ค่าตอบแทนสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ: กฎ ระเบียบ เอกสาร การคำนวณ และการชำระเงิน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

บริษัทหลายแห่งต้องการให้พนักงานเดินทางเป็นประจำเพื่อแก้ปัญหาในการทำงานมากมาย ในขณะเดียวกัน นายจ้างและลูกจ้างแต่ละคนควรรู้ว่าค่าตอบแทนในการเดินทางเพื่อธุรกิจเป็นอย่างไร ด้วยเหตุนี้จึงคำนึงถึงเงินเดือนของผู้เชี่ยวชาญใน บริษัท ระยะเวลาการเดินทางเพื่อธุรกิจและปัจจัยอื่น ๆ หากกฎในการคำนวณการจ่ายเงินถูกละเมิด บริษัทอาจต้องรับผิดทางปกครองเนื่องจากการละเมิดบทบัญญัติแห่งประมวลกฎหมายแรงงาน

แนวคิดของการเดินทางเพื่อธุรกิจ

การเดินทางเพื่อธุรกิจเป็นตัวแทนของการเดินทางของพนักงานไปยังเมืองหรือประเทศอื่นตามคำสั่งของผู้จัดการ วัตถุประสงค์หลักของพวกเขาคือการดำเนินการตามคำสั่งบางอย่าง การติดต่อกับบริษัทอื่น หรือการจัดการปัญหาต่างๆ กับผู้รับเหมาหรือลูกค้า ระยะเวลาของการเดินทางดังกล่าวขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์

การเดินทางเพื่อธุรกิจส่วนใหญ่มักจะต้องแก้ไขปัญหาที่สำคัญสำหรับบริษัท:

• สร้างความสัมพันธ์กับบริษัทอื่น
• ควบคุมกิจกรรมสาขา;
• จำเป็นต้องเซ็นสัญญาใหม่
• เข้าร่วมนิทรรศการหรือการนำเสนอ

พนักงานที่เดินทางไปทำธุรกิจก็รักษางานไว้ เงินเดือนเฉลี่ยก็ไม่ลดลง นอกจากนี้ นายจ้างมีหน้าที่ต้องชดใช้ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางครั้งนี้อย่างเหมาะสม ดังนั้น ฝ่ายบัญชีจึงคำนวณค่าเดินทางเพื่อธุรกิจ

ใครสามารถเดินทางไปทำธุรกิจได้บ้าง

ส่งพนักงานไปเที่ยวงาน แค่หัวหน้าออกคำสั่งพิเศษก็เพียงพอแล้ว ผู้เชี่ยวชาญจะต้องดำเนินการมอบหมายเฉพาะในภูมิภาคอื่นของรัสเซียหรือแม้แต่ในรัฐอื่นบนพื้นฐานของมัน ในการทำเช่นนี้พนักงานต้องมีทักษะและประสบการณ์ที่เหมาะสม

ในขณะเดียวกันก็มีผู้เชี่ยวชาญบางคนที่ไม่สามารถเดินทางไปทำธุรกิจได้ ซึ่งรวมถึงพนักงานบริษัท:

• สตรีมีครรภ์;
• พลเมืองที่มีเด็กเล็ก;
• คนงานที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ;
• คนดูแลเด็กพิการหรือญาติป่วย

ผู้เชี่ยวชาญข้างต้นสามารถเดินทางไปทำธุรกิจได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรและต้องไม่มีข้อห้ามทางการแพทย์ในการส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ

แนวคิดเรื่องเบี้ยเลี้ยงการเดินทาง

ค่าตอบแทนการทำงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจจะต้องดำเนินการตามกฎบางอย่าง เงินที่พลเมืองได้รับเรียกว่าค่าเดินทาง ถึงรวมถึงการชำระเงิน:

• ต่อวัน. พวกเขาแสดงโดยค่าใช้จ่ายที่จำเป็นสำหรับการดำรงชีวิตและการกินของพลเมืองในเมืองหรือประเทศอื่น มีการจัดเตรียมเงินไว้ล่วงหน้าโดยเฉพาะ ดังนั้นต้องได้รับเงินจากผู้เชี่ยวชาญก่อนจึงจะส่งไปเที่ยว ในการโอนเงินจำเป็นต้องให้หัวหน้าออกคำสั่งที่เหมาะสม สามารถออกเงินเป็นเงินสดหรือโอนเข้าบัตรธนาคารของพนักงาน หลังจากกลับมาพลเมืองจะต้องจัดทำรายงานที่ส่งไปยังนักบัญชี รายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นโดยพลเมืองในระหว่างการเดินทาง ดังนั้นพวกเขาจะต้องเก็บเช็ค ตั๋ว หรือเอกสารการชำระเงินอื่นๆ ไว้ทั้งหมด หากก่อนหน้านี้ได้รับเงินน้อยเกินไป เงินเพิ่มเติมจะได้รับการจัดสรร
• ชำระเงินระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ มันถูกแสดงโดยเงินเดือนโดยตรงของพลเมืองในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ ภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว เงินทุนจะถูกคำนวณและสะสมพร้อมกับเงินเดือนสำหรับวันอื่นๆ ทั้งหมดในเดือน ค่าตอบแทนระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจจะโอนตามลำดับทั่วไป กล่าวคือ ณ วันที่จ่ายเงินเดือนในบริษัท

การคำนวณการจ่ายเงินแตกต่างกันเล็กน้อย และนี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าพลเมืองถูกบังคับให้ใช้จ่ายไม่เพียงแต่วันธรรมดา แต่ยังรวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์ในเมืองอื่นด้วย

ความแตกต่างของเงินคงค้าง

เมื่อกำหนดจำนวนค่าตอบแทนในการเดินทางเพื่อธุรกิจ นักบัญชีต้องคำนึงถึงกฎเกณฑ์บางประการ และกฎเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นอย่างสม่ำเสมอเนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมาย เหล่านี้กฎรวมถึง:

• เบี้ยเลี้ยงรายวันต้องไม่เกิน 700 rubles หากการเดินทางไม่เกี่ยวข้องกับการข้ามพรมแดน
• หากคุณวางแผนที่จะไปประเทศอื่น จำนวนนี้จะเพิ่มขึ้นเป็น 2.5 พันรูเบิล
• อนุญาตให้จ่ายเบี้ยเลี้ยงเป็นสกุลเงินต่างประเทศได้ แต่การคำนวณจะคำนึงถึงอัตราแลกเปลี่ยนในวันที่โอนเงินให้พนักงานของบริษัทโดยตรง
• หากผู้เชี่ยวชาญได้รับสกุลเงินในประเทศอื่นโดยอิสระ เขาต้องมอบใบรับรองการแลกเปลี่ยนให้นักบัญชี และหากเอกสารนี้หายไป จะใช้อัตราของธนาคารกลางในขณะที่ออกเงิน
• หากการเดินทางเพื่อธุรกิจไม่เกินหนึ่งวัน จะไม่จ่ายเบี้ยเลี้ยงรายวัน
• ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นโดยพนักงานในการเดินทางไม่ต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือเบี้ยประกัน
• บริษัทสามารถจัดสรรเบี้ยเลี้ยงรายวันได้เกิน 700 หรือ 2,500 รูเบิล แต่จำนวนเงินส่วนเกินจะต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
• ขั้นตอนการคำนวณค่าตอบแทนของพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจมีช่วงเวลาที่คล้ายคลึงกันกับการคำนวณค่าลาพักร้อน
• เงินเดือนเกิดขึ้นสำหรับผู้ที่เดินทางไปทำธุรกิจในวันทำงานเท่านั้น แต่เงินในวันหยุดจะเพิ่มขึ้นตามวันเต็มตามปฏิทิน

นักบัญชีต้องได้รับข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับจำนวนวันที่พนักงานใช้ในการเดินทางไปทำธุรกิจ

ระเบียบกฎหมาย

การจ่ายเงินสำหรับงานระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจควรทำตามบทบัญญัติของศิลปะ 167 ทีเค แสดงว่าหัวหน้าบริษัทมีหน้าที่ต้องรักษาสถานที่ทำงานให้ลูกจ้างและยังครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง

ดังนั้น การโอนเฉพาะเงินเดือนโดยไม่มีเบี้ยเลี้ยงต่างๆ ถือว่าผิดกฎหมาย

ขั้นตอนการคำนวณถูกควบคุมโดย Art 139 TK และ PP หมายเลข 749 หากนักบัญชีของบริษัทละเมิดกฎหมาย บริษัทและเจ้าหน้าที่อาจต้องรับผิดทางปกครอง

ได้เงินเดือนเท่าไหร่

ค่าตอบแทนสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ควรคำนวณจากรายได้เฉลี่ยของพนักงานต่อปี เงินทุนเพิ่มเติมถูกกำหนดให้กับพนักงานนอกเหนือจากเงินเดือนโดยตรง ซึ่งรวมถึงการจ่ายเงิน:

• เงินชดเชยค่าครองชีพในภูมิภาคหรือประเทศอื่น
• กองทุนสำหรับทำกิจกรรมการทำงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• ชำระค่าขนส่ง

ในบางบริษัท การชำระเงินสำหรับวันสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจจะเกิดขึ้นทันทีก่อนการเดินทาง แต่อนุญาตให้ชำระเงินล่วงหน้าเพียงบางส่วนเท่านั้น และเงินส่วนที่เหลือจะถูกโอนหลังจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ. การชำระเงินไม่ได้แสดงจำนวนเงินที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดเสมอไป เนื่องจากค่าใช้จ่ายจะขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ ซึ่งรวมถึงอัตราแลกเปลี่ยน ค่าที่พักและตั๋วตลอดจนระยะเวลาของการเดินทาง

พนักงานที่กลับมาจากการเดินทางเพื่อธุรกิจต้องกรอกรายงานพิเศษ มันแสดงรายการเงินทุนทั้งหมดที่ใช้และรายการที่ซื้อ และค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะต้องได้รับการสนับสนุนโดยเอกสารการชำระเงินที่เหมาะสม จากรายงานผลสุดท้ายการชำระเงินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจตามเงินเดือนเฉลี่ยของพนักงาน

จ่ายวันไหน

ก่อนคำนวณ คุณควรกำหนดว่าพนักงานจะเดินทางไปทำงานกี่วัน ค่าตอบแทนการทำงานสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจในวันหยุดจะไม่เกิดขึ้น ดังนั้นจะพิจารณาเฉพาะวันที่บริษัททำงานโดยตรงเท่านั้นซึ่งจะถูกพิจารณาถึงตารางงานขององค์กร

นักบัญชีระหว่างการคำนวณต้องใช้ใบบันทึกเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่บริษัทใช้ตารางการทำงานแบบลอยตัว วันหยุดในการเดินทางเพื่อธุรกิจไม่ได้รับเงิน แต่แต่ละองค์กรสามารถสะสมเงินทุนได้อย่างอิสระหากจำเป็นสำหรับพนักงาน

ขั้นตอนการคำนวณ

กระบวนการกำหนดเงินเดือนของพนักงานที่เดินทางเพื่อธุรกิจเป็นเวลานานเกี่ยวข้องกับนักบัญชีที่ดำเนินการตามลำดับหลายอย่าง ขอแนะนำให้ใช้ข้อกำหนดเกี่ยวกับค่าตอบแทนการเดินทางเพื่อธุรกิจในระหว่างขั้นตอนซึ่งอาจจัดตั้งขึ้นโดย บริษัท โดยตรงและรักษาความปลอดภัยตามคำสั่งที่เหมาะสม

กระบวนการคำนวณแบ่งออกเป็นขั้นตอน:

• กำหนดจำนวนวันทำการที่พนักงานจะใช้ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• คำนวณจำนวนเงินเดือนที่จะได้รับจากผู้เชี่ยวชาญ ถ้าเขายังคงทำงานในบริษัทต่อไปในช่วงเวลาที่เรียกเก็บเงิน
• แสดงจำนวนวันที่รวมอยู่ในการคำนวณ
• คำนวณรายได้เฉลี่ยในช่วงเวลาที่ผู้เชี่ยวชาญจะเข้ามาการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ระหว่างการคำนวณค่าตอบแทนของผู้ขับขี่ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจะนำมาพิจารณาที่พนักงานจะต้องแบกรับในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ซึ่งรวมถึงค่าน้ำมัน ค่าที่พักในโรงแรมหรือโรงแรมต่างๆ ตลอดจนค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในการทำตามคำแนะนำของฝ่ายบริหารของบริษัท ค่าใช้จ่ายทั้งหมดนี้กำหนดโดยข้อบังคับเกี่ยวกับค่าจ้าง

คุณลักษณะของการชำระเงิน

ระหว่างการคำนวณ นักบัญชีสามารถใช้วิธีการและวิธีการคำนวณเงินเดือนที่แตกต่างกันสำหรับผู้ที่อยู่ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ดังนั้น คุณสมบัติของกระบวนการนี้จึงรวมถึง:

• หากจำเป็น อาจมีการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมจากเงินเดือนเฉลี่ยของพลเมือง บ่อยครั้งหลังจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ ปรากฎว่าพนักงานได้รับเงินน้อยกว่าที่เขาจะได้รับมาก ถ้าเขาละทิ้งการเดินทางเพื่อธุรกิจและทำงานในสำนักงาน ในกรณีนี้อาจยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงานได้ เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งกับพนักงาน จะมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ขนาดอาจแตกต่างกันเนื่องจากเงื่อนไขหลักคือความจำเป็นในการจ่ายเงินจำนวนดังกล่าวซึ่งเท่ากับเงินเดือนเฉลี่ยของพลเมือง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากใช้ค่าจ้างตามผลงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ เนื่องจากพลเมืองแทบไม่มีผลกิจกรรมใดๆ เลย ดังนั้นด้วยการคำนวณมาตรฐานจึงอาจกลายเป็นว่าเขาได้รับเงินเดือนน้อยเกินไป ดังนั้นจึงมีการจ่ายเงินเพิ่มเติมตามรายได้เฉลี่ย ผู้นำของบริษัทเองตัดสินใจเช่นนั้น เนื่องจากพวกเขาไม่สนใจเพื่อทำให้สถานการณ์ทางการเงินของพนักงานที่ตกลงเดินทางไปทำธุรกิจแย่ลง
• วันหยุดจ่าย. บ่อยครั้ง ผู้เชี่ยวชาญขององค์กรต้องเดินทางไปทำธุรกิจเพียงไม่กี่วัน ช่วงนี้งานเยอะ ในกรณีนี้ สองวันอาจตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์ ตามกฎหมายไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าแรงในการเดินทางเพื่อธุรกิจในวันหยุด แต่อันที่จริงในช่วงเวลานี้พลเมืองไม่ได้พักผ่อน แต่ทำงานอยู่ ในกรณีนี้ หัวหน้าองค์กรจะเป็นผู้จ่ายสองเท่า แทนที่จะจ่ายเงินดังกล่าว ผู้บริหารอาจเสนอโอกาสในการลางานในอนาคต
• กฎเงินเดือนสำหรับคนทำงานพาร์ทไทม์ บ่อยครั้งที่ผู้เชี่ยวชาญรวมงานหลาย ๆ งานพร้อมกัน ดังนั้นพวกเขาจึงทำงานนอกเวลาในบริษัท หลังจากที่พลเมืองถูกย้ายไปยังตำแหน่งหลัก ปัญหาจะเกิดขึ้นกับการคำนวณรายได้เฉลี่ยของเขาหากเขาเดินทางไปทำธุรกิจ ในกรณีนี้ควรพิจารณาช่วงเวลาที่พลเมืองทำงานนอกเวลาด้วย ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ จำนวนเงินที่ชำระจะต่ำเพียงพอที่ผู้บริหารอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

เนื่องจากประเด็นข้างต้น การคำนวณค่าจ้างที่ถูกต้องสำหรับผู้ที่ออกจากการเดินทางเพื่อธุรกิจถือเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างเฉพาะเจาะจงและซับซ้อน ในระหว่างการดำเนินการนักบัญชีต้องคำนึงถึงบทบัญญัติของกฎหมายของรัสเซีย หากพวกเขาทำผิดพลาดอย่างร้ายแรง พนักงานสามารถเขียนคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงานได้ ในกรณีนี้ บริษัทอาจต้องรับผิดทางปกครอง

วันหยุดชดเชยอย่างไร

หากพนักงานของบริษัทถูกบังคับให้เดินทางไปทำงานแม้ในวันหยุดสุดสัปดาห์ ก็ควรได้รับการชดเชย ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถเลือกหนึ่งในตัวเลือก:

• ในอนาคต พนักงานจะมีโอกาสได้ลาหยุดวันไหนก็ได้
• งานจ่ายวันหยุดสองเท่า

ในการโอนเงินสองครั้ง ฝ่ายบริหารของบริษัทจะออกคำสั่งที่เกี่ยวข้อง ระบุตำแหน่งและชื่อเต็มของพนักงานที่ถูกส่งเดินทางไปทำธุรกิจ ประเทศและภูมิภาคที่เขาอยู่ ระยะเวลาของการเดินทางและเหตุผลของการเดินทางจะได้รับ

เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ซ้ำซ้อน ขอแนะนำให้รวมร่างพระราชบัญญัติการกำกับดูแลภายในในบริษัทให้สมบูรณ์ บนพื้นฐานของการคำนวณค่าจ้างที่ถูกต้องสำหรับพนักงานที่ถูกบังคับให้ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ สิ่งนี้จะทำให้งานของนักบัญชีง่ายขึ้นมาก

โอนเงินได้อย่างไร

ชำระเงินได้ 2 วิธี:

• การจัดหาเงินทุนในรูปของเงินสดที่ออกให้พนักงานก่อนการเดินทางที่โต๊ะเงินสดของบริษัท
• โอนเงินเข้าบัตรธนาคารที่เป็นเงินเดือน

ถ้าเงินเดือนพื้นฐานถูกโอนเข้าบัญชีธนาคาร มักจะชำระเงินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจในลักษณะเดียวกัน

ใช้สายไฟอะไร

นักบัญชีต้องแสดงธุรกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้องค่าตอบแทนของพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ สำหรับสิ่งนี้ ใช้การโพสต์:

• D71 K50 - การออกเงินภายใต้รายงานให้พนักงานขององค์กรครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• D71 K50 - การจ่ายเงินชดเชยให้กับพนักงานหากในระหว่างการเดินทางเขาใช้ไม่เพียง แต่เงินที่ได้รับ แต่ยังรวมถึงเงินของตัวเองด้วยดังนั้นเขาจึงส่งรายงานไปยังนักบัญชีพร้อมค่าใช้จ่ายทั้งหมดของเขา
• D50 K71 - พนักงานคืนเงินหากหลังจากการเดินทางไปทำงาน เขามีเงินพิเศษ

พนักงานต้องรายงานไปยังองค์กรสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นซึ่งเขาสร้างรายงานล่วงหน้า แนบเอกสารการชำระเงินต่าง ๆ เพื่อยืนยันค่าใช้จ่าย ซึ่งรวมถึงใบเสร็จรับเงิน เช็ค หรือตั๋ว หากมีการระบุค่าใช้จ่ายที่ไม่เหมาะสม องค์กรอาจปฏิเสธที่จะจ่ายค่าชดเชย บ่อยครั้งในเอกสารค่าใช้จ่ายมีใบแจ้งหนี้ที่มีการจัดสรรภาษีมูลค่าเพิ่ม ภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว สามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้

สรุป

การเดินทางเพื่อธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นในบริษัทต่างๆ เนื่องจากการเดินทางเพื่อธุรกิจเท่านั้นที่สามารถแก้ปัญหาที่แตกต่างกัน ทำสัญญาใหม่ หรือควบคุมการทำงานของสาขาได้ ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทที่ส่งเดินทางไปทำธุรกิจจะต้องได้รับเบี้ยเลี้ยงและคำนวณค่าจ้างอย่างถูกต้อง

เมื่อคำนวณค่าจ้าง จะพิจารณาเงินเดือนเฉลี่ยของพลเมืองต่อปีที่ทำงานด้วย ในเวลาเดียวกัน ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้หากพนักงานทำงานในบริษัทเป็นระยะเวลาสั้น ๆ หรือถูกย้ายไปยังรัฐเร็วๆ นี้. ในกรณีนี้ จะมีการกำหนดการชำระเงินเพิ่มเติมจนถึงรายได้เฉลี่ย ในการดำเนินการนี้ จำเป็นต้องจัดทำรายการบัญชีให้ถูกต้อง