษัทที่ "ยากจน" สิ่งนี้อาจไม่สามารถทำได้เลย ผู้จัดการโครงการจะต้อง "ต่อสู้" เพื่อหาทุนและบุคลากร ซึ่งไม่สามารถยอมรับได้ในเงื่อนไขของการควบคุมแบบเบ็ดเสร็จในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการ

หนึ่งในข้อเสียที่สำคัญที่สุดของเส้นทางการจัดการโครงการในองค์กรคือการจ้างสมาชิกในทีมโครงการและผู้จัดการโครงการหลังจากโครงการเสร็จสิ้น อย่างที่คุณทราบ ปริมาณงานของทีมเป็นกฎที่สำคัญที่สุดของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ และในกรณีของงานโครงการ กลุ่มผู้เชี่ยวชาญ "ลอยอยู่ในอากาศ" จะปรากฏขึ้นเป็นประจำ ซึ่งจะสูญเสียภาระงานคงที่ในทันที

โดยสรุปข้างต้น เราสามารถสรุปได้ว่าการจัดการโครงการเป็นส่วนสำคัญของพื้นที่ธุรกิจสมัยใหม่ และการศึกษาพื้นฐานของมันเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหารที่มีความสามารถทั้งในระดับรัฐและภายในธุรกิจเดียว