การชำระค่าน้ำมันและน้ำมันหล่อลื่น: การทำสัญญา ขั้นตอนการคำนวณ กฎและคุณสมบัติของการลงทะเบียน เงินคงค้าง และการชำระเงิน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

สถานการณ์มักเกิดขึ้นเมื่อเนื่องจากความต้องการในการผลิต พนักงานถูกบังคับให้ใช้ทรัพย์สินของเขา ส่วนใหญ่มักจะเกี่ยวกับการใช้งานเครื่อง นอกจากนี้ นายจ้างมีหน้าที่ต้องชดเชยสิ่งนี้: ชำระค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น (POL) ค่าเสื่อมราคา และค่าใช้จ่ายอื่นๆ จะทำให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดได้อย่างไร

กรอบกฎหมาย

มีคนไม่มากที่เข้าใจว่าการจ่ายค่าน้ำมันและสารหล่อลื่นและการชดเชยการใช้ยานพาหนะส่วนบุคคลหมายความว่าอย่างไร และนายจ้างก็ใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ แม้ว่าภาระหน้าที่ในการชดใช้ค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานจะระบุไว้ในมาตรา 188 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน อย่างไรก็ตาม ดังจะเห็นด้านล่าง การใช้งานไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด ข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากขึ้นมีอยู่ในประมวลกฎหมายแพ่งและภาษี ในการใช้ประโยชน์จากผลประโยชน์ทั้งหมดที่มีให้ คุณต้องแก้ไขปัญหาให้ถูกต้อง

ในทางปฏิบัติเป็นอย่างไร

บ่อยครั้งที่พนักงานถูกเลือกว่าคุณจะเดินทาง 300 กม. ไปยังเมืองอื่นด้วยรถบัสหรือขับรถของคุณเอง มันไม่เคยเกิดขึ้นกับเขาว่าค่าใช้จ่ายในการจ่ายน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นและไม่เพียง แต่สามารถและควรได้รับการชดเชยกับเขาเท่านั้น สถานประกอบการใช้ประโยชน์จากการไม่รู้หนังสือทางกฎหมายของพนักงาน ส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าค่าน้ำมันในที่ทำงานและค่าชดเชยเป็นอย่างไร

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่เพียงแค่ใช้กับรถเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทรัพย์สินส่วนตัวอื่นๆ ที่พนักงานใช้ในการปฏิบัติหน้าที่ราชการด้วย ส่วนใหญ่ใช้แค่การขนส่งส่วนบุคคล ดังนั้นการจ่ายน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นให้กับลูกจ้างโดยนายจ้างถือเป็นบรรทัดฐาน แม้ว่านายจ้างจะไม่ยินยอมจ่ายทั้งหมด

ตัวอย่างสองสามตัวอย่าง

ใครที่เคยลองทำงานเป็นตัวแทนขายต้องเคยเจอแบบนี้ อีกตัวอย่างหนึ่งที่พนักงานมักใช้พาหนะของตนเองคือแท็กซี่ ในการรับค่าตอบแทนพนักงานต้องใช้รถยนต์หรือทรัพย์สินอื่น ๆ เท่านั้น โดยต้องมีความรู้และได้รับอนุญาตจากผู้บริหารเท่านั้น และทุกอย่างจะต้องถูกบันทึกไว้

จ่ายค่าน้ำมันและสารหล่อลื่นให้พนักงาน - คืออะไร

บ่อยครั้งแม้แต่เจ้าหน้าที่บัญชีก็ไม่รู้คำตอบสำหรับคำถามนี้ นับประสาพนักงานธรรมดาๆ หลายคนคิดว่าน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นเป็นเพียงเชื้อเพลิงเท่านั้น: น้ำมันเบนซินหรือดีเซล นี้ไม่เป็นความจริงทั้งหมด ในความเป็นจริง มีหลายสิ่งหลายอย่างที่เรียกว่าเชื้อเพลิงและสารหล่อลื่น (เชื้อเพลิงและสารหล่อลื่น):

• เนย;
• สารป้องกันการแข็งตัว - ในฤดูหนาว;
• ยุทโธปกรณ์ที่จำเป็นอื่นๆ

ดังนั้น ค่าน้ำมันและสารหล่อลื่นไม่เพียงแต่รวมค่าน้ำมันเท่านั้น

จะทำให้เป็นทางการได้อย่างไร

มี 3 วิธีทำข้อตกลงกับนายจ้างอย่างเป็นทางการ:

• ข้อตกลงเพิ่มเติมในสัญญาจ้าง;
• สัญญาเช่ารถยนต์;
• สัญญาการให้บริการขนส่ง

แต่ละอย่างมีข้อดีข้อเสีย. มาดูรายละเอียดด้านล่างกันเลย

ข้อตกลงเพิ่มเติมในสัญญาจ้าง

สิ่งที่ง่ายที่สุดคือการสรุปข้อตกลงเพิ่มเติมกับนายจ้างในสัญญาจ้าง อย่างไรก็ตาม ง่ายกว่าไม่ได้หมายความว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้น: พนักงานจะไม่ได้รับค่าน้ำมันและสารหล่อลื่นโดยค่าใช้จ่ายของนายจ้าง ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของข้อตกลงดังกล่าว

ควรระบุให้ชัดเจน:

• ยี่ห้อและลักษณะของรถ
• จำนวนเงินชดเชยรายเดือนและค่าใช้จ่ายที่นายจ้างชดเชยด้วย: ค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น การซ่อมแซมในปัจจุบันและที่สำคัญ การวินิจฉัยและการบำรุงรักษา ประกัน
• กำหนดเวลาส่งรายงานต้นทุนจริง
• เงื่อนไขที่นายจ้างชดใช้ค่าใช้จ่ายของลูกจ้าง

พนักงานมักจะเดินทางตามคำสั่งของผู้บริหาร หรือลักษณะการเดินทางของงานที่กำหนดไว้สำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการ ตามกฎหมายแล้ว การชำระค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและสารหล่อลื่นเมื่อใช้ยานพาหนะส่วนบุคคล รวมถึงการชดเชยค่าใช้จ่ายอื่นๆ สามารถทำได้เฉพาะในกรณีที่มีความจำเป็นในการผลิต

พนักงานส่งรายงานการเดินทางของเขาทุกเดือน โดยระบุว่า:

• วันเดินทาง;
• เวลาออกเดินทางและกลับมา;
• ปลายทาง;
• วัตถุประสงค์ของการเดินทาง

นอกจากนี้ เอกสารนี้จะต้องมีวันที่รวบรวมและลายเซ็นของพนักงาน

ข้อดีและข้อเสียของข้อตกลงเพิ่มเติม

การชดเชยค่าใช้จ่ายของพนักงานภายใต้สัญญาจ้างเป็นประโยชน์ต่อนายจ้างเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจำกัดให้อยู่ในขนาดที่กำหนดโดยกฤษฎีการัฐบาลฉบับที่ 92 ลงวันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2545 ได้เสมอ: 1200 รูเบิล - สำหรับรถยนต์ที่มีความจุเครื่องยนต์น้อยกว่า 2,000 ซม.³ และ 1,500 รูเบิล - สำหรับรถยนต์ที่มีความจุเครื่องยนต์มากกว่า 2,000 ซม.^3.

อย่างไรก็ตาม ค่าตอบแทนดังกล่าวไม่น่าจะเหมาะกับพนักงาน - ในราคาน้ำมันเบนซินในปัจจุบัน แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะได้ค่าตอบแทนดังกล่าว ดังนั้นนายจ้างจึงต้องประนีประนอมและทำสัญญาเช่าหรือสัญญาสำหรับการให้บริการขนส่งหรือจ่ายเงินจากกระเป๋าของตัวเอง - จะไม่สามารถชดเชยการชดเชยด้วยการลดหย่อนภาษีได้

วิธีการเช่ารถ

ในกรณีนี้ ความสัมพันธ์ระหว่างคู่สัญญาจะอยู่ภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่ง ในทางปฏิบัติ การเช่าเรือเปล่ามักใช้กันมากกว่า ด้านล่างคุณจะเห็นสัญญาทั่วไป

จำเป็นต้องระบุในสัญญาเช่า:

• ลักษณะรถ: ยี่ห้อ, ปีที่ผลิต, สี, หมายเลขตัวถังและเครื่องยนต์, หมายเลขสถานะ;
• เงื่อนไขการเช่าช่วง - เป็นที่พึงปรารถนาที่จะห้ามไม่ให้นายจ้างเช่ารถให้คนอื่น
• การจัดการอื่นๆ - ใครและในกรอบเวลาใดที่ดำเนินการ MOT ผู้จ่ายวัสดุสิ้นเปลืองและการบำรุงรักษา สามารถใช้รถเพื่อวัตถุประสงค์ใด - ตัวอย่างเช่น เฉพาะการขนส่งผู้โดยสาร

เมื่อทำสัญญาเช่า คุณต้องเข้าใจว่าคุณกำลังโอนรถให้บริษัทแม้ว่าจะเป็นการชั่วคราวแต่เพื่อการใช้งาน ภายใต้สัญญาจ้าง คุณเท่านั้นที่สามารถใช้รถได้

ดังนั้น สัญญาเช่าจะต้องกำหนดวิธีที่นายจ้างสามารถใช้รถของคุณได้อย่างชัดเจน มิฉะนั้น อย่าแปลกใจที่คุณจะถูกบังคับให้ขนส่งสินค้าต่าง ๆ หรือขยะบางชนิด เพราะตอนนี้ บริษัท เป็นเจ้าของรถแม้ว่าจะเป็นการชั่วคราว

สำคัญ: อย่าลืมแก้ไขค่ารถ ณ เวลาที่เช่าตามสัญญา

มักมีปัญหากับความจริงที่ว่าคู่สัญญาไม่ทราบวิธีกำหนดการจ่ายน้ำมันเชื้อเพลิงและสารหล่อลื่นในสัญญาเช่า แม้แต่ทนายความก็ยังโต้แย้งเรื่องนี้ การคำนวณการชำระเงินสำหรับน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นดำเนินการตามใบตราส่งสินค้า - ตามระยะทางจริง สำหรับสิ่งนี้ มีกฎพิเศษอยู่บนพื้นฐานของการตัดจำหน่าย

ผู้เชี่ยวชาญยังคงแนะนำให้ทำสัญญาเช่ารถยนต์กับค่าน้ำมันและน้ำมันหล่อลื่น อย่างไรก็ตามนี่เป็นข้อตกลง หากสัญญาเช่าไม่ได้จัดให้มีการชำระค่าน้ำมันเชื้อเพลิง จะมีการสรุปข้อตกลงแยกต่างหากสำหรับการชำระค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและสารหล่อลื่นกับซัพพลายเออร์ และผู้ขับขี่จะได้รับบัตรเติมน้ำมันพร้อมวงเงินที่แน่นอน

การระบุความแตกต่างอื่นๆ ล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน: บริษัทจะจ่ายเงินให้คุณเป็นจำนวนที่แน่นอนทุกเดือนหรือไม่หรือจ่ายเป็นรายชั่วโมง ขึ้นอยู่กับชั่วโมงทำงานจริง ใคร และจ่ายค่าประกันอย่างไร

สัญญาการให้บริการขนส่ง

ใช้น้อยครั้งมาก - ส่วนใหญ่ถ้าสินค้าถูกขนส่งโดยการขนส่งส่วนบุคคล ลองนึกภาพบริษัทขนย้าย แทนที่จะได้หรือเช่ารถยนต์ เธอสามารถทำสัญญากับรถตักซึ่งเป็นเจ้าของรถที่ต้องการสำหรับการให้บริการขนส่งได้

ดังนั้น ผู้บรรจุจะปฏิบัติหน้าที่ทันที (ขนขึ้นและลง) ภายใต้สัญญาจ้าง และเขาจะให้บริการขนส่งสินค้าเหล่านี้เป็นการส่วนตัวจากจุด A ไปยังจุด B อย่างไรก็ตาม สำหรับสิ่งนี้ เขาจะต้องออก IP เพราะกิจกรรมผู้ประกอบการเป็นสิ่งต้องห้ามในสหพันธรัฐรัสเซียโดยไม่ต้องลงทะเบียน

เจ้าของรถจะปรับภาษีให้เหมาะสมได้อย่างไร

ในการเช่ารถหรือให้บริการขนส่ง พนักงานจะต้องออก IP พูดอย่างเคร่งครัดเขาสามารถเช่ารถได้โดยไม่ต้องเป็นผู้ประกอบการ อย่างไรก็ตาม หากมีรถยนต์ประเภทนี้หลายคัน คุณยังต้องออก IP นอกจากนี้ ในกรณีนี้ เขาจ่ายภาษีน้อยลง - 6% จากรายได้ภาษีแบบง่าย แทนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 13% อย่างไรก็ตาม ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 13% จะยังคงถูกหักจากเงินเดือนอย่างเป็นทางการ

มีความแตกต่างที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งที่นี่ โดยไม่คำนึงถึงผลงานของผู้ประกอบการแต่ละรายเขาต้องจ่ายเบี้ยประกันแม้ว่าเขาจะไม่มีพนักงานก็ตาม จำนวนเงินได้รับการแก้ไขและในปี 2018 คือ 32,385 รูเบิล อย่างไรก็ตามหากรายได้ของผู้ประกอบการรายบุคคลเกิน 300,000 รูเบิลต่อปีจ่ายเพิ่ม 1% ของส่วนต่าง "รายได้ลบ 300,000 rubles"

อย่างไรก็ตาม จำนวนเบี้ยประกันต้องไม่เกินจำนวนที่กำหนด ในปี 2561 นี่คือ 212,360 รูเบิลสำหรับกองทุนบำเหน็จบำนาญ (เงินนี้ "ไม่หายไป" แต่ไปที่การก่อตัวของเงินบำนาญในอนาคตของผู้ประกอบการ) และ 5,840 รูเบิลในรูปแบบของเงินสมทบประกันสุขภาพ โดยรวมแล้วเบี้ยประกันสำหรับผู้ประกอบการแต่ละรายจะต้องไม่เกิน 218,200 รูเบิลต่อปี

เมื่อมองแวบแรก เบี้ยประกันเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่จำเป็น แต่มันเป็นเช่นนั้นจริงหรือ? ไม่เชิง. ความจริงก็คือผู้ประกอบการแต่ละรายมีสิทธิที่จะลดการชำระเงินล่วงหน้าภายใต้ระบบภาษีแบบง่าย "รายได้" ตามจำนวนเบี้ยประกันที่จ่ายไป ดังนั้นเมื่อเช่ารถ คุณไม่สามารถจ่ายภาษีได้เลย (จำนวนภาษีไม่น่าจะเกินเงินสมทบที่จ่ายไป) และเป็นไปตามกฎหมายโดยสมบูรณ์ และส่วนหลักของเงินสมทบที่จ่ายไปจะไปสู่เงินบำนาญในอนาคตของคุณ

สำคัญ: สถานะของผู้ประกอบการรายบุคคลและระบบภาษีแบบง่ายไม่ได้ยกเว้นผู้ประกอบการจากการชำระภาษีการขนส่ง ยังไงก็ต้องจ่าย แต่ในกรณีนี้ไม่ต้องเสียภาษีโรงเรือน

ตัวอย่างผู้ประกอบการรายบุคคลเพิ่มรายได้จากการเช่ารถ

ลองนึกภาพว่าอีวานเช่ารถของเขาที่ Romashka LLC ซึ่งเขาเป็นพนักงานในราคา 100,000 รูเบิลต่อเดือน ในเวลาเดียวกัน บริษัทดูแลการซ่อมรถในปัจจุบันและที่สำคัญ รวมถึงการชำระค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นและวัสดุสิ้นเปลืองอื่นๆ

โดยไม่ต้องลงทะเบียนผู้ประกอบการรายบุคคล พนักงานจะได้รับเพียง 1,044,000 รูเบิลต่อปี นายจ้างซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวแทนภาษีของอีวานจะหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 13% จากจำนวนนี้โดยอิสระ พร้อมกันนั้นได้ออก IP บนระบบภาษีแบบง่ายแล้ว"รายได้" อีวานจะจ่ายภาษีต่อไปนี้:

• เงินสมทบประกันกองทุนบำเหน็จบำนาญ: 32385 + 1% × (100,000 × 12 - 300,000)=41385 rubles;
• เงินสมทบประกันสุขภาพ: 5840 rubles;
• USN 6%: 100,000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubles

ตามนั้น รายได้สุทธิของเขาคือ 100,000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1,128,000 รูเบิล ยิ่งกว่านั้น 41,385 รูเบิลจะไปที่เงินบำนาญในอนาคตของอีวานและจะไม่ไปที่คลังของรัฐ ดังนั้นการประหยัดภาษีจะเท่ากับ 125,385 รูเบิลต่อปี หรือมากกว่า 10,000 rubles ต่อเดือนเล็กน้อย

นอกจากนี้ ในกรณีแรก อีวานจ่ายภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาทันที อันที่จริงเขาไม่เห็นเงินจำนวนนี้ด้วยซ้ำ - นายจ้างโอนภาษีให้เขา ในวินาทีที่อีวานได้รับเงินทั้งหมด "อยู่ในมือของเขา" แล้วเขาก็จ่ายภาษี ยิ่งไปกว่านั้น เขาสามารถแจกจ่ายได้ตามใจชอบในระหว่างปี สิ่งสำคัญคือต้องจ่ายทุกอย่างไม่เกินวันที่ 31 ธันวาคม

ความสามารถในการจัดการระยะเวลาในการชำระภาษีทำให้เกิดข้อได้เปรียบที่สำคัญ สมมุติว่าอีวานตัดสินใจกระจายภาระภาษีอย่างเท่าเทียมกันและจ่ายตามจำนวนที่ครบกำหนดทุกไตรมาส

ดังนั้นเขาจึงสามารถปล่อยจำนวนเงินต่อไปนี้เพิ่มเติม:

• มกราคม - 100,000 × 13%=13,000 rubles;
• กุมภาพันธ์ - 100,000 × 13% +13,000=26,000 rubles;
• มีนาคม - 100,000 × 13% + 13,000 + 13,000=39,000 rubles

ใช้เงินนี้ได้จนถึงสิ้นเดือนมีนาคมตามที่เห็นสมควร จากนั้นจ่ายเบี้ยประกันที่สอดคล้องกันเท่านั้นซึ่งจะช่วยลดการชำระเงินล่วงหน้าภายใต้ระบบภาษีแบบง่าย "รายได้"

เปิดได้อย่างรวดเร็วก่อนดูเหมือนว่าจำนวนเงินที่มีน้อย แต่ถ้าอีวานมีรายได้เพิ่มขึ้น 10 เท่า - เช่ารถหลายคันหรือเลือกเช่าแทนการเช่า เงินออมจะกลายเป็นเรื่องที่น่าประทับใจ

ธุรกิจจะประหยัดภาษีได้อย่างไร

หากบริษัทอยู่ใน DOS (ระบบภาษีทั่วไป) หรือระบบภาษีแบบง่าย "รายได้ลบด้วยรายจ่าย" (ระบบภาษีแบบง่ายประเภทหนึ่ง) ให้เท่ากับค่าเช่ารถ การให้บริการขนส่ง หรือ การจ่ายค่าชดเชยตามสัญญาจ้างงานสามารถนำมาพิจารณาลดฐานภาษีได้ จริงอยู่ ในกรณีหลัง สำหรับรถยนต์ จำนวนเงินที่หักนั้นถูกจำกัดโดยกฎหมาย

ในกรณีที่เช่ารถบน DOS ไม่เพียงแต่จะหักค่าเช่าแต่ยัง:

• น้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นและวัสดุสิ้นเปลืองอื่น ๆ
• บำรุงรักษาและยกเครื่องรถยนต์
• บำรุงรักษา ซักล้าง ค่าจอดรถและที่จอดรถ
• ประกัน;
• ค่าแรงคนขับรถ

นอกจากนี้ เฉพาะค่าใช้จ่ายที่เป็นเอกสารเท่านั้นที่จะรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายที่นำไปหักลดหย่อนได้ ในขณะเดียวกันก็ต้องมีเหตุผลทางเศรษฐกิจ

สำคัญ: บริษัทไม่ใช่เจ้าของรถที่เช่า ดังนั้นจึงไม่ต้องเสียภาษีทรัพย์สินและค่าขนส่ง

ธุรกิจมักจะทำเงินได้มากกว่าค่าเช่ารถ ดังนั้น การลดภาษีเงินได้จึงสามารถชดเชยค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงได้มากกว่าทั้งหมด

สรุป

มาตรา 188 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานบังคับนายจ้างชดเชยพนักงานสำหรับการใช้การขนส่งส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ทางการ หากการใช้งานดังกล่าวควรเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว เพียงสรุปข้อตกลงเพิ่มเติมที่เหมาะสมในสัญญาจ้างและส่งรายงานตรงเวลาก็เพียงพอแล้ว

อย่างไรก็ตาม หากพนักงานที่ไม่ได้ใช้บริการรถส่วนตัวไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้และถูกบังคับให้ใช้รถเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจตลอดเวลา ค่าตอบแทนนี้จะไม่สามารถครอบคลุมค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นจริงได้ นั่นคือค่าใช้จ่ายของผลกำไรขององค์กรเท่านั้น องค์กรจะสามารถใช้ค่าตอบแทนดังกล่าวเพื่อลดภาษีเงินได้เฉพาะในจำนวนเงินที่กฎหมายกำหนดซึ่งจะไม่ครอบคลุมถึงหนึ่งในสิบของค่าใช้จ่ายจริง

ดังนั้น แนวทางนี้จึงไม่เป็นประโยชน์ทั้งต่อพนักงานหรือบริษัท และทั้งหมดเป็นเพราะลักษณะเฉพาะของการเก็บภาษี: ในฐานะปัจเจก พนักงานจ่ายภาษีเงินได้บุคคลธรรมดามากเกินไป และบริษัทไม่สามารถปรับภาษีให้เหมาะสมได้อย่างเหมาะสม การทำสัญญาเช่าหรือการให้บริการขนส่ง (หากมีการขนส่งผู้โดยสารหรือสินค้าอื่น ๆ) จะทำให้ได้กำไรมากกว่ากันมาก

เฉพาะในกรณีนี้ พนักงานจะต้องออก IP - ขั้นตอนไม่ซับซ้อนและใช้เวลาไม่นาน บางคนคิดว่าการเป็นผู้ประกอบการรายบุคคลจะไม่สามารถทำงานส่วนตัวได้ อย่างไรก็ตามในความเป็นจริงมันเป็นไปได้ - กฎหมายไม่ได้ห้าม