วิธีเก็บสมุดเงินสดให้ถูกวิธี สมุดเงินสด: การกรอกตัวอย่าง

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ตามกฎหมายภายในประเทศ ทุกองค์กรจะต้องเก็บเงินไว้ในธนาคารโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ในขณะเดียวกัน การตั้งถิ่นฐานของนิติบุคคลส่วนใหญ่ควรทำกันเองในรูปแบบที่ไม่ใช่เงินสด สำหรับกระแสเงินสด คุณต้องมีโต๊ะเงินสด พนักงานที่จะทำงานด้วย และหนังสือที่จะบันทึกธุรกรรม ต่อไป เราจะพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติในการกรอกเอกสาร

สมุดเงินสด: ทำไมต้องมีและจะเก็บไว้อย่างไร

ตามแนวทางปฏิบัติ ในองค์กรส่วนใหญ่ การหมุนเวียนของเงินทุนจะดำเนินการในรูปแบบที่ไม่ใช่เงินสด อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีการใช้เงินสดในกิจกรรมของบริษัทเหล่านี้แต่อย่างใด หากมีการทำธุรกรรมโดยใช้ธนบัตรอย่างน้อยร้อยละเล็กน้อย องค์กรจะต้องมีบัญชีเงินสด จะเก็บบันทึกนี้ได้อย่างไร? ใครควรป้อนข้อมูลลงไป? คำถามเหล่านี้ทำให้ผู้ประกอบการจำนวนมากกังวล ควรสังเกตว่าตามตั้งแต่ปี 2014 ธุรกิจที่มีบัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่ายอาจไม่สามารถออกใบสำคัญแสดงสิทธิสำหรับธุรกรรมเงินสดได้ ดังนั้นสมุดเงินสดซึ่งตัวอย่างการกรอกซึ่งจะอธิบายไว้ด้านล่างอาจไม่ได้รับการดูแลโดยพวกเขา อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการบางรายยังคงใช้มันต่อไป อย่างไรก็ตาม หลายๆ องค์กรเรียบเรียงไม่ถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหากับสำนักงานสรรพากร การลงโทษ และบทลงโทษอื่นๆ คุณควรพิจารณาการดำเนินการที่ดำเนินการอย่างรอบคอบและรู้วิธีเก็บบัญชีเงินสดอย่างถูกต้อง

กรอบการกำกับดูแล

ก่อนที่คำแนะนำใหม่เกี่ยวกับการบัญชีสำหรับธุรกรรมเงินสดจะมีผลบังคับใช้ ไม่มีข้อบ่งชี้โดยตรงในกฎหมายว่าผู้ประกอบการทุกคนควรมีสมุดเงินสด ยังไม่ได้กำหนดรูปแบบการเติม ในทางปฏิบัติของศาลอนุญาโตตุลาการ มีบางกรณีที่การตัดสินใจทำเพื่อผู้ประกอบการที่ไม่ได้คำนึงถึงธุรกรรมเงินสดในวารสาร ตั้งแต่ปี 2555 ได้มีการนำขั้นตอนการกรอกสมุดเงินสดมาใช้ คำแนะนำกำหนดให้ต้องมีสมุดรายวันการทำธุรกรรมสำหรับผู้ประกอบการทุกคน โดยไม่คำนึงถึงระบบภาษีที่พวกเขาใช้หากทำธุรกรรมเงินสด สำหรับการจัดทำเอกสารที่ไม่ถูกต้องและการละเมิดวินัยการบัญชีอื่น ๆ ที่จะถูกเปิดเผยในระหว่างการตรวจสอบอาจถูกปรับในองค์กร

คุณสมบัติเอกสาร

ก่อนบอกวิธีเก็บสมุดเงินสดให้ถูกวิธีควรอธิบายว่ามันคืออะไร จากข้อมูลข้างต้น เป็นที่แน่ชัดว่านี่เป็นสมุดรายวันพิเศษสำหรับบันทึกธุรกรรมเงินสดทั้งหมด นอกจากนี้บัญชีเงินสดยังรวมอยู่ในรายการเอกสารทางบัญชี มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐอนุมัติรูปแบบสมุดรายวันการบัญชี เรียกว่า KO-4 ขั้นตอนที่ถูกต้องในการกรอกสมุดเงินสดนั้นกำหนดโดยระเบียบที่เกี่ยวข้อง คำแนะนำได้รับการอนุมัติจากธนาคารกลางในปี 2554 การรู้วิธีเก็บบัญชีเงินสดอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก เนื่องจากผู้ตรวจสอบควบคุมตรวจสอบค่อนข้างบ่อย มีการร่างเอกสารใหม่ในแต่ละปี

ตัวอย่างการกรอกและรักษาสมุดเงินสด: บทบัญญัติพื้นฐาน

เอกสารมี 50 หรือ 100 หน้า สำหรับคำถามที่ว่าเมื่อใดที่จำเป็นต้องเก็บสมุดบัญชีเงินสดตามกฎหมาย กำหนดให้จัดทำสมุดรายวันตั้งแต่ต้นปีและเรียงลำดับจากน้อยไปมาก หน้าชื่อเรื่องระบุระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของเอกสาร หากวารสารสิ้นสุดก่อนสิ้นปีจะมีการรวบรวมฉบับใหม่ การบันทึกจะไม่ถูกขัดจังหวะและดำเนินต่อไปตามลำดับเวลา หน้าชื่อเรื่องของวารสารใหม่ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการรวบรวม ในกรณีนี้ ลำดับของเอกสารจะง่ายต่อการตรวจสอบ ตามกฎแล้ว องค์กรจะได้รับสมุดเงินสดสำเร็จรูปที่พิมพ์ในโรงพิมพ์ โดยมีคอลัมน์และกราฟเป็นเส้น คุณยังสามารถวาดเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (วิธีเก็บสมุดเงินสดในรูปแบบนี้อย่างถูกต้องจะอธิบายไว้ด้านล่าง) ทุกหน้าจะมีหมายเลขกำกับไว้ตลอดทั้งนิตยสารทันที จำนวนทั้งหมดแผ่นงานติดอยู่ที่ส่วนท้าย (ในหน้าสุดท้าย) ปริมาณที่ระบุได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าและผู้รับผิดชอบ หนังสือเย็บปิดด้วยแว็กซ์หรือซีลสีเหลืองอ่อน

ผู้รับผิดชอบ

ที่องค์กรมีพนักงานที่รับผิดชอบสมุดเงินสด วิธีการรักษาบันทึกนี้อย่างถูกต้องระบุไว้ในคำแนะนำที่เกี่ยวข้องที่พนักงานควรรู้ พนักงานคนนี้ทำธุรกรรมเงินสดและป้อนข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาลงในเอกสาร แผ่นงานที่เสร็จสมบูรณ์ได้รับการรับรองโดยลายเซ็น ซึ่งหมายความว่าพนักงานต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่สำหรับการดำเนินการที่ดำเนินการและข้อมูลที่ป้อน เมื่อสิ้นสุดวันทำการ พนักงานจะโอนยอดเงินคงเหลือไปยังแผนกบัญชี พร้อมกับส่งเอกสารทั้งหมด - ใบเสร็จหลักและใบสั่งซื้อเดบิต แผ่นงานที่สมบูรณ์ของหนังสือยังลงนามโดยนักบัญชีที่ยอมรับ ถ้าคนหลังไม่อยู่ที่สถานประกอบการ หัวหน้าจะเซ็นลายเซ็น ขั้นตอนนี้ดำเนินการทุกวัน ในการทำธุรกรรมเงินสด พนักงานที่รับผิดชอบซึ่งได้รับอนุญาตจากหัวหน้าต้องทำความคุ้นเคยกับหน้าที่ สิทธิ และความรับผิดชอบของตนต่อการลงนาม หากเราพูดถึงวิธีเก็บรักษาบัญชีเงินสดของผู้ประกอบการรายบุคคล กระบวนการนี้ก็คล้ายกับการดำเนินการในองค์กร อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการแต่ละรายไม่ได้มีพนักงานเสมอไป และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไม่จำเป็นต้องมีผู้รับผิดชอบในการดำเนินการและบัญชีสำหรับธุรกรรมเงินสด หากผู้ประกอบการรายบุคคลทำงานคนเดียวเขาก็รับและบริโภคกองทุน ดังนั้นเขาจึงลงบันทึกในวารสารด้วยตนเองและลงนามในหน้าที่กรอกแล้ว สำหรับผู้ที่ไม่ทราบวิธีดูแลบัญชีเงินสดอย่างถูกต้อง เคล็ดลับสำหรับนักบัญชีด้านล่างนี้จะช่วยคุณในการดำเนินการตามข้อกำหนด

หน้าชื่อเรื่อง

หน้านี้ควรมีข้อมูลต่อไปนี้:

1. สำหรับนิติบุคคล - ชื่อเต็มขององค์กร สำหรับผู้ประกอบการรายบุคคล - ชื่อเต็มของผู้ประกอบการ ชื่อหน่วยงาน (ถ้าเป็นสาขา)
2. อายุนิตยสาร อาจเป็นปีหรือวันที่เฉพาะถ้ามีเอกสารหลายฉบับ
3. OKPO.

ด้านในเอกสาร

การพูดเกี่ยวกับวิธีการทำสมุดเงินสดอย่างถูกต้องควรสังเกตว่ารายการทั้งค่าใช้จ่ายและรายได้ถูกป้อนในหน้าเดียว ในตอนท้ายของวัน ส่วนที่เหลือจะลดลงและสรุปผลรวม มีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับธุรกรรมที่ดำเนินการ หนังสือแต่ละแผ่นประกอบด้วยสองส่วนที่มีเส้นฉีกขาด ครึ่งแรกเป็นหน้าบันทึกที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงาน ส่วนที่สองเป็นรายงานของแคชเชียร์ คุณสามารถพับกระดาษตามแนวฉีกและจดบันทึกกระดาษคาร์บอนได้ หลังจากป้อนข้อมูลแล้วแผ่นจะถูกตัด ส่วนแรกของหน้าต้องถูกผูกไว้ เอกสารที่แนบมากับรายงานนี้เป็นเอกสารยืนยันการดำเนินการ (เอกสารเหล่านี้เรียกว่า "เอกสารหลัก") ตัวอย่างเช่น อาจเป็นข้อความแยกจากคำสั่งซื้อ ใบสั่งรับเงินสด คำขอชำระเงินล่วงหน้า หนังสือมอบอำนาจ และอื่นๆ

การป้อนข้อมูลลงในคอลัมน์

ที่ด้านบนของหน้าควรวันที่ป้อนข้อมูล การกรอกแผ่นงานเริ่มต้นด้วยคอลัมน์ที่ระบุยอดดุลที่จุดเริ่มต้นของกะ มีการป้อนจำนวนเงินซึ่งโอนมาจากส่วนท้ายของหน้าก่อนหน้า ถัดไป ป้อนหมายเลขซีเรียลสำหรับใบสำคัญแสดงสิทธิเงินสด ระบุไว้ในคอลัมน์ "หมายเลขเอกสาร" บรรทัดถัดไปป้อนโดยบุคคลที่ออกเอกสารนี้หรือผู้ที่ได้รับกระดาษนี้ หากเป็นบุคคลธรรมดา ระบบจะป้อนชื่อเต็ม หากนิติบุคคลเป็นชื่อขององค์กร ในคอลัมน์ถัดไป ระบุหมายเลขบัญชีหรือบัญชีย่อยที่เกี่ยวข้อง ป้อนข้อมูลที่ระบุวิธีการรับหรือจ่ายเงินสด ตัวอย่างเช่น r / s - sch. 51, เงินเดือน - วท. 70 ลูกค้าและผู้ซื้อ - sch. 62. ควรสังเกตว่าบรรทัดเหล่านี้ไม่ได้กรอกโดยผู้ประกอบการรายบุคคล

ถัดไปคือคอลัมน์ "ค่าใช้จ่าย" และ "รายได้" พวกเขาระบุจำนวนเงินในรูเบิลเป็นตัวเลข เพนนีจะถูกระบุหลังเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น จำนวนเงินที่ออกมีดังนี้: 129.05 p. แต่ละรายการจะถูกบันทึกทันทีหลังจากเสร็จสิ้น รายการถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารหลักเท่านั้น คอลัมน์ "โอน" มีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนการดำเนินการในบรรทัดก่อนหน้า ในตอนท้ายคุณต้องคำนวณผลลัพธ์ทั้งหมด มันถูกป้อนในคอลัมน์ "ยอดรวมสำหรับวัน" ผลลัพธ์จะคำนวณแยกต่างหากสำหรับเงินที่ออกและเงินที่ได้รับ ถัดไปคือ "ส่วนที่เหลือ" จำเป็นต้องรวมเงินสดทั้งหมดที่เข้ามาและคงเหลือจากวันก่อนหน้า จากจำนวนนี้เงินที่เบิกจ่ายจะถูกถอนออก ตัวเลขที่บันทึกในสมุดต้องตรงกับสถานะเงินสดในมือ บรรทัดเหล่านั้นที่ยังคงว่างอยู่ควรถูกขีดฆ่า นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อไม่ให้ใครกรอกข้อมูลในคอลัมน์ว่าง เสร็จสิ้นด้วยตัวอักษร Z ที่ส่วนท้ายของหน้า จะมีการระบุชื่อแคชเชียร์และนักบัญชี นอกจากนี้ยังมีการระบุจำนวนคำสั่งซื้อเข้าและส่งออกที่วาดขึ้นต่อวัน หากไม่มีการทำธุรกรรมเงินสดในระหว่างวัน หน้าจะเว้นว่างไว้ ในเวลาเดียวกัน ยอดคงเหลือที่ใช้ได้ในตอนท้ายของวันจะถูกโอนไปยังรายการถัดไปโดยไม่มีการปรับ

เวอร์ชั่นอิเล็กทรอนิกส์

การนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้อย่างแพร่หลายนั้นไม่ได้ข้ามผ่านสมุดเงินสด การรวบรวมวารสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานอย่างมาก ใช้โปรแกรมพิเศษเพื่อรักษาหนังสือ จะแสดงบันทึกบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ คอลัมน์จะถูกกรอกในลักษณะเดียวกับที่อธิบายไว้ข้างต้น ทุกวัน พนักงานที่รับผิดชอบจะป้อนข้อมูลที่จำเป็น และเมื่อสิ้นสุดกะจะพิมพ์แผ่นงานออกมา ฉบับกระดาษควรมีสองส่วน: ตัวรายงานและส่วนเสริม แคชเชียร์ลงนามในเพจ หากพนักงานมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ก็สามารถใช้ลายเซ็นได้เช่นเดียวกับลายเซ็นปกติ แต่ละหน้าดังกล่าวมีหมายเลข ในตอนท้ายของปีหนังสือจะถูกสร้างขึ้นจากแผ่นงานพิมพ์ หน้าสุดท้ายแสดงจำนวนเม็ดมีดทั้งหมด ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นและตราประทับขององค์กร อนุญาตให้รวบรวม e-book ได้ไตรมาสละครั้ง ไม่ใช่ปีละครั้ง รายงานและเอกสารประกอบจะถูกส่งไปยังฝ่ายการเงิน

รายรับและรายจ่าย

ใบเสร็จเงินสดออกโดยคำสั่งรับเงินสด ใบเสร็จรับเงิน - ส่วนที่ฉีกขาด - จะต้องยื่นพร้อมกับใบแจ้งยอดธนาคาร การดำเนินการเพื่อจำหน่ายเงินทุนจะดำเนินการตามลำดับโดยคำสั่งค่าใช้จ่ายอย่างน้อยหนึ่งคำสั่ง เมื่อเงินสดถูกส่งไปที่ธนาคาร พนักงานจะได้รับใบเสร็จรับเงินและคำสั่ง อันแรกยื่นที่แคชเชียร์ และอันที่สองอยู่ในใบแจ้งยอด

แก้ไขในนิตยสาร

หากทำผิดพลาดในหนังสือที่ไม่มีผลกระทบต่อการรายงานมากนัก ก็สามารถแก้ไขได้ ห้ามมิให้ฉีกหน้าออกจากนิตยสารโดยเด็ดขาด ไม่อนุญาตให้ใช้เส้นขีด เครื่องหมาย เช็ดด้วยใบมีด ยางลบ และการใช้งานอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน หากการพิมพ์ผิดไม่ได้ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาใด ๆ การแก้ไขจะดำเนินการดังนี้: รายการที่ไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าอย่างระมัดระวังและวางรายการที่ถูกต้องไว้ข้างๆ การแก้ไขจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็น แคชเชียร์และนักบัญชีต้องลงนาม หากหน้ามีการแก้ไขหลายรายการ แต่ละรายการจะต้องได้รับการรับรอง หากเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรง แคชเชียร์จะจัดทำใบสมัครที่ส่งถึงหัวหน้าฝ่ายบัญชี หัวหน้าองค์กรรวบรวมค่าคอมมิชชั่นที่จะรับผิดชอบในการแก้ไข ตามข้อผิดพลาดจะมีการจัดทำใบแจ้งยอดบัญชี อธิบายลักษณะความไม่ถูกต้องและวิธีการแก้ไข

ตรวจสอบวินัยการรายงาน

เลี้ยงลูกที่ถูกต้องสมุดรายวันเงินสดมีสิทธิ์ควบคุมองค์กรธนาคารที่ให้บริการบัญชีขององค์กร ผู้จัดการจะได้รับแจ้งโดยการแจ้งให้ทราบว่าจะดำเนินการตรวจสอบ จำเป็นต้องให้ธนาคารทำการประเมินด้วยเอกสารหลวม, รายงานแคชเชียร์ที่ดำเนินการครบถ้วนพร้อมกับเอกสารแนบและเอกสารล่วงหน้าหากมีการออกเงินภายใต้รายงาน หากเช็คมีผลกับปีปัจจุบัน ก็ไม่ต้องเย็บเล่ม (จะเสร็จตอนสิ้นปี) เมื่อเสร็จสิ้นกิจกรรมการควบคุม หนังสือจะถูกส่งคืนไปยังองค์กร ในกรณีนี้ หน่วยงานที่ได้รับมอบอำนาจจะออกคำสั่งให้ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของวินัยการรายงานฉบับสมบูรณ์ หากเอกสารมีความคิดเห็น พวกเขาจะต้องถูกกำจัดภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแล สำนักงานสรรพากรสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการกรอกสมุดเงินสดได้ การลงโทษอาจถูกนำไปใช้สำหรับการละเมิดที่ระบุในระหว่างกิจกรรมการควบคุม ในเวลาเดียวกัน ควรกล่าวได้ว่าผู้ตรวจสอบสามารถกำหนดค่าปรับในองค์กรได้ หากตรวจพบข้อผิดพลาดภายในสองเดือนนับจากการรับเข้าเรียน