หน้าที่หลักของการควบคุมในการจัดการ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ผู้นำแต่ละคนทำหน้าที่พื้นฐานของการจัดการ: การวางแผน องค์กร แรงจูงใจ การควบคุม องค์ประกอบทั้งสี่ของฟังก์ชันการควบคุม: การกำหนดตัวบ่งชี้และวิธีการสำหรับการวัดผลลัพธ์ การวัดผล การกำหนดว่าผลลัพธ์อยู่ในการติดตาม และการดำเนินการแก้ไข

ฟังก์ชั่นการจัดการทั้งหมด: การวางแผน องค์กร แรงจูงใจ การควบคุมนั้นเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิด พวกเขามีความสำคัญเท่าเทียมกันสำหรับการจัดการที่มีประสิทธิภาพ ไม่สามารถแบ่งออกเป็นวิชาเอกและวิชารองได้ ในขณะเดียวกัน หน้าที่การจัดการ: องค์กร แรงจูงใจ และการควบคุมจะขึ้นอยู่กับการวางแผนที่รอบคอบและมีประสิทธิภาพ

• การวางแผนเป็นหน้าที่หลักและเป็นพื้นฐาน ตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ แผนถูกสร้างขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โดยจัดให้มีการจัดสรรทรัพยากรบางอย่างและเชื่อมโยงการจัดสรรนี้ให้ทันเวลา การวางแผนจัดทำเอกสารการจัดสรรทรัพยากรและรวมความพยายามของแต่ละแผนกและพนักงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน สำหรับสิ่งนี้มันจะดำเนินการการสลายตัวของเป้าหมายร่วมกันเป็นเป้าหมายส่วนบุคคล จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดให้มีการวางแผนและควบคุมองค์กร หน้าที่การจัดการ นอกเหนือจากการตั้งเป้าหมายแล้ว ยังจัดให้มีการรวบรวมรายการงานที่ต้องทำในลำดับที่แน่นอนเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ในเวลาเดียวกัน งานแต่ละงานจะเชื่อมโยงกับเวลาที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ทรัพยากรที่ได้รับมอบหมายและงานที่ตามมา (หรือก่อนหน้า) จะทำงานทันเวลา
• Organization เป็นหน้าที่ของการจัดการคือการสร้างโครงสร้างที่ช่วยให้แต่ละองค์ประกอบของระบบทำงานร่วมกันตามกฎที่กำหนดและใช้ทรัพยากรที่จัดสรรอย่างมีเหตุผลเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โครงสร้างองค์กรอธิบายโดยกฎเกณฑ์จำนวนหนึ่ง - ระเบียบ ข้อบังคับ คำแนะนำ
• แรงจูงใจในฐานะหน้าที่ของผู้บริหารคือการสนับสนุนให้พนักงานทุกระดับทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อบรรลุเป้าหมาย นี่คือหน้าที่การกำกับดูแลที่มีความเห็นอกเห็นใจและเป็นทางการน้อยที่สุด
• การควบคุม ในฐานะที่เป็นหน้าที่ กระบวนการจัดการประกอบด้วยการบัญชีเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพของผลงาน ซึ่งเป็นกระบวนการที่ช่วยให้มั่นใจว่าองค์กรบรรลุเป้าหมาย

การมอบหมายการควบคุม

การควบคุมเป็นหน้าที่หลักของการจัดการ สำหรับ:

• ลดความไม่แน่นอนของกระบวนการผลิตและขั้นตอนการจัดการ
• การทำนายและการป้องกันความล้มเหลว
• สนับสนุนการดำเนินการที่ประสบความสำเร็จ

การควบคุมเป็นสิ่งที่คิดไม่ถึงหากไม่มีการวัด ให้เข้าใจสิ่งที่งานกำลังดำเนินไปตามแผน จำเป็นต้องเปรียบเทียบตัวชี้วัดเชิงปริมาณที่ทำได้ในขณะที่ควบคุมกับตัวชี้วัดที่วางแผนไว้ก่อนหน้านี้

การควบคุมกระบวนการคือระบบที่ให้คุณวางแผน วัด ระบุความเบี่ยงเบน และแก้ไขกิจกรรมทางธุรกิจใดๆ เช่น การผลิต บรรจุภัณฑ์ การจัดส่งถึงผู้บริโภค และอื่นๆ

ฟังก์ชั่นการควบคุมในการจัดการเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดการ

ในกรณีที่ไม่มีฟังก์ชั่นการควบคุม การควบคุมใดๆ ก็ตามก็จะสูญเสียความหมายไป คุณจะไม่รู้ว่าสิ่งที่วางแผนไว้เสร็จสิ้นแล้วหรือไม่ และโดยทั่วไปแล้ว หากกำลังทำอะไรอยู่

หากไม่มีฟังก์ชั่นควบคุม ก็ไม่สามารถจัดการบุคลากรได้

กระบวนการจัดการเป็นกระบวนการทำงานสำหรับการควบคุมองค์กร ควรเติบโตจากเป้าหมายและแผนกลยุทธ์ขององค์กร

สี่องค์ประกอบของฟังก์ชั่นการควบคุม

ฟังก์ชั่นควบคุมการจัดการมีสี่ขั้นตอนหลัก:

1. กำหนดตัวบ่งชี้และวิธีวัดผลลัพธ์
2. วัดผล
3. กำหนดว่าผลลัพธ์เป็นไปตามแผนหรือไม่
4. ใช้มาตรการแก้ไข

"การควบคุม" หมายถึงรายการที่ซ้ำกัน (ภาษาฝรั่งเศส contrôle จาก contrerôle - จากละติน contra - ต่อต้าน และ rotulus - เลื่อน)

การตั้งเป้าหมายและวิธีการวัดผล

จำเป็นต้องสร้างชุดของตัวบ่งชี้ที่มีความสำคัญสำหรับกระบวนการควบคุมและกำหนดค่าที่วางแผนไว้สำหรับแต่ละจุดในเวลาที่กำหนด เมื่อในเวลานี้จริงด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการจึงได้รับสัญญาณว่าสิ่งต่างๆ เป็นอย่างไร ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องตรวจสอบทุกขั้นตอนของการดำเนินการตามแผน

ตัวชี้วัดควรมีความชัดเจน วัดได้ และวัสดุที่ต้องติดตาม ในโรงงานผลิต ตัวชี้วัดอาจรวมถึงการขายและผลผลิต ประสิทธิภาพแรงงาน ประสิทธิภาพความปลอดภัย และอื่นๆ

ในการส่งมอบบริการ ในทางกลับกัน ตัวชี้วัดควรรวมถึงจำนวนลูกค้าที่ต้องรอที่ธนาคารหรือจำนวนลูกค้าใหม่ที่เข้ามาอันเป็นผลมาจากการปรับปรุงแคมเปญโฆษณา.

จุดการวัดบนไทม์ไลน์ไม่ควรถูกสุ่มเลือก แต่ควรเชื่อมโยงกับสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งยวด จากมุมมองของกระบวนการที่ถูกควบคุม ช่วงเวลาหรือจุดเริ่มต้น/จุดสิ้นสุดของขั้นตอนสำคัญของกระบวนการ อาจจะเป็น

• เริ่มต้นหรือสิ้นสุดระยะเวลาการวางแผน - กะ วัน สัปดาห์ หรือเดือน
• จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของขั้นตอนสำคัญ: ก่อนการผลิตเสร็จสิ้น เริ่มการประกอบขั้นสุดท้าย การขนส่งสินค้าไปยังลูกค้า
• การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือความสำเร็จของปริมาณบริการที่วางแผนไว้

หน้าที่ของการวางแผนและควบคุมในการจัดการมีความเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิดและไม่สมเหตุสมผลหากขาดอย่างอื่น ไม่มีใครควบคุมแผนกลายเป็นกระดาษเปล่า หน้าที่การจัดการแรงจูงใจและการควบคุมก็เกี่ยวข้องเช่นกัน

ผลการวัด

วัดผลที่จุดควบคุมและเปรียบเทียบกับที่วางแผนไว้ตัวชี้วัดควรดำเนินการในลักษณะเชิงรุกเพื่อให้สามารถตรวจจับความเบี่ยงเบนได้เร็วที่สุดหรือคาดการณ์ได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น ดังนั้นจึงหลีกเลี่ยงหรือลดการดำเนินการแก้ไข

หากมีการวางแผนจุดตรวจอย่างเหมาะสมและมีเครื่องมือในการพิจารณาว่าผู้ใต้บังคับบัญชากำลังทำอะไร การประเมินประสิทธิภาพในปัจจุบันและที่คาดหวังจะแม่นยำและง่ายดาย

อย่างไรก็ตาม ยังมีกิจกรรมมากมายที่ยากต่อการกำหนดจุดควบคุมที่แน่นอน แต่ก็มีกิจกรรมมากมายที่ยากต่อการวัด

มันค่อนข้างง่าย ตัวอย่างเช่น ในการกำหนดเวลามาตรฐานสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์มวลรวม และการวัดค่าจริงสำหรับตัวชี้วัดเหล่านี้ก็ง่ายเช่นกัน

สถานการณ์ซับซ้อนขึ้นด้วยประเภทของงานที่อยู่ห่างไกลจากเทคโนโลยี ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบงานของผู้จัดการฝ่ายอุตสาหกรรมสัมพันธ์ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะมันไม่ง่ายที่จะพัฒนาดัชนีชี้วัดที่ชัดเจน

หัวหน้าผู้จัดการประเภทนี้มักอาศัยตัวบ่งชี้ที่คลุมเครือ เช่น ความสัมพันธ์ของสหภาพแรงงาน ความกระตือรือร้นและความภักดีของผู้ใต้บังคับบัญชา การลาออกของพนักงาน และ/หรือข้อพิพาทแรงงาน ในกรณีเช่นนี้ ผลลัพธ์ของการวัดผู้ใต้บังคับบัญชาโดยผู้จัดการก็คลุมเครือเช่นกัน

