การควบคุมสินค้าคงคลังคืออะไร? วิธีการทำบัญชีคลังสินค้า องค์กรการบัญชี ความรับผิดชอบ โปรแกรม

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จขององค์กรประกอบด้วยผลกระทบโดยรวมจากปัจจัยต่างๆ และประสิทธิภาพการทำงานของหน้าที่หลัก ในเวลาเดียวกัน ควรสังเกตว่าการบัญชีสินค้าที่ถูกต้องสามารถนำมาประกอบกับหนึ่งในเงื่อนไขหลักสำหรับการดำเนินงานที่มั่นคงของบริษัท

การจัดการสินค้าคงคลัง

แนวคิดนี้ใช้เพื่อกำหนดค่าคงที่การบัญชีเชิงปริมาณและตัวแปรที่ดำเนินการในคลังสินค้า หากไม่คำนึงถึงสินค้าที่เก็บไว้ในคลังสินค้าก็ยากต่อความปลอดภัย สำหรับกระบวนการดังกล่าว จะใช้บัตรสินค้าคงคลัง ซึ่งเป็นแบบฟอร์มที่กฎหมายอนุมัติให้บันทึกการเคลื่อนย้ายวัสดุประเภท ขนาด และเกรดเฉพาะในคลังสินค้า พวกเขาจะกรอกหมายเลขแต่ละรายการของวัสดุ พวกเขาได้รับการดูแลโดยผู้รับผิดชอบทางการเงิน เช่น ผู้จัดการคลังสินค้าหรือผู้ดูแลร้าน

ก่อนที่คุณจะมอบหมายให้เจ้าของร้านดูแลสต๊อกวัสดุขององค์กร ตามกฎแล้ว จะมีการสรุปข้อตกลงกับเขา อธิบายถึงประเภทของงานที่พนักงานดำเนินการและระดับความรับผิดชอบในกรณีที่สินค้าสูญหายหรือเสียหายในคลังสินค้า

การจัดทำบัญชีคลังสินค้า

กระบวนการบัญชีที่มีการจัดการอย่างดีวัสดุที่วางอยู่ในอาณาเขตของคลังสินค้าเป็นส่วนที่สำคัญและจำเป็นมากสำหรับกิจกรรมขององค์กร สำหรับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของคลังสินค้า มีการใช้ระบบบัญชีทั่วไปสองระบบ: แบทช์และการเรียงลำดับ แต่ไม่ว่าจะเลือกอะไรก็ตาม พนักงานที่รับผิดชอบด้านการเงินจะเก็บบันทึกผลิตภัณฑ์ของบริษัทไว้เป็นประเภทเดียวกัน ขั้นตอนนี้ดำเนินการโดยใช้คำสั่งซื้อสินค้าขาเข้าและขาออก

หากเราพิจารณาข้อมูลที่มีอยู่ในคู่มือการบัญชีสำหรับสินค้าคงเหลือของบริษัท เราสามารถสรุปได้ว่าการบัญชีเชิงวิเคราะห์ของสินค้าและวัสดุนั้นดำเนินการโดยใช้วิธียอดคงเหลือหรือใบกำกับสินค้าที่ต่อรองได้ ด้วยวิธีการเหล่านี้ การทำบัญชีจะดำเนินการในบริบทของสถานที่จัดเก็บแต่ละแห่ง เช่นเดียวกับภายในนั้นด้วยการกำหนดหมายเลขสินค้า กลุ่มผลิตภัณฑ์ต่างๆ บัญชีสังเคราะห์และบัญชีย่อย

ใช้บัตร

การบัญชีสินค้าคงคลังของวัสดุซึ่งอิงตามใบหมุนเวียน ในกรณีส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการใช้สองวิธีที่กล่าวถึงข้างต้น ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคลังสินค้าและบรรลุผลการทำงานในระดับที่สูงขึ้น

ในตัวเลือกแรก จะใช้บัตรบัญชีคลังสินค้า ซึ่งจะเปิดขึ้นสำหรับรายการสินค้าคงคลังแต่ละประเภทที่จัดเก็บไว้ในคลังสินค้า จะแสดงข้อมูลผลรวมเชิงปริมาณ ซึ่งอันที่จริงแล้วเป็นการเคลื่อนตัวของวัสดุ พื้นฐานในการกรอกบัตรดังกล่าวเป็นการบัญชีหลักเอกสาร

บัญชีคลังสินค้าโดยใช้บัตรยังเกี่ยวข้องกับการแสดงยอดคงเหลือในวันแรกและการคำนวณมูลค่าการซื้อขายสำหรับเดือน ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารดังกล่าว เอกสารการหมุนเวียนจะถูกรวบรวมสำหรับแต่ละคลังสินค้าแยกกัน นอกจากนี้ ข้อมูลของบัตรที่อยู่ในแผนกบัญชีจะถูกตรวจสอบกับเอกสารในโกดัง

การ์ดบัญชีอาจไม่ได้รับการดูแลในแผนกบัญชี ในกรณีนี้ เอกสารขาเข้าและขาออกจะถูกจัดกลุ่มตามหมายเลขรายการ หลังจากนั้นด้วยความช่วยเหลือของเอกสารเหล่านี้ ผลลัพธ์สำหรับเดือนจะถูกคำนวณและบันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายและรายรับแยกกัน นอกจากนี้ ข้อมูลนี้จะแสดงในใบหมุนเวียน ยอดคงเหลือที่แสดงในใบแจ้งยอดเหล่านี้จะเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือที่บันทึกในบัตรบัญชีในคลังสินค้า

การบัญชียอดคงเหลือ

บัญชีคลังสินค้ารูปแบบนี้แตกต่างจากแบบเดิม ความแตกต่างที่สำคัญคือไม่มีการบัญชีเชิงคุณภาพและทั้งหมดในบริบทของสินค้าและวัสดุในแผนกบัญชี งบการหมุนเวียนตามลำดับจะไม่ถูกรวบรวม

ในการจัดระเบียบคลังสินค้าประเภทนี้ การบัญชีสำหรับสินค้าและวัสดุจะดำเนินการในบริบทของบัญชีย่อย กลุ่มสินค้าโภคภัณฑ์ และงบดุล ซึ่งใช้เพื่อบัญชีสำหรับสินค้าคงเหลือในเงื่อนไขทางการเงินเท่านั้น การบัญชีดำเนินการโดยผู้รับผิดชอบทางการเงิน สำหรับกระบวนการนี้ จะใช้บัญชีแยกประเภทสินค้าคงคลังหรือสมุดรายวันที่เหมาะสม

สำหรับแผนกบัญชีจะเกี่ยวกับการรับป.ตรีเอกสารทางบัญชีจากผู้รับผิดชอบทางการเงิน และตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับในภายหลัง เมื่อกระบวนการกระทบยอดเสร็จสิ้น ยอดคงเหลือของวัสดุที่บันทึกในวันแรกจะถูกโอนไปยังงบดุล

บัญชีปาร์ตี้

การค้าและคลังสินค้าในกรณีนี้ถูกจัดระเบียบในลักษณะที่จัดเก็บชุดสินค้าเฉพาะแยกจากกัน และสำหรับแต่ละคน เจ้าของร้านจะเขียนการ์ดแบทช์ออกเป็นสองชุด สมุดพิเศษใช้สำหรับลงทะเบียนบัตรดังกล่าว ในกรณีนี้คือหมายเลขชุดที่ยอมรับซึ่งเป็นหมายเลขลงทะเบียนในหนังสือเล่มนี้ หลังจากป้อนข้อมูลที่จำเป็นแล้ว สำเนาหนึ่งชุดจะถูกโอนไปยังแผนกบัญชี และอีกชุดหนึ่งยังคงอยู่ในคลังสินค้าและทำหน้าที่ลงทะเบียนบัญชีคลังสินค้า

ควรสังเกตว่าสินค้าและวัสดุที่มีชื่อเดียวกันจะถูกกำหนดเป็นชุด ผลิตภัณฑ์นี้ต้องจัดหาโดยซัพพลายเออร์รายเดียว ส่วนจำนวนส่งของอาจมีหลายตัว

เมื่อกรอกบัตรแบทช์ พนักงานคลังสินค้าต้องระบุวันที่รวบรวม, จำนวน, เวลากรอกใบรับสินค้า, ประเภทของการขนส่ง, รายละเอียดของซัพพลายเออร์, จำนวนและวันที่ ของใบแจ้งหนี้ ชื่อผลิตภัณฑ์ สถานที่ออกเดินทาง รวมถึงน้ำหนักและเกรด

การบัญชีคลังสินค้าของวัสดุซึ่งใช้วิธีแบทช์หมายถึงการสะท้อนในระหว่างการปล่อยสินค้าในวันที่ดำเนินการนี้ จำนวนเอกสารสินค้าสิ้นเปลือง โหมดการขนส่ง ชื่อผู้รับ, ปริมาณและเกรดสินค้าที่ขาย ในเวลาเดียวกัน เอกสารค่าใช้จ่ายระบุหมายเลขบัตรปาร์ตี้

เมื่อสินค้าหมดในชุดใดชุดหนึ่งหมด ผู้จัดการคลังสินค้าและผู้ขายสินค้าจะลงลายมือชื่อบนบัตรแล้วโอนไปยังแผนกบัญชี ซึ่งจะมีการตรวจสอบในภายหลัง

อาจมีการเปิดเผยการขาดแคลนในระหว่างการตรวจสอบ ในกรณีนี้ การบัญชีคลังสินค้าแสดงถึงการดำเนินการต่อไปนี้: ก่อนสินค้าคงคลังถัดไป นักบัญชีจะตัดการขาดแคลนไปยังต้นทุนการจัดจำหน่าย แต่มีเงื่อนไขว่าอยู่ภายในขอบเขตของการสูญเสียตามธรรมชาติเท่านั้น หากเกินบรรทัดฐาน การขาดแคลนควรได้รับการฟื้นฟูจากผู้ที่รับผิดชอบทางการเงินสำหรับสินค้าที่จัดเก็บไว้ในคลังสินค้า

การพิจารณาข้อมูลที่ระบบสินค้าคงคลังแบบกลุ่มรวมการร่างพระราชบัญญัติสำหรับชุดสินค้าและวัสดุที่ใช้อย่างสมบูรณ์

วารสารคลังสินค้าใช้สำหรับการเรียงลำดับอย่างไร

หากใช้วิธีบัญชีนี้ เจ้าของร้านจะเปิดหน้าอย่างน้อยหนึ่งหน้าในสมุดรายวันสินค้าสำหรับแต่ละพันธุ์และชื่อผลิตภัณฑ์ อาจป้อนการ์ดแยกต่างหาก จำนวนหน้าขึ้นอยู่กับปริมาณของการดำเนินการที่ได้รับและการบริโภค

ในชื่อการ์ดหรือหน้านิตยสาร คุณต้องระบุบทความ ชื่อ ความหลากหลาย และคุณสมบัติอื่นๆ ที่แยกแยะผลิตภัณฑ์เฉพาะ พื้นที่ที่เหลือบนหน้าใช้เพื่อแสดงใบเสร็จ รายจ่าย และยอดสินค้า

สมุดสินค้าคงคลัง (วารสาร) จะต้องบันทึกข้อมูลเมื่อลงทะเบียนใบเสร็จหรือค่าใช้จ่ายแต่ละรายการเอกสาร

กฎหมายอนุญาตให้ใช้นิตยสารรูปแบบต่างๆ ตัวอย่างคือวารสารการค้าในรูปแบบ N MX-2 ต้องดำเนินการโดยเจ้าของร้านหรือผู้รับผิดชอบอื่นๆ พื้นฐานสำหรับการกรอกเป็นเอกสารเกี่ยวกับการยอมรับและการออกสินค้าและวัสดุที่ฝากไว้ก่อนหน้านี้ บันทึกดังกล่าวมีข้อมูลต่อไปนี้:

- วันที่รับสินค้าและวัสดุสำหรับการจัดเก็บ

- หน่วยที่โอนสินค้าคงคลังไปยังคลังสินค้า

- ชื่อ ราคา ปริมาณ หน่วยวัดสำหรับสินค้าและวัสดุ

- หมายเลขและวันที่ของเอกสารที่ใช้ในระหว่างการออกและรับสินค้า;

- สถานที่จัดเก็บ

เพื่อให้สินค้าได้รับการยอมรับสำหรับการจัดเก็บและออกในภายหลัง จำเป็นต้องรับรองเอกสารที่เกี่ยวข้องพร้อมลายเซ็นของเจ้าของร้านและผู้จัดการคลังสินค้า

จัดทำบัญชีคลังสินค้าประเภทเชิงปริมาณอย่างเหมาะสมซึ่งมีการบันทึกการเคลื่อนไหวและยอดคงเหลือของผลิตภัณฑ์นิตยสารสินค้าประเภทต่าง ๆ จะช่วยด้วยความช่วยเหลือซึ่งรายการสินค้าคงคลังจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บสินค้ารวมถึงการแก้ไข การบริโภคของพวกเขา ข้อมูลดังกล่าวยังสามารถแสดงในรูปแบบของงบ

การลดราคาสินค้าคงคลังเป็นอย่างไร

การค้าและการเก็บรักษามีความเกี่ยวข้องกับปรากฏการณ์เช่นสินค้าล้าสมัยอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่นเดียวกับความต้องการที่ลดลงหรือการสูญเสียคุณภาพ ปัญหาเหล่านี้ไม่สามารถละเลยได้ และมีการใช้กระบวนการลดราคาเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับการจดทะเบียน คุณจะต้องมีการคิดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ที่เป็นวัสดุ

ต้องวาดและเซ็นชื่อเป็นสองชุด ดำเนินการโดยผู้รับผิดชอบซึ่งเป็นตัวแทนของคณะกรรมการพิเศษ หนึ่งสำเนายังคงอยู่กับผู้จัดการคลังสินค้า (ต้องเก็บไว้) ส่วนที่สองจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี ในบางสถานการณ์ อาจมีการแนบสำเนาหนึ่งฉบับในใบส่งมอบ ดำเนินการเพื่อโอนเอกสารนี้ไปยังองค์กรที่ขายสินค้าลดราคา หรือเพื่อวัตถุประสงค์ในการส่งคืนผู้ผลิต

ระบบการจัดการคลังสินค้า

งานหลักอย่างหนึ่งของธุรกิจใดๆ คือระบบอัตโนมัติและการปรับให้เหมาะสมของกระบวนการภายในทั้งหมดขององค์กร ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและปรับปรุงคุณภาพการบริการ

โกดังก็ไม่มีข้อยกเว้น เพื่อเร่งกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการรับและการบริโภคสินค้า มีการใช้โปรแกรมบัญชีคลังสินค้า อาจมีรูปลักษณ์และโครงสร้างที่แตกต่างกัน แต่ฟังก์ชันของซอฟต์แวร์ดังกล่าวยังคงเหมือนเดิม

เรากำลังพูดถึงโอกาสต่อไปนี้:

- จำหน่ายสินค้าในคลังสินค้าตามเซลล์จัดเก็บ แบทช์ และผู้รับผิดชอบ

- ความเป็นไปได้ของการคำนวณยอดสต็อคใหม่แบบไดนามิก

- ติดตามสินค้าตามเส้นทางจราจร

- การใช้วิธีการต่างๆ ในการกำหนดราคาสินค้า

- สินค้าคงคลังและการสร้างรายงานที่เกี่ยวข้องในภายหลังตามผลลัพธ์;

- การก่อตัวของใบเสร็จและคำสั่งซื้อคลังสินค้า

- ตีราคาสินค้าใหม่เนื่องจากอิทธิพลของปัจจัยต่าง ๆ ที่ก่อให้เกิดมูลค่า

- การจัดการคลังสินค้า

โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลังที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้คุณสร้างการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของคลังสินค้าขนส่ง เช่นเดียวกับคลังสินค้าทั่วไป นอกจากนี้ยังฝึกใช้แอนะล็อกอิเล็กทรอนิกส์ของบัตรบัญชีคลังสินค้าซึ่งมีตัวกรองที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เรากำลังพูดถึงข้อมูลการติดตามในพื้นที่ต่อไปนี้:

- สกุลเงินที่ใช้ในการชำระค่าสินค้า (ตามใบแจ้งราคาสินค้า การเกินดุลและสินค้าขาดดุล ใบแจ้งยอดจำหน่ายสินค้าจริง ฯลฯ)

- ชุดผลิตภัณฑ์, เงื่อนไขการจัดเก็บ, วันหมดอายุของใบรับรอง;

- การดำเนินการประเภทต่างๆ กับสินค้าและวัสดุ

- วัตถุประสงค์;

- เรียงลำดับ;

- ผู้รับผิดชอบทางการเงิน;

- การดำเนินการจัดพนักงานและรื้อถอนสินทรัพย์วัสดุในคลังสินค้า

ตามกฎแล้ว การบัญชีคลังสินค้าอัตโนมัติดังกล่าวจะได้รับการสรุปโดยนักพัฒนา โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของธุรกิจของลูกค้ารายใดรายหนึ่ง

รายการปัจจุบัน

ซอฟต์แวร์ต่างๆ สามารถใช้จัดระเบียบงานคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่หนึ่งในตัวเลือกยอดนิยมคือ "การบัญชีคลังสินค้า 1C" ซอฟต์แวร์นี้มีข้อดีบางประการที่ดึงดูดบริษัทจำนวนมากที่รวมโปรแกรมนี้ไว้ในคลังสินค้าของตน

ฟังก์ชั่นหลักมีลักษณะดังนี้:

- การบัญชีสินทรัพย์วัสดุ การมาถึงและการเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วและทันเวลา

- การบำรุงรักษาเอกสารคลังสินค้าทั้งหมดอย่างถูกต้อง

-การบำรุงรักษาสมุดรายวันคลังสินค้า (การ์ด) ที่สะดวกและทันเวลา

- ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับสินค้าคงคลังที่ถูกต้อง

- การแสดงและประมวลผลระบบคลังสินค้า

ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์นี้ คุณสามารถครอบคลุมกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กรในเชิงคุณภาพได้หลายด้าน เรากำลังพูดถึงการจัดการกฎการขาย หุ้น การเงิน การซื้อและการส่งมอบสินค้า ข้อได้เปรียบหลักของ "1C" ได้แก่ ความง่ายในการใช้งานโปรแกรม ความเป็นไปได้ของการแก้ไขโดยคำนึงถึงความต้องการขององค์กรเฉพาะ และการปฏิบัติตามบรรทัดฐานของกฎหมายรัสเซียอย่างครบถ้วน

หากต้องการ คุณสามารถใช้โปรแกรมอื่น: "Super Warehouse", "สินค้า-เงิน-สินค้า" และอื่นๆ

สรุป

เห็นได้ชัดว่างานในคลังสินค้ามีบทบาทสำคัญในการสร้างบริษัทที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นคุณภาพของบริการ ความเร็วในการจัดส่ง และสถานะของกระบวนการขายโดยรวมจึงขึ้นอยู่กับระดับของการจัดหน้าที่คลังสินค้า ดังนั้นบริษัทใดๆ ที่สนใจในการสร้างวงจรการขายและการส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้ประสบความสำเร็จจะต้องจัดระบบบัญชีสินค้าอย่างเหมาะสม