วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: กฎและแนวทางปฏิบัติ

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: กฎและแนวทางปฏิบัติ
วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: กฎและแนวทางปฏิบัติ

วีดีโอ: วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: กฎและแนวทางปฏิบัติ

วีดีโอ: วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: กฎและแนวทางปฏิบัติ
วีดีโอ: แค่ตั้งชื่อธุรกิจดี ก็รวยกว่า I EP.300 2024, มีนาคม
Anonim

คุณลักษณะสำคัญของธุรกิจคือการติดต่อทางธุรกิจ พนักงานของแต่ละองค์กรสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า กับซัพพลายเออร์และผู้บริโภค โดยทั่วไป กิจวัตรประจำวันของสำนักงานใด ๆ รวมถึงการมีส่วนร่วมในการโต้ตอบอย่างแน่นอน

แม้ว่าพนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรและองค์กรจะส่งและรับข้อความจำนวนมากทุกวัน แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ปฏิบัติตามบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้เมื่อสร้างข้อความเหล่านั้น ปรากฎว่าการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้องและถูกต้องนั้นไม่ง่ายนัก มีข้อกำหนดและรูปแบบจำนวนหนึ่งที่ใช้ในโลกและเกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ รวมถึงกฎในการเขียนจดหมายธุรกิจและประเด็นหลักเกี่ยวกับการออกแบบ

จดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนข้อความถึงองค์กรบุคคลที่สามหรือเพียงแค่เพื่อนร่วมงานในแผนกใกล้เคียง คุณควรปฏิบัติตามรูปแบบที่เข้มงวด (ยกเว้นการติดต่อที่เป็นมิตรซึ่งไม่มีข้อจำกัดที่คล้ายกัน) อย่าใช้คำพูดที่สื่ออารมณ์เกินไปแม้แต่เพื่ออธิบายความสำคัญของการทำธุรกรรมหรือความพึงพอใจของผลิตภัณฑ์ที่ผ่านการทดสอบ จดหมายธุรกิจควรมีความชัดเจน รัดกุม และมีเหตุผล

ข้อความควรเริ่มจากผู้รับ หากมีไว้สำหรับพนักงานขององค์กรบุคคลที่สาม คุณต้องระบุชื่อ ตำแหน่งของผู้รับ และชื่อเต็มของเขาอย่างแน่นอน ในกรณีที่เอกสารยังคงอยู่ในบริษัท นามสกุลที่มีชื่อย่อก็เพียงพอแล้ว (คุณสามารถเพิ่มตำแหน่งที่ถือไว้ได้ด้วย)

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ
วิธีเขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

จดหมายธุรกิจถึงองค์กรภายนอกควรเป็นหัวจดหมายของบริษัท (ไม่ว่าจะส่งทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางกระดาษก็ตาม) หากไม่มี คุณสามารถระบุรายละเอียดของผู้ส่งได้ใน "ส่วนหัว" ของเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มเรียบเรียงข้อความ คุณต้องคิดถึงโครงสร้างของมัน ระบุประเด็นหลักและเป้าหมายของการเขียน ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการเขียนง่ายขึ้นมาก จดหมายควรลงท้ายด้วยลายเซ็น ซึ่งไม่ได้ระบุเพียงชื่อผู้ส่ง แต่ยังรวมถึงตำแหน่ง ตลอดจนชื่อขององค์กรที่เขาเป็นตัวแทน

เมื่อส่งข้อเสนอไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือคู่ค้า ในตอนท้ายคุณต้องแสดงความขอบคุณสำหรับความร่วมมือและความหวังสำหรับการทำงานร่วมกันต่อไป

นอกจากกฎที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจแล้ว ยังมีคำแนะนำอีกด้วย ตัวอย่างเช่น เอกสารที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งควรขึ้นต้นด้วยคำว่า "ที่รัก" ด้วยชื่อเต็ม และไม่ใช่ชื่อย่อ ไม่ต้องใช้อักษรย่อ เช่น เขียน "uv" หรือลดตำแหน่งผู้รับ สถานที่ทำงาน

กฎการเขียนจดหมายธุรกิจ
กฎการเขียนจดหมายธุรกิจ

การส่งเอกสารระหว่างประเทศถือว่ายากที่สุด เนื่องจากแต่ละรัฐมีความแตกต่างในการสื่อสารของตัวเอง และภาษาที่คุณต้องติดต่อกับหุ้นส่วนต่างชาตินั้นไม่ชัดเจนสำหรับผู้เขียนจดหมายเสมอไป ดังนั้นคุณ ต้องใช้บริการของนักแปล ก่อนที่จะใช้บริการของผู้เชี่ยวชาญดังกล่าว ควรมีความชัดเจนว่าเขารู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษหรือไม่ หรือเรากำลังพูดถึงการแปลตามตัวอักษรซ้ำซาก หากมีการวางแผนให้มีการรักษากระแสเอกสารต่างประเทศอย่างต่อเนื่อง จะดีกว่าที่จะจ้างพนักงานที่พูดภาษาต่างประเทศมากพอที่จะเขียนจดหมายธุรกิจลงไป

โดยทั่วไป ความสำเร็จของงานในหลายๆ ด้านขึ้นอยู่กับวิธีการร่างเอกสารและการออกแบบเอกสาร ดังนั้นอย่าประมาทความสำคัญของมารยาททางธุรกิจเมื่อสื่อสาร

แนะนำ:

ตัวเลือกของบรรณาธิการ

รอกบรรทุกสินค้า

ใช้คันไถ - นี่คือกุญแจสู่การเก็บเกี่ยวที่ดี

นักพรวนดิน: ลักษณะและคำอธิบาย

ชั่วโมงมาตรฐานและการคำนวณ

NDFL: ระยะเวลาภาษี อัตรา กำหนดเวลาในการยื่นคำร้อง

ไฮเปอร์มาร์เก็ต "Auchan" ในครัสโนดาร์: ที่อยู่ร้าน สงสัยว่าจะไปที่ Auchan ใน Krasnodarได้อย่างไร?

การติดตั้ง "Smerch" - ผู้สืบทอดของ "Katyusha" ในตำนาน

TTX ของปืนไรเฟิลจู่โจม Kalashnikov อุปกรณ์และวัตถุประสงค์

SE Malyshev Plant, Kharkiv: ประวัติศาสตร์, การผลิต, ผลิตภัณฑ์

"ทิวลิป" (ACS). ปูนขับเคลื่อนตัวเอง 240 มม. 2S4 "ทิวลิป"

สกุลเงินของทาจิกิสถาน: คำอธิบายและรูปภาพ

IQcard: รีวิวบัตรเติมเงิน

"ธนาคารเกษตร" - เงินกู้ตามเงื่อนไขที่ดี

บัตรเดบิต: คืออะไรและเลือกอันไหนดีกว่า

นำเงินเข้าดอกเบี้ยธนาคารที่ไหน?