กำลังประมวลผลเอกสารหลัก: ตัวอย่าง ข้อกำหนด เอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

กิจกรรมขององค์กรใดๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการบำรุงรักษาและการประมวลผลเอกสารหลัก จำเป็นสำหรับการรายงาน การคำนวณการชำระภาษี การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ในบทความ เราจะพิจารณาว่ามันคืออะไร - เอกสารหลักในการบัญชี - และวิธีดำเนินการ

แนวคิดพื้นฐาน

เอกสารเบื้องต้นในการบัญชี - คืออะไร ? เรียกว่าหลักฐานของการทำธุรกรรมทางธุรกิจที่สะท้อนให้เห็นบนกระดาษ ปัจจุบันมีการรวบรวมเอกสารจำนวนมากในระบบอัตโนมัติ "1C" การประมวลผลเอกสารหลักเกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนและการทำบัญชีข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์

การบัญชีหลักเป็นขั้นตอนเริ่มต้นของการแก้ไขเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในองค์กร ธุรกรรมทางธุรกิจคือการกระทำที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสถานะของสินทรัพย์หรือทุนขององค์กร

การประมวลผลเอกสารหลักในการบัญชี: ตัวอย่างของโครงการ

ตามกฎแล้วในองค์กรภายใต้แนวคิด "work withเอกสารประกอบ" หมายถึง:

• กำลังรับข้อมูลหลัก
• ข้อมูลก่อนการประมวลผล
• เอกสารประกอบ
• อนุมัติโดยผู้บริหารหรือผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับมอบอำนาจตามคำสั่งของกรรมการ
• กำลังประมวลผลเอกสารหลัก
• ดำเนินการที่จำเป็นเพื่อทำธุรกรรมทางธุรกิจ

การจำแนก

มีเอกสารหลักแบบครั้งเดียวและแบบสะสม การประมวลผลข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารดังกล่าวมีคุณสมบัติหลายประการ

เอกสารครั้งเดียวมีไว้เพื่อยืนยันกิจกรรมเพียงครั้งเดียว ดังนั้นขั้นตอนการประมวลผลจึงง่ายขึ้นอย่างมาก เอกสารสะสมจะใช้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ตามกฎแล้วจะสะท้อนถึงการดำเนินการที่ดำเนินการหลายครั้ง ในกรณีนี้ เมื่อประมวลผลเอกสารหลัก ข้อมูลจากมันจะถูกโอนไปยังทะเบียนพิเศษ

ข้อกำหนดเกี่ยวกับเอกสาร

เอกสารหลักถูกวาดขึ้นในขณะที่ดำเนินการหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้น

ภาพสะท้อนของข้อมูลจะดำเนินการในรูปแบบรวมพิเศษ ในกรณีที่ไม่มีแบบฟอร์มอนุมัติ องค์กรสามารถพัฒนาได้อย่างอิสระ

ขั้นตอนของการประมวลผลเอกสารทางบัญชีหลัก

ที่แต่ละองค์กรในรัฐมีพนักงานที่รับผิดชอบในการทำงานกับข้อมูลหลัก ผู้เชี่ยวชาญคนนี้ควรรู้กฎสำหรับการประมวลผลเอกสารหลัก ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายและลำดับการดำเนินการอย่างเคร่งครัด

ขั้นตอนของการประมวลผลเอกสารหลักคือ:

• แท็กซี่. เป็นการประเมินธุรกรรมที่แสดงบนกระดาษ ซึ่งบ่งชี้จำนวนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการ
• จัดกลุ่ม. ในขั้นตอนนี้ เอกสารจะถูกแจกจ่ายตามคุณสมบัติทั่วไป
• บัญชี. ถือว่ากำหนดเดบิตและเครดิต
• ดับเพลิง. เพื่อป้องกันการชำระเงินในเอกสารหลัก นักบัญชีจะทำเครื่องหมายว่า "จ่ายแล้ว"

ผิดพลาดในเอกสาร

เกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ โดยทั่วไป รูปลักษณ์ของพวกเขาเกิดจากทัศนคติที่ประมาทของพนักงานต่องานที่เขาทำ การไม่รู้หนังสือของผู้เชี่ยวชาญ และความผิดปกติของอุปกรณ์

เราไม่แนะนำให้แก้ไขเอกสาร อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยไม่แก้ไขข้อผิดพลาด นักบัญชีต้องแก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารเบื้องต้นดังนี้

• ขีดเส้นบางๆ ให้มองเห็นได้ชัดเจน
• เขียนข้อมูลให้ถูกต้องเหนือเส้นที่ขีดฆ่า
• ตรวจสอบ "ความเชื่อที่ถูกต้อง"
• ระบุวันที่ปรับ
• สัญญาณ

ห้ามใช้น้ำยาแก้ไข

การทำงานกับเอกสารขาเข้า

ขั้นตอนการประมวลผลเอกสารขาเข้ารวมถึง:

• การกำหนดประเภทเอกสาร เอกสารทางบัญชีมีข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์เสมอ ตัวอย่างเช่น รวมใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อเพื่อรับเงิน ฯลฯ
• ตรวจสอบรายละเอียดของผู้รับ เอกสารต้องส่งถึงบริษัทหรือพนักงานของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ในทางปฏิบัติ บริษัทออกเอกสารสำหรับการซื้อวัสดุโดยเฉพาะแม้ว่าจะยังไม่ได้ทำสัญญากับซัพพลายเออร์
• ตรวจลายเซ็นตรา. บุคคลที่ลงนามในเอกสารต้องมีอำนาจในการทำเช่นนั้น หากการพบเห็นเอกสารหลักไม่อยู่ในความสามารถของพนักงาน เอกสารดังกล่าวจะถือเป็นโมฆะ ในทางปฏิบัติข้อผิดพลาดมักเกิดขึ้นในองค์กรที่มีตราประทับหลายแห่ง ข้อมูลบนสำนักพิมพ์ต้องตรงกับประเภทของเอกสารที่ประทับ
• กำลังตรวจสอบสถานะเอกสาร ในกรณีที่ตรวจพบความเสียหายบนกระดาษหรือขาดแผ่นใด ๆ จำเป็นต้องจัดทำสำเนาซึ่งควรส่งสำเนาให้คู่สัญญา
• กำลังตรวจสอบความถูกต้องของเหตุการณ์ที่แสดงในเอกสาร พนักงานขององค์กรต้องยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับความเป็นจริงของการทำธุรกรรม เอกสารการรับของมีค่าได้รับการรับรองโดยผู้จัดการคลังสินค้าเงื่อนไขของสัญญาได้รับการยืนยันโดยนักการตลาด ในทางปฏิบัติ มีบางกรณีที่ซัพพลายเออร์ได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าที่บริษัทไม่ได้รับ
• กำหนดระยะเวลาของเอกสาร เมื่อประมวลผลเอกสารหลัก ไม่ควรบันทึกข้อมูลเดิมซ้ำ 2 ครั้ง
• กำหนดส่วนบัญชี. เมื่อได้รับหลักเอกสารประกอบจำเป็นต้องกำหนดว่าจะใช้ค่าที่จัดส่งเพื่อวัตถุประสงค์ใด พวกเขาสามารถทำหน้าที่เป็นสินทรัพย์ถาวร วัสดุ สินทรัพย์ไม่มีตัวตน สินค้า
• กำหนดการลงทะเบียนที่จะยื่นเอกสาร
• กระดาษลงทะเบียน. จะดำเนินการหลังจากการตรวจสอบทั้งหมด

ทำงานกับเอกสารขาออก

การประมวลผลเอกสารประเภทนี้ค่อนข้างแตกต่างจากข้างต้น

ก่อนอื่น พนักงานที่ได้รับอนุญาตขององค์กรจะสร้างฉบับร่างของเอกสารขาออก บนพื้นฐานของมัน กำลังพัฒนากระดาษร่าง จะถูกส่งไปยังผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ อย่างไรก็ตาม พนักงานอีกคนที่มีอำนาจที่เหมาะสมก็สามารถอนุมัติร่างเอกสารได้เช่นกัน

หลังการรับรอง โปรเจ็กต์จะถูกร่างขึ้นตามกฎที่ตั้งขึ้นและส่งไปยังผู้รับ

การวางแผนเวิร์กโฟลว์

ขั้นตอนนี้จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับ การส่งและการประมวลผลเอกสารอย่างทันท่วงที สำหรับองค์กรที่มีอำนาจในการหมุนเวียนเอกสารในองค์กรจะมีการพัฒนากำหนดการพิเศษ พวกเขาระบุว่า:

• สถานที่และระยะการลงทะเบียนของเอกสารหลัก
• ชื่อและตำแหน่งผู้จัดทำและส่งเอกสาร
• บัญชีที่มาจากหลักทรัพย์
• เวลาและสถานที่เก็บเอกสาร

ทะเบียนบัญชี

ที่จำเป็นสำหรับการลงทะเบียนเอกสารหลัก ในขณะเดียวกัน บนเอกสารมีเครื่องหมายการบัญชี จำเป็นต้องป้องกันไม่ให้มีการลงทะเบียนเอกสารซ้ำ

กระดาษหลักสามารถเก็บไว้ในทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ได้ อย่างไรก็ตาม ตามคำร้องขอของหน่วยงานของรัฐหรือคู่สัญญา องค์กรต้องจัดเตรียมเอกสาร

คุณสมบัติของการกู้คืนเอกสาร

ปัจจุบันยังไม่มีขั้นตอนการคืนเอกสารที่ชัดเจนในข้อบังคับ ในทางปฏิบัติ กระบวนการนี้รวมถึงกิจกรรมต่อไปนี้:

• การแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบสาเหตุของการสูญหายหรือทำลายเอกสาร หากจำเป็น หัวหน้าองค์กรอาจเกี่ยวข้องกับหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายในกระบวนการนี้
• ยื่นอุทธรณ์ต่อองค์กรธนาคาร ต่อคู่สัญญาเพื่อขอสำเนาเอกสารหลัก
• แก้ไขการคืนภาษีเงินได้. ความจำเป็นในการส่งรายงานที่ปรับปรุงนั้นเกิดจากการที่ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารจะไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี

ในกรณีที่เอกสารหลักสูญหาย IFTS จะคำนวณจำนวนการหักภาษีตามเอกสารที่มีอยู่ ในขณะเดียวกัน ก็มีความเป็นไปได้ที่หน่วยงานด้านภาษีจะใช้มาตรการความรับผิดในรูปแบบของค่าปรับ

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการออกเอกสารหลัก

โดยปกติ คนเก็บบันทึกจะละเมิดดังต่อไปนี้:

• กรอกแบบฟอร์มที่ไม่เป็นหนึ่งเดียวหรือได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร
• ไม่ระบุรายละเอียดหรือสะท้อนถึงข้อผิดพลาด
• ไม่อนุมัติเอกสารที่มีลายเซ็นหรืออนุญาตให้พนักงานที่ไม่มีอำนาจลงนามในเอกสาร

เอกสารยืนยันข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กร การออกแบบจะต้องเข้าหาอย่างระมัดระวัง ความผิดพลาดใดๆ สามารถนำไปสู่ผลด้านลบได้