2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42
ตามที่แสดงให้เห็นในทางปฏิบัติ ในองค์กรในประเทศสมัยใหม่เกือบทุกแห่ง เอกสารจำนวนมากที่สุดถูกสร้างขึ้นโดยการบัญชี แน่นอนว่าเป็นเรื่องที่เข้าใจได้: ในแผนกนี้พวกเขาทำงานด้วยเงิน และการดำเนินการดังกล่าวแต่ละครั้งจะต้องได้รับการแก้ไขอย่างเป็นทางการบนกระดาษ นอกจากนี้ คำว่าการจัดเก็บเอกสารหลักในองค์กรได้รับการกำหนดขึ้นอย่างถูกกฎหมาย ซึ่งหมายความว่าจะไม่ทำงานเหมือนกับการกำจัด "เศษกระดาษ" คุณจะต้องเก็บไว้อย่างน้อยหลายปีและหลังจากนั้น ทำลายพวกเขา อย่างไรก็ตาม กระบวนการกำจัดเศษกระดาษก็ไม่ง่ายเช่นกัน โดยมีคุณสมบัติเฉพาะหลายประการ เกี่ยวกับทั้งหมดนี้ - เพิ่มเติม
เอกสาร เอกสาร…
หากคุณให้สถิติเกี่ยวกับจำนวนเอกสารที่ผลิต ปรากฎว่าในวิสาหกิจในประเทศสมัยใหม่เกือบทั้งหมด การบัญชีเป็นแหล่งที่มาของเอกสารกระดาษ 80-90% พวกเขาไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ ข้อจำกัดไม่เพียงแต่กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บขั้นต่ำที่ถูกต้องสำหรับเอกสารทางบัญชีหลักเท่านั้น (มักจะแตกต่างจากห้าปีถึงหนึ่งทศวรรษ) แต่ยังรวมถึงเงื่อนไขที่วัตถุเหล่านี้ควรเป็น ในขณะเดียวกันก็ควรจำไว้ว่ามีการแบ่งแยกเอกสารสำหรับการจัดเก็บชั่วคราวและถาวร
อย่างไรก็ตาม ตามที่แสดงให้เห็นในทางปฏิบัติ ไม่ใช่ว่าผู้จัดการทุกบริษัทจะสนใจที่จะทำความเข้าใจความซับซ้อนของเงื่อนไขการจัดเก็บเอกสารหลัก เพื่อช่วยตัวเองให้พ้นจากอาการปวดหัว คุณสามารถใช้บริการของบริษัทเก็บเอกสารเฉพาะทางได้ ในบริษัทดังกล่าว พวกเขารู้ดีว่าเอกสารประเภทใดที่ต้องเก็บไว้นานเท่าใด ภายใต้เงื่อนไขใด ภายใต้กฎเกณฑ์ใด นอกจากนี้องค์กรดังกล่าวมีความสามารถทางเทคนิคในการทำลายเอกสารที่ได้รับมอบหมายให้จัดเก็บเมื่อครบกำหนด มันสะดวกจริง ๆ แต่ต้องใช้เงิน หากคุณต้องการประหยัดเงิน คุณจะต้องจัดสรรห้องพิเศษสำหรับเก็บถาวรและทำความเข้าใจว่าระยะเวลาทางกฎหมายในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักในองค์กรคือเท่าใด
ต้องการ - ไม่ต้องการ
ปัญหามันไม่ได้เกิดตั้งแต่เริ่มต้น กฎหมายปัจจุบันกำหนดเงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก และต้องปฏิบัติตามภายในองค์กรใดๆ เป็นไปตามกฎหมายที่ว่านิติบุคคลที่ปฏิบัติงานได้รับมอบหมายให้มีหน้าที่ในการเก็บรักษาเอกสาร ซึ่งหมายความว่ารูปแบบของกิจกรรมไม่สำคัญ - ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการเอกชนที่ทำธุรกิจเพียงลำพังหรือกังวลมาก คุณยังต้องดูแลการจัดเก็บงบการเงินและเอกสารอื่นๆ สิ่งสำคัญคือต้องศึกษากฎหมายเพื่อระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจัดเก็บเอกสารหลักอิเล็กทรอนิกส์ กระดาษ เพื่อในกรณีที่มีข้อขัดแย้งกับผู้รับเหมาหรือในระหว่างการตรวจสอบโดยผู้มีอำนาจควบคุม คุณจะไม่อยู่ในสถานะที่ไม่สะดวก นอกจากนี้ การไม่ปฏิบัติตามช่วงเวลาที่กำหนดอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับจำนวนมากในระหว่างการตรวจสอบ กฎหมายปัจจุบันมีข้อบังคับเกี่ยวกับระยะเวลาขั้นต่ำในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก สิ่งสำคัญคือธุรกิจต้องปลอดภัย และการทำธุรกิจในประเทศของเรามีความโดดเด่นด้วยความถูกต้องตามกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้
กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 125 ซึ่งนำมาใช้ในเดือนตุลาคม พ.ศ. 2547 กล่าวถึงระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักทางอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่เป็นกระดาษ ตามชื่อจะทุ่มเทให้กับจดหมายเหตุและการดำเนินธุรกิจที่ถูกต้อง อยู่ในเอกสารอย่างเป็นทางการนี้ที่พิจารณาคุณสมบัติของการจัดเก็บเอกสารราชการที่จัดทำโดยแผนกบัญชี ที่นี่คุณจะพบทั้งคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณแยกความแตกต่างระหว่างเอกสารประกอบของการจัดเก็บชั่วคราวและถาวร รวมถึงข้อกำหนดเฉพาะสำหรับกระดาษบางประเภท
ใช้กับใคร
ภาระผูกพันในการปฏิบัติตามระยะเวลาการจัดเก็บขั้นต่ำสำหรับเอกสารหลักได้รับมอบหมายให้:
- รัฐบาลท้องถิ่น;
- หน่วยงานราชการ;
- ผู้ประกอบการ;
- องค์กร;
- คนทำธุรกิจ
กฎหมายจะต้องถูกปฏิบัติตามเกี่ยวกับเอกสารที่เก็บถาวร รวมถึงที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ทั้งหมดระยะเวลาที่ระบุไว้ในเอกสารกฎหมายต้องอยู่ในที่ปลอดภัย นอกเหนือจากกฎหมายของรัฐบาลกลาง ข้อกำหนดเฉพาะของการจัดเก็บเอกสารหลักและทะเบียนบัญชีจะได้รับผลกระทบในเอกสารกำกับดูแลจำนวนหนึ่งซึ่งมีผลบังคับใช้ทั้งในอาณาเขตของประเทศโดยรวมและในแต่ละภูมิภาค อย่างไรก็ตาม เอกสารที่สำคัญที่สุดคือกฎหมายฉบับที่ 125 ที่กล่าวถึงข้างต้น ซึ่งมีรายการเอกสารที่ควบคุมระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีฉบับสมบูรณ์
กฎหมายหมายเลข 129
ในปี 1996 ได้มีการออกกฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับคุณลักษณะของการบัญชี โดยระบุว่าการบัญชีสามารถสร้างเอกสารบนกระดาษได้ เช่นเดียวกับการใช้เครื่องมือกลต่างๆ ในเวลาเดียวกัน บริษัทต้องทำสำเนาเอกสารบนกระดาษด้วยตัวเอง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมปฏิบัติการทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาได้ หากหน่วยงานกำกับดูแลร้องขอการเข้าถึงเอกสาร ตัวแทนของบริษัทจะต้องจัดเตรียมเอกสารดังกล่าว ทั้งอัยการและตัวแทนของศาลมีสิทธิ์ทำเช่นนั้น
การสร้าง การจัดเก็บตามระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก การจัดหาตามคำขอต้องเป็นไปตามแบบฟอร์มที่กำหนดไว้ในการบังคับใช้กฎหมาย ต้องส่งเอกสารไปยังผู้ขอเป็นกระดาษ หากได้รับอนุญาตจากความสามารถของเครื่องจักรที่ใช้ในงาน หากผู้เข้าร่วมทั้งหมดเห็นด้วย การรายงานสามารถส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ นอกจากนี้ยังได้รับอนุญาตตามกฎหมายที่ใช้บังคับของเราประเทศต่างๆ
รักษากฏกติกา
129 กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 129 มีการกล่าวถึงภาระหน้าที่ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มาตรา 17 ระบุว่านิติบุคคลใด ๆ จะต้องเก็บเอกสารดังกล่าวโดยไม่ล้มเหลว รวมทั้งการลงทะเบียนและรายงาน ระยะเวลาของช่วงเวลาถูกกำหนดโดยกฎที่ควบคุมการเก็บถาวรที่ระดับรัฐ ระยะเวลาของช่วงเวลานี้ต้องไม่ต่ำกว่า 5 ปี
กำหนดระยะเวลาพิเศษสำหรับการจัดเก็บเอกสารหลักสำหรับเอกสารที่ควบคุมนโยบายการบัญชีและหมวดหมู่อื่นๆ (โปรแกรมที่ใช้กับเครื่องที่ประมวลผลข้อมูล ผังงานบัญชี) แน่นอน ระยะเวลาที่นี่ก็คือห้าปีเช่นกัน (ในบางกรณีสามารถกำหนดระยะเวลานี้ให้นานกว่านั้นได้) แต่ระยะเวลาจะเริ่มนับจากช่วงเวลาที่เอกสารนี้ถูกใช้ครั้งสุดท้ายในองค์กร หัวหน้านิติบุคคลคือบุคคลที่ตามกฎหมายมีหน้าที่จัดเก็บเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดตามช่วงเวลา ซึ่งหมายความว่าเจ้านายที่มีการศึกษาและมีความรับผิดชอบจะต้องทราบระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารหลักในแผนกบัญชีหากต้องการให้สถานการณ์ในบริษัทอยู่ภายใต้การควบคุมของเขา
ตามแนวทางปฏิบัติ หลายองค์กรจัดทำรายการเอกสารของทางการเป็นประจำ และระเบียบท้องถิ่นกำหนดบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งหน่วยงานตรวจสอบมีปฏิสัมพันธ์จริงเมื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎการเก็บถาวร
การสร้างและการจัดเก็บ: ทั้งหมดเป็นไปตามกฎ
ตามกฎหมายปัจจุบัน นักบัญชีสามารถสร้างทั้งเอกสารหลักและเอกสารสรุปได้ ไม่เพียงแต่บนกระดาษ แต่ยังอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ในเวลาเดียวกันภาระหน้าที่ในการสร้างสำเนากระดาษถูกกำหนดให้กับนิติบุคคลและเมื่อมีการร้องขอจากผู้มีส่วนได้เสียซึ่งเป็นหน่วยงานตรวจสอบ บริษัท จำเป็นต้องส่งเอกสารที่เป็นกระดาษไปยังที่อยู่โดยเร็วที่สุด การรวบรวมและการจัดเก็บต้องดำเนินการในรูปแบบที่กำหนดโดยกฎหมายข้อบังคับปัจจุบัน
เกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักในแผนกบัญชี ลำดับของกระบวนการนี้ บอกรายการเอกสารที่พิจารณาเอกสารการจัดการทั่วไปที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานขององค์กรใด ๆ สิ่งเหล่านี้ก่อตั้งขึ้นในปี 2010 ในเอกสารที่ได้รับอนุมัติจากกระทรวงการคลังและหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง นอกจากนี้ จำเป็นต้องคำนึงถึงข้อกำหนดของรหัสภาษีซึ่งกำหนดว่าพลเมืองทุกคนในประเทศของเรามีหน้าที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกทางบัญชีเป็นเวลาสี่ปี ใช้กับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีรายจ่าย รายรับ และการยืนยันการชำระภาษี
จงฉลาดในเรื่องต่างๆ
การจัดกระบวนการที่ถูกต้องตามข้อกำหนดในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักนั้นเกี่ยวข้องกับแนวทางแบบมืออาชีพ การมีส่วนร่วมของบุคลากรที่รับผิดชอบด้านเอกสารทางบัญชี การประมวลผลข้อมูลที่เก็บถาวรเกี่ยวกับองค์กรของกระบวนการทำงานเอง ปัจจุบันแทบไม่มีสถานที่การฝึกอบรมเฉพาะทางในการเก็บถาวรจึงมักเป็นเรื่องยากที่จะหาผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณภาพสูงอย่างแท้จริง ในทางกลับกัน กฎหมายที่ก้าวหน้ากำหนดให้ต้องปฏิบัติตามระยะเวลาเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีหลัก มิฉะนั้น คุณอาจต้องเผชิญกับค่าปรับที่ไม่พึงประสงค์อย่างเป็นหมวดหมู่ ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับโฟลว์เอกสารในปริมาณมากเพียงพอคือการสร้างแผนกที่รับผิดชอบการจัดเก็บเอกสารสำคัญในพนักงานของบริษัท และทำให้แน่ใจว่ามีการฝึกอบรมบุคลากรที่รับผิดชอบด้านเอกสารด้วยทรัพยากรภายในอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งจะทำให้นวัตกรรมที่จัดตั้งขึ้นในกฎหมายอยู่ภายใต้การควบคุมและปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมด
ทางเลือกอื่นที่ให้คุณคำนึงถึงระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักและปฏิบัติตามในกิจกรรมการทำงานของคุณคือความร่วมมือกับคนกลางที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาเอกสารของลูกค้า อย่างไรก็ตาม การเลือกบริษัทเก็บเอกสารสำหรับตัวคุณเองก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเช่นกัน จำเป็นต้องวิเคราะห์ตัวเลือกที่มีทั้งหมดอย่างรอบคอบ เพื่อให้ความสำคัญกับบริษัทที่น่าเชื่อถือ และไม่ต้องกังวลว่าบริษัทอาจปิดตัวลงและอาคารถูกไฟไหม้
คุณสมบัติการจัดเก็บเอกสารบางประเภท
ดังต่อไปนี้จากกฎหมายปัจจุบัน เอกสารหลัก เช่นเดียวกับการลงทะเบียน การรายงานและงบดุล จะต้องถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร เอกสารราชการทุกประเภทเหล่านี้จนกว่าจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรจะต้องเก็บไว้ในสถานที่ทางบัญชีในขณะที่นิติบุคคลมีหน้าที่ต้องจัดเตรียมเงื่อนไขทั้งหมดเพื่อความปลอดภัยของเอกสาร: ต้องปิดตู้ไฟและต้องปฏิบัติตามความปลอดภัยอื่น ๆ ภายในองค์กร บุคคลที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสารจะได้รับการแต่งตั้งจากเอกสารพิเศษ
หากบริษัทใช้แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด ตามกฎหมาย เอกสารเหล่านี้จะต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือตู้เสื้อผ้าพิเศษ ห้องที่ปิดและรับประกันความปลอดภัยของเอกสาร เอกสารหลักของช่วงเวลาปัจจุบันซึ่งประมวลผลด้วยตนเองควรรวบรวมตามลำดับเวลาในการลงทะเบียน จากนั้นจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บถาวร
จะดูอะไรอีก
เมื่อจัดเก็บใบแจ้งยอดธนาคาร ใบสั่งจ่ายเงินสด และรายงานล่วงหน้า เอกสารทั้งหมดจะต้องถูกจัดเก็บตามลำดับเวลาและผูกไว้สำหรับการจัดเก็บร่วมกันอย่างเป็นระบบ เอกสารบางประเภท (รายงานกะ ใบสั่งงาน) สามารถจัดเก็บได้โดยไม่มีการผูกมัด แต่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เพื่อไม่ให้สูญหายหรือใช้เพื่อจุดประสงค์ที่ไม่ซื่อสัตย์
ความปลอดภัยของเอกสาร เช่นเดียวกับการส่งไปยังที่เก็บถาวรตามกำหนดเวลา เป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายบัญชีเป็นหลัก แม้ว่าหากจำเป็น ข้อบังคับท้องถิ่นอาจมีการมอบอำนาจให้บุคคลอื่น การออกเอกสารหลักการรายงานงบดุลเป็นไปได้เฉพาะในบางกรณีหากมีคำสั่งอย่างเป็นทางการจากหัวหน้าฝ่ายบัญชี โดยทั่วไป แผนกโครงสร้างไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารทางบัญชี ยึดเอกสารได้เฉพาะในกรณีที่มีการร้องขอเฉพาะทางจากหน่วยสอบสวน ศาล หรือหน่วยงานอื่นที่มีอำนาจตามสมควรตามกฎหมายเท่านั้น ในกรณีนี้จำเป็นต้องจัดทำมติอย่างเป็นทางการตามกฎหมาย เมื่อถอนออกจำเป็นต้องจัดทำโปรโตคอลซึ่งหนึ่งในสำเนาจะถูกโอนไปยังตัวแทนขององค์กรพร้อมลายเซ็น
ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักแสดงในตารางด้านล่าง
คุณสมบัติของเวิร์กโฟลว์
คำว่า "การไหลของเอกสาร" ใช้กับชุดของปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของเอกสารตั้งแต่ตอนที่สร้างกระดาษเพื่อโอนไปยังธุรกิจจดหมายเหตุ การพัฒนาตารางเวลาเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายบัญชี แม้ว่าในบางองค์กร จะมีการมอบหมายให้เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสาร อย่างไรก็ตาม ตามแนวทางปฏิบัติ ที่ถูกต้องที่สุดคือการรวมกำหนดการดังกล่าวไว้ในนโยบายการบัญชีขององค์กร ซึ่งจากนั้นจะได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งที่ออกเป็นพิเศษซึ่งลงนามโดยหัวหน้าเจ้าหน้าที่ของบริษัท
ด้วยความช่วยเหลือของกำหนดการ คุณสามารถประสานกระบวนการขององค์กรและทำให้งานการวางแผนในองค์กรง่ายขึ้น กำหนดการเวิร์กโฟลว์สำหรับเอกสารหลักคือรายชื่อนักแสดง ช่วงเวลาที่ต้องส่งเอกสารไปยังแผนกบัญชี และกรอบเวลาที่นักบัญชีดำเนินการ อย่าลืมอธิบายรอบระยะเวลาการรายงาน รวมทั้งงบดุลด้วย บ่อยครั้ง นโยบายการบัญชีมีข้อบังคับเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลัก และงวดนี้หรือเท่ากับที่กฎหมายกำหนด หรือกำหนดไว้สูงกว่านี้หากจำเป็นโดยลักษณะเฉพาะของกิจกรรมของบริษัท เมื่อส่งรายงานประจำปี เอกสารจะถูกจัดเตรียมในลักษณะที่กำหนดและโอนไปยังที่เก็บจดหมายเหตุ ในขณะเดียวกันก็คำนึงถึงว่าในอนาคตอาจจำเป็นต้องดึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากโวลุ่มที่ถ่ายโอนเพื่อการจัดเก็บ สำหรับสิ่งนี้ เป็นเรื่องปกติที่จะแบ่งกรณีและปัญหาออกเป็นโฟลเดอร์ ในขณะที่เนื้อหาจะอธิบายการจัดกลุ่ม อย่าลืมกำหนดชื่อที่เกี่ยวข้องให้กับแต่ละโฟลเดอร์
คุณสมบัติการจัดเก็บเคส
เอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นระหว่างกิจกรรมขององค์กร ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น แบ่งออกเป็นเอกสารสำหรับการจัดเก็บชั่วคราวและถาวร เมื่อถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร จำเป็นต้องมอบแต่ละหมวดหมู่เหล่านี้แยกกัน โดยไม่ต้องผสมเอกสารที่เป็นทางการในโฟลเดอร์เดียวกัน ในกรณีนี้ ต้องเก็บสำเนาแยกจากต้นฉบับ นอกจากนี้ ในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหาก คุณจะต้องจัดเรียงเอกสารที่แสดงการรายงาน แผนสำหรับปีและไตรมาส สำหรับเดือน หนึ่งไฟล์ต้องมีเอกสารหนึ่งชิ้น
หากต้องการจัดกลุ่มหนึ่งกรณี คุณสามารถใช้เอกสารที่สร้างขึ้นในช่วงเวลาเดียว (ไตรมาส ปี เดือน) ข้อยกเว้นคือสิ่งที่เรียกว่าหมวดหมู่ชั่วคราว - ตัวอย่างเช่น ไฟล์ส่วนบุคคล การปิดซึ่งไม่ได้กำหนดเวลาให้ตรงกับปีปฏิทิน หากไฟล์มีเอกสารที่สร้างขึ้นในช่วงหลายเดือน จำเป็นต้องแยกแต่ละเดือนออกจากไฟล์อื่นๆ ด้วยแผ่นงานพิเศษ โดยกำหนดระยะเวลาที่บล็อกจะตามมาในเอกสารในกรณีนี้ อนุญาตให้จัดกลุ่มได้ถึง 250 แผ่นเป็นกรณีเดียว ความหนาของโฟลเดอร์ไม่เกิน 4 ซม.
จะดูอะไรอีก
ดังที่เห็นได้จากกฎการเก็บถาวร หากเอกสารมีภาคผนวก จะต้องแนบสิ่งเหล่านั้น (ไม่ว่าจะรวบรวมเมื่อใด) กับเอกสารที่แนบมาด้วย โดยทั่วไป ลำดับการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีมีความสำคัญมาก ดังนั้นจึงต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด ตามกฎแล้ว จะมีการลงรายการบัญชีก่อน ตามด้วยคำอธิบาย จากนั้นให้แนบงบดุลพร้อมเอกสารแนบ
เมื่อจัดระเบียบการจัดเก็บบัญชีส่วนตัวของพนักงานบริษัท จำเป็นต้องจัดสรรกรณีแยกต่างหากสำหรับเรื่องนี้ ซึ่งเอกสารจะจัดวางตามปีที่มีลำดับเหตุการณ์ที่เข้มงวด จดหมายโต้ตอบประจำปีจะจัดเป็นโฟลเดอร์ระบุปีปฏิทินและจัดระบบตามวันที่ด้วย คำขอแต่ละรายการต้องตามด้วยคำตอบ
คุณสมบัติบางอย่าง
ระยะเวลาเก็บรักษาที่กำหนดในรหัสภาษีอาจแตกต่างจากที่กำหนดไว้ในกฎหมายว่าด้วยกิจกรรมการบัญชี เมื่อสังเกตความคลาดเคลื่อนดังกล่าว อันดับแรก ให้สังเกตช่วงเวลาที่ยาวขึ้น - หากจำเป็น ให้อ้างอิงเอกสาร ใช้งานได้ แม้ว่าจะเป็นไปตามกฎปัจจุบันข้อใดข้อหนึ่งในปัจจุบัน ได้หมดอายุแล้ว นอกจากนี้ผู้ตรวจสอบจะไม่มีอะไรต้องบ่น นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องจำรายการพิเศษที่ตีพิมพ์ในปี 2000 ซึ่งระบุระยะเวลาของการจัดเก็บกลุ่มเอกสารเฉพาะบางกลุ่ม รายการนี้มีการอัพเดทและเพิ่มเติมเป็นประจำ ดังนั้นหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรและแผนกที่รับผิดชอบด้านการจัดการเอกสารจึงต้องติดตามข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน
หากละเมิดข้อกำหนดในการจัดเก็บ ความรับผิดชอบสำหรับเรื่องนี้ตกอยู่ที่หัวหน้าบริษัท แม้ว่าข้อเท็จจริงที่ว่าปัญหาด้านความปลอดภัยจะเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายบัญชีเป็นหลัก หากสั่งสินค้าผิดระยะเวลาในการจัดเก็บ บริษัทจะถูกปรับ สำหรับเจ้าหน้าที่ บทลงโทษมักมีตั้งแต่สองถึงสามพันรูเบิล แต่ถ้าไม่เก็บเอกสารหลักไว้เลย อาจถูกลงโทษปรับตั้งแต่ห้าพันรูเบิลขึ้นไป