การปฏิบัติตามผลลัพธ์ตามแผน

นี่เป็นขั้นตอนง่ายๆ แต่สำคัญมากในกระบวนการควบคุม มันเกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่วัดได้กับเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ในขั้นตอนนี้ เทคนิคการเปรียบเทียบที่พัฒนาขึ้นล่วงหน้ามีความสำคัญอย่างยิ่ง ในนั้นเอกสารควรกำหนดสิ่งที่วัดได้อย่างชัดเจน ณ เวลาใด และภายใต้เงื่อนไขใด ปฏิบัติตามเทคนิคนี้อย่างเคร่งครัด มิฉะนั้น ผลการวัดและเปรียบเทียบกับแผนจะไม่น่าเชื่อถือ

หากประสิทธิภาพเป็นไปตามแผนที่วางไว้ ผู้บริหารอาจเชื่อว่าทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม ในกรณีนี้ ไม่จำเป็นต้องยุ่งเกี่ยวกับการทำงานในแต่ละวันขององค์กร

การดำเนินการแก้ไข

ขั้นตอนนี้จะกลายเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกรณีที่ตัวชี้วัดไม่ถึงที่วางแผนไว้ และการวิเคราะห์แสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการดำเนินการแก้ไข การดำเนินการแก้ไขดังกล่าวอาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างน้อยหนึ่งแง่มุมของการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กร

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการสาขาของธนาคารต้องตัดสินใจว่าจะต้องมีพนักงานเก็บเงินในห้องโถงมากขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามการรอสูงสุดห้านาทีที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

หรือผู้จัดการร้านตัดสินใจที่จะส่งพนักงานขายเครื่องจักรทำงานล่วงเวลาเพื่อให้ทันกำหนดส่งมอบสินค้า

การตรวจสอบยังช่วยในการระบุเป้าหมายที่ตั้งไว้ไม่ถูกต้อง ซึ่งในกรณีนี้ การดำเนินการแก้ไขจะเป็นการแก้ไขเป้าหมาย และไม่ต่อสู้เพื่อเปลี่ยนค่าที่วัดได้ในปัจจุบัน

ความทันเวลาของการดำเนินการแก้ไข

คุณต้องพัฒนาวิธีที่สร้างสรรค์เสมอเพื่อนำตัวชี้วัดไปสู่ค่าที่วางแผนไว้ มิฉะนั้น คุณจะต้องตระหนักช้าว่าความล้มเหลวได้เกิดขึ้นแล้วยิ่งระบุจุดบกพร่องหรือความล้มเหลวได้เร็วเท่าใด ก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะแก้ไขหรือตามทันมากขึ้นเท่านั้น และใช้เวลาน้อยลง วัตถุดิบ และทรัพยากรในการแก้ไข

การเบี่ยงเบนที่ค้นพบในภายหลังนั้นแก้ไขไม่ได้โดยสิ้นเชิง ในกรณีนี้ องค์กรประสบความสูญเสียทางการเงินและชื่อเสียงอย่างมีนัยสำคัญ จนถึงการยุติการดำเนินงาน

ข่าวร้ายวันนี้ย่อมดีกว่าข่าวเดิมในวันพรุ่งนี้

D. ส. แชดวิก

ความสัมพันธ์ของฟังก์ชันควบคุม

ฟังก์ชั่นการจัดการ: แรงจูงใจและการควบคุมนั้นสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด ในการสร้างระบบแรงจูงใจที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้จัดการจำเป็นต้องเข้าถึงผลการควบคุมที่ถูกต้องและทันเวลา

สามารถดำเนินการควบคุมเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด:

• ตัวชี้วัดที่วางแผนไว้;
• มาตรฐานคุณภาพ;
• นโยบายองค์กร;
• ข้อกำหนดเพื่อความปลอดภัยและการคุ้มครองแรงงาน
• ข้อกำหนดของการควบคุมของรัฐหรือองค์กรสาธารณะ

การควบคุมอาจเป็นแบบกำหนดช่วงและแบบครั้งเดียว แบบกำหนดเวลาและแบบฉุกเฉิน แบบส่วนตัวและเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบทั่วไปขององค์กร

สรุป

หน้าที่หลักของการควบคุมในการจัดการคือเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการตามแผนและบรรลุเป้าหมายขององค์กร คุณสมบัติเพิ่มเติม - รองรับองค์กรและแรงจูงใจและการโต้ตอบกับพวกเขา หน้าที่ควบคุมในการบริหารนั้นสำคัญที่สุด จุดควบคุมไม่ใช่เพื่อจับหน่วยหรือพนักงานที่ไม่ปฏิบัติตามแผนและลงโทษพวกเขา ประเด็นคือการตรวจจับการเบี่ยงเบนจากแผนอย่างทันท่วงที แล้วมีโอกาสที่จะมีเวลาดำเนินการแก้ไข การจัดระเบียบกระบวนการควบคุมอย่างรอบคอบเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินการตามแผนและการบรรลุเป้าหมายอย่างถูกต้องและทันเวลา