ประสิทธิภาพการบัญชี : ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร

2026 ผู้เขียน: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. แก้ไขล่าสุด: 2025-01-24 13:26:18

ประสิทธิภาพการบัญชีส่วนใหญ่ได้รับอิทธิพลจากองค์กรที่มีอำนาจในการจัดเก็บเอกสารที่สะสมในองค์กร ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา นักบัญชีควรทำความคุ้นเคยกับข้อกำหนดสำหรับข้อกำหนดและขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียอย่างแน่นอน

จัดเก็บเอกสารเรียงลำดับอย่างไร

กฎหมายของรัฐบาลกลางตั้งแต่ปี 2013 กำหนดให้องค์กรใดๆ เก็บเอกสารหลัก งบการเงิน ทะเบียนการบัญชี และมาตรฐานการทำงานทั้งหมด ตลอดจนเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรทางเศรษฐกิจนี้ กฎนี้ยังใช้กับระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีการใช้มากขึ้นในกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กรในรูปแบบองค์กรและกฎหมายต่างๆ

นานแค่ไหนเก็บเอกสาร?

ระยะเวลาเก็บรักษาเอกสาร - อย่างน้อยห้าปีขึ้นไป (ตามกฎที่องค์กรกำหนด) ที่น่าสนใจคือ รหัสภาษีมีไว้สำหรับการจัดเก็บช่วงอื่นๆ (สี่ปี) สิ่งนี้ใช้กับงบการเงินทั้งหมด และงวดจะคำนวณจากช่วงเวลาของการใช้งานครั้งล่าสุด เป็นการดีที่สุดที่จะเก็บเอกสารไว้เป็นเวลาห้าปี ซึ่งจะช่วยคุณประหยัดเวลาและความกังวลอย่างมากหากมีอะไรเกิดขึ้น! เอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมการค้าต่างประเทศควรพิจารณาแยกต่างหาก หากรัฐคู่สัญญาต่างประเทศให้ระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารนานกว่าในสหพันธรัฐรัสเซีย ให้เลือกดีกว่าและไม่หวังว่าจะไม่มีปัญหากับการทำธุรกรรมในอนาคต และสิ่งนี้จะต้องระบุไว้ในข้อบังคับภายในขององค์กรซึ่งจะป้องกันความผิดพลาดมากมายของพนักงาน

จัดเก็บเอกสารใครรับผิดชอบ

ตาม "จดหมาย" ของกฎหมายหัวหน้าองค์กรคือ CEO เป็นผู้รับผิดชอบส่วนตัวในการเก็บรักษาเอกสารในเอกสารสำคัญขององค์กร หากไม่ปฏิบัติตามระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารหรือองค์กรของการหมุนเวียนเอกสาร องค์กรจะถูกเก็บค่าปรับหนึ่งหมื่นรูเบิล และสามหมื่นรูเบิลสำหรับการละเมิดซ้ำ ในกรณีที่ขาดความรับผิดชอบดังกล่าวทำให้ประเมินจำนวนภาษีต่ำไป จะต้องชำระภาษีที่ยังไม่ได้ชำระยี่สิบเปอร์เซ็นต์ แต่ค่าปรับนี้ต้องไม่น้อยกว่าสี่หมื่นรูเบิล กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียยังกำหนดบทลงโทษสำหรับเจ้าหน้าที่สำหรับความสูญเสียที่เกิดจากการจัดเก็บเอกสารที่องค์กรไม่มีประสิทธิภาพ

จะทำลายเอกสารที่หมดอายุแล้วได้อย่างไร

เริ่มต้นด้วยการสังเกตว่าเอกสารบางฉบับไม่ได้ถูกทำลาย แต่ถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของเทศบาล ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่ไม่เพียงแต่จะทำเครื่องหมายด้วยอายุการเก็บรักษา แต่ยังต้องดูแลการวาง จารึก "Expert Review Commission" (EPK) หากไม่จำเป็นต้องโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรหัวหน้าองค์กรจะต้องออกคำสั่งให้ทำลายเอกสาร หากไม่ได้ร่างพระราชบัญญัติดังกล่าว ถือว่าเอกสารขาดหายไป และต้องมีคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อตรวจสอบความสูญเสียดังกล่าว