บังคับสินค้าคงคลัง: เคส, คำสั่ง, ระยะเวลา

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

สินค้าคงคลังแสดงโดยขั้นตอนพิเศษสำหรับการกระทบยอดค่าสินค้า เงิน หรือสินทรัพย์ถาวรที่มีอยู่ของบริษัทกับค่าเหล่านั้นที่มีอยู่ในเอกสารอย่างเป็นทางการขององค์กร สามารถดำเนินการได้ตามเกณฑ์บังคับหรือตามความคิดริเริ่มของฝ่ายบริหารของบริษัท การทำสินค้าคงคลังเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบางบริษัท และกระบวนการนี้จำเป็นต้องดำเนินการทุกปีในทุกบริษัท วัตถุประสงค์หลักของขั้นตอนนี้คือการระบุความไม่สอดคล้องและการขาดแคลนต่างๆ หลายๆ บริษัทไม่ได้ตระหนักถึงคุณค่าของกระบวนการนี้ ดังนั้นจึงใช้เป็นแนวทางเท่านั้น แม้ว่าคุณจะเข้าใกล้สินค้าคงคลังอย่างถูกต้อง คุณก็จะสามารถระบุปัญหาการขาดแคลนหรือส่วนเกินได้ด้วยความช่วยเหลือ

วัตถุประสงค์ของกระบวนการ

ผู้ประกอบการที่ต้องการจำนวนมากคิดว่าจำเป็นต้องจัดทำสินค้าคงคลังหรือไม่และจะบรรลุเป้าหมายใดผ่านกระบวนการนี้ กระบวนการนี้แสดงโดยการบัญชีอย่างเป็นระบบของสินทรัพย์และเงินทุนที่มีสาระสำคัญ ซึ่งเปรียบเทียบตามจริงตัวชี้วัดพร้อมข้อมูลจากเอกสารราชการ

วัตถุประสงค์หลักของสินค้าคงคลังคือการระบุความคลาดเคลื่อน สามารถปรากฏขึ้นได้จากหลายสาเหตุ:

• ค่าได้รับผลกระทบจากปัจจัยทางธรรมชาติ รวมถึงการหดตัว การเสื่อมสภาพเนื่องจากการจัดเก็บที่ไม่เหมาะสม การระเหยหรือการสูญเสียที่เกิดขึ้นระหว่างการขนส่งสินค้า
• การกระทำผิดกฎหมายในส่วนของพนักงานบริษัท เช่น การวัดขนาดที่ไม่ถูกต้อง ยอมให้ชุดแต่งร่างกาย หรือแม้แต่ขโมยของมีค่า
• ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการทำบัญชี ดังนั้น หลังสินค้าคงคลัง มักจะตรวจพบข้อผิดพลาด การแก้ไข ความไม่ถูกต้อง การพิมพ์ผิด หรือความคลุมเครืออื่นๆ ในเอกสาร

จากสิ่งนี้ การตรวจสอบอย่างเป็นระบบช่วยให้ผู้จัดการบริษัททุกคนสามารถระบุการละเมิดและปัญหาต่างๆ ได้ทันท่วงที

ฟังก์ชั่นการตรวจสอบ

การดำเนินการสินค้าคงคลังจำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับการใช้ฟังก์ชันต่าง ๆ ของขั้นตอน:

1. เงื่อนไขในการจัดเก็บสินค้าต่างๆ จะถูกประเมินอย่างเป็นกลาง และการประเมินดังกล่าวมีวัตถุประสงค์
2. จะพิจารณาว่าการบำรุงรักษาเอกสารต่าง ๆ ในบริษัทนั้นถูกต้องและเหมาะสมเพียงใด
3. สะท้อนคุณสมบัติการจัดการคลังสินค้าในบริษัท
4. ประเมินความครบถ้วนและถูกต้องของบัญชี
5. ป้องกันการล่วงละเมิดและการละเมิดต่างๆ โดยผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการว่าจ้าง

เนื่องจากฟังก์ชั่นมากมายเช่นนี้ ถือสินค้าคงคลังถือเป็นกระบวนการที่สำคัญในทุกบริษัท

กรณีที่ต้องนับสินค้าคงคลัง

บางบริษัทจำเป็นต้องดำเนินการตามขั้นตอนโดยไม่ล้มเหลวตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ข้อมูลในกรณีที่จำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังอยู่ในระเบียบข้อบังคับต่อไปนี้:

• ในกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 402 “การบัญชี”;
• ในแนวทางที่อนุมัติโดยคำสั่งกระทรวงการคลังฉบับที่ 49

ตรวจสอบอย่างแน่นอนในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• เมื่อให้เช่าทรัพย์สิน;
• ขายหรือซื้อคืนทรัพย์สินของบริษัท
• การเปลี่ยนแปลงของรัฐหรือเทศบาล
• ก่อนสร้างบัญชีประจำปี
• เมื่อแต่งตั้งผู้รับผิดชอบทางการเงินคนใหม่ในบริษัท
• เมื่อตรวจพบความเสียหายของมีค่าหรือการโจรกรรมทรัพย์สิน
• หลังภัยธรรมชาติหรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ
• เมื่อบริษัทถูกจัดระเบียบใหม่;
• ก่อนเลิกกิจการ;
• ในสถานการณ์อื่น ๆ ที่กฎหมายกำหนด

ต้องสต๊อกสินค้าก่อนจัดทำรายงานประจำปี กระบวนการดังกล่าวไม่เพียงแต่คำนึงถึงข้อกำหนดของกฎหมายเท่านั้น แต่ยังช่วยป้องกันข้อผิดพลาดหรือการขาดแคลนเอกสารทางบัญชีต่างๆ โดยปกติบริษัทต่างๆ จะดำเนินการทบทวนทุกปีก่อนสิ้นปีปฏิทิน

สินค้าคงคลังของสินทรัพย์ถาวรดำเนินการทุกสามปี ผู้จัดการแต่ละคนควรทราบทุกกรณีของสินค้าคงคลังที่จำเป็นนอกจากนี้ เขาสามารถแต่งตั้งผู้ตรวจสอบได้อย่างอิสระ หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับความซื่อสัตย์ของงานของผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการว่าจ้าง

วิธีการกำหนดลำดับกระบวนการ

การดำเนินการสินค้าคงคลังจำเป็นต้องคำนึงถึงข้อกำหนดที่มีอยู่ในหลักเกณฑ์ด้วย ความแตกต่างมากมายถูกกำหนดโดยผู้จัดการโดยตรงของบริษัท สำหรับสิ่งนี้ กฎจะได้รับการแก้ไขในเอกสารประกอบ

ผู้อำนวยการบริษัทสามารถระบุประเด็นสำคัญบางประการได้:

• เมื่อต้องดำเนินการ;
• ทำสินค้าคงคลังได้ปีละกี่ครั้ง;
• ดำเนินการในช่วงเวลาใด;
• นานแค่ไหน;
• สินทรัพย์ใดบ้างที่ต้องตรวจสอบ
• ใครเป็นสมาชิกหรือประธานคณะกรรมการสินค้าคงคลัง

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ได้รับการแก้ไขแล้วในเอกสารประกอบการก่อตั้ง การดำเนินการสินค้าคงคลังเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบทางการเงิน ภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการว่าจ้างใหม่สามารถมั่นใจได้ว่าการขาดแคลนที่เกิดขึ้นภายใต้รุ่นก่อนของเขาจะไม่ถูกโอนไปยังเขาในทางใดทางหนึ่ง

กำลังตรวจสอบอะไรอยู่

สินค้าคงคลังสามารถดำเนินการได้กับทรัพย์สินที่แตกต่างกัน ดังนั้นการตรวจสอบเงินสด สินทรัพย์ถาวร วัสดุหรือรายการอื่น ๆ จะถูกเน้น ในระหว่างขั้นตอนจะมีการประเมินสินทรัพย์และหนี้สินทั้งหมดของบริษัทและส่วนย่อย องค์ประกอบต่อไปนี้ต้องได้รับการตรวจสอบ:

• สินทรัพย์ถาวรบริษัทที่เคยประกอบธุรกิจ;
• สินทรัพย์ไม่มีตัวตนของบริษัท;
• การลงทุนทางการเงินที่หลากหลาย;
• สินค้าและวัสดุ;
• กำลังดำเนินการ
• เงินในบัญชีและในมือ
• หลักทรัพย์และ SSO;
• การชำระหนี้กับคู่สัญญา ผู้ซื้อ กรมสรรพากร กองทุนต่างๆ และลูกหนี้หรือเจ้าหนี้รายอื่นๆ
• สำรอง;
• สินทรัพย์และหนี้สินขององค์กร

ต้องมีสินค้าคงคลังเมื่อใด การตรวจสอบดังกล่าวจะดำเนินการเมื่อสงสัยว่ามีผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการว่าจ้างในบริษัทใช้อำนาจในทางที่ผิด ดังนั้นจึงตรวจพบการโจรกรรมหรือการขาดแคลน

การตรวจสอบนั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับทรัพย์สินที่บริษัทเป็นเจ้าของเท่านั้น แต่ยังรวมถึงของมีค่าที่อยู่ในบัญชีที่ไม่สมดุลด้วย องค์กรไม่มีสิทธิ์ความเป็นเจ้าของ แต่ใช้ในกระบวนการทำงานตามสัญญาเช่าหรือข้อตกลงอื่น

ขั้นตอนการดำเนินการ

การทำรายการทรัพย์สินจำเป็นต้องมีการดำเนินการตามลำดับ ดังนั้น กระบวนการแบ่งออกเป็นขั้นตอน:

1. หัวหน้าออกคำสั่งเกี่ยวกับความจำเป็นในสินค้าคงคลัง
2. กำลังประชุมค่าคอมมิชชั่นสินค้าคงคลัง และควรรวมผู้เชี่ยวชาญที่ไม่สนใจผลการตรวจสอบด้วย
3. กำหนดกรอบเวลาที่จะดำเนินการตามขั้นตอน
4. เลือกทรัพย์สินที่จะประเมิน
5. วัสดุผู้รับผิดชอบของบริษัทออกใบเสร็จรับเงินให้นายจ้าง
6. พิมพ์สินค้าคงคลังของค่าในบริษัทที่สร้างขึ้นสำหรับผู้รับผิดชอบทางการเงินแต่ละคน
7. มีการตรวจสอบโดยตรงซึ่งประกอบด้วยการชั่งน้ำหนัก การเปรียบเทียบปริมาณจริงกับข้อมูลจากเอกสาร การวัด การนับ และการดำเนินการอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน
8. ข้อมูลจากรายการสินค้าคงคลังจะถูกเปรียบเทียบกับข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารทางบัญชี ซึ่งทำให้สามารถระบุความคลาดเคลื่อนได้
9. กำลังสร้างข้อความเปรียบเทียบ โดยช่วยให้ระบุสาเหตุของความคลาดเคลื่อนได้
10. ผลการตรวจสอบกำลังถูกร่างขึ้น โดยมีการร่างการกระทำที่เหมาะสม
11. หากพบปัญหาการขาดแคลนและปัญหาอื่นๆ จะมีการสอบสวนในบริษัทโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุตัวผู้กระทำความผิด
12. ผู้ฝ่าฝืนจะต้องรับผิดทางปกครองหรือทางอาญา ขึ้นอยู่กับลักษณะของการละเมิด

จำเป็นต้องทำสินค้าคงคลังให้เสร็จก่อนการจัดเตรียม ลงนาม และส่งรายงานประจำปีไปยัง Federal Tax Service ในทันที ขั้นตอนสินค้าคงคลังจำเป็นต้องจบลงด้วยรายงานพิเศษ

รายงานกฎ

สร้างรายงานตามผลการตรวจสอบ ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

• วันที่สินค้าคงคลัง;
• ข้อมูลเกี่ยวกับสมาชิกของคอมมิชชั่นสินค้าคงคลัง
• ช่วงเวลาที่ดำเนินการ
• ทรัพย์สินที่ตรวจสอบได้ของบริษัท;
• ระบุปัญหาและขาดแคลน
• ลายเซ็นของผู้ตรวจทั้งหมด

ในขณะที่ต้องมีสินค้าคงคลังก่อนจัดทำบัญชีประจำปี ผู้บริหารของบริษัทคนใดก็ได้สามารถเริ่มกระบวนการได้โดยไม่มีเหตุผลอันสมควร ในการทำเช่นนี้จะมีการออกคำสั่งที่เหมาะสมหลังจากนั้นพนักงานขององค์กรจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอน

ความรับผิดชอบของคอมมิชชั่นสินค้าคงคลัง

กฎหมายกำหนดให้สินค้าคงคลัง ดังนั้นแต่ละบริษัทจะต้องสร้างหน่วยงานพิเศษที่รับผิดชอบในการตรวจสอบและการบัญชี เรียกว่าคณะกรรมการการชำระบัญชี เธอมีหน้าที่:

• การใช้มาตรการป้องกันต่าง ๆ ที่มุ่งรักษาทรัพย์สินขององค์กร
• มีส่วนร่วมในข้อพิพาทต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บหรือความเสียหายของมูลค่าทรัพย์สิน
• ควบคุมความถูกต้องในการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินของบริษัท
• สินค้าคงคลังตามลำดับการจัดการของบริษัท
• จัดทำรายงานผลการตรวจสอบ
• ดำเนินการสอบสวนเพื่อระบุตัวผู้กระทำความผิดและปัญหาต่างๆ

การกระทำทั้งหมดนี้ควรดำเนินการโดยพนักงานของบริษัทที่ไม่สนใจผลการตรวจสอบเท่านั้น

ใครอยู่ในคอมมิชชั่น

เมื่อสร้างคอมมิชชั่น ผู้เชี่ยวชาญต่อไปนี้มักจะมีส่วนร่วมในงาน:

• พนักงานธุรการ;
• ผู้เชี่ยวชาญแผนกบัญชี;
• ในประเทศผู้ตรวจสอบบัญชี;
• มักจะมีผู้เชี่ยวชาญอิสระเข้ามาเกี่ยวข้อง
• ตัวแทนของตำแหน่งต่าง ๆ ที่มีอยู่ในการจัดหาพนักงานขององค์กร

หากบริษัทมีทรัพย์สินแตกต่างกันเล็กน้อย ความรับผิดชอบในการดำเนินการสินค้าคงคลังมักจะถูกย้ายไปที่คณะกรรมการตรวจสอบ หากมีอยู่ในบริษัท

หากในระหว่างการตรวจสอบพบว่าแม้แต่สมาชิกคนหนึ่งของคอมมิชชันหายไป ผลของขั้นตอนก็จะถือเป็นโมฆะ

ความรับผิดชอบที่ไม่ใช่สินค้าคงคลัง

เจ้าของธุรกิจบางคนจงใจปฏิเสธที่จะตรวจสอบด้วยเหตุผลหลายประการ กฎหมายไม่ได้กำหนดความรับผิดสำหรับการตัดสินใจดังกล่าว แต่กรมสรรพากรสามารถปรับบริษัทได้หากปรากฎว่ามีความไม่สอดคล้องหรือข้อผิดพลาดในงบการเงินที่ได้รับ

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ

เมื่อทำสินค้าคงคลังในบริษัท ขอแนะนำให้ใช้คำแนะนำบางอย่าง สิ่งเหล่านี้รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• 10 วันก่อนเช็ค หัวหน้าจะออกคำสั่งที่เหมาะสมซึ่งบันทึกไว้ในวารสาร
• มันได้รับอนุญาตให้สร้างคอมมิชชั่นไม่เพียงแค่ถาวรแต่ยังทำครั้งเดียวหรือทำงานได้
• หากองค์กรใช้สินค้าและวัสดุจำนวนมาก ผู้จัดการจะเป็นผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการเลือกสินค้าคงคลังโดยอิงจากสถานการณ์ปัจจุบันในบริษัท
• สมาชิกทุกคนในคอมมิชชันควรมีส่วนร่วมในการตรวจสอบ มิฉะนั้นจะทราบผลได้ง่ายไม่ถูกต้อง
• ผู้รับผิดชอบมีส่วนร่วมในกระบวนการ
• ผู้บริหารของบริษัทต้องมั่นใจว่ากระบวนการดำเนินไปอย่างรวดเร็วและง่ายดาย
• การยืนยันมักจะใช้เวลานาน โดยเฉพาะในบริษัทที่ใช้วัสดุจำนวนมากหรือจัดส่งและรับสินค้าจำนวนมาก

ระหว่างสินค้าคงคลัง สมาชิกของคอมมิชชั่นต้องคำนึงถึงข้อกำหนดของกฎหมาย

วันครบกำหนด

หัวหน้าบริษัทกำหนดความถี่ในการดำเนินการตรวจสอบ แต่ในขณะเดียวกัน คำแนะนำบางอย่างก็ถูกนำมาพิจารณาด้วย ดังนั้น จึงมีการดำเนินการสินค้าคงคลังที่คลังสินค้าอย่างน้อยปีละครั้ง

ตรวจร้านปีละ 2 ครั้ง วัสดุและสินค้าได้รับการประเมินโดยไม่ล้มเหลวก่อนจัดทำรายงานประจำปี โดยปกติการตรวจสอบจะดำเนินการภายในสามวัน แต่บางครั้งกระบวนการก็ล่าช้าเป็นเวลาหลายสัปดาห์

สรุป

สินค้าคงคลังเป็นกระบวนการบังคับสำหรับบริษัทใดๆ มันเกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบวัสดุและสินค้าที่มีอยู่กับปริมาณที่ระบุในเอกสารของบริษัท กระบวนการนี้ดำเนินการโดยคอมมิชชั่นพิเศษ

ไม่มีข้อมูลในกฎหมายว่าด้วยความรับผิดชอบในการปฏิเสธที่จะทำสินค้าคงคลัง แต่ถ้าผู้ตรวจภาษีพบข้อผิดพลาดและการละเมิดในการรายงาน บริษัทจะต้องจ่ายค่าปรับจำนวนมาก