การจัดการงานคือการจัดการการจัดงาน การจัดการเหตุการณ์และการพัฒนาในรัสเซีย

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การจัดการกิจกรรมคือชุดของกิจกรรมที่ดำเนินการเพื่อสร้างงานมวลชนและงานองค์กร ในเวลาเดียวกัน อดีตถูกเรียกร้องให้ให้การสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพแก่บริษัทโฆษณา ในขณะที่อย่างหลังมีจุดมุ่งหมายเพื่อเสริมสร้างจิตวิญญาณภายในองค์กร

การจัดการกิจกรรมยังเป็นที่รู้จักในชื่ออื่น - "การจัดการกิจกรรม" งานหลักคือการจัดงานขนาดใหญ่จากงานปกติ ซึ่งจะเป็นที่จดจำไปอีกนานหลังจากเสร็จสิ้น

ประวัติศาสตร์เล็กน้อย

ถ้าเราพิจารณาแนวคิดนี้ในการแปลจากภาษาอังกฤษ แสดงว่านี่คืองาน อีเว้นท์ เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่างานบันเทิงครั้งแรกปรากฏขึ้นเมื่อต้นศตวรรษที่ 19 ในขณะนั้นเริ่มจำหน่ายตั๋วการแข่งขันกีฬาอาชีพต่างๆ ในเวลาเดียวกัน การแข่งขันกีฬาโอลิมปิก เช่น ในกรีกโบราณ หรือการแข่งขันต่างๆ ในกรุงโรมโบราณ ก็สามารถจัดเป็นความบันเทิงได้เช่นกัน

ผู้จัดการกิจกรรมลัทธิ โจ โกลด์แบลตต์ พิสูจน์ให้เห็นว่าอาชีพการจัดงานบันเทิงต่างๆ มีขึ้นวันที่ 20ศตวรรษ (1955 - การเปิดดิสนีย์แลนด์) คนที่โดดเด่นคนนี้สามารถเชื่อถือได้เนื่องจากเขาเป็นผู้ก่อตั้ง International Community of Event Management เขายังได้พัฒนาหลักสูตรฝึกอบรมหลักสูตรแรกของโลกและโปรแกรมการรับรองมืออาชีพในด้านนี้

สถานะปัจจุบันของการจัดการกิจกรรม

อย่างที่คุณทราบ สังคมสมัยใหม่มีลักษณะสำคัญสองประการ - การผลิตจำนวนมากและการบริโภค พวกเขาเป็นผู้มีอิทธิพลต่อความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับการตลาดงานอีเวนต์

อย่างที่คุณทราบ สังคมสมัยใหม่มีลักษณะสำคัญสองประการ - การผลิตจำนวนมากและการบริโภค พวกเขาเป็นผู้มีอิทธิพลต่อความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับการตลาดงานอีเวนต์

ในรัสเซีย การจัดการงานอีเวนต์ไม่ได้หยั่งรากในทันที ดังนั้นในสหภาพโซเวียตรัฐให้บริการประเภทนี้มาเป็นเวลานานและมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดวันหยุดที่ยิ่งใหญ่ (เช่นการแข่งขันกีฬาโอลิมปิก)

บริษัทจัดงานมืออาชีพในรัสเซียเริ่มกิจกรรมในช่วงทศวรรษที่ 90 ของศตวรรษที่ 20 เท่านั้น เนื่องจากลักษณะเฉพาะของกิจกรรมนี้ ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่มาจากธุรกิจการแสดง ดังนั้นในปีนั้นจึงมีการจัดงานบางงานไม่ใช่เพื่อผลประโยชน์ แต่เป็นการแสดงตามปกติ

ด้วยการพัฒนาวัฒนธรรมองค์กร ความต้องการยังคงเติบโตไม่เฉพาะสำหรับการตลาดงานอีเวนต์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการงานอีเวนต์ด้วย ไม่เพียงแต่จะต้องมีความคิดสร้างสรรค์เท่านั้น แต่ยังต้องมีความเชี่ยวชาญในเครื่องมือและความรู้ต่างๆ อีกด้วยพื้นที่ของจิตวิทยา ในหน่วยงานที่ทันสมัยของทิศทางนี้มีพนักงานที่มีคุณสมบัติในรัฐที่สามารถจัดงานใดก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถสันนิษฐานได้ว่าอุตสาหกรรมการบริการนี้จะพัฒนาต่อไป

สาเหตุของเหตุการณ์ดังกล่าว

แล้วอีเวนท์จะเริ่มต้นได้อย่างไร? เหตุผลที่เป็น "โหมโรง" หลังจากที่จัดกิจกรรมขึ้นอาจแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะและเป้าหมาย จำเป็นต้องเน้นการดำเนินการต่อไปนี้: การสัมมนา การแข่งขัน หลักสูตรทบทวน การประชุมและการประชุมตลอดจนวันครบรอบ กิจกรรมที่จัดการโดยการจัดการงานกิจกรรม ได้แก่ การระดมทุน (การระดมทุนเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ) การแสดงความยินดี พิธีการ งานเฉลิมฉลอง การแข่งขันกีฬา คอนเสิร์ตและการแสดงดนตรี ตลอดจนงานเฉลิมฉลองจำนวนมาก สิ่งสำคัญในกระบวนการนี้คือการใช้งานที่ถูกต้องของแต่ละโอกาสและการจัดวันหยุดให้ได้รับประโยชน์สูงสุด

เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าการจัดงานแม้จะเล็กที่สุดก็อาจต้องใช้ต้นทุนและความพยายามอย่างมาก ดังนั้นสำหรับการฝึกอบรมคุณภาพสูง จำเป็นต้องมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายสูงสุด วัตถุประสงค์ และการเรียกร้องของสาธารณะที่ต้องการ หลังจากได้รับคำตอบอย่างครบถ้วนสำหรับคำถามเหล่านี้แล้ว คุณสามารถเริ่มการจัดการกิจกรรมได้โดยตรง อย่างไรก็ตาม ควรพิจารณาประเด็นสำคัญบางประการในระหว่างการวางแผน ซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง

งบประมาณ

เทอมนี้ต้นทุนของเหตุการณ์ในอนาคตจะถูกกำหนด ตัวอย่างเช่น งานเลี้ยงบริษัทที่มีการจัดการที่ดีมีค่าใช้จ่ายสูงถึง 20,000 หน่วยทั่วไป และงานขนาดใหญ่อีกงานหนึ่ง (เช่น คอนเสิร์ตของนักแสดงที่โดดเด่น) คือการจัดการงานที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง นี่เป็นวันหยุดระดับสูงสุดพร้อมกิจกรรมองค์กรเพิ่มเติม: งานแถลงข่าว สัมภาษณ์ข่าว และการออกอากาศทางทีวี ค่าใช้จ่ายของงานขนาดใหญ่เช่นนี้มักจะมหาศาล

แผนปฏิบัติการ

ขั้นตอนที่สำคัญเท่าเทียมกันซึ่งการจัดงานจะขึ้นอยู่กับแผน การจัดทำรายการปัญหาเฉพาะที่ต้องแก้ไข และการกำหนดเวลาจะช่วยให้ไม่เพียงจัดวันหยุดได้อย่างถูกต้อง แต่ยังจัดทำประมาณการค่าใช้จ่ายสำหรับวันหยุดนั้นได้อย่างเหมาะสมด้วย

บุคลากร

การยุติปัญหาด้านบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานในการจัดกิจกรรมให้เป็นไปอย่างถูกต้อง ดังนั้น ในระยะแรก จำเป็นต้องกำหนดจำนวนศิลปิน วิศวกรเสียง ผู้เชี่ยวชาญด้านแสงที่ทำงานในวันหยุดโดยเฉพาะ จำเป็นต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่าจะมีกี่คนที่มีส่วนร่วมในการส่งมอบอุปกรณ์ การเตรียมพื้นที่ ตลอดจนการเจรจากับผู้รับเหมา

ดึงดูดสปอนเซอร์

การจัดงานและการจัดงานมักจะได้รับการสนับสนุน อย่างไรก็ตามบางครั้งวันหยุดขององค์กรที่องค์กรจะจัดขึ้นเอง ทั้งหมดขึ้นอยู่กับขนาดของปาร์ตี้นั้นๆ

ได้รับความสนใจจากสาธารณชน

งานที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่การแก้ปัญหาการจัดการเหตุการณ์คือการได้รับเสียงโวยวายจากสาธารณชนที่จำเป็น ดังนั้น เมื่อวางแผนการดำเนินการ จำเป็นต้องจินตนาการให้ถูกต้องว่าควรได้รับปริมาณเท่าใดและตอบสนองต่อเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่งโดยเฉพาะอย่างไร

เอาท์ซอร์ส

ไม่ว่าในกรณีใด คำถามนี้จะต้องเจอโดยผู้จัดการกิจกรรมมือใหม่หรือหัวหน้าฝ่ายการตลาด การจัดงานในวงกว้างได้รับความไว้วางใจจากผู้เชี่ยวชาญ แม้ว่าวันหยุดดังกล่าวอาจทำให้ธุรกิจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แต่หน่วยงานที่ทุ่มเทจะหลีกเลี่ยงความยุ่งยากส่วนใหญ่โดยรับภาระงานทั้งหมดอย่างเต็มที่

ผู้เชี่ยวชาญที่ปฏิบัติตามกฎที่ยอมรับ ขั้นแรกให้พัฒนาแนวคิดทั่วไป จากนั้นใช้ศักยภาพในการสร้างสรรค์ของพวกเขา พวกเขาเสนอแนวคิดที่จะแสดงออกถึงความเป็นปัจเจกและแก่นแท้ของงานในอนาคตให้ได้มากที่สุด

ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกอุปกรณ์และสถานที่ที่เหมาะสม จุดที่ค่อนข้างสำคัญในกระบวนการนี้คือการสร้างสคริปต์ที่เสร็จแล้ว ผู้เชี่ยวชาญของหน่วยงานดังกล่าวจะจัดการเจรจากับผู้รับเหมา ค้นหาวิศวกรเสียงมืออาชีพและผู้นำเสนอ นอกจากนี้ มืออาชีพจะหาวิธีประหยัดในสิ่งเล็กน้อย แต่ในขณะเดียวกัน พวกเขาจะไม่พลาดทุกสิ่งในช่วงเทศกาลที่พลุกพล่าน

การจัดงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะด้านการประชาสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น หน่วยงานด้านการสื่อสารที่มีการติดต่อกับสื่อมาอย่างยาวนานสามารถบรรลุผลต่อสาธารณะได้เสียงสะท้อนเร็วขึ้นมาก เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ผู้เชี่ยวชาญใช้วิธีการที่หลากหลายในการเผยแพร่ข้อมูล: ไดเร็กเมล์ โฆษณากลางแจ้ง และการถ่ายทอดข้อมูลไปยังผู้ชมเป้าหมายโดยใช้แหล่งข้อมูลพิเศษ ดังนั้น บริษัทรัสเซียขนาดใหญ่สมัยใหม่จึงต้องเผชิญกับความจำเป็นในการจัดวันหยุดโดยมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญ

เปรียบเทียบกับแนวปฏิบัติของตะวันตก

ในฝั่งตะวันตก การจัดการงานอีเวนต์เป็นธุรกิจที่ค่อนข้างใหม่ โดยสามารถให้เวลาได้ไม่เกินยี่สิบปี ธุรกิจประเภทนี้ได้รับความสนใจจากผู้ประกอบการชาวรัสเซียในช่วงกลางทศวรรษ 1990 เท่านั้น ในช่วงเวลานี้ เศรษฐกิจในประเทศได้รับการพัฒนาใหม่และงานต่าง ๆ เริ่มได้รับการยกระดับในทางใดทางหนึ่ง ผู้จัดการกิจกรรมได้กลายเป็นหนึ่งในผู้เชี่ยวชาญที่เป็นที่ต้องการตัวมากที่สุดในตลาดการสื่อสาร จำนวนหน่วยงานที่ให้บริการประเภทนี้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และกิจกรรมมวลชนเริ่มได้รับการปฐมนิเทศแบบยุโรป ไม่เพียงแต่ในมอสโก แต่ยังรวมถึงศูนย์ขนาดใหญ่ด้วย

อย่างไรก็ตาม การจัดงานในทุกระดับควรคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของความคิดในบ้าน: ถ้าเป็นงานเลี้ยง - จนถึงเช้า ความกว้างของจิตวิญญาณรัสเซียบางครั้งสร้างปัญหาบางอย่าง แต่สิ่งนี้ไม่ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ แต่อย่างใด

จำเป็นต้องสังเกตด้วยว่ากิจกรรมด้านนี้มีโอกาสกว้างไกล ในขณะเดียวกัน ก็ยังเร็วเกินไปที่จะกล่าวว่าตลาดบริการดังกล่าวมีรูปแบบที่สมบูรณ์ มักจะมีราคาที่ต่ำแต่เสียคุณภาพในบริษัทที่มีประเภทนี้กิจกรรมเกิดจากการขาดวัฒนธรรมการจัดงานในบริษัทต่างๆ ดังนั้น หลายคนจึงจำได้ว่าต้องฉลองปีใหม่หรือวันครบรอบของบริษัทสักสองสามวันก่อนงาน แต่ในความเป็นจริง ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องควรรวมอยู่ในการประมาณการเป็นเวลาอย่างน้อยอีกหกเดือนของการเฉลิมฉลองดังกล่าว

หลักสูตรการจัดการงานอีเวนต์

น่าเสียดายที่ไม่มีสถาบันการศึกษาที่จะฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญดังกล่าว อาชีพนี้มักจะเชี่ยวชาญโดยศิลปิน นักจิตวิทยา นักโฆษณา และครูผู้สอน ในกรณีส่วนใหญ่ คนที่ไม่ได้รับการศึกษาพิเศษจะได้รับอาชีพ "ผู้จัดการกิจกรรม" หลักสูตรนี้เหมาะสำหรับผู้ที่มีหัวข้อที่สอดคล้องกับพื้นฐานของการจัดการกิจกรรมเท่านั้น น่าเสียดายที่วันนี้มีน้อยมากเช่นกัน

บ่อยครั้งที่บริษัทจัดงานเองก็มีส่วนร่วมในการเตรียมพนักงาน สำหรับสิ่งนี้ นักศึกษาฝึกงานจะได้รับการว่าจ้าง และสิ่งที่ดีที่สุดของพวกเขาก็ลงทะเบียนในรัฐแล้ว

ข้อกำหนดของผู้สมัคร

บอกได้เลยว่างานของผู้จัดการหมวดนี้คือวิถีชีวิตของเขา นั่นคือเหตุผลที่คนที่เลือกอาชีพนี้ต้องมีคุณสมบัติที่สอดคล้องกับกิจกรรมทางอาชีพของเขาโดยตรง

คุณสมบัติส่วนบุคคลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการกิจกรรม:

- ตัวละครที่เปิดกว้างและร่าเริง เข้ากับคนง่าย เช่นเดียวกับรูปลักษณ์ภายนอก

- ความสามารถในการสร้างสรรค์และศิลปะ

- คิดวิเคราะห์และสร้างสรรค์

- ประสิทธิภาพสูงและทนต่อความเครียด

-คุณสมบัติความเป็นผู้นำ

- ทักษะการจัดองค์กร

- ความพร้อมในการพัฒนาตนเอง

จากคุณสมบัติข้างต้น เราสามารถสรุปได้ว่าไม่ควรใช้มันฝรั่งที่นอนและคนที่วางเฉยกับบริเวณนี้

คนในอาชีพนี้ควรมีพรสวรรค์ด้านศิลปะและความคิดสร้างสรรค์ อย่างไรก็ตาม ทักษะการจัดองค์กรก็มีบทบาทสำคัญในกรณีนี้เช่นกัน ผู้จัดการต้องจัดลำดับความสำคัญและบรรลุเป้าหมายอย่างถูกต้องไม่ว่าจะด้วยต้นทุนใดก็ตาม เขาจะต้องมีความสามารถในการทำงานกับข้อมูลจำนวนมหาศาลและความสามารถในการโน้มน้าวใจ

ดังนั้น ดูเหมือนว่าการจัดการเหตุการณ์นี้เป็นสิ่งที่ซับซ้อนมาก กรณีนี้จะศึกษาที่ไหนก็ไม่ชัดเจนเช่นกัน สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือ - หากบุคคลมีคุณสมบัติอย่างน้อยครึ่งหนึ่งที่ระบุไว้ในบทความนี้ เขาก็สามารถช่วยจัดงานต่างๆ ได้ เช่น ในองค์กรที่เขาทำงานอยู่ และถ้าเขาทำได้ดีและเขาชอบทำ คุณก็สามารถให้บริการของคุณกับบริษัทอื่นได้แล้ว

ทิศทางหลักของการจัดการงาน

วันนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจประชาสัมพันธ์ได้แยกแยะประเด็นต่อไปนี้ของการจัดการเหตุการณ์: การจัดกิจกรรมภายในองค์กรที่มุ่งเสริมสร้างจิตวิญญาณขององค์กร โปรโมชั่นใหญ่

อย่างไรก็ตาม ในแต่ละกรณี ผู้เชี่ยวชาญจะดำเนินการจากงานที่ต้องแก้ไข คำแถลงเป้าหมายที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณเลือกได้หลากหลายเครื่องมือในรูปแบบที่เหมาะสมกับกรณีเฉพาะ พิจารณาตัวอย่าง

เช่น บริษัทยาสั่งให้บริษัทจัดงานฉลองครบรอบ 5 ปี ประการแรกการเฉลิมฉลองขนาดนี้ช่วยเสริมสร้างจิตวิญญาณขององค์กร ดังนั้นตัวเลือกที่ดีที่สุดของทีมจึงถูกพิจารณาให้ออกจากสโมสร การแข่งขันแบบทีมและการแข่งขันกีฬาผลัดได้รับเลือกเป็นวิธีการสื่อสารที่เหมาะสม และไฮไลท์ของวันหยุดคือการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้เห็นเมืองจากตะกร้าบอลลูน