แผนภูมิแกนต์เป็นตัวช่วยในการวางแผนของคุณ แผนภูมิแกนต์คืออะไรและจะสร้างได้อย่างไร

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

แผนภูมิแกนต์เป็นหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมสำหรับการแสดงกำหนดการในการจัดการโครงการด้วยภาพ

นี่คืออะไร

แผนภูมิแกนต์ออกแบบมาเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานต่างๆ ในสาขาธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง สายตาเป็นชุดแถบเรียบง่ายที่ประกอบด้วยสองแกนหลัก: กรณีและเวลา แต่ละช่วงเวลาจะได้รับมอบหมายงานเฉพาะที่ต้องทำให้เสร็จ

ในแผนภาพ นอกจากบล็อกหลักแล้ว อาจมีคอลัมน์พิเศษเพิ่มเติมที่แสดงเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ เครื่องหมายพิเศษ - เหตุการณ์สำคัญ - ใช้เพื่อเน้นงานสองงานขึ้นไปและสาธิตลำดับการใช้งาน

แผนภูมิแกนต์เป็นมาตรฐานชนิดหนึ่งในด้านการจัดการโครงการ เพราะด้วยความช่วยเหลือที่ทำให้สามารถแสดงโครงสร้างการดำเนินการของทุกขั้นตอนของโครงการได้อย่างชัดเจน

แผนภูมิแกนต์มีไว้เพื่ออะไร

เนื่องจากคนส่วนใหญ่มองเห็นได้ชัดเจน ไดอะแกรมจึงให้โอกาสในการแก้ไขหนึ่งในงานหลักและแสดงให้เจ้าหน้าที่เห็นว่าต้องทำงานอะไร ทรัพยากรใดบ้างที่จะใช้ในกระบวนการและด้วยทำงานบางอย่างได้เร็วแค่ไหน ข้อมูลทั้งหมดถูกนำเสนอในรูปแบบที่บีบอัดโดยไม่ต้องใช้ตารางที่สับสนและข้อความจำนวนมาก ในขณะเดียวกัน สาระสำคัญก็ชัดเจนและเข้าใจได้สำหรับทุกคน โดยไม่มีข้อยกเว้น ผู้เข้าร่วมโครงการ

การใช้แผนภูมิช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการโครงการขนาดเล็กอย่างมาก และทำให้สามารถควบคุมกิจกรรมของพนักงานได้ตลอดเวลา

ประวัติการปรากฎตัวของชาร์ตแรก

รูปแบบแผนภูมิแรกได้รับการพัฒนาและทดสอบโดย Henry L. Gant ในช่วงต้นศตวรรษที่ 20 นักวิทยาศาสตร์ได้รับการว่าจ้างให้จัดการสร้างเรือเพื่อใช้ในสงครามโลกครั้งที่หนึ่ง กำหนดการพิเศษทำให้เขาสามารถประสานงานการทำงานของวิศวกรหลายคน โดยควบคุมการทำงานให้เสร็จตรงเวลา Gant เริ่มต้นโดยตรงโดยแสดงรายการงานที่จำเป็นทั้งหมดและจัดกำหนดการตามทรัพยากรที่มี

ขั้นตอนสำคัญคือการสาธิตการพึ่งพางานบางอย่างกับงานอื่น นอกจากนี้ แกนต์ได้จัดสรรช่วงเวลาสำหรับแต่ละคนในระหว่างที่เขาต้องทำกิจกรรมบางประเภทให้เสร็จสิ้น โดยระบุว่าใครและงานใดที่จะดำเนินการ โดยคำนึงถึงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับโครงการ

สร้างแผนภูมิแกนต์โดยใช้แกนแนวตั้งแทนงานต่างๆ และแกนนอนแสดงเวลา

แผนภูมิแกนต์ในโลกสมัยใหม่

วิธีการวางแผนนี้ไม่สูญเสียความเกี่ยวข้องในวันนี้ เพราะช่วยให้คุณสามารถแสดงแผนการผลิตแบบกราฟิก ช่วยลดความยุ่งยากในการตรวจสอบความคืบหน้าในการใช้งานงานที่ได้รับมอบหมาย แผนภูมิแกนต์ได้กลายเป็นเครื่องมือวิเคราะห์ที่ทรงพลังซึ่งเป็นเวลาเกือบ 100 ปีแล้วที่แผนภูมินี้ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เฉพาะใน 90s ของศตวรรษที่ผ่านมา เพื่ออธิบายความสัมพันธ์ในรายละเอียดมากขึ้น ได้แนะนำบรรทัดการสื่อสารระหว่างงานต่างๆ:

• "finish-start" - กิจกรรม B ไม่สามารถเริ่มได้จนกว่ากิจกรรม A จะเสร็จสิ้น;
• "start-finish" - การกระทำ B ไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าการกระทำ A จะเริ่มต้น;
• "start-start" - การกระทำ B จะเริ่มไม่เร็วกว่าการกระทำ A;
• "finish-finish" - การกระทำ B ต้องไม่สิ้นสุดก่อนการกระทำ A สิ้นสุดลง

มีหลักฐานว่าแผนภูมิแกนต์ถูกใช้ในการก่อสร้างโครงสร้างทางวิศวกรรมขนาดยักษ์ เช่น เขื่อนฮูเวอร์ (ลาสเวกัส, 1939) และระบบทางหลวงไอเซนฮาวร์ (เชื่อมต่อเมืองใหญ่ๆ ส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกา)

คำแนะนำ: วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน 5 ขั้นตอน

ต่อไป เราจะดูกฎสำหรับการสร้างแผนภูมิแกนต์และพยายามสร้างมันขึ้นมาเองในสเปรดชีต Microsoft Excel

ขั้นตอนที่ 1. การเก็บรวบรวมข้อมูล

ในการสร้างกราฟ เราต้องการข้อมูลต่อไปนี้:

• พิกัดของชุดข้อมูลทั้งหมด (ซึ่งแต่ละคอลัมน์ควรเริ่มต้น);
• ชื่อแต่ละสเตจ;
• ระยะเวลาของแต่ละด่าน

เพื่อความสะดวก เราป้อนทันทีลงในฟิลด์ที่เกี่ยวข้องของตาราง หลังจากที่เราป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว เราสามารถดำเนินการสร้างแผนภูมิได้เอง

สำคัญ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปแบบข้อมูลทั้งหมดเป็นถูกต้อง: โดยเฉพาะสิ่งนี้ใช้กับวันที่

ขั้นตอนที่ 2 การก่อตัวของเค้าโครง

ดังนั้น เรารู้จุดประสงค์ของการวางแผนและข้อมูลสำคัญบนพื้นฐานของการที่เราจะสร้างกำหนดการ ในหน้าต่างสเปรดชีต เราต้องไปที่ส่วน "แทรก -> แผนภูมิ" จากนั้นคลิกที่รายการ "บรรทัด" เราไม่ต้องการแบบปกติ แต่ด้วยการสะสมเนื่องจากมีเพียงแถวที่สองของข้อมูลเท่านั้นซึ่งในกรณีของเราจะเป็นแถวหลัก

ขั้นตอนที่ 3 ลบทุกอย่างที่เหลือ

ในการดำเนินการนี้ โปรแกรมมีเครื่องมือพิเศษ ในแผนภูมิที่ปรากฏบนหน้าจอ คุณต้องเลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่แถบสีน้ำเงิน คลิกขวาบนแผนภูมิ แล้วเลือก "จัดรูปแบบชุดข้อมูล" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น หน้าต่างจะปรากฏขึ้นซึ่งเราต้องไปที่รายการ "เติม" และเลือกรายการ "ไม่เติม" หลังจากนั้น แผนภูมิจะเป็นดังนี้:

ขั้นตอนที่ 4 สัมผัสสุดท้าย

โดยค่าเริ่มต้น ข้อมูลทั้งหมดในกราฟของเราเรียงลำดับจากล่างขึ้นบน เราจึงต้องแก้ไขเล็กน้อย ในการทำเช่นนี้เราคลิกขวาที่แกนหมวดหมู่ (อันถัดจากที่เรามีรายการงาน) ไปที่หน้าต่าง "Format Axis" แท็บที่เราต้องการจะเปิดขึ้นทันที - "พารามิเตอร์แกน" ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากย้อนกลับลำดับหมวดหมู่ อันที่จริง แผนภูมิแกนต์พร้อมแล้ว เหลือเพียงสิ่งเล็กๆ ที่มีประโยชน์อีกสองสามอย่าง

ขั้นตอนที่ 5. การจัดรูปแบบ

ดังนั้น เรายังคงทำงานบนชาร์ตต่อไป อย่างที่คุณเห็น มันยังดูไม่น่าดู และตอนนี้เราจะแก้ไขมันโดยใช้สเปรดชีตเอง:

1. ขยายแผนภูมิให้ได้ขนาดที่ต้องการโดยใช้ลูกศรที่มุมขวาบน
2. เลือกวันที่ทั้งหมดในตาราง คลิกที่พื้นที่เลือกด้วยปุ่มเมาส์ขวาและไปที่ "จัดรูปแบบเซลล์-> Number" ส่วนนี้จะแนะนำรูปแบบตัวเลขหลักที่เราทำงานด้วย เพื่อไม่ให้คำจารึกทับซ้อนกันเราขอแนะนำให้คุณเลือกรายการที่สั้นกว่า จากนั้น ให้คลิกขวาบนแกนที่มีวันที่ในแผนภูมิอีกครั้ง เลือก "Format Axis -> Number" และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "Link to source"
3. เลือกคำอธิบาย (สัญลักษณ์ "วันที่" และ "ระยะเวลา" ทางด้านขวา) แล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์
4. เปิด "Format Axis -> Parameters" และตั้งค่าต่ำสุดและสูงสุด (เราตั้งวันที่ 15 ธันวาคม เนื่องจากเป็นวันจันทร์ และ 3 มกราคม) ที่นี่เราสามารถกำหนดราคาของแผนกหลักได้ (สะดวกในกรณีที่ ตัวอย่างเช่น การทำงานในโครงการจะใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน) ในกรณีของเรา จะสะดวกกว่าที่จะปล่อยค่าเริ่มต้นไว้ (2.0)

ทดลองการจัดรูปแบบอีกเล็กน้อย - และนั่นคือสิ่งที่เราได้รับในท้ายที่สุด นี่คือแผนภูมิแกนต์ที่เสร็จแล้ว ตัวอย่างที่เราให้มานั้นเรียบง่ายมาก แต่ก็เพียงพอที่จะเข้าใจสาระสำคัญของวิธีการวางแผนนี้และการแสดงภาพกระบวนการปฏิบัติงานบางอย่าง

โปรแกรมสร้างกราฟอื่นๆ

แน่นอนว่ายังมีอีกหลายโปรแกรมที่ดีกว่าที่ช่วยให้การจัดการโครงการง่ายขึ้น แผนภูมิแกนต์ที่มีความซับซ้อนต่างๆ สามารถสร้างได้ง่ายๆ โดยใช้แอปพลิเคชัน เช่น:

• SchedRoll;
• ออกแบบแกนต์;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project และอื่น ๆ อีกมากมาย

นอกจากนี้ยังมีบริการออนไลน์จำนวนหนึ่งที่เปิดโอกาสให้ผู้ใช้ไม่เพียงแต่วางแผนงานเท่านั้น แต่ยังได้รับรายงานประจำ การแจ้งเตือนเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของงานทางอีเมลอีกด้วย อย่างไรก็ตาม ไม่มีใครปฏิเสธความจริงที่ว่าการรักษาความลับของข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเครือข่ายนั้นมีความเสี่ยง และซอฟต์แวร์แบบอยู่กับที่ซึ่งถูกติดตั้งโดยตรงบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ตามกฎแล้วจะมีฟังก์ชันการทำงานที่กว้างกว่าและเชื่อถือได้ในการทำงานมากกว่า

ข้อดีและข้อเสียของวิธีการ

สุดท้าย ควรพิจารณาในรายละเอียดข้อดีและข้อเสียหลักของวิธีการวางแผนและการจัดการที่อธิบายไว้

ข้อดีหลักอย่างไม่ต้องสงสัยคือการนำเสนอแบบกราฟิกของเนื้อหา ตามกฎแล้ว จะสะดวกสำหรับนักธุรกิจที่จะทำงานกับแผนภูมิแกนต์ - พวกเขาชอบความสามารถในการระบุและกำหนดขั้นตอนของงานในโครงการได้อย่างชัดเจน ด้วยการนำเสนองานในรูปแบบของแถบสีต่างๆ สมาชิกในทีมทุกคนสามารถระบุงานของตนได้อย่างรวดเร็ว

ควรสังเกตด้วยว่าแผนภูมิแกนต์คือเครื่องมือการนำเสนอที่ยอดเยี่ยมที่สามารถแสดงให้เห็นถึงลำดับความสำคัญหลักของโครงการ นั่นคือ ทันทีที่ผู้นำจัดสรรและแจกจ่ายทรัพยากรที่มีอยู่ ทีมงานจะเรียนรู้ทันทีและทำตามคำแนะนำเพิ่มเติม ฟีเจอร์ของแผนภูมิแกนต์นี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้จัดการอาวุโส - เมื่อใช้งานแล้ว การเตรียมรายงานโดยละเอียดและกว้างขวางเกี่ยวกับสถานะของโครงการต่างๆ จะง่ายขึ้นมาก

อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับวิธีการวางแผนอื่นๆ แผนภูมิแกนต์ก็มีข้อเสีย หนึ่งในนั้นคือการพึ่งพางาน บ่อยครั้งในกระบวนการนำเสนอโครงการ ผู้จัดการต้องแสดงให้เห็นว่างานใดที่เกี่ยวข้องกัน แต่น่าเสียดายที่รูปแบบแผนภูมิไม่อนุญาต เพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัดนี้ ผู้จัดการจึงใช้กลอุบายต่างๆ เช่น เพิ่มเส้นแนวตั้งพิเศษลงในแผนภูมิที่แสดงการพึ่งพาที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นเพียงวิธีแก้ปัญหาชั่วคราวเท่านั้น ไม่สามารถถ่ายทอดข้อมูลทั้งหมดได้

ข้อเสียอีกประการของแผนภูมิแกนต์คือความไม่ยืดหยุ่น ทุกวันนี้โครงการไม่คงที่ - พวกเขาได้รับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องซึ่งเป็นกะซึ่งเป็นไปไม่ได้เลยที่จะนำมาพิจารณาในไดอะแกรม ก่อนเริ่มสร้างกราฟ ผู้จัดการต้องคำนวณทุกอย่างให้ละเอียดที่สุด เพราะด้วยการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยในการประมาณการ แผนภาพทั้งหมดจะต้องถูกวาดใหม่ทั้งหมด และไม่ต้องพูดถึงว่าสามารถแสดงวิธีการวางแผนต่างๆ ได้หลากหลายในคราวเดียวยังขาด

ไม่ว่าเหตุใดคุณจึงต้องใช้แผนภูมิแกนต์ โปรแกรม (แม้แต่โปรแกรมที่ "ก้าวหน้าที่สุด") ก็จะไม่สามารถแสดงความสำคัญและความเข้มข้นของทรัพยากรในงานบางอย่าง รวมถึงสาระสำคัญของงานเหล่านั้นได้ ดังนั้นจึงไม่ค่อยถูกใช้สำหรับโครงการขนาดใหญ่โดยเฉพาะ

อย่างไรก็ตาม เป็นไปไม่ได้ที่จะปฏิเสธว่าวิธีนี้เป็นเรื่องธรรมดามากในการจัดการโครงการ - ผู้คนมีโอกาสตรวจสอบประสิทธิภาพและประสิทธิภาพสูงมานานกว่าศตวรรษ