ประเภทของการประชุม: โปรโตคอล โครงสร้าง และเนื้อหา

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

นึกไม่ถึงถึงงานขององค์กรใดๆ ที่ไม่มีการสื่อสารทางธุรกิจ การสื่อสารระหว่างพนักงานที่สร้างขึ้นอย่างเหมาะสมทำให้คุณสามารถแก้ปัญหาได้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว

การประชุมในองค์กรมีหลายประเภท และแต่ละประเภทก็มีลักษณะและหน้าที่ของตัวเอง การรู้ความแตกต่างดังกล่าวจะช่วยอำนวยความสะดวกในการอภิปรายประเด็นทางธุรกิจ บทความนี้จะบอกคุณเกี่ยวกับประเภทของการประชุม ช่วยให้คุณเข้าใจว่าทำไมจึงจัดและบันทึกในสำนักงานได้อย่างไร

เป้าหมายของการประชุมทางธุรกิจ

เป้าหมายหลักของการจัดการประชุมและการประชุมทุกประเภทคือการพัฒนาวิธีแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์เฉพาะสำหรับปัญหาเร่งด่วนและพิจารณาปัญหาทางธุรกิจที่เร่งด่วน นอกจากนี้ ในระหว่างการประชุมโดยรวม พนักงานมีโอกาสที่จะแบ่งปันความคิดเห็น ความคิด หรือเสนอข้อเสนอเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดกับผู้จัดการระดับสูง

การประชุมทางธุรกิจแบบใดก็ตามช่วยให้คุณเห็นภาพสถานการณ์ในองค์กรอย่างครอบคลุม เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์กร ควรสังเกตว่าเมื่อเข้าร่วมในรูปแบบนี้การสื่อสารทางธุรกิจคือการปรับตัวอย่างรวดเร็วของพนักงานใหม่ของบริษัทหรือองค์กร

งาน

งานการประชุมทุกประเภทต่อไปนี้สามารถแยกแยะได้:

• การแก้ปัญหาและปัญหาปัจจุบัน;
• บูรณาการกิจกรรมของหน่วยงานตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของบริษัท
• การประเมินบริษัทและแผนกโครงสร้างของบริษัท
• ดูแลและพัฒนานโยบายบริษัท

เพื่อให้เข้าใจว่าจะจัดงานทางธุรกิจในรูปแบบใด คุณต้องตัดสินใจว่างานใดข้างต้นจะสอดคล้องกับงานดังกล่าว และหลังจากนั้นคุณสามารถเข้าใจว่างานนั้นจะอยู่ในหมวดหมู่ใด

ประเภทและการจัดประเภท

เป็นการสื่อสารทางธุรกิจประเภทหนึ่ง อาจมีรูปแบบการถือครองที่แตกต่างกัน ซึ่งจะกำหนดหัวข้อและรายชื่อเจ้าหน้าที่ที่เข้าร่วม

ควรเน้นหมวดหมู่หลักของการประชุม:

1. ภูมิภาคที่เป็นเจ้าของ. ที่นี่เราสามารถแยกแยะประเภทของการประชุมเช่นการบริหาร (ซึ่งจัดให้มีการอภิปรายปัญหา), วิทยาศาสตร์ (สัมมนาและการประชุม, วัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นทางวิทยาศาสตร์เฉพาะ), การเมือง (จัดให้มีการประชุมของสมาชิกทางการเมืองใด ๆ ปาร์ตี้และการเคลื่อนไหว) และแบบผสม
2. สเกล. ที่นี่มีความโดดเด่นในระดับนานาชาติ โดยมีผู้เชี่ยวชาญจากประเทศอื่นหรือพันธมิตรต่างประเทศเข้ามาเกี่ยวข้อง ทั้งในระดับชาติ ระดับภูมิภาค และในเมือง
3. ความสม่ำเสมอ. ในรูปแบบการประชุมใด ๆ ก็ได้ถาวรหรือเป็นระยะ
4. ตามสถานที่ - ท้องถิ่นหรือการเดินทาง

และการประชุมทุกประเภทสามารถแบ่งออกได้ดังนี้:

1. เป็นแนวทาง จัดให้มีรูปแบบการกำกับดูแล โดยผู้นำระดับสูงจะส่งข้อมูลโดยตรงไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งจะแยกออกและส่งไปตามแนวอำนาจ ในระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจนั้น ส่วนใหญ่มักจะได้ยินคำสั่งของ CEO ซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อแนวทางปฏิบัติขององค์กร และสิ่งเหล่านี้อาจเป็นบรรทัดฐานของพฤติกรรมหรือนวัตกรรมที่สำคัญเช่นกัน
2. ปฏิบัติการ (ห้องควบคุม). วัตถุประสงค์ของการประชุมประเภทนี้คือเพื่อให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานภาพในองค์กรหรือองค์กร การไหลของข้อมูลในกรณีนี้ส่งตรงจากผู้ใต้บังคับบัญชาไปยังหัวหน้าแผนกหรือผู้อำนวยการทั่วไป โดยพื้นฐานแล้ว ในการประชุมเชิงปฏิบัติการ จะพิจารณาประเด็นเกี่ยวกับการดำเนินการตามแผนที่ถนน กิจกรรมที่วางแผนไว้ แผนกลยุทธ์และการดำเนินงาน ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ (การจัดส่ง) กับการประชุมอื่น ๆ ทั้งหมดคือจัดเป็นประจำและมีรายชื่อผู้เข้าร่วมที่แน่นอน เป็นที่น่าสังเกตว่าในระหว่างการประชุมอาจไม่มีวาระการประชุม
3. มีปัญหา. การประชุมดังกล่าวจะจัดขึ้นในกรณีที่มีความจำเป็นเร่งด่วนในการตัดสินใจทำงานให้เสร็จภายในเวลาอันสั้นหรือเพื่อแก้ปัญหาระดับโลกสำหรับองค์กร

นอกเหนือจากที่กล่าวมาทั้งหมด เราสามารถแยกประเภทการผลิตที่ได้รับความนิยมสูงสุดประเภทหนึ่งแยกกันประชุม-วางแผน. ตามกฎแล้วงานดังกล่าวจะจัดขึ้นทุกวันหรือสัปดาห์ละครั้งโดยมีหัวหน้าแผนกและผู้ดำเนินการโดยตรงซึ่งรับงานประจำวันและหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของการดำเนินการ

หัวข้อของการประชุมบุคลากรขององค์กรในการประชุมอาจเป็นปัญหาประเภทใดก็ได้ที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการขององค์กร และการอภิปรายสามารถอุทิศให้กับการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมภายนอกใน ที่องค์กรหนึ่งดำเนินการ

จัดประชุม

การประชุมรูปแบบใดก็ตาม ต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบ เนื่องจากประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับช่วงเวลานี้ เริ่มแรก คุณต้องพิจารณาประเด็นต่อไปนี้:

• เป้าหมาย;
• อภิปราย;
• การตั้งค่างานสำหรับพนักงาน (ขึ้นอยู่กับการทำงานและการอยู่ใต้บังคับบัญชา);
• ขั้นตอนในการทำงานให้เสร็จ

วันนี้ การประชุมส่วนใหญ่ดำเนินไปอย่างธรรมดามาก เพราะความหมายของพวกเขาหายไป และงานที่ได้รับมอบหมายก็ทำได้ไม่ดี ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องคิดตลอดหลักสูตรของการประชุมทางธุรกิจและสร้างการสนทนาเกี่ยวกับการทำงานในลักษณะที่ไม่เพียงแค่ต้องใช้เวลา แต่มีการตอบรับจากทีมงาน

ประชุม

ควรสังเกตว่าบริษัทและองค์กรขนาดใหญ่ที่แสวงหาส่วนแบ่งการตลาดและพัฒนาบริษัทของตนโดยมีเป้าหมายในการทำกำไรมหาศาลให้กลายเป็นเดิมพันครั้งใหญ่เพื่อหารือประเด็นสำคัญอย่างแม่นยำผ่านการประชุม จากแนวปฏิบัติของผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จ คุณสามารถสร้างกฎชุดต่อไปนี้ในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม:

อันดับแรก กำหนดรายชื่อผู้เข้าร่วม ควรมีความชัดเจนว่าใครเป็นผู้เชิญเข้าร่วมประชุมและจะมีบทบาทอย่างไรในการประชุม บ่อยครั้งที่ผู้ที่ได้รับเชิญอาจไม่เข้าใจประเด็นนี้ และได้รับเชิญ "เผื่อไว้" แต่ในขณะนั้นพวกเขาสามารถทำหน้าที่ของตนได้โดยไม่เสียเวลา

การจัดเตรียมวาระเป็นสิ่งสำคัญ หากมีกำหนดการประชุม จะมีการจัดทำวาระล่วงหน้าซึ่งระบุประเด็นที่จะหารือและกำหนดวิทยากรหลักด้วย สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าควรส่งเอกสารนี้ไปยังผู้ที่รับผิดชอบในการจัดเตรียมข้อมูลและผู้ที่จะเข้าร่วมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถจัดเตรียมรายงาน ข้อเสนอ และคำถามเพิ่มเติมได้ หากจำเป็น อาจปรับเปลี่ยนวาระการประชุมได้

ประเด็นสำคัญและยุทธศาสตร์ควรวางไว้ที่แนวหน้าของการประชุม วิทยากรในประเด็นดังกล่าวจะต้องเป็นบุคคล (หัวหน้าแผนก ส่วนงาน การประชุมเชิงปฏิบัติการ) ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ของบริษัทเป็นการส่วนตัว

จุดสำคัญ

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการประชุมใดๆ มีสองขั้นตอนหลัก - การเตรียมการสำหรับการประชุมและการถือครองที่แท้จริง ขั้นตอนแรกรวมถึงการกำหนดความเกี่ยวข้องของการดำเนินธุรกิจมีการระบุการรวบรวม งาน เป้าหมายหลักและรอง รายชื่อผู้เข้าร่วมและวิทยากรถูกสร้างขึ้น รายงาน การนำเสนอ และรายงานจัดทำขึ้นตามหัวข้อหรือวาระที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ ขั้นตอนที่สองเกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามหลักสูตรการประชุมที่วางแผนไว้ก่อนหน้านี้ ฟังรายงาน และอภิปรายประเด็นปัจจุบันและเชิงกลยุทธ์

หากในระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจดังกล่าว จำเป็นต้องตัดสินใจว่าพนักงานจะทำอะไรและเพื่อใคร เราก็สามารถเลือกขั้นตอนที่สาม - การตัดสินใจได้ ตามกฎแล้ว ประธานจะเป็นผู้ตัดสินใจ ซึ่งเป็นประธานการประชุม ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของตนเองหรือโดยการอภิปรายหรือการลงคะแนนโดยรวม

ตัวอย่างแผนการประชุม

ด้วยแผนการที่ชัดเจนต่อหน้าพวกเขา ผู้จัดการคนใดก็ได้สามารถจัดการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับคำติชมจากพนักงานและกำหนดงานที่เหมาะสมสำหรับพวกเขา แผนนี้อาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• คำทักทาย;
• ฟังรายงานและสรุปในช่วงเวลาหนึ่ง (ไตรมาส สัปดาห์ ครึ่งปี เดือน);
• ครอบคลุมประเด็นปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับบริษัท
• รับฟังข้อเสนอแนะสำหรับการแก้ปัญหา (ระดมความคิด);
• การประเมินทางเลือกที่เสนอและอภิปรายเกี่ยวกับการนำไปปฏิบัติ
• ตัวเลือกสะสม;
• ลงคะแนนให้เลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง;
• การกำหนดขอบเขตระหว่างการแก้ปัญหา (การกำหนดว่าใครรับผิดชอบ เวลา วิธีการ และวิธีการ)

กำลังอัด

ใหญ่การประชุมบางประเภทต้องได้รับการแก้ไขในกระดาษ (เอกสาร) ซึ่งเรียกว่าโปรโตคอล การเก็บรักษาเอกสารประเภทนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง และด้วยโปรโตคอลนี้ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรมได้เสมอ และในกรณีที่ทำงานไม่สำเร็จ ให้พิจารณาว่าใครรับผิดชอบในเรื่องนี้

การเจาะตามกฎ จะดำเนินการโดยเลขานุการของผู้นำซึ่งเป็นประธานในการประชุม อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันนี้มักจะถูกดำเนินการโดยผู้ปฏิบัติงานคนอื่นเช่นกัน

หน้าที่และภารกิจของเลขา

ก่อนเริ่มการประชุมทางธุรกิจ เลขานุการควรทำความคุ้นเคยกับรายชื่อผู้ได้รับเชิญและรายการประเด็นที่อภิปราย อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าหากมีการประชุมเป็นประจำ เจ้าหน้าที่คนนี้จะเป็นผู้รวบรวมเอกสารทั้งหมด (รายการ แผน ระเบียบวาระ ฯลฯ) และช่วยผู้นำในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม

ในตอนแรกและหากจำเป็น เลขานุการอาจขอให้ผู้ที่ปรากฏตัวกรอกใบลงทะเบียนซึ่งจะมีการระบุชื่อเต็มไว้ และตำแหน่ง สิ่งนี้จำเป็นเมื่อร่างโปรโตคอล ต่อไป เลขานุการเป็นผู้ประกาศระเบียบวาระซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการประชุม นอกจากนี้ เมื่อคนเหล่านี้เริ่มอภิปรายประเด็นต่างๆ เลขานุการจะบันทึกความคืบหน้าของงานนี้ เมื่อสิ้นสุดการประชุม เจ้าหน้าที่คนนี้จะเตรียมรายงานการประชุมฉบับที่เสร็จสิ้นแล้ว จากนั้นจึงลงนามกับประธานและส่งทุกอย่างไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง

เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับเลขานุการเมื่อรวบรวมเพื่อชำระให้ความสนใจกับลักษณะที่ปรากฏของรายงานการประชุม ต้องมีส่วนหัว สถานที่ รายชื่อผู้เข้าร่วม ประเด็นที่อภิปรายและการตัดสินใจ

สรุป

จากข้อมูลข้างต้น จะเห็นได้ชัดเจนว่าการจัดประชุมในองค์กรมีความสำคัญอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตาม จำไว้เสมอว่าการเตรียมตัวคุณภาพสูงสำหรับกิจกรรมดังกล่าวถือเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จมากกว่า 50% ในการครอบคลุมข้อมูล การตั้งเป้าหมาย และการดำเนินการคุณภาพสูง