ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS): มันคืออะไร คุณสมบัติ และข้อแนะนำ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

เมื่อหลายปีก่อน ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกพูดถึงว่าเป็นอนาคตที่สดใส วันนี้พวกเขาถูกใช้อย่างแข็งขันในองค์กรภาครัฐและเอกชน แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือความต้องการ EDMS นั้นเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไรและทำงานอย่างไร มาดูตัวอย่างระบบที่ทำงานในสหพันธรัฐรัสเซียกัน

พื้นหลัง

เพื่อให้เข้าใจวิธีการทำงานของโปรแกรม EDMS มากขึ้น จำเป็นต้องทบทวนแนวคิดและงานพื้นฐาน ปัจจัยสำคัญคือปัจจัยที่กำหนดทางเลือกของระบบเฉพาะ

หากองค์กรสามารถทำงานได้ภายใต้เงื่อนไขของการจัดการแบบไม่เป็นทางการ ก็ไม่จำเป็นต้องมีการจัดการเอกสาร ด้วยการถือกำเนิดของกระบวนการทางธุรกิจ มีความจำเป็นในการจัดการกลไกด้วยความช่วยเหลือจากเอกสารที่เป็นระเบียบ หากคุณไม่จัดการกับเอกสารอย่างทันท่วงที พวกมันจะเริ่มสะสมและสูญหาย

ใช้รูปแบบการจัดเก็บไฟล์พิเศษแทนสื่อกระดาษบนเซิร์ฟเวอร์ แต่ก็ใช้งานไม่ได้นานเช่นกัน เมื่อปริมาณของบริษัทเติบโตขึ้น ความต้องการในการจัดเก็บและการซิงโครไนซ์ข้อมูลก็เพิ่มขึ้น

มีปัญหาคือ จะใช้กระดาษเก่าหรือ EDMS เก็บข้อมูล อะไรสำคัญที่คุณจะได้รับจากระบบอิเล็กทรอนิกส์? เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร

ผลกระทบทางเศรษฐกิจ

ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นได้สองวิธี: ลดต้นทุนหรือเพิ่มผลลัพธ์ เอกสาร EDMS ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายสองเป้าหมายพร้อมกัน นั่นคือการนำระบบไปใช้ทำให้องค์กรใช้จ่ายน้อยลง แต่มีรายได้มากขึ้น

ลดต้นทุนด้วยการลดต้นทุนกระดาษ เสียเวลา เร่งการสื่อสาร เปลี่ยนวัฒนธรรมบริษัท

ในการประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรม EDMS คุณต้องคำนวณเวลาที่ใช้ในงานเอกสาร บริษัทที่ปรึกษาคาดการณ์ว่าการดำเนินการดังกล่าวจะใช้เวลาทำงานถึง 20% ในระบบราชการของรัสเซียต้องใช้เวลามากกว่านั้น - 60% การนำ EDMS มาใช้จะช่วยลดต้นทุนเหล่านี้ได้อย่างน้อย 10 เท่า

งานสำนักงานและเอกสาร

คำทั้งสองมีความเกี่ยวข้องกัน การเก็บบันทึกเป็นคำที่อ้างถึงชุดกฎเกณฑ์ที่เป็นทางการสำหรับการทำงานกับเอกสาร ระบบ EDMS บางระบบสามารถปรับแต่งได้ตามกฎของงานในสำนักงาน แต่ยังมีระบบเหล่านี้อยู่บนพื้นฐานของการสร้างงานในสำนักงานด้วย

เอกสารคือหน่วยเก็บข้อมูลใน EDMS การไหลของเอกสารถูกสร้างขึ้นจากแหล่งที่มาต่างๆ: ระบบอื่นๆ แอปพลิเคชัน อีเมล แต่เหนือสิ่งอื่นใด - จากสื่อกระดาษที่สแกน ดังนั้น เครื่องสแกนและอุปกรณ์อื่นๆ จึงเป็นส่วนสำคัญของ EDMS ระบบจะจัดเก็บเอกสารทั้งหมด รักษาประวัติ รับรองความเคลื่อนไหวทั่วทั้งองค์กร และดำเนินกระบวนการทางธุรกิจกับเอกสารเหล่านั้น

ในฐานข้อมูลดังกล่าวมีการตัดสินใจ คำสั่ง และคำสั่งของ SED ผ่านพวกเขาองค์กรได้รับการจัดการ เอกสารใด ๆ ที่มาพร้อมกับ "ความช่วยเหลือ" ชุดของฟิลด์ในแบบฟอร์มขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในระบบในรูปแบบของฐานข้อมูลของแต่ละฟิลด์ของการ์ดดังกล่าว

หน้าที่และภารกิจของ EDMS

โปรแกรมจัดการเอกสารออกแบบมาเพื่อแก้ไขงานต่อไปนี้:

• การจัดระบบงานเอกสาร
• การสร้างเอกสารตามเทมเพลต พื้นที่จัดเก็บการลงทะเบียน
• ระบบบัญชีอัตโนมัติ
• การจัดประเภทเอกสาร

มาดูหน้าที่ของ SED กันดีกว่า โปรแกรมเวิร์กโฟลว์ใช้สำหรับ:

• สร้างการ์ด
• สร้างข้อความในเอกสาร;
• บันทึกข้อมูลเป็น pdf หรือ ms word;
• การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้
• สร้างเส้นทาง;
• การควบคุมการไหลของเอกสาร
• กำลังส่งการแจ้งเตือน ตัวเตือน
• journaling, ไดเร็กทอรี, ตัวแยกประเภท;
• การสร้างลำดับ;
• ค้นหาและลงนามในเอกสาร
• สร้างรายงาน

ฟังก์ชั่นระบบทั่วไปได้แก่:

• รีโมททำงานกับเอกสาร
• ใช้ DBMS เพื่อเก็บข้อมูล;
• ทำงานพร้อมกันกับ EDMS;
• ปลอดภัยด้วยใบรับรอง บาร์โค้ด และการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ

ข้อดีและข้อเสีย

การเปลี่ยนมาใช้ SED มีข้อดีมากกว่าข้อเสีย อย่างไรก็ตาม โครงการที่มีการจัดระเบียบไม่ดีสามารถทำลายประโยชน์ทั้งหมดของระบบอัตโนมัติได้ วัตถุประสงค์ของการดำเนินการตาม EDMS จะต้องบรรลุผลได้ สิทธิประโยชน์ได้แก่:

• การจัดเก็บข้อมูลแบบมีโครงสร้างจากส่วนกลาง
• แนวทางเดียวกันกับการจัดทำและประมวลผลเอกสาร
• ใช้แม่แบบ;
• ค้นหา;
• การเข้าถึงการตรวจสอบ

ข้อเสียคือค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นสูงและการฝึกอบรมผู้ใช้ที่เข้มงวด

กระบวนการเอกสาร

ใน EDMS การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องผ่านชุดของขั้นตอน ในระหว่างนั้น คุณสมบัติบางอย่างถูกกำหนดให้กับเอกสาร การประมวลผลดำเนินการทั้งแบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติ ในกรณีที่สอง ให้ตั้งค่า:

• เงื่อนไขสำหรับการเปลี่ยนระหว่างด่าน;
• แยกเส้นทาง
• รอบการตัดเฉือน
• เริ่มกระบวนการย่อย ตัวจับเวลา ขั้นตอนการประมวลผล
• กำหนดบทบาทของผู้ใช้

ประเภทการรักษา:

• กำลังสร้างเอกสาร
• กำลังตัดต่อ
• เปลี่ยนชื่อ.
• ย้าย
• บันทึก
• การจัดทำดัชนี
• การลบ

ค่าใช้จ่าย SED

การจัดการเอกสารไม่สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์หากไม่มีใบอนุญาต เซิร์ฟเวอร์ การตั้งค่าเต็มรูปแบบ และการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด แต่ละองค์ประกอบเหล่านี้ต้องใช้เงินสดจำนวนมาก นอกจากนี้ เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับการผสานรวม EDMS กับระบบอื่นๆ การอัปเดตฐานข้อมูลและซอฟต์แวร์ การให้คำปรึกษาด้านการสนับสนุนด้านเทคนิค และค่าบำรุงรักษาอื่นๆ

แนะนำ EDMS

การดำเนินโครงการอาจใช้เวลาหลายเดือน กระบวนการขึ้นอยู่กับจำนวนกระบวนการจัดทำเอกสารและความสามารถด้านการเงิน องค์กร และทรัพยากร การดำเนินการจะดำเนินการตามอัลกอริทึมต่อไปนี้:

• การสร้างคณะทำงาน การระบุตัวผู้นำ
• กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์;
• กำลังตรวจสอบกระบวนการเอกสารที่มีอยู่
• การพัฒนาเงื่อนไขการอ้างอิง
• เลือก SED;
• สรุปสัญญาสำหรับการดำเนินการ EDS;
• การพัฒนาและการอนุมัติระเบียบการทำงาน
• กำลังตรวจสอบเนื้อหาเริ่มต้นของไดเรกทอรี
• EDS ทดสอบก่อน;
• พนักงานฝึกหัดในงาน;
• ทดสอบการใช้งาน EDMS;
• วิเคราะห์ผลการทดสอบ;
• แก้ไขข้อผิดพลาด
• การนำ EDMS ไปใช้อย่างเต็มรูปแบบ

ข้อผิดพลาดในการใช้งาน

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับกระบวนการที่ต้องใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ ข้อผิดพลาดหลักคือการทำซ้ำเอกสารที่เป็นกระดาษกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งนี้ทำให้งานซับซ้อนและทำให้ทัศนคติเชิงลบต่อระบบอัตโนมัติ ไม่มีใครจ่ายเงินเพิ่มสำหรับการทำงานสองครั้ง จำเป็นต้องสร้างกระบวนการอัตโนมัติโดยไม่ต้องการทำซ้ำ ความผิดพลาดประการที่สองคือความไม่พร้อมของบุคลากร ส่วนใหญ่มักจะรับรู้กระบวนการใหม่ด้วยความเกลียดชัง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องอธิบายให้พนักงานทราบว่าเหตุใดจึงแนะนำ EDMS เลย เพื่อให้พวกเขาเข้าถึงกระบวนการเรียนรู้อย่างมีสติ

เทคโนโลยีการจัดเก็บเอกสาร

ใน EDMS การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยแอตทริบิวต์ บนพื้นฐานของการค้นหา การจัดประเภท การจัดกลุ่มและการรายงาน บางครั้งเอกสารถูกสร้างขึ้นตามเทมเพลต บางครั้งโดยการถ่ายโอนข้อมูลจากฐานข้อมูล แอตทริบิวต์ถูกเก็บไว้ในตาราง ไฟล์นั้นถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูล ข้อมูลจากไฟล์นั้นจะถูกวางในไดเร็กทอรี DBMS เฉพาะผู้ใช้ EDMS เท่านั้นที่เข้าถึงข้อมูลได้

การสแกนแบบอินไลน์คืออะไร

การประมวลผลเอกสารทั้งหมดโดยจัดวางตัวอย่างในที่เก็บถาวรในภายหลังโดยใช้เครื่องสแกน ในระหว่างขั้นตอนการสแกน สามารถสร้างบาร์โค้ดบนเอกสารได้โดยอัตโนมัติและลงทะเบียนในฐานข้อมูลโดยมีทิศทางที่ตามมาตามเส้นทางที่ระบุ

การจดจำข้อความด้วยแสง

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS นี้แปลงรูปภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารในรูปแบบภาพถ่ายหรือ jpeg เป็นรูปแบบข้อความ ในกรณีนี้ ซอฟต์แวร์พิเศษถูกใช้ในรูปแบบของแอปพลิเคชันแบบสแตนด์อโลนหรือ ESCOM. BPM ที่รวมเข้ากับ EDMS ESCOM. BPM คืออะไร? เป็นโปรแกรมสำหรับจดจำเอกสารที่พิมพ์ด้วยฟอนต์ต่างๆ อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าแอปพลิเคชันแบบสแตนด์อโลนมีคุณสมบัติมากกว่าและจดจำข้อความที่เขียนด้วยลายมือได้

บาร์โค้ด

เทคโนโลยีนี้มีชุดขั้นตอนสำหรับการสร้างและนำบาร์โค้ดกราฟิกไปใช้กับเอกสาร บาร์โค้ดที่ไม่ซ้ำกันถูกสร้างขึ้นผ่านเซิร์ฟเวอร์ระบบ นอกจากนี้ยังมีการระบุเอกสาร การค้นหาอย่างรวดเร็วในฐานข้อมูล และการกระจายในตำแหน่งที่จัดเก็บ เมื่อลงทะเบียนเอกสาร บาร์โค้ดที่สอดคล้องกับตัวระบุบัตรอิเล็กทรอนิกส์จะถูกพิมพ์ลงบนฉลาก ติดกาวที่เอกสารฉบับกระดาษ

EDS

ลายเซ็นดิจิทัลช่วยให้คุณตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและความไม่สามารถเปลี่ยนแปลงของข้อมูลได้ การลงนามดำเนินการด้วยความช่วยเหลือของผู้ให้บริการเข้ารหัสและรหัสซอฟต์แวร์ - ใบรับรอง หลังเป็นไฟล์ในรูปแบบพิเศษซึ่งสร้างขึ้นใหม่ในศูนย์ออกใบอนุญาต เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล คุณควรเก็บใบรับรองไว้ในสมาร์ทการ์ดหรือคีย์ I-Token พวกเขาได้รับการคุ้มครองโดย PIN หากป้อน PIN ไม่ถูกต้องหลายครั้ง ใบรับรองจะถูกบล็อกโดยอัตโนมัติ

ค้นหาข้อความและแอตทริบิวต์แบบเต็ม

การค้นหาแอตทริบิวต์จะดำเนินการผ่านแบบฟอร์มพิเศษโดยใช้ค่าต่างๆ จากช่องการ์ด ตัวอย่างเช่น เกณฑ์ "บัญชี" ค้นหาข้อมูลในช่อง "ผู้รับ" หรือ "ผู้ส่ง" ในเวลาเดียวกัน ระบบจะเปรียบเทียบเกณฑ์ที่ป้อนกับข้อมูลในการ์ดและป้อนผลลัพธ์ของไพ่ที่ตรงกัน การค้นหาขึ้นอยู่กับการจับคู่แบบตรงทั้งหมดหรือบางส่วน

ค้นหาข้อความเต็มดำเนินการตามข้อมูลในเอกสาร รวมถึงรูปแบบคำผ่านเครื่องมือ DBMS ในตัว เช่น MS SQL SERVER, ORACLE สำหรับการค้นหาอย่างเต็มรูปแบบ ไฟล์จะต้องถูกป้อนลงในฐานข้อมูลในรูปแบบของเอกสาร (doc), ตาราง (xls), การนำเสนอ, ข้อความ