การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน: แผน กิจกรรม

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การปรับต้นทุนให้เหมาะสมในองค์กรเป็นขั้นตอนที่สำคัญและจำเป็นในสถานการณ์ที่ไม่มั่นคงทางเศรษฐกิจ พิจารณาให้ละเอียด

คำถามสำคัญ

ทำทุกอย่างให้ถูกต้องและไม่เป็น "ทรราชและอุปถัมภ์" ในสายตาของพนักงาน คุณต้องเข้าใจ:

• ประเภทที่มีอยู่และตัวเลือกการลดต้นทุน
• หลักการและวิธีการวางแผนควบคู่ไปกับกิจกรรมการปรับต้นทุนให้เหมาะสม
• วิธีลดต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดจากมุมมองที่ใช้งานได้จริง
• วิธีลดต้นทุนวัตถุดิบ
• สาระสำคัญของประโยชน์จากการลดต้นทุนการขนส่ง
• วิธีเลือกกลยุทธ์การลดต้นทุน
• หลักการเพิ่มประสิทธิภาพพื้นฐาน

งบประมาณ

บ่อยครั้งที่การจัดทำงบประมาณถูกย้ายไปที่แผนกที่พนักงานเชื่อว่าพวกเขาไม่มีความสามารถอย่างเต็มที่ในเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม การจัดทำงบประมาณเป็นขั้นตอนที่สำคัญ การเข้าร่วมจะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลจำนวนมากที่สำคัญสำหรับทุกแผนก

งบประมาณถูกสร้างขึ้นในหลายขั้นตอน:

• การจัดทำแผนโครงการสำหรับงบประมาณในอนาคต
• การพิจารณาร่างงบประมาณ
• อนุมัติงบประมาณ;
• การดำเนินการตามงบประมาณ;
• การวิเคราะห์การดำเนินการ

การเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณเป็นขั้นตอนต่อไปหลังจากการจัดทำงบประมาณ

ต้นทุน

การปรับค่าใช้จ่ายให้เหมาะสมเป็นไปไม่ได้หากไม่เข้าใจเนื้อหาของคำว่า "ต้นทุน"

คือกองทุนที่เกี่ยวข้องกับการสร้างผลกำไรในช่วงเวลาหนึ่ง ต้นทุนส่วนหนึ่งสะสมในรูปของผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูป สินทรัพย์ไม่มีตัวตน หรืองานระหว่างก่อสร้างในสินทรัพย์ของบริษัท แผนภาพแสดงโครงสร้างแบบง่ายที่สอดคล้องกับมาตรฐาน IFRS

พูดง่ายๆ ก็คือ ค่าใช้จ่ายคือการเพิ่มหนี้สินหรือสินทรัพย์ที่ลดลงซึ่งส่งผลให้ทุนลดลง

การเพิ่มประสิทธิภาพ

เชื่อกันว่าการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนเริ่มต้นด้วยการลดต้นทุนในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่เป็นความจริงทั้งหมด

การปรับการใช้จ่ายงบประมาณให้เหมาะสมในองค์กรไม่ได้เริ่มต้นขึ้นในขณะที่พวกเขาเริ่มควบคุมการใช้จ่ายเงินที่มีอยู่ในบัญชีอย่างเข้มงวด น่าเสียดายที่ในขณะนี้ คำถามที่ว่าเงินในบัญชีมาจากไหนนั้นไม่ได้ถูกควบคุมเลย การดึงดูดการให้กู้ยืมที่มีความเคลื่อนไหวตลอดจนการจัดการค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียวทำให้เกิดการขาดแคลนเงินทุนในองค์กรอย่างเรื้อรัง จากนั้นจึงอาจล้มละลายได้

ประสิทธิผลของขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับการเก็บบันทึกทั้งรายได้และค่าใช้จ่าย รายการเหล่านี้ต้องมีการวางแผน และฝ่ายบริหารต้องคอยตรวจสอบตัวเลขตามปี ไตรมาส เดือน หรืองวดการเงินอื่นๆ อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลามีความเป็นไปได้ที่โครงการที่มีราคาแพงในปัจจุบันจะทำกำไรได้มากในระยะยาว

พื้นที่ทำงาน

การปรับต้นทุนให้เหมาะสมไม่ได้หมายถึงการดำเนินการเพื่อสร้างความเสียหายต่อผลประโยชน์ทางธุรกิจ งานลดต้นทุนควรได้รับการแก้ไขอย่างดีที่สุดเมื่อเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายและรายได้เข้าด้วยกัน

คุณสามารถแก้ปัญหาได้หลายทาง:

1. ลดต้นทุนด้วยทรัพยากรภายใน (ลดโดยตรง) การดำเนินการเหล่านี้รวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุนวัสดุ ลดต้นทุนการจัดการ ตลอดจนการลดพนักงานในองค์กร
2. ลดต้นทุนการผลิต (ลดลงสัมพัทธ์) สามารถทำได้โดยการเพิ่มปริมาณการผลิต ในกรณีนี้จะใช้เงินส่วนเดียวน้อยลงมาก
3. การสร้างข้อเสนอผ่านการวิจัยทางการตลาด ในกรณีนี้ ปริมาณการซื้อของลูกค้าจะถูกกระตุ้นและมีลูกค้าใหม่หลั่งไหลเข้ามา
4. การสร้างวินัยทางการเงินที่เข้มงวด ในรูปแบบนี้ กลุ่มคนที่จำกัดสามารถให้ "ไปข้างหน้า" สำหรับค่าใช้จ่ายได้

โปรแกรมเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณควรครอบคลุมพื้นที่ที่แคบที่สุด แล้วจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

เส้นทางการเพิ่มประสิทธิภาพ

แผนการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนสามารถรวมสามทิศทางที่บริษัทสามารถไปได้

เน้นลดด่วน ลดต้นทุนองค์กรอย่างรวดเร็ว เป็นระบบตัวย่อ

แต่ละวิธีใช้ในสถานการณ์เฉพาะ มาตรการในเรื่องนี้ควรสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันและควรอยู่บนพื้นฐานของการวางแผนระยะยาวด้วย

ลดด่วน

การเลือกวิธีนี้เพื่อลดต้นทุน เป็นเรื่องเร่งด่วนที่จะหยุดจ่ายค่าใช้จ่ายบางรายการ ในการหาผลลัพธ์ คุณต้องค้นหาผลที่ตามมาของวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพแต่ละวิธี

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดแบ่งออกเป็น:

• ลำดับความสำคัญสูง ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจำเป็นสำหรับองค์กรในการดำเนินกิจกรรมต่อไป ซึ่งรวมถึงการจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงาน การซื้อวัตถุดิบในการผลิต
• ลำดับความสำคัญ. นี่คือค่าใช้จ่ายในการชำระค่าสื่อสารเคลื่อนที่, โฆษณา หากคุณหยุดจ่ายภายใต้บทความนี้ แสดงว่างานของบริษัทล้มเหลว
• อนุญาต ได้แก่ สวัสดิการพนักงาน ค่ารักษาพยาบาลพนักงาน หากบริษัทไม่มีเงินทุนฟรี การชำระเงินเหล่านี้อาจถูกระงับ แต่ควรเก็บไว้
• ไม่จำเป็น. ตัวอย่างของค่าใช้จ่ายดังกล่าว ได้แก่ ค่าเครื่องบินส่วนตัวสำหรับหัวหน้าบริษัท การยกเลิกค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะไม่ส่งผลเสียต่อการดำเนินงานของบริษัท

เมื่อเลือกการลดต้นทุนด่วน อย่างแรกเลย การชำระเงินสำหรับรายการ "ที่ไม่จำเป็น" จะหยุดลงและรายการที่อนุญาตจะถูกจำกัดอย่างรวดเร็ว ไม่แนะนำให้ลดสองหมวดแรก

ลดต้นทุนอย่างรวดเร็ว

การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนในองค์กรอย่างรวดเร็วเป็นผลจากหลายเหตุการณ์ ในการลดต้นทุนอย่างมีประสิทธิผลที่สุด ฝ่ายบริหารต้องพิจารณาว่าประหยัดที่ไหนก่อน

1. ประหยัดวัสดุในการผลิตและวัตถุดิบ วิธีเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนอาจแตกต่างกัน การแก้ไขสัญญากับซัพพลายเออร์เพื่อให้ได้สินค้าในราคาที่เหมาะสมเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการