จดหมายขาออก: บันทึกการลงทะเบียน การบัญชี ตัวอย่าง กฎการกรอก

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

เศรษฐกิจของประเทศไหนๆ ก็จะมีเอกสารที่ทำหน้าที่หลายอย่าง ในหมู่พวกเขาการบัญชีสำหรับการติดต่อขาเข้าและขาออกเป็นหนึ่งในสิ่งหลัก ไม่มีองค์กรใดที่ทำงานแยกจากองค์กรอื่น การสื่อสารและความร่วมมือกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ การเงินและสถาบันอื่น ๆ เป็นข้อบังคับ ดังนั้นกระบวนการผลิตจึงไม่สามารถทำได้โดยปราศจากการโต้ตอบ ใครเป็นผู้ดูแลการลงทะเบียนจดหมายขาเข้าและขาออก? วิธีการบัญชีอย่างถูกต้องสำหรับพวกเขา? ใครต้องการมันและทำไม? เราจะพิจารณาปัญหาเหล่านี้ในบทความ

หมวดหมู่ของการติดต่อ. คุณสมบัติของเอกสารขาออก

เอกสารมีหลายรูปแบบและหลายประเภท แต่ทั้งหมดแบ่งออกเป็นสองประเภทหลักเท่านั้น:

• กำลังส่ง (จดหมายขาออก).
• ได้รับแล้ว (จดหมายขาเข้า).

มาดูความหมายของแต่ละหมวดกัน

การโต้ตอบที่เรียกว่าขาออกสามารถส่งไปยังผู้รับต่อไปนี้:

• ผู้มีอำนาจสูงสุด
• ลูกน้ององค์กร
• วิสาหกิจพันธมิตร
• แผนก การประชุมเชิงปฏิบัติการและแผนกโครงสร้างอื่น ๆ ขององค์กร

ส่งเอกสารอะไรให้หน่วยงานระดับสูงบ้าง

ในทางปฏิบัติทุกองค์กรอยู่ภายใต้องค์กรใด ๆ (เขต แผนก ภูมิภาค เช่นเดียวกับกระทรวง) จดหมายขาออกที่ส่งไปยังสถาบันเหล่านี้อาจเป็นรายงาน รายงาน แผนสำหรับเดือน ไตรมาส ปี การตอบสนองต่อคำขอ ตามกฎแล้วจะออกในแบบฟอร์มมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติหรือบนแผ่นธรรมดาที่มีโลโก้ของบริษัท

เอกสารสำหรับองค์กรดาวน์ไลน์

ไม่ใช่ทั้งหมด แต่มีองค์กรจำนวนมากที่ร่วมมือกับองค์กรที่อยู่ภายใต้พวกเขา อาจเป็นหน่วยงานของผู้บริหาร สาขา บริษัทขนาดเล็ก และอื่นๆ จดหมายที่ส่งมาจากเขาอาจเป็นคำสั่ง คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ คำแนะนำ เอกสารการฝึกอบรม เป็นกระดาษหัวจดหมายหรือกระดาษธรรมดาที่มีโลโก้บริษัท นอกจากนี้ คำแนะนำและเอกสารการฝึกอบรมอาจอยู่ในรูปแบบของโบรชัวร์และคู่มือ แต่ต้องแนบคำแนะนำในรูปแบบมาตรฐานหรือจดหมายปะหน้าพร้อมตราประทับและลายเซ็น หากไม่มีคู่มือและโบรชัวร์จะต้องมีตราประทับขององค์กรผู้ส่งและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

เอกสารสำหรับบริษัทพันธมิตร

ตามกฎแล้ว ในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงซัพพลายเออร์ ผู้จัดจำหน่าย และลูกค้า จดหมายที่เขาส่งเป็นคำสั่ง การแจ้งของการรับสินค้า การเรียกร้อง โบรชัวร์โฆษณา การแจ้งการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขข้อตกลงหรือสัญญา ข้อเสนอทางธุรกิจ

ควรสังเกตว่าสื่อโฆษณา รายการราคา การแสดงความยินดี คำเชิญ เช่น ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนเพื่อนำเสนอ

เอกสารในองค์กรเดียวกัน

การโต้ตอบขาออกประเภทนี้เกิดขึ้นที่องค์กรที่มีแผนก เวิร์กช็อป แผนกตั้งแต่ 2 แผนกขึ้นไป ในกรณีเช่นนี้ ผู้นำจะออกคำสั่ง มติ แนวทาง คำแนะนำ และเอกสารที่คล้ายคลึงกันซึ่งจะถูกส่งไปยังแผนกและการประชุมเชิงปฏิบัติการ จากนั้นสำหรับผู้จัดการและฝ่ายบริหารการติดต่อดังกล่าวจะเป็นขาออกและสำหรับเวิร์กช็อปหรือแผนก - ขาเข้า

กฎการออกแบบวารสาร

ไม่ว่าจะส่งเอกสารไปที่ใดก็ต้องนำมาพิจารณา เมื่อต้องการทำเช่นนี้ มีบันทึกสำหรับการลงทะเบียนจดหมายขาออก ในยุคที่คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตไม่มีอยู่จริง วารสารดังกล่าวถูกเก็บไว้ด้วยมือ พวกเขาสามารถโดยพลการ สามารถใช้สมุดโน้ต สมุดบัญชี สมุดจดทั่วไปได้ สิ่งสำคัญที่สุดคือนิตยสารต้องเย็บแผ่นเพื่อไม่ให้ขาด นอกจากนี้ ยังต้องมีการนับเลขด้วย หน้าชื่อเรื่องของวารสารระบุวันที่เริ่มต้น ก่อนหน้านี้จำเป็นต้องเย็บหน้าด้วยด้ายปิดท้ายด้วยกระดาษแผ่นหนึ่งซึ่งจำเป็นต้องประทับตราและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ นอกจากนี้ในแผ่นนี้ถูกวางจำนวนหน้าที่มีหมายเลขทั้งหมด ไม่อนุญาตให้แก้ไข

ตอนนี้การเย็บนิตยสารด้วยเธรดจะถูกบันทึกเมื่อการจดทะเบียนเอกสารสำคัญโดยเฉพาะด้านการเงินหรือมูลค่าทางกฎหมาย

หน้าในนิตยสารเป็นเลขในธุรกิจส่วนใหญ่

เมื่อบรรทัดสุดท้ายของวารสารถูกกรอก วันที่สิ้นสุดของวารสารจะถูกวางลง มันถูกเก็บไว้ตั้งแต่ 3 ถึง 5 ปี ขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายโต้ตอบที่ลงทะเบียนไว้ คำสั่งศาล บัญชีการเงิน สัญญาระยะยาว และอื่นๆ ถือว่ามีความสำคัญเป็นพิเศษ คุณสามารถกำจัดวารสารได้ก็ต่อเมื่อเอกสารแต่ละฉบับที่บันทึกไว้สูญเสียอำนาจทางกฎหมาย

คอมพิวเตอร์ช่วย

ในยุคของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์นี้ เป็นการยากที่จะหาเสมียนที่ติดตามบันทึกการติดต่อสื่อสารขาเข้าและขาออกด้วยมือ ขณะนี้มีโปรแกรมบางอย่างที่ให้คุณพิมพ์แบบฟอร์มหรือเก็บบันทึกบนคอมพิวเตอร์ได้ ในการใช้งาน คุณต้องมี:

• คอมพิวเตอร์พร้อม MS Office, โปรแกรม MS Excel
• เครื่องพิมพ์
• เครื่องสแกน
• อีเมลคอมพิวเตอร์
• ตราประทับแบบนี้: “ทางเข้า. เลขที่ _ "_" _20_" สามารถพิมพ์ด้วยตนเองหรือซื้อสำเร็จรูป

ถัดไป คุณต้องเข้าสู่โปรแกรม ดาวน์โหลดแบบฟอร์มที่จำเป็น และเริ่มทำงานกับมัน คุณสามารถพิมพ์แบบฟอร์ม ทำสำเนาจำนวนมาก เย็บได้ คุณจะได้รับสมุดบันทึกซึ่งคุณจะต้องจดบันทึกด้วยมือ คุณไม่สามารถพิมพ์ ลงทะเบียนบนคอมพิวเตอร์ของคุณโดยตรง ตามกฎแล้วนี่คือวิธีการจัดเก็บเอกสารโดยที่คุณไม่จำเป็นต้องเซ็นชื่อ

ต้องการนิตยสารกี่ฉบับ

บ่อยขึ้นโดยรวมแล้วสถานประกอบการจะเก็บบันทึกการติดต่อสื่อสารขาออกหนึ่งรายการ อย่างไรก็ตาม บางองค์กรที่มีพันธมิตรจำนวนมากและผู้รับรายอื่นๆ อาจมีนิตยสารเหล่านี้หลายฉบับ เช่น:

• สำหรับการลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบที่ส่งไปยังบุคคลที่สามและสำหรับเอกสารภายในองค์กร
• สำหรับจดหมายที่ส่งถึงบริษัทในและต่างประเทศ
• สำหรับเอกสารที่จัดทำขึ้นสำหรับบางองค์กร (เช่น สำนักงานกลาง กระทรวง และอื่นๆ) และคนอื่นๆ ทำขึ้นเพื่อความสะดวกในการจัดการเอกสาร แต่วารสารใด ๆ ที่จัดทำขึ้นตามมาตรฐานเดียว

นอกจากนี้ บางองค์กรยังมีวารสารแยกต่างหากสำหรับเอกสารแต่ละประเภท ตัวอย่างเช่น เพื่อลงทะเบียนคำสั่งซื้อขาออก ใบสั่งทางบัญชี การแจ้งเตือน คู่มือ ข้อร้องเรียนของลูกค้า โปรโตคอล และอื่นๆ ในการบัญชีสำหรับเอกสารดังกล่าว อาจใช้แบบฟอร์มที่มีคอลัมน์อื่น

วิธีบันทึกรายการบันทึกประจำวัน

ควรบอกว่าแบบฟอร์มประมาณเดียวกันสำหรับการบัญชีสำหรับจดหมายขาออกทุกประเภท ตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าการออกแบบควรมีหน้าตาเป็นอย่างไรในบทความของเรา

ที่ด้านบนของแต่ละหน้าจะมี "ส่วนหัว" พร้อมคอลัมน์:

• หมายเลขประจำรายการก็ติดอยู่ที่เอกสารด้วย
• วันที่ออกเดินทาง
• ชื่อเอกสาร (เช่น "รายงานความคืบหน้า")
• สรุป (ตัวอักษรสองสามประโยค คุณสามารถใส่หมายเลขเอกสารลงไปได้)
• ชื่อสถาบันที่ส่งจดหมายโต้ตอบ
• ลงนามผู้รับผิดชอบ
• วิธีการออกเดินทาง (ปกติหรืออีเมล, โทรสาร). รายการนี้ได้ถูกเพิ่มเข้ามาพร้อมกับการถือกำเนิดของเทคโนโลยีใหม่ ก่อนหน้านี้ไม่อยู่ในบันทึกการติดต่อ
• หากมีการส่งคำตอบต่อคำขอหรือรายงานการดำเนินการ วารสารควรระบุหมายเลขของเอกสารตามการสร้างจดหมายที่ส่ง นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับนักแสดง (ชื่อ, ตำแหน่ง).
• จำนวนเล่ม. บางครั้งมีการจัดสรรคอลัมน์แยกกัน ซึ่งระบุจำนวนหน้าในสำเนา
• หมายเหตุ. ข้อมูลที่ไม่รวมอยู่ในคอลัมน์ก่อนหน้านี้แสดงอยู่ที่นี่

หากเอกสารขาออกไม่ใช่การตอบสนองต่อคำขอหรือรายงาน ขีดกลางจะถูกใส่ลงในคอลัมน์ในการดำเนินการและผู้รับผิดชอบ

ในสมัยของเรา เนื้อหาและการกรอกบันทึกการติดต่อที่ส่งออกไปไม่เปลี่ยนแปลง ตัวอย่างที่แสดงด้านบน

อีเมลขาเข้า

องค์กรสามารถรับจดหมายและเอกสารได้จากแหล่งต่อไปนี้:

1. ผู้มีอำนาจสูงสุด
2. ลูกน้อง
3. บริษัทพันธมิตร
4. สถาบันอื่นๆ ที่ไม่ได้ระบุไว้ข้างต้น (ตำรวจ ธนาคาร ศาล เอกชน ฯลฯ)
5. ภายในองค์กร การโต้ตอบที่เข้ามาอาจมาจากฝ่ายบริหารหรือหน่วยงานโครงสร้างอื่น เช่น จากแผนกบัญชี

เหนือเราพิจารณาว่าเอกสารใดบ้างที่ประกอบเป็นการติดต่อจากองค์กรที่ระบุไว้ในสามย่อหน้าแรก

เอกสารจากสถาบันอื่นอาจเป็นหมายเรียกของพนักงาน, หมายบังคับคดี, คำตัดสินของศาล, คดีความ, คำร้องทุกข์หรือคำแถลงจากบุคคลทั่วไป เป็นต้น

เอกสารที่แสดงถึงเวิร์กโฟลว์ภายในองค์กรอาจแตกต่างกันมาก: คำสั่งการจัดการ คำสั่ง คำแนะนำ ข้อบังคับ มาตรฐาน ข้อบังคับด้านความปลอดภัย ประกาศ และอื่นๆ

การทำงานกับเอกสารขาเข้า

จำเป็นต้องเก็บบันทึกไม่เพียงแต่จดหมายขาออกเท่านั้นแต่ยังรวมถึงขาเข้าด้วย วารสารที่ลงทะเบียนจดหมายที่ได้รับจากองค์กรจะถูกวาดขึ้นตามกฎเดียวกันกับเอกสารที่ส่ง

ความแตกต่างอยู่ใน "หมวก" ในแบบฟอร์ม ควรมีคอลัมน์ต่อไปนี้:

• เลขท้าย. ยังติดอยู่ที่เอกสาร
• วันที่ได้รับ
• องค์กรที่ส่งเอกสาร
• ได้รับอย่างไร (ทางแฟกซ์ อีเมล หรือจดหมายธรรมดา)
• ชื่อเอกสาร
• จำนวนเล่ม
• ส่งเอกสารไปที่ใด (ชื่อเวิร์กช็อป แผนก หรือโฟลเดอร์)

ตัวอย่างรูปแบบหนึ่งของวารสารทางจดหมายขาเข้าแสดงไว้ด้านล่าง

หากเอกสารที่เข้ามาเป็นคำสั่งหรือวิธีการของผู้บริหารที่ได้รับจากการประชุมเชิงปฏิบัติการ (แผนก) เพื่อดำเนินการบันทึกการลงทะเบียนจะต้องระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบและแนบมาด้วยบันทึกการแสดง วันที่ และลายเซ็นของศิลปิน

ใครเป็นคนเก็บบันทึก

ผู้รับผิดชอบใด ๆ ที่ได้รับการแต่งตั้งจากหัวหน้าสามารถลงทะเบียนจดหมายขาเข้าและขาออกได้ ในกรณีนี้กิจกรรมแรงงานประเภทนี้จะต้องรวมอยู่ในรายละเอียดงานของเขาหรือได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร ตามกฎแล้วงานในสำนักงานในองค์กรจะได้รับการจัดการโดยเลขานุการ นอกจากนี้ พนักงานของสำนักงานหรือผู้ดูแลระบบ (ในบริษัทขนาดเล็ก) สามารถดำเนินการลงทะเบียนทางจดหมายได้ ในบางองค์กร พนักงานสองคนจะดูแลการติดต่อโต้ตอบกัน - ผู้เรียบเรียงและเลขานุการ

ร้านค้าและแผนกต่างๆ ยังเก็บบันทึกเอกสารขาเข้าและขาออกอีกด้วย สิ่งนี้ทำโดยพนักงานที่ถูกตั้งข้อหากับกิจกรรมประเภทนี้ตามคำสั่งของผู้บริหาร

ฉันควรบันทึกเอกสารขาเข้าอย่างถูกต้องอย่างไร

การลงทะเบียนจดหมายขาเข้าและขาออกไม่ใช่งานยาก แต่มีความรับผิดชอบ เอกสารทั้งหมดที่องค์กรได้รับนั้นอยู่ภายใต้การบัญชี หากมาจากองค์กรต้องประทับตราและลงนามโดยหัวหน้า บางครั้งจำเป็นต้องมีลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น หัวหน้าฝ่ายบัญชี หากนี่คือใบแจ้งหนี้ที่ออกให้กับองค์กร จดหมายจากบุคคล เช่น คำอธิบายหรือข้อเรียกร้อง สามารถลงนามได้เฉพาะผู้ที่รวบรวมเอกสารนี้เท่านั้น

ในองค์กรส่วนใหญ่ การโต้ตอบขาเข้าทั้งหมดต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้จัดการเพื่อให้ทันกับกระบวนการผลิต ตัวเขาเองตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับเอกสารที่ได้รับ - ยอมรับการดำเนินการ ทำความคุ้นเคยกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล หรือเพียงแค่เก็บเอกสารลงในโฟลเดอร์ ดังนั้นเลขานุการที่ได้ลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบขาเข้าในวารสารจึงมอบให้หัวหน้า เขาทำเครื่องหมายบนเอกสารแต่ละฉบับว่าควรส่งแผนกใด

ตาม "คำตัดสิน" นี้ เลขานุการในการลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบขาเข้าในคอลัมน์ที่เหมาะสม "ชะตากรรม" เพิ่มเติมของจดหมายแต่ละฉบับ ตัวอย่างเช่น สามารถส่งกฎระเบียบใหม่เกี่ยวกับการคำนวณเบี้ยประกันภัยไปที่แผนกบัญชี แนวทางความปลอดภัยไปยังฝ่ายเทคนิค และข้อเรียกร้องจากพลเมือง Ivanov ไปยังแผนกควบคุมคุณภาพผลิตภัณฑ์ งานนี้เลขานุการเสร็จสมบูรณ์พร้อมเอกสารขาเข้า

ฉันจะติดตามอีเมลขาออกได้อย่างไร

ด้านบน เราได้ตรวจสอบเอกสารที่อาจเกี่ยวข้องกับเอกสารประเภทนี้ ในบางองค์กร ผู้ช่วยเลขานุการหรือผู้เรียบเรียงต้องตอบคำขอเป็นรายบุคคล ตาม GOST R 6.30-2003.12 เอกสารดังกล่าวถูกวาดขึ้นในรูปแบบพิเศษหรือบนแผ่นเปล่าที่มีโลโก้ของ บริษัท จดหมายธุรกิจที่ส่งถึงองค์กรหรือบุคคลต้องประทับตราและลงนามโดยผู้จัดการ ตามกฎแล้ว เลขาฯ จะต้องถ่ายสำเนาเอกสารซึ่งต้องอยู่ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง

จดหมายขาออกมีการลงทะเบียนในวารสารที่เกี่ยวข้อง เลขานุการต้องตรวจสอบตราประทับและลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมด รายละเอียดของบริษัท และองค์กรที่ร่างเอกสารให้ใส่หมายเลขที่สอดคล้องกับหมายเลขที่ป้อนในวารสารวันที่ออกเดินทางชื่อของโฟลเดอร์ที่คัดลอก หากจดหมายที่ส่งเป็นการตอบกลับจดหมายขาเข้า คุณต้องใส่หมายเลขที่ลงทะเบียนไว้ด้วย ต้องส่งเอกสารในวันที่ระบุในบันทึกการลงทะเบียน

ทำไมเราต้องทำบัญชีโต้ตอบ

บางคนที่อยู่ห่างไกลจากการผลิตเชื่อว่าการลงทะเบียนจดหมายขาเข้าและขาออกอย่างละเอียดถี่ถ้วนเป็นงานพิเศษที่เรียกว่าเอกสาร อันที่จริง การบัญชีโต้ตอบทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

• จัดระเบียบเวิร์กโฟลว์
• รับประกันการตอบสนองต่อสัญญาณขาเข้าอย่างทันท่วงที
• ปรับปรุงการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในการผลิต
• รับประกันการมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิผลของบริษัทในชีวิตเศรษฐกิจต่างประเทศ
• ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ความสำคัญของงานนี้ชัดเจน ดังนั้นคุณต้องดำเนินการอย่างรับผิดชอบ