RACI matrix เป็นเครื่องมือจัดการความรับผิด RACI: การถอดเสียง

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งของโครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จคือการกระจายฟังก์ชันระหว่างสมาชิกในทีมอย่างไม่ถูกต้อง แน่นอน คุณเคยเจอสิ่งนี้แล้ว: ในความยากลำบากเพียงเล็กน้อย ผู้เข้าร่วมเริ่มมองหาผู้กระทำผิดและโยนความรับผิดชอบให้กันและกัน แทนที่จะแก้ปัญหา และเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว เมทริกซ์ RACI ถูกคิดค้นขึ้น ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

"ใต้กล้องจุลทรรศน์": 4 บทบาทสำคัญในทุกโครงการ

การกระจายงานเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการ แต่ในทางปฏิบัติ ทุกอย่างมักจะดูแตกต่าง: ผู้จัดการเพียงแค่แต่งตั้งสมาชิกในทีมโดยคาดหวังว่าผู้เชี่ยวชาญจะตัดสินใจว่าใครควรทำอะไร แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากพลาดกำหนดเวลาหรือมีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์คุณภาพต่ำ "ฉันไม่ทำ", "ฉันไม่ได้ถูกบอก"… และไม่มีการกระทำที่เป็นประโยชน์ใดๆ

เมทริกซ์ความรับผิดชอบ RACI ที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยแก้ปัญหามากมาย ตามวิธีการนี้ ไม่ว่าความซับซ้อนและขอบเขตของงานจะเป็นอย่างไร สมาชิกในทีมของโครงการใดๆ จะทำหน้าที่หนึ่งในสี่บทบาท

R - รับผิดชอบ

แปลโดย Responsibleหมายถึง "นักแสดง" นี่คือพนักงานที่รับผิดชอบโดยตรงในการดำเนินงานเฉพาะด้าน ในเวลาเดียวกัน ในกรณีส่วนใหญ่ เขาไม่ได้เลือกวิธีแก้ปัญหาและรายงานต่อผู้จัดการโครงการ

ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้ปฏิบัติงานและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง - คนที่รู้วิธีการทำ. ใน RACI นักแสดงจะทำหน้าที่ต่อไปนี้:

• กำหนดสิ่งที่ต้องทำเป็นพิเศษเพื่อดำเนินโครงการและระยะเวลาที่ใช้ (ภายในเงื่อนไขที่กำหนด "จากด้านบน");
• สร้างรายการทรัพยากรที่จำเป็น;
• มีส่วนร่วมและอนุมัติเอกสารทางเทคนิค
• วิเคราะห์ความคืบหน้าของโครงการและผลลัพธ์ขั้นกลาง;
• จัดทำรายงานความคืบหน้าให้ผู้จัดการ

ในทีมอาจมีคนแบบนี้หลายคน นอกจากนี้ บทบาทนี้สามารถใช้ร่วมกับผู้อื่นได้ ชุดค่าผสมที่พบบ่อยที่สุดคือ Accountable + Resbonsible (แปลว่า "responsible + executor")

A - รับผิดชอบ

"รับผิดชอบ" หรือ "รับผิดชอบ" เป็นผู้จัดการโครงการหลัก เป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเสร็จตรงเวลาด้วยระดับคุณภาพที่ต้องการและอยู่ในงบประมาณที่จัดสรร แล้ว A:

• เลือกผู้บริหารและทีมบริหารโครงการ
• มอบหมายงานให้ผู้เข้าร่วมทุกคน;
• ควบคุมความก้าวหน้าของงาน;
• แจกจ่ายทรัพยากรให้กับนักแสดง
• เก็บบันทึกการใช้ทรัพยากรและจะปรับให้ภัณฑารักษ์เห็นความจำเป็นในการจัดสรรเงินทุนเพิ่มเติม
• พิจารณาแนวคิดและข้อเสนอแนะจากสมาชิกในทีมคนอื่นๆ และสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธได้

โดยทั่วไป ผู้จัดการโครงการจะทำหน้าที่เป็น "ตัวเชื่อม" ระหว่างลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูงกับทีม

C - ปรึกษาแล้ว

บทบาทที่สามในเมทริกซ์ RACI คือ "ที่ปรึกษา" (บางครั้งเรียกว่า "ผู้อำนวยความสะดวก") ร่วมกับผู้จัดการ เขามีส่วนร่วมในการจัดการโครงการ แต่ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับประเด็นเชิงกลยุทธ์:

• อนุมัติการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในขอบเขตและระยะเวลาของงาน
• จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ
• หากจำเป็น เห็นด้วยกับลูกค้าเกี่ยวกับความจำเป็นในการเพิ่มงบประมาณ
• รับรายงานความคืบหน้าจากผู้จัดการ
• ตัดสินใจในสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่อาจส่งผลต่อเวลาและต้นทุนของโครงการ

บทบาทของที่ปรึกษามักจะถูกกำหนดให้กับผู้จัดการอาวุโส พวกเขาเป็นผู้กำหนดเป้าหมายทั่วโลก แล้วจึงแต่งตั้งผู้จัดการโครงการที่แจกจ่ายงานให้กับสมาชิกในทีมแล้ว

ฉัน - แจ้งแล้ว

นอกจากบทบาทที่ระบุไว้แล้ว "แจ้ง" ("ผู้สังเกตการณ์") จะถูกระบุในเมทริกซ์ RACI เขาทำหน้าที่ของผู้ดูแลระบบและส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร ผู้สังเกตการณ์รายงานต่อผู้จัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม ไม่เหมือนกับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ จะไม่รับผิดชอบต่อผลลัพธ์ เขา: แทน

• รวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ ทรัพยากร และแผน
• บันทึกการประชุม;
• ยอมรับเอกสารจากผู้เข้าร่วมโครงการเพื่อโอนไปยังโครงสร้างที่เหมาะสม
• ติดตามกำหนดส่งและความถูกต้องของการกรอกรายงาน

โปรดทราบว่าการสื่อสารกับผู้สังเกตการณ์ส่วนใหญ่เป็นแบบทางเดียว หน้าที่หลักคือบรรเทาผู้จัดการที่ไม่ต้องเสียเวลากับขั้นตอนราชการและ "ปลดภาระ" ของเขา

เรียนรู้การสร้างเมทริกซ์ RACI โดยใช้ตัวอย่าง

มาพูดถึงด้านที่ใช้งานได้จริงของปัญหากัน จะวาดไดอะแกรมสำหรับการกระจายอำนาจและความรับผิดชอบได้อย่างไร

1. กำลังรวบรวมสิ่งที่ต้องทำ

ก่อนอื่น คุณต้องจดทุกอย่างที่ต้องทำก่อน ระดับของรายละเอียดขึ้นอยู่กับโครงการเฉพาะ บางครั้ง เพื่อความสะดวกในการควบคุมและการจัดการ เมทริกซ์หลายตัวได้รับการพัฒนา ขั้นแรก ระบุกลุ่มงานหลัก แล้วแยกแต่ละส่วนออกเป็นหน้าที่และงานแยกกัน รายชื่อผลงานตามตารางแนวตั้ง

ขั้นตอน
ข้อกำหนดในการอ้างอิง
ต้นแบบ
ออกแบบ
รหัสโปรแกรม
รายงานผลการทดสอบ
นำเสนอเว็บไซต์

2. การเลือกสมาชิกในทีม

ที่นี่คุณต้องตอบคำถาม: "ใครจะมีส่วนร่วมในโครงการนี้". ในแนวนอน จำเป็นต้องระบุรายชื่อพนักงานและ/หรือแผนกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการนำเสนอผลงานและการส่งรายงาน

ขั้นตอน	นักวิเคราะห์	ดีไซเนอร์	ระบบ สถาปนิก	ผู้พัฒนา	ผู้ทดสอบ	ระบบ แอดมิน	ผู้จัดการโครงการ
ข้อกำหนดในการอ้างอิง
ต้นแบบ
ออกแบบ
รหัสโปรแกรม
รายงานผลการทดสอบ
นำเสนอเว็บไซต์

3. กรอกตาราง

หลังจากนั้นคุณสามารถเริ่มแจกจ่ายฟังก์ชันได้ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับแต่ละขั้นตอนของงานและวิธีการทำงานเป็นทีม

มาเป็นตัวอย่างของเราเป็นหลัก แล้วหยุดที่ขั้นตอน "การออกแบบ" ในกรณีนี้ R - นักแสดง - เพียงหนึ่งเดียว ในกระบวนการทำงาน เขาเน้นที่ต้นแบบของไซต์ที่เตรียมไว้ล่วงหน้า ดังนั้นสถาปนิกระบบที่พัฒนาขึ้นในขั้นตอนนี้จึงทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษา C นอกจากนี้นักวิเคราะห์และนักพัฒนาสามารถแสดงความปรารถนาได้ การออกแบบที่เสร็จสิ้นแล้วได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการโครงการ (A) แต่ผู้ทดสอบและผู้ดูแลระบบในขั้นตอนนี้ไม่ได้ทำการตัดสินใจใด ๆ แต่ได้รับเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงาน ดังนั้นพวกเขาจึงได้รับมอบหมายบทบาทของผู้ได้รับแจ้ง - I.

ขั้นตอน	นักวิเคราะห์	ดีไซเนอร์	ระบบ สถาปนิก	ผู้พัฒนา	ผู้ทดสอบ	ระบบ แอดมิน	ผู้จัดการโครงการ
ข้อกำหนดในการอ้างอิง	R	ฉัน	C	C	ฉัน	C	A
ต้นแบบ	C	ฉัน	R	C	ฉัน	ฉัน	A
ออกแบบ	C	R	C	C	ฉัน	ฉัน	A
รหัสโปรแกรม	C	ฉัน	C	AR	ฉัน	ฉัน	ฉัน
รายงานผลการทดสอบ	C	C	C	C	AR	ฉัน	ฉัน
นำเสนอเว็บไซต์	C	ฉัน	C	C	ฉัน	AR	ฉัน

รูปแบบต่างๆ

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถใช้เมทริกซ์มาตรฐานได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อทำงานในโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น บางครั้งก็มีความจำเป็นสำหรับบทบาทเพิ่มเติม ดังนั้น ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ไดอะแกรมความรับผิดชอบเพิ่มเติม 2 เวอร์ชันจึงปรากฏขึ้น

RACI-VS

มีเพิ่มอีกสองบทบาทในบทบาทมาตรฐาน:

• ยืนยัน (V) - พนักงานหรือทีมพิเศษที่ตรวจสอบว่าผลลัพธ์ของการดำเนินงานเฉพาะนั้นตรงตามเกณฑ์ที่ได้รับอนุมัติหรือไม่
• Signs off (S) ประสานงานการส่งมอบโครงการกับลูกค้า ดำเนินการนำเสนอ และจัดทำรายงาน โดยปกติหน้าที่นี้ดำเนินการโดยผู้รับผิดชอบ แต่ RACI-VS ว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญแยกต่างหากสำหรับสิ่งนี้

ด้วยการควบคุมที่เพิ่มขึ้นและการติดต่อที่ใกล้ชิดกับลูกค้า โมเดลนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่มีความซับซ้อนทางเทคนิคหรือขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับผู้คนหลายสิบคน (หรือแม้แต่หลายร้อยคน)

RASCI

ในตัวแปรนี้ บทบาทใหม่หนึ่งบทบาทปรากฏในเมทริกซ์ - Supportive (S) หน้าที่หลักของมันคือการจัดหาทรัพยากรเพิ่มเติมให้กับโครงการ กล่าวคือ การสนับสนุนสำหรับผู้จัดการและนักแสดง

ความสมดุลที่สมบูรณ์แบบของบทบาท

เมทริกซ์ RACI ได้รวบรวมไว้ไม่เพียงแต่เพื่อให้รู้ว่าใครควร "อดกลั้น" ในกรณีที่มีปัญหาใดๆ แม้จะอยู่ในขั้นตอนการวางแผน โดยใช้ตารางนี้ คุณจะเห็นจุดอ่อนในการจัดเวิร์กโฟลว์

การวิเคราะห์แนวตั้งช่วยให้คุณเห็นความรับผิดชอบและอำนาจของผู้เข้าร่วมโครงการแต่ละคน เพื่อประเมินระดับภาระงานอย่างเป็นกลาง:

• R มาก - เป็นไปได้มากว่าคนจะต้องถูกฉีกขาดระหว่างงานหลายอย่างซึ่งจะส่งผลเสียต่อความเร็วและผลงาน
• มาก A - พนักงาน "เข้าข้าง" เพื่อทุกคน ขอแนะนำให้กระจายความรับผิดชอบอย่างเท่าเทียมกัน
• ไม่มีเซลล์ R และ A - เหตุผลที่ควรพิจารณาความเหมาะสมของตำแหน่งนี้ (อันที่จริง คุณจ่ายให้ผู้เชี่ยวชาญที่ไม่ทำอะไรเลย)
• ไม่มีเซลล์ว่าง - อีกครั้ง ปัญหาการโอเวอร์โหลด ไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้

ในทางกลับกัน การวิเคราะห์ในแนวนอนแสดงให้เห็นถึงคุณภาพของการจัดระเบียบงานในแต่ละขั้นตอน ปัญหาก็มักเกิดขึ้นเช่นกัน:

• R เยอะมาก - บางทีอาจมีฟังก์ชั่นซ้ำกัน และหนึ่งในสมาชิกในทีมกำลังทำงานที่ไม่จำเป็น
• A จำนวนมาก - มี "การเบลอ" ของความรับผิดชอบและความสับสนในการส่งมอบโครงการ
• ภาษา C จำนวนมาก - การสนทนาทำให้ขั้นตอนการทำงานช้าลงอย่างมาก (คุณต้องรอจนกว่าทุกคนจะแก้ไขและแสดงความคิดเห็น หาการประนีประนอม ฯลฯ);
• ไม่ ฉัน - อาจเป็นสัญญาณว่ามีนักแสดงมากเกินไปกำลังทำงานหนึ่งงาน ซึ่งทำให้โปรเจ็กต์ช้าลงเช่นกัน

ด้วย RACI ผู้จัดการสามารถระบุคนงานที่ทำงานหนักเกินไปหรือตกงาน งานที่ไร้ประโยชน์ และพื้นที่ทำงานที่ไม่มีใครรับผิดชอบได้อย่างรวดเร็วเมทริกซ์ที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถปรับปรุงคุณภาพขององค์กรและควบคุมการดำเนินโครงการได้อย่างมากรวมถึงลดจำนวนความขัดแย้งระหว่างนักแสดง (“ฉันไม่ทำสิ่งนี้เลย …”,“เขาควรจะทำ นี้ … ฯลฯ)

ข้อแนะนำ

มีสิ่งสำคัญสองสามข้อที่ควรคำนึงถึงสำหรับเมทริกซ์ RACI เพื่อทำหน้าที่และรับรองความต่อเนื่องทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพในบริษัท

1. เมื่อกรอกตารางให้พิจารณาคุณสมบัติของพนักงาน ดังนั้นไม่ควรแต่งตั้งนักบัญชีเป็นที่ปรึกษา (C) ในขั้นตอนการจัดวางเว็บไซต์ อย่างน้อยก็เพราะเขาไม่เข้าใจประเด็นนี้
2. ต้องมีบัญชีเดียวเท่านั้น (A) ต่อล็อต หากมีมากกว่า 1 รายการ โปรดระบุเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น A1 รับผิดชอบในการทดสอบเวอร์ชันเดสก์ท็อปของไซต์ และ A2 รับผิดชอบในการทดสอบเวอร์ชันสำหรับมือถือ
3. งานใดๆ จะต้องมีความรับผิดชอบ (ในการแปล - "รับผิดชอบ" และ "ผู้ดำเนินการ")
4. พยายามกำหนดงานแต่ละอย่างให้เจาะจงที่สุด ใช้กริยา - "เผยแพร่" "เตรียมการ" "เขียน" "ตรวจสอบ" "อัปเดต" ฯลฯ ขอแนะนำให้ระบุผลลัพธ์ที่จำเป็นทันที - ไม่ใช่แค่ "ตรวจสอบความเร็วในการโหลดไซต์" แต่ "ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ความเร็วในการโหลดคือไซต์ไม่เกิน 0.8 วินาที"
5. การกระทำไม่ควรนำไปใช้กับพนักงานคนใดคนหนึ่ง แต่กับตำแหน่งโดยรวม
6. รวบรวมเมทริกซ์ RACI ในทีมตามการวิเคราะห์จะดีกว่าสถานการณ์การทำงานจริง เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะต้องตระหนักถึงบทบาทและงานที่พวกเขาเผชิญ