2026 ผู้เขียน: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. แก้ไขล่าสุด: 2025-01-24 13:26:19
เครื่องพิมพ์หมดหมึกอีกแล้ว กระดาษแฟกซ์ม้วนสุดท้ายถูกทิ้งไว้ที่แผนกต้อนรับ หลอดไฟดับตรงโถงทางเดิน? ไม่ใช่ปัญหา - ซัพพลายเออร์ที่รอบคอบ (หรือเพียงแค่พนักงาน) มีสต็อกที่ถูกต้องและจะแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ทันเวลา!
ผู้รับผิดชอบนี้ได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของผู้อำนวยการ เมื่อรวบรวมใบสมัครของทุกแผนกและทุกส่วนแล้วเขากรอกใบสมัครชำระเงินล่วงหน้าสำหรับการซื้อสินค้าและวัสดุ จากนั้นเขาก็รีบไปที่ร้านค้า โกดัง และถ้าจำเป็นเขาจะถูกส่งไปที่เมืองอื่น หลังจากซื้อวัสดุที่จำเป็นภายในสามวันหลังจากการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือตามระยะเวลาที่ระบุไว้ในใบสมัคร เขาส่งรายงาน AO-1 พร้อมเอกสารประกอบไปยังแผนกบัญชี บนหน้าชื่อเรื่อง เขากรอกชื่อองค์กร แผนก ชื่อเต็ม หมายเลขบุคลากร ตำแหน่ง วัตถุประสงค์ของการล่วงหน้า ที่ด้านหลังของตาราง (คอลัมน์ 1-6) ผู้รับผิดชอบป้อนรายละเอียดของเอกสารค่าใช้จ่ายพร้อมจำนวนเงินและสรุปบรรทัดล่างสุดจะใส่ลายเซ็นพร้อมสำเนา ในทางกลับกันนักบัญชีจะออกใบเสร็จรับเงินที่รายงานได้รับการยอมรับและตรวจสอบแล้ว ในส่วนของนักบัญชีซึ่งได้กำหนดหมายเลขซีเรียลให้กับรายงานแล้ว จะทำการเปรียบเทียบข้อมูลกับเอกสารต้นฉบับที่ยื่นไว้และกรอกในช่อง 7-9 จากนั้นในแผ่นแรก เขาวางยอดคงเหลือจากรายงานก่อนหน้า จำนวนเงินที่ได้รับ ค่าใช้จ่าย และแสดงผลเพื่อขออนุมัติ
ควรคำนึงด้วยว่าข้อผิดพลาดใด ๆ ใน AO-1 หรือไม่สอดคล้องกับขั้นตอนการประมวลผลธุรกรรมเงินสดจะต้องถูกเปิดเผยโดยการตรวจสอบการตั้งถิ่นฐานกับบุคคลที่รับผิดชอบ
ผู้ตรวจสอบบัญชีที่รอบคอบจะวิเคราะห์ยอดคงเหลือรายเดือน (บัญชี 71) ที่ยกยอดไปยังงวดถัดไป (ทันใดนั้นนักบัญชีที่ไหนสักแห่งประเมินยอดคงเหลือต่ำเกินไป และสิ่งนี้เรียกว่าการตัดจำหน่ายอย่างไม่สมเหตุสมผล) จากนั้นเขาจะเปรียบเทียบการออกและการส่งคืนรายงานย่อยกับเครื่องบันทึกเงินสดโดยให้ความสนใจว่าผู้รับผิดชอบได้รับการชำระเงินล่วงหน้าโดยไม่รายงานก่อนหน้านี้หรือไม่ การตรวจสอบอย่างละเอียดจะส่งผลต่อเอกสารที่แนบมาด้วย แต่ละรายการต้องมีรายละเอียดที่จำเป็น เป็นไปได้ที่จะชำระค่างานหรือบริการ เพื่อรับสินค้าและวัสดุจากองค์กรภายนอกตามใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ ต้นขั้วจากใบสั่งซื้อใบเสร็จรับเงิน เงินสดและใบเสร็จรับเงินเท่านั้น กำลังตรวจสอบการดำเนินการเดียวกัน แต่กับบุคคล ผู้สอบบัญชีจะขอทำการซื้อภายใต้สัญญาการขายและคำสั่งค่าใช้จ่าย
ผู้ตรวจจะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับความจำเป็นในการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงาน, ความบังเอิญของเป้าหมายกับคำสั่งที่แนบมา, ความพร้อมของเอกสารประกอบ, ความสอดคล้องของระยะเวลาการเดินทางเพื่อธุรกิจจากใบรับรองถึงจำนวนวัน สำหรับการชำระเงิน วันที่ในใบเสร็จรับเงินโรงแรมและตั๋วเดินทางที่ผู้รับผิดชอบรายงาน การคำนวณบรรทัดฐานของอพาร์ตเมนต์และค่าเผื่อรายวันจะขึ้นอยู่กับการควบคุมที่จำเป็น ขั้นตอนสุดท้ายของการตรวจสอบค่าเดินทางคือการจัดกลุ่มรายการการละเมิดทั้งหมด
ขั้นตอนการตรวจสอบที่ใช้เวลานานที่สุดคือการกระทบยอดรายงานล่วงหน้ากับสมุดรายวันฉบับที่ 7 ซึ่งแสดงการบัญชีทั้งหมดของการชำระบัญชีกับบุคคลที่รับผิดชอบ ตามการลงทะเบียนนี้ ผู้ตรวจสอบจะตรวจสอบการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับแต่ละรายงานอย่างรอบคอบ มูลค่าการซื้อขายรวมของเงินกู้จะต้องตรงกับข้อมูลเดบิตของบัญชี 50, 51, 55 กับจำนวนเครดิตของบัญชี 60, 26, 10 เป็นต้น