2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42
คุณลักษณะสำคัญของธุรกิจคือการติดต่อทางธุรกิจ พนักงานของแต่ละองค์กรสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า กับซัพพลายเออร์และผู้บริโภค โดยทั่วไป กิจวัตรประจำวันของสำนักงานใด ๆ รวมถึงการมีส่วนร่วมในการโต้ตอบอย่างแน่นอน
แม้ว่าพนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรและองค์กรจะส่งและรับข้อความจำนวนมากทุกวัน แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ปฏิบัติตามบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้เมื่อสร้างข้อความเหล่านั้น ปรากฎว่าการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้องและถูกต้องนั้นไม่ง่ายนัก มีข้อกำหนดและรูปแบบจำนวนหนึ่งที่ใช้ในโลกและเกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ รวมถึงกฎในการเขียนจดหมายธุรกิจและประเด็นหลักเกี่ยวกับการออกแบบ
เมื่อเขียนข้อความถึงองค์กรบุคคลที่สามหรือเพียงแค่เพื่อนร่วมงานในแผนกใกล้เคียง คุณควรปฏิบัติตามรูปแบบที่เข้มงวด (ยกเว้นการติดต่อที่เป็นมิตรซึ่งไม่มีข้อจำกัดที่คล้ายกัน) อย่าใช้คำพูดที่สื่ออารมณ์เกินไปแม้แต่เพื่ออธิบายความสำคัญของการทำธุรกรรมหรือความพึงพอใจของผลิตภัณฑ์ที่ผ่านการทดสอบ จดหมายธุรกิจควรมีความชัดเจน รัดกุม และมีเหตุผล
ข้อความควรเริ่มจากผู้รับ หากมีไว้สำหรับพนักงานขององค์กรบุคคลที่สาม คุณต้องระบุชื่อ ตำแหน่งของผู้รับ และชื่อเต็มของเขาอย่างแน่นอน ในกรณีที่เอกสารยังคงอยู่ในบริษัท นามสกุลที่มีชื่อย่อก็เพียงพอแล้ว (คุณสามารถเพิ่มตำแหน่งที่ถือไว้ได้ด้วย)
จดหมายธุรกิจถึงองค์กรภายนอกควรเป็นหัวจดหมายของบริษัท (ไม่ว่าจะส่งทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางกระดาษก็ตาม) หากไม่มี คุณสามารถระบุรายละเอียดของผู้ส่งได้ใน "ส่วนหัว" ของเอกสาร
ก่อนที่คุณจะเริ่มเรียบเรียงข้อความ คุณต้องคิดถึงโครงสร้างของมัน ระบุประเด็นหลักและเป้าหมายของการเขียน ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการเขียนง่ายขึ้นมาก จดหมายควรลงท้ายด้วยลายเซ็น ซึ่งไม่ได้ระบุเพียงชื่อผู้ส่ง แต่ยังรวมถึงตำแหน่ง ตลอดจนชื่อขององค์กรที่เขาเป็นตัวแทน
เมื่อส่งข้อเสนอไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือคู่ค้า ในตอนท้ายคุณต้องแสดงความขอบคุณสำหรับความร่วมมือและความหวังสำหรับการทำงานร่วมกันต่อไป
นอกจากกฎที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจแล้ว ยังมีคำแนะนำอีกด้วย ตัวอย่างเช่น เอกสารที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งควรขึ้นต้นด้วยคำว่า "ที่รัก" ด้วยชื่อเต็ม และไม่ใช่ชื่อย่อ ไม่ต้องใช้อักษรย่อ เช่น เขียน "uv" หรือลดตำแหน่งผู้รับ สถานที่ทำงาน
การส่งเอกสารระหว่างประเทศถือว่ายากที่สุด เนื่องจากแต่ละรัฐมีความแตกต่างในการสื่อสารของตัวเอง และภาษาที่คุณต้องติดต่อกับหุ้นส่วนต่างชาตินั้นไม่ชัดเจนสำหรับผู้เขียนจดหมายเสมอไป ดังนั้นคุณ ต้องใช้บริการของนักแปล ก่อนที่จะใช้บริการของผู้เชี่ยวชาญดังกล่าว ควรมีความชัดเจนว่าเขารู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษหรือไม่ หรือเรากำลังพูดถึงการแปลตามตัวอักษรซ้ำซาก หากมีการวางแผนให้มีการรักษากระแสเอกสารต่างประเทศอย่างต่อเนื่อง จะดีกว่าที่จะจ้างพนักงานที่พูดภาษาต่างประเทศมากพอที่จะเขียนจดหมายธุรกิจลงไป
โดยทั่วไป ความสำเร็จของงานในหลายๆ ด้านขึ้นอยู่กับวิธีการร่างเอกสารและการออกแบบเอกสาร ดังนั้นอย่าประมาทความสำคัญของมารยาททางธุรกิจเมื่อสื่อสาร
แนะนำ:
วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ หรือ "เราหวังว่าจะร่วมมือกันต่อไป"
จริยธรรม (กฎแห่งความประพฤติ) ในธุรกิจคือสิ่งที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย ความสำเร็จของ บริษัท ของเขาโดยตรงขึ้นอยู่กับพฤติกรรมของผู้ประกอบการและนักธุรกิจเพราะตัดสินด้วยตัวคุณเองหากบุคคลประพฤติตนเพียงพอสุภาพและยับยั้งชั่งใจเราจึงไว้วางใจตัวแทนธุรกิจดังกล่าวมากกว่าคนที่ใจแคบและไม่สามารถเชื่อมต่อได้ สองสามคำ
