วิธีกรอกสมุดรายวันของผู้ประกอบการแคชเชียร์ให้ถูกต้อง: ตัวอย่างและกฎพื้นฐาน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

Journal (book) cashier-operator - เอกสารประเภทหนึ่งที่ต้องเก็บรักษาไว้สำหรับเครื่องบันทึกเงินสดแต่ละเครื่องในองค์กร ในเวลาเดียวกัน ไม่เพียงแต่ต้องลงทะเบียนและออกให้ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องป้อนรายการรายวันในสมุดบัญชีนี้ตามรูปแบบที่กำหนดไว้โดยไม่มีการแก้ไข มาวิเคราะห์ข้อกำหนดปัจจุบันทั้งหมดสำหรับสมุดรายวันแคชเชียร์สำหรับปี 2559-2560

ความหมายและบทบาทของวารสาร

สมุดแคชเชียร์มีชื่อเรียกอีกอย่างว่า KM-4 มีผลบังคับใช้ตั้งแต่ 25.12.1998 ตามพระราชกฤษฎีกาหมายเลข 132 ของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ สำหรับแต่ละ KKM (เครื่องบันทึกเงินสด) จำเป็นต้องมีเอกสารสรุปดังกล่าวหนึ่งฉบับ การเก็บบันทึกนี้เป็นความรับผิดชอบของพนักงานเสิร์ฟ แคชเชียร์ ซึ่งให้บริการลูกค้าด้วยเครื่องบันทึกเงินสดและรับเงินสดจากส่วนหลังเพื่อชำระค่าสินค้า บริการ งาน ฯลฯ หนังสือเล่มนี้เป็นเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีของเงินทุนขาเข้า

ใน KM-4 การอ่านที่นำมาจาก KKM จะถูกบันทึกทุกวันและจำนวนเงินที่ผ่านเครื่องบันทึกเงินสด ในตอนเริ่มต้นและสิ้นสุดวัน พนักงานจะจดการอ่านมิเตอร์ KKM (รายงาน Z ที่เรียกว่า) ลงไป ซึ่งความแตกต่างระหว่างพวกเขาจะถือเป็นรายได้สำหรับวันปัจจุบัน บทบาทหลักของบันทึกของแคชเชียร์คือการกระทบยอดยอดเงินจริงในเครื่องบันทึกเงินสดกับสิ่งที่เครื่องเงินสดนับ

กฎการจัดรูปแบบและการกรอก

เมื่อลงทะเบียนสมุดรายวันของผู้ประกอบการแคชเชียร์ สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับรายละเอียดต่อไปนี้:

• KM-4 จำเป็นต้องแฟลชทั้งเล่มหรือเฉพาะแผ่น
• ลายเซ็นบนแผ่นควบคุมต้องเป็นมือของผู้ประกอบการรายบุคคลหรือหัวหน้าองค์กร จะต้องได้รับการรับรองโดยตราประทับหากสถาบันใช้อย่างหลัง
• ในเล่มต้องมีเลขแต่ละแผ่นเริ่มจากแผ่นแรก ไม่จำเป็นต้องกำหนดหมายเลขหน้า
• ในแผ่นสุดท้าย ต้องมีหมายเหตุ: “วารสารมีหมายเลข เย็บและปิดผนึกด้วยลายเซ็น (และตราประทับ) … แผ่น” ส่วนหนึ่งของข้อความนี้ต้องอยู่ในแผ่นควบคุม

วิธีกรอกสมุดรายวันของผู้ประกอบการแคชเชียร์อย่างถูกต้อง (คุณจะเห็นตัวอย่างรายการเฉพาะด้านล่าง)? กฎคือ:

• คุณสามารถเขียนในหนังสือด้วยปากกาลูกลื่นหรือปากกาหมึกด้วยหมึกสีน้ำเงินเข้ม
• เรียงตามลำดับเวลาอย่างเคร่งครัด หนึ่งบรรทัดคือหนึ่งวันเงินสด
• แหล่งที่มาของบันทึกเป็นเพียงรายงาน Z - ข้อมูลไม่ควรเป็นผลลัพธ์ของการคำนวณอิสระ หากมีการใช้รายงานดังกล่าวหลายฉบับในวันที่จ่ายเงิน จะต้องป้อนข้อมูลสำหรับแต่ละรายงานในหนังสือ
• แต่ละรายการต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของแคชเชียร์ ผู้ประกอบการรายบุคคล และผู้จัดการ
• หนังสือไม่ควรมีการแก้ไขและรอยเปื้อน

หากพนักงานแคชเชียร์ทำรายการผิดพลาดในรายการที่ทำไปแล้ว คุณสามารถแก้ไขได้โดยทำตามคำแนะนำด้านล่าง:

• ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะต้องถูกขีดฆ่า จากนั้นระบุข้อมูลที่ถูกต้องถัดจากข้อมูลนั้น รวมทั้งวันที่แก้ไข
• แคชเชียร์เองและหัวหน้างานของเขาเอง รับรอง blot ด้วยลายเซ็นของเขา
• หากมาตราส่วนของข้อผิดพลาดวัดจากหลายหน้าหรือหลายแผ่น ให้ขีดขวางได้

หากจุดทั้งหมดได้รับการแก้ไขตามรูปแบบที่กำหนด พวกเขาไม่ควรถูกลงโทษสำหรับพนักงาน

ข้อกำหนดของหน้าชื่อเรื่อง

หน้าชื่อเรื่องของสมุดรายวันของผู้ประกอบการแคชเชียร์ควรวาดขึ้นดังนี้ก่อนการนำเสนอหนังสือโดยตรงต่อสำนักงานสรรพากร:

• ชื่อเต็มของสถาบัน, ที่อยู่ของสถาบันควรอยู่ด้านบน
• เพิ่มเติม - ข้อมูลเกี่ยวกับ KKM - ยี่ห้อ ประเภท รุ่น ทางด้านขวา - หมายเลขผู้ผลิตและหมายเลขทะเบียนซึ่งรายงานโดย CTO หรือผู้ตรวจสอบภาษีเมื่อลงทะเบียนอุปกรณ์
• จำเป็นต้องระบุว่าการเติมหนังสือเริ่มขึ้นเมื่อใด และต่อมา - การเข้าครั้งสุดท้ายเมื่อไร
• จำเป็นต้องระบุตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้รับผิดชอบ -แคชเชียร์ทำงานภายใต้สัญญาจ้าง

เปลี่ยนแบบฟอร์ม KM-4

ก่อนเริ่มงาน จะต้องลงทะเบียนหนังสือของพนักงานขายกับ Federal Tax Service ในตอนนี้ ควรมีหน้าชื่อที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว การแบ่งหน้า และรายการในหน้าสุดท้ายที่มีผลต่อแผ่นควบคุมได้ถูกเย็บแล้ว

วารสารใหม่ควรเริ่มต้นก็ต่อเมื่อวารสารเก่าเต็มแล้วเท่านั้น (แต่ละแบบฟอร์มออกแบบมาสำหรับ 1,000 รายการ) เหตุผลในการเปลี่ยนอาจเป็นเพราะหนังสือชำรุดทรุดโทรมอย่างเห็นได้ชัดหรือเกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญ

คอลัมน์ของวารสาร KM-4 และความหมาย สูตรการตรวจสอบ

พูดถึงวิธีการกรอกบันทึกประจำวันของผู้ให้บริการแคชเชียร์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างที่คุณเคยเห็นในรูปภาพแล้ว เราจะวิเคราะห์คอลัมน์ทั้งหมดที่มีอยู่ในนั้นโดยเปิดเผยความหมาย

นับ	ชื่อ	ป้อนข้อมูล
1	วันที่เปลี่ยนแปลง	ป้อนวันที่ในเช็ค - Z-report
2	หมายเลขแผนก	คอลัมน์จะถูกเติมหากมีการแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ภายในองค์กร
3	ชื่อผู้รับผิดชอบ	หากสมุดรายวันถูกเก็บรักษาโดยแคชเชียร์คนเดิม อนุญาตให้ระบุชื่อเต็มในบรรทัดเริ่มต้น และในบรรทัดต่อมาให้ใส่เครื่องหมายขีดกลาง (-//--)
4	นับหมายเลขซีเรียลของเคาน์เตอร์ควบคุมเมื่อสิ้นสุดกะ	หมายเลขลำดับของรายงาน Z ถูกเขียน - ข้อมูลนี้จะมองเห็นได้ในนั้นมากที่สุด
5	รายงานหน่วยความจำทางการเงิน (มิเตอร์ควบคุม) การลงทะเบียนผลรวมการถ่ายโอนของการอ่านมิเตอร์ทั้งหมด	พนักงานเก็บเงินบางคนจดจำนวนยอดขายต่อวันไว้ที่นี่ บางคนก็ซ้ำกับข้อมูลจากคอลัมน์ 4 ส่วนใหญ่แนะนำให้เว้นส่วนนี้ว่างไว้
6	สัญญาณของการนับรวมในช่วงเช้า	ผลรวมที่ไม่สามารถรีเซ็ตได้ของการสิ้นสุดกะก่อนหน้า (รายงาน Z ของเมื่อวาน) - ตรงกับข้อมูลในคอลัมน์ 9 ของรายการก่อนหน้า
7	ลายเซ็นแคชเชียร์
8	ลายเซ็นแอดมิน
9	ข้อมูลการนับรวมเมื่อสิ้นสุดกะ	ไม่สามารถรีเซ็ตได้เมื่อสิ้นสุดวันทำการ
10	จำนวนรายได้ต่อวัน	ระบุไว้ในรายงาน Z ในการตรวจสอบ คุณสามารถคำนวณได้ดังนี้: คอลัมน์ 9 - คอลัมน์ 6=คอลัมน์ 10
11	ฝากเงินสด	จำนวนเงินที่พนักงานมอบให้แก่ตู้เก็บเงินสดหลัก คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณโดยใช้สูตร: คอลัมน์ 10 - คอลัมน์ 13 - คอลัมน์ 15=คอลัมน์ 11
12	จ่ายตามเอกสารชิ้น	บันทึกจำนวนสินค้าที่ซื้อด้วยบัตร เช็คเดินทาง ฯลฯ
13	จ่ายตามเอกสาร ถู.	ยอดซื้อจากคอลัมน์ 12
14	RUR ที่เช่าทั้งหมด	จำนวนเงินทั้งหมดที่โอนให้หัวหน้าพนักงานแสดง - ทั้งเงินสดและไม่มีเงินสด หากไม่มีการตรวจสอบที่ผิดพลาด การคืนสินค้า ข้อมูลจากที่นี่จะเท่ากับคอลัมน์ 10
15	จำนวนเงินที่คืนให้กับลูกค้าสำหรับเช็ค KKM ที่ไม่ได้ใช้	เจาะเช็คผิดพลาด ต้องป้อนการคืนสินค้าในแบบฟอร์ม KM-3
16	ลายเซ็นท้ายกะแคชเชียร์ แอดมิน, ลีดเดอร์	คอลัมน์ 17 และ 18 สามารถลงนามด้วยมือเดียว
17
18

ลองพิจารณาการกรอกวารสารในตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง

วิธีการกรอกลงทะเบียนพนักงานเก็บเงินอย่างถูกต้อง: ตัวอย่าง

สมมติว่าเมื่อปิดกะวันที่ 10 พฤษภาคม 2017 แคชเชียร์ได้นำรายงานฉบับที่ 3210 ออก ตามรายรับรายวันมีจำนวน 23845.12 รูเบิล ยอดรวมที่ไม่สามารถรีเซ็ตได้คือ 50645.20 รูเบิล ตัวเลขของเขาเมื่อวานนี้ - 26800.08 รูเบิล สินค้าถูกส่งคืนจำนวน 2114.50 รูเบิล เราจะใส่ข้อมูลลงใน KM-4

หมายเลขกล่อง	ข้อมูล
1	10.05.2017
2	---
3	อิวาโนว่าเอเอ
4	3210
5	---
6	26800.08
7	(ลายเซ็น)
8	(ลายเซ็น)
9	50645.20
10	23845.12 (50645.20 - 26800.08)
11	21730.62 (23845.12 - 2114.50)
12	---
13	---
14	21730.62
15	2114.50
16	(ลายเซ็น)
17	(ลายเซ็น)
18	(ลายเซ็น)

การคืนและการจัดเก็บเงิน

ลงทะเบียนพนักงานแคชเชียร์ต้องทำอย่างไร? ตัวอย่างแสดงให้เห็นถึงการคืนสินค้าให้กับผู้บริโภค สถานการณ์ดังกล่าว นอกเหนือจากการเข้าสู่ KM-4 แล้ว จะต้องป้อนใน KM-3 การคืนสินค้าเกิดขึ้นผ่านโต๊ะเงินสดหลักขององค์กร ไม่ค่อยผ่าน KMM ของพนักงานจ่ายเงินบางราย

เงินสดทั้งหมดที่เก็บไว้ในลิ้นชักเก็บเงินจะต้องส่งมอบเมื่อสิ้นสุดกะให้หัวหน้างาน ผู้ประกอบการรายบุคคล หรือโต๊ะเงินสดหลัก ผู้ประกอบการไม่มีสิทธิ์ที่จะจำหน่ายจำนวนเงินเหล่านี้หลังจากที่ได้ลงบันทึกในวารสารแล้ว

กำลังซื้อ

การรับเป็นการชำระเงินแบบไม่ใช้เงินสดโดยใช้บัตรธนาคาร นวัตกรรมล่าสุดนี้บางครั้งอาจสร้างความสับสนเมื่อกรอกบันทึกประจำวันของผู้จ่ายเงิน - คอลัมน์รายได้รายวันมีจำนวนเงินที่มากกว่าที่เก็บที่โต๊ะเงินสด นอกจากนี้ พนักงานต้องเก็บบันทึกผู้บริโภค (เก็บสำเนาเช็คไว้ใช้เอง) ที่ชำระเงินด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร

วิธีกรอกสมุดรายวันของผู้ประกอบการแคชเชียร์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างในบทความนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจน เล่มนี้สำคัญที่สุดเล่มหนึ่งเอกสารในการชำระบัญชีและกิจกรรมเงินสด การขาดงานเช่นเดียวกับการสูญเสียนำมาซึ่งค่าปรับที่กำหนดโดยหน่วยงานตรวจสอบของ Federal Tax Service ทั้งต่อพนักงานและองค์กร