เอกสารหลักในการบัญชีคืออะไร? ความหมาย ชนิด คุณสมบัติ และข้อกำหนดในการกรอก

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การบัญชีขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการรายงานหลัก รายการเอกสารหลักในการบัญชีประกอบด้วยเอกสารบังคับหลายฉบับ แต่ละรายการเกี่ยวข้องกับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจ หากพนักงานขององค์กรไม่เก็บเอกสารหลักใน "1C: การบัญชี" บริษัทจะถูกคว่ำบาตรที่จับต้องได้

นี่คืออะไร

การบัญชีสำหรับเอกสารหลักในการบัญชีมีความสำคัญสูงสุด กิจกรรมทั้งหมดที่ดำเนินการในทิศทางนี้ถูกควบคุมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการบัญชี" ดังนั้น ในย่อหน้าแรกของบทที่เก้า ว่ากันว่ากระดาษใดๆ ที่ดำเนินการอย่างถูกต้องและรับรองโดยฝ่ายบริหาร ซึ่งสะท้อนถึงตอนต่างๆ ของกิจกรรมทางธุรกิจของบริษัท สามารถอ้างถึงเป็นเอกสารหลักได้ อนึ่ง ตอนเหล่านี้มีชื่อว่า:

• รับเงินค่าสินค้าหรือบริการที่จัดให้องค์กร;
• โอนเงินค่าสินค้าและสิ่งของที่ได้รับ

ดังนั้น นอกเหนือจากรายการเอกสารหลักที่จำเป็นในการบัญชีแล้ว ยังมีอีกหนึ่งรายการอีกด้วย มักจะรวบรวมตามคำขอของฝ่ายบริหารของบริษัท และพวกเขาป้อนแบบฟอร์มที่มีข้อมูลเกี่ยวกับออฟเซ็ตร่วมกันที่ไม่มีพื้นฐานทางการเงิน

คุณสมบัติการทำงานกับเอกสารหลักในการบัญชี

สิ่งแรกที่คุณควรใส่ใจคือแบบฟอร์ม "หลัก" ทั้งหมดจะต้องเชื่อมโยงกับการโอนเงิน ดังนั้นคุณไม่ควรรวมหนังสือมอบอำนาจในการรับเอกสารในรายการนี้

จัดเก็บกระดาษประเภทนี้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปีนับจากวันที่ลงนาม ในระหว่างการตรวจสอบภาษี ผู้ตรวจสอบต้องใช้เอกสารหลักเป็นระยะเวลาหนึ่งถึงสามปี ดังนั้นเอกสารที่มีระยะเวลานานกว่าจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บ หลังจากห้าปีก็สามารถกำจัดทิ้งได้อย่างสมบูรณ์ การทำลาย "หลัก" ดำเนินการตามกฎบัตรภายในของ บริษัท และกฎหมายของประเทศ ขั้นตอนนี้ค่อนข้างซับซ้อนและใช้เวลานาน ดังนั้นหลายองค์กรจึงเก็บ "หลัก" ไว้ตราบเท่าที่มีที่ในแผนกบัญชี ไม่จำกัดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในเอกสารสำคัญในรัสเซีย

รายการ

เพื่อให้เข้าใจว่าเอกสารหลักในการบัญชีคืออะไร คุณจำเป็นต้องรู้ว่าเอกสารประเภทใดบ้างที่อยู่ในนั้น ก็ควรจำคำพูดนั้นไว้เป็นเรื่องเกี่ยวกับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของกองทุน นี่คือรายการของสิ่งที่รวมอยู่ในเอกสารหลักในการบัญชี:

1. สัญญา
2. ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน
3. เงินสดและใบเสร็จรับเงิน
4. แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด
5. การกระทำ
6. ใบแจ้งหนี้

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารหลักแต่ละฉบับมีอยู่ในย่อหน้าต่อไปนี้

ข้อตกลง

ข้อนี้ทำให้เกิดการโต้เถียงกันอย่างมากในหมู่พนักงานแผนกบัญชี ความจริงก็คือว่าเอกสารหลักในแผนกบัญชีควรถูกจัดเก็บในทุกกรณี แต่บางครั้งสัญญาก็จบลงที่ทนายความหรือแม้แต่ในแผนกบุคคล แต่มีอีกด้านหนึ่งของเหรียญ ท้ายที่สุดมันเป็นสัญญาที่เป็นพื้นฐานสำหรับการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของกระแสเงินสด

ใบแจ้งหนี้

แบบฟอร์มนี้อ้างอิงถึงเอกสารหลักในแผนกบัญชี บัญชีคืออะไร ผู้เข้าร่วมในกระบวนการทางธุรกิจทุกคนรู้ดี อันที่จริงเอกสารนี้เป็นพื้นฐานสำหรับการโอนเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับ หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งยอมรับบัญชี แสดงว่าเธอยอมรับโดยปริยายในการทำธุรกรรม นอกจากนี้ยังอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อตกลงก่อนหน้านี้ ใบแจ้งหนี้ไม่เพียงแต่ประกอบด้วยข้อมูลเหล่านี้ แต่ยังรวมถึงขั้นตอนการคืนเงินในกรณีที่จำเป็น

ใบตราส่งสินค้า

เอกสารนี้เป็นหนึ่งในตัวแทนที่ฉลาดที่สุดของเอกสารหลักในการบัญชี ประเด็นก็คือว่าในมันระบุรายการสินค้าทั้งหมดที่จัดส่งไปยังผู้ซื้อ ในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงทั้งผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปและวัตถุดิบ ใบตราส่งสินค้าถูกร่างขึ้นในจำนวนสำเนาไม่ จำกัด ช่วงเวลานี้ไม่มีกฎระเบียบที่ชัดเจนและในความเป็นจริงขึ้นอยู่กับจำนวนฝ่ายที่ต้องการเอกสารประเภทนี้เท่านั้น นั่นคือจำนวนผู้เข้าร่วมในการทำธุรกรรมควรมีสำเนาจำนวนมาก เป็นที่น่าจดจำว่าเฉพาะรูปแบบที่มีการลงนามของผู้รับผิดชอบเท่านั้นที่ถูกต้อง ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องประทับตราหรือตราประทับ

รับ-โอน

พนักงานสามัญของแผนกนี้มีส่วนร่วมในการประมวลผลเอกสารหลักในแผนกบัญชี ส่วนใหญ่มักจะได้รับใบรับรองการทำงาน (บริการ) ที่ดำเนินการเป็นเอกสารประกอบ เอกสารนี้ตามความหมายของชื่อ เอกสารนี้จัดทำขึ้นหลังจากการให้บริการหรือผลการปฏิบัติงาน การยอมรับและการโอนซึ่งลงนามแบบทวิภาคีถือว่าถูกต้อง มีบางครั้งที่คู่สัญญาฝ่ายหนึ่งปฏิเสธที่จะอนุมัติเอกสาร ในสถานการณ์นี้ แบบฟอร์มสามารถรับรองได้โดยฝ่ายเดียวเท่านั้น แต่มีเงื่อนไขว่าผู้สังเกตการณ์อยู่ด้วยเมื่อลงนามแล้ว นอกเหนือจากข้อมูลพื้นฐานแล้ว การยอมรับและถ่ายโอนอาจรวมถึงข้อมูลที่มีลักษณะชี้แจงหรือชี้แจงด้วย ตามกฎแล้วพวกเขาจะถูกป้อนลงในตารางที่มีรูปแบบพิเศษ เกี่ยวกับการอนุมัติตราประทับ ยินดีต้อนรับเสมอ แต่ถ้าไม่มีการพิมพ์ การทำเช่นนี้จะทำให้กระดาษเป็นโมฆะ เป็นที่น่าสังเกตว่าเมื่อรักษาเอกสารหลักในการบัญชีการกระทำที่สะท้อนถึงการเคลื่อนไหวของสินทรัพย์ถาวรองค์กรควรรวมอยู่ในรายการเอกสารหลักด้วย

เงินเดือน

เอกสารหลักประเภทนี้สะท้อนให้เห็นถึงการเคลื่อนไหวของเงินทุนระหว่างองค์กรและพนักงาน นอกเหนือจากจำนวนค่าจ้างพื้นฐานแล้ว ยังรวมโบนัสและค่าตอบแทนทั้งหมดด้วย ในสถานการณ์เช่นนี้ หัวหน้าฝ่ายบัญชีร่วมกับหัวหน้าองค์กรทำหน้าที่เป็นพยานในคำแถลง เพื่อให้เอกสารถูกต้องและมีผลบังคับใช้จะต้องประทับตรา หากไม่ดำเนินการ ถือว่าแบบฟอร์มไม่ถูกต้อง เป็นที่น่าสังเกตว่าตราประทับนี้เป็นทางเลือกในเอกสารสองฉบับข้างต้น

เอกสารเงินสด

รายการนี้มีรูปแบบดังต่อไปนี้:

• ใบเสร็จ,
• ใบเบิกจ่าย,
• สมุดเงินสด

เอกสารหลักนี้มีข้อมูลที่สมบูรณ์ที่สุดเกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายเงินทุน ใบสำคัญแสดงสิทธิเงินสดแบ่งออกเป็นหลายประเภท ดังนั้นส่วนใหญ่มักใช้ในงานบัญชี KO-1, KO-2 และ KO-4 สะท้อนถึงข้อเท็จจริงทั้งหมดเกี่ยวกับชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กร ดังนั้น ในระหว่างการตรวจสอบภาษี ผู้ตรวจสอบจึงมักเลือกพวกเขามากที่สุด นอกจากประเภทเหล่านี้แล้ว ยังมีแบบฟอร์ม KO-3 และ KO-5 ที่สามคือการลงทะเบียนคำสั่งซื้อเงินสดและครั้งที่ห้าคำนึงถึงการเคลื่อนไหวของเงินสดในองค์กร ตามกฎแล้ว ผู้ตรวจสอบไม่สนใจเอกสารหลักประเภทนี้มากนัก สำหรับการจัดเก็บและการลงทะเบียน กระบวนการเหล่านี้ดำเนินการตามขั้นตอนทั่วไป

แยกตามขั้นตอนของการทำธุรกรรม

ธุรกรรมใด ๆ แบ่งออกเป็นสามขั้นตอน และแต่ละคนก็มีเอกสารเฉพาะ

ก่อนอื่น ทุกฝ่ายตกลงในเงื่อนไขของการทำธุรกรรมเสมอ ณ จุดนี้ พวกเขาสรุปข้อตกลงและออกใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน หลังจากนั้นฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งก็ให้ความช่วยเหลือตามต้องการ และเพื่อสนับสนุนสิ่งนี้ ผู้ชำระเงินมีหน้าที่จัดเตรียมเอกสารสนับสนุน หากเงินถูกส่งจากบัญชีปัจจุบันจะต้องแสดงสารสกัด หากชำระเงินด้วยเงินสด การยืนยันจะดำเนินการโดยแสดงแคชเชียร์เช็ค แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด หรือใบเสร็จรับเงิน ขั้นตอนสุดท้ายของการทำธุรกรรมใดๆ คือการจัดหาสินค้าหรือบริการที่ต้องชำระเงิน ช่วงเวลานี้ต้องได้รับการยืนยันจากการทำงาน (บริการ) หรือใบตราส่งสินค้า หากเรากำลังพูดถึงผลิตภัณฑ์ประเภทต่างๆ

กรอกข้อกำหนด

สำหรับขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสม แค่รู้ว่าเอกสารหลักในการบัญชีคืออะไรไม่เพียงพอ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการกรอก ประการแรก แต่ละแบบฟอร์มต้องมีชื่อเป็นของตัวเอง นอกจากนี้ผู้รวบรวมเอกสารจำเป็นต้องระบุวันที่จัดทำรายงานเหล่านี้และชื่อขององค์กร วิสาหกิจหมายถึงซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา หรือผู้ซื้อ รายละเอียดธนาคารชื่อย่อของเจ้าหน้าที่และชื่อของการดำเนินการจะแสดงในคอลัมน์แยกต่างหากของเอกสารหลักในแผนกบัญชี ทุกคนรู้ว่าชื่อของการดำเนินการคืออะไร เพียงจำไว้ว่าค่านี้ต้องแสดงในรูปแบบเชิงปริมาณ ขั้นตอนสุดท้ายในการจัดทำกระดาษประเภทนี้คือการลงลายมือชื่อและตราประทับของผู้รับผิดชอบ

กำลังตัดต่อ

ในการจัดการกับเอกสารจำนวนมาก พนักงานมักทำผิดพลาด ต้องได้รับการแก้ไขตามกฎที่กฎหมายกำหนด การแก้ไขมีสองประเภท:

1. สำหรับความรับผิดชอบที่เข้มงวด หากจำเป็นต้องแก้ไขเล็กน้อยในแบบฟอร์มผู้รับผิดชอบจะต้องขีดเส้นที่ไม่ถูกต้องด้วยเส้นบาง ๆ และระบุรายการที่ถูกต้องที่ด้านบน เพื่อยืนยันความถูกต้องของการเปลี่ยนแปลงที่ทำบนกระดาษ จำเป็นต้องเขียนว่า "เชื่อที่ถูกต้อง" และรับรองแบบฟอร์มพร้อมลายเซ็นและตราประทับของเจ้าหน้าที่ หากเอกสารไม่สามารถแก้ไขได้ตามจุด ผู้รับผิดชอบจะต้องขีดเส้นสีแดงบางๆ ที่วาดขึ้นอย่างไม่ถูกต้องจากมุมหนึ่งไปอีกมุมหนึ่ง ต้องทำเครื่องหมายว่า "ยกเลิก" ด้วย หลังจากสร้างอินสแตนซ์ที่ถูกต้องแล้ว อินสแตนซ์ที่ผิดพลาดจะถูกห้ามไม่ให้ถูกทำลาย
2. สำหรับเอกสารที่ไม่เคร่งครัด ในกรณีนี้ แบบฟอร์มที่เสียหายจะถูกทำลายและสร้างกระดาษที่มีข้อมูลที่ถูกต้อง

การขีดทับควรทำด้วยเส้นบางๆ เท่านั้น หากเป็นลูกจ้างขีดฆ่าข้อความจนอ่านไม่ได้ ถือเป็นความผิดพลาดอย่างร้ายแรง