ผู้เชี่ยวชาญ AHO - นี่ใคร? ฝ่ายธุรการและเศรษฐกิจ : โครงสร้าง พนักงาน การจัดการ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ผู้ที่มีประสบการณ์การทำงานทุกคนจะเข้าใจดีว่าการที่บริษัทรักษากิจกรรมที่สำคัญอย่างเหมาะสมและรับรองความปลอดภัยของพนักงานมีความสำคัญเพียงใด มาดูกันว่าพนักงานคนใดควรรวมอยู่ในพนักงานของบริษัทเพื่อให้การเข้าพักเป็นไปอย่างสะดวกสบาย

ทำไมต้องสร้าง AXO

ก่อนอื่น ขอชี้แจงว่า AHO เป็นแผนกธุรการและเศรษฐกิจ โดยปกติหน่วยโครงสร้างดังกล่าวจะถูกสร้างขึ้นในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างสาขาของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ ในบริษัทขนาดเล็ก หน้าที่ของทั้งแผนกสามารถทำได้โดยคนคนเดียว หน้าที่หลักของพนักงานในแผนกนี้คือการจัดกิจกรรมด้านการบริหารและเศรษฐกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุนของบริษัทในการสร้างกิจกรรมที่สำคัญและสร้างสภาพที่สะดวกสบายสำหรับการอยู่ในที่ทำงาน

โครงสร้างแผนก

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น พนักงาน AHO เป็นตำแหน่งที่เป็นเรื่องปกติสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ โดยจะจัดตั้งหน่วยโครงสร้างอิสระและสร้างตำแหน่งเกี่ยวกับ AXO

ในการถือครองหลายหมื่นภายในกรอบของ AHO แปลง, กลุ่มสามารถจัดสรรได้

ดังนั้น ภายในแผนก ภาคสามารถแยกแยะได้:

1. การวางแผนและการคำนวณ งานหลักคือการวางแผนค่าใช้จ่ายและกำหนดความเป็นไปได้

2. วัสดุและทรัพยากร - ควบคุมการยอมรับวัสดุสิ้นเปลือง

3. ประกันสังคม - สร้างเงื่อนไขให้พนักงานของบริษัทอยู่ได้สบาย

งานหลักของแผนก

หน่วยนี้ได้รับมอบหมายงานค่อนข้างมาก ในองค์กรขนาดใหญ่มักไม่ค่อยได้ยินคำถาม: “ผู้เชี่ยวชาญ AHO - นี่ใคร”

สมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจดีว่าพนักงานของแผนกจัดการกับปัญหาที่สำคัญ ซึ่งวิธีแก้ปัญหานั้นมีส่วนช่วยในการดำเนินงานขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ:

• ดูแลทำความสะอาด
• บำรุงรักษาภายในและอาคาร
• สร้างสภาพการทำงานที่สะดวกสบาย

ฝ่ายบริหารและเศรษฐกิจ. คุณสมบัติ

เนื่องจากงานก่อนหน้าหน่วยโครงสร้างนี้มีความหลากหลายมาก แต่ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการทางเศรษฐกิจในระดับที่เหมาะสม ฟังก์ชันต่อไปนี้สามารถระบุได้:

• ดูแลสถานประกอบการอย่างเหมาะสม
• ตรวจสอบการทำงานของอุปกรณ์
• วางแผนการบูรณะซ่อมแซมอาคาร
• การดำเนินการซ่อมแซมตามกำหนดการควบคุมและการยอมรับ
• การตกแต่งอาคารและส่วนหน้า การจัดสวน
• ประมาณการค่าใช้จ่าย;
• ดำเนินการเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด;
• มอบทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพให้พนักงานออฟฟิศ

จากสิ่งนี้ เราสามารถสรุปได้ว่างานใน AHO นั้นต้องปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับจำนวนมาก และมีความเชื่อมโยงอย่างแยกไม่ออกกับความรับผิดชอบระดับสูงสำหรับการปฏิบัติงาน

สิทธิ์

ตอนนี้ เรามาพูดถึงสิทธิ์ของผู้เชี่ยวชาญ AXO กันดีกว่า (เราได้ตัดสินแล้วว่าเป็นใคร) นอกจากนี้ในวรรคนี้จะระบุว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่โดยพนักงานของแผนก

ตามที่คาดไว้ ย่อหน้านี้มีทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมการปฏิบัติตามมาตรฐานต่างๆ ข้อกำหนดสำหรับการรักษาทรัพย์สินของบริษัทซึ่งอยู่ในการดำเนินงาน

นอกจากนี้ กรมยังควบคุมการจัดเก็บทรัพย์สินในคลังสินค้าได้อย่างเหมาะสม ต้องมีรายงานการใช้วัสดุสิ้นเปลืองในสำนักงาน

แน่นอน สิทธิ์ของหน่วยโครงสร้างนี้คือการแสดงผลประโยชน์ของบริษัทในการโต้ตอบกับสถาบันต่างๆ (ซ่อมแซม องค์กรก่อสร้าง) หากจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาภายในขอบเขตความรับผิดชอบ

จากผลการตรวจสอบ หัวหน้า ACS อาจเริ่มออกคำสั่งลงโทษทางวินัยสำหรับความเสียหายต่อทรัพย์สินผ่านฝ่ายบริหารโดยฝ่ายบริหาร

เกี่ยวกับการโต้ตอบ

AHO ผู้เชี่ยวชาญ (ใครเป็นผู้จัดการหรือพนักงานธรรมดาไม่สำคัญ) ในการทำงานของเขา เขาสร้างความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการกับเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่น ๆ โดยไม่ล้มเหลว นี่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับประสิทธิภาพของฟังก์ชันต่างๆ

จากพนักงานแผนกโครงสร้างอื่น ๆ พนักงานของแผนกธุรการได้รับใบสมัครเพื่อซื้อของที่จำเป็นสำหรับการทำงาน (เครื่องใช้สำนักงาน เครื่องเขียน ฯลฯ) ตลอดจนรายงานความเสียหายต่อทรัพย์สิน คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับ สาเหตุของการพัง

AHO ไม่เพียงแต่ดูแลแผนกอื่น ๆ ในการดำเนินการตามช่วงของปัญหาที่ได้รับมอบหมาย แต่ยังจัดทำแผนสำหรับการดำเนินการซ่อมแซมในสถานที่ตามมาตรฐานที่ให้บริการทางการเงินและการบัญชี

นอกจากนี้ หน่วยโครงสร้างยังติดต่อกับฝ่ายบริหารงานบุคคล (ขอพนักงาน รับข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงาน) และฝ่ายกฎหมาย (ขอความช่วยเหลือในการให้คำปรึกษาในการร่างสัญญา)

เกี่ยวกับความรับผิดชอบ

ตอนนี้จำเป็นต้องพูดถึงความรับผิดชอบที่ผู้เชี่ยวชาญ AHO รับผิดชอบ ใครก็ตามที่ตัดสินใจควบคุมสิ่งนี้ควรรู้ว่าหัวหน้าฝ่ายบริหารและเศรษฐกิจมีหน้าที่รับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการปฏิบัติหน้าที่

หน้าที่ของเขารวมถึงการจัดระเบียบงานของพนักงานของหน่วยงานโครงสร้างที่ได้รับมอบหมาย ผู้จัดการรับรองการจัดเตรียมเอกสาร การจัดการเอกสารคุณภาพสูงและทันเวลา เป็นหัวหน้าของ AHO ที่รับผิดชอบการดำเนินการโดยพนักงานสาขาวิชาอุตสาหกรรม พื้นที่ความรับผิดชอบของพนักงานคนอื่น ๆ ของแผนกเศรษฐกิจถูกกำหนดโดยรายละเอียดงานซึ่งจะกล่าวถึงสั้น ๆ ในบทความนี้

ลักษณะงานของหัวหน้า AHO

พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารบุคลากรไม่น่าจะคิดว่าคำแนะนำที่กำหนดจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการ

ยังไงก็ได้ เอกสารต้องมีการระบุคุณสมบัติของหัวหน้าแผนกและข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานโดยไม่ล้มเหลว ตามกฎแล้ว ผู้เชี่ยวชาญที่มีการศึกษาระดับอุดมศึกษา (ในกรณีของเรา การศึกษาอาจเป็นเทคนิคหรือเศรษฐศาสตร์) ประสบการณ์การทำงาน (อย่างน้อยสามปีในฐานะผู้เชี่ยวชาญ, 1-2 ปีในฐานะผู้จัดการ) จะได้รับการยอมรับสำหรับตำแหน่งผู้จัดการ

หัวหน้าแผนกจำเป็นต้องรู้ระเบียบข้อบังคับของท้องถิ่น คำสั่งสำหรับองค์กรที่ควบคุมกิจกรรมของตน และยังเป็นตัวนำของวัฒนธรรมองค์กรที่นำมาใช้ในบริษัท

ในรายละเอียดงาน ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้า วิศวกร ACS หรือพนักงานคนอื่น จำเป็นต้องรวมข้อกำหนดสำหรับความรู้เกี่ยวกับบรรทัดฐานและกฎของ OHS ความปลอดภัยจากอัคคีภัย

เอกสารจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่เป็นหัวหน้างานของพนักงานทันที และใครจะมาทำหน้าที่แทนเขาระหว่างเจ็บป่วย

ความรับผิดชอบในตำแหน่ง "หัวหน้า AHO" ในหลาย ๆ ด้านมีบางอย่างที่เหมือนกันกับหน้าที่ของแผนกซึ่งไม่น่าแปลกใจ อย่างไรก็ตาม เรามาแทนกัน:

• รับประกันคุณภาพการบริการและการปฏิบัติตามกฎระเบียบและกฎของ SNiP สำหรับสภาพของอาคารและสถานที่ภายใน
• การจัดทำงบประมาณ การวางแผนปรับปรุง
• จัดหาเฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ สินค้าคงคลังที่จำเป็น การดูแลบัญชีสำหรับองค์กร การจัดการใช้วัสดุอย่างมีเหตุผล
• การดำเนินการจัดการงานปรับปรุงอาณาเขต
• การจัดบริการในระดับการประชุม สัมมนา และงานอื่นๆ ที่เหมาะสม
• ผู้บริหารพนักงานหน่วยที่ได้รับมอบหมาย

จำเป็นต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์ในรายละเอียดงานด้วย ในที่นี้เราควรพูดถึงการส่งโครงการเพื่อปรับปรุงบริการสำหรับผู้บริหาร ทำความคุ้นเคยกับเอกสารควบคุมกิจกรรมของบริษัท แจ้งฝ่ายบริหารเกี่ยวกับข้อบกพร่องในกิจกรรมทางเศรษฐกิจ ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการพนักงาน เจ้าหน้าที่สามารถยื่นข้อเสนอเลื่อนตำแหน่ง/ลงโทษผู้เชี่ยวชาญได้

ส่วนความรับผิดมีข้อมูลเกี่ยวกับความจำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างถูกต้องและดูแลทรัพย์สินของนายจ้างของคุณเป็นอย่างดี

ตำแหน่งอื่นๆ ในแผนก

โครงสร้างของ AHO แสดงถึงการมีพนักงานจำนวนมากเพียงพอในนั้น: อาจเป็นวิศวกร ผู้เชี่ยวชาญ ผู้ช่วย

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนขององค์กร อาจมีผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ อาวุโส รุ่นน้อง ผู้ช่วย แน่นอนว่ารายละเอียดงานในกรณีนี้ถูกกำหนดโดยตรงสำหรับตำแหน่งและองค์กรเฉพาะแสดงถึงการแบ่งความรับผิดชอบที่ชัดเจน

ควรพูดแยกกันเกี่ยวกับหน้าที่ของพนักงานเช่นภารโรง คนทำความสะอาด ซึ่งมีหน้าที่ในการทำให้อาณาเขตและสถานที่อยู่ในสภาพที่เหมาะสม งานของพวกเขาไม่ได้ยากเป็นพิเศษ แต่ยังเกี่ยวข้องกับระดับความรับผิดชอบด้วย

จากที่กล่าวมานี้ เราสามารถสรุปได้ว่างานของพนักงาน AHO ประกอบด้วยการวางแผนที่มีความสามารถและการจัดหาทรัพยากรให้กับพนักงาน ในเวลาเดียวกัน ผู้เชี่ยวชาญไม่ควรปล่อยให้ใช้จ่ายเกินตัวและเหตุฉุกเฉิน

ดังนั้น การทำงานใน AHO จึงไม่มีความรับผิดชอบไม่น้อยไปกว่าตำแหน่งอื่นๆ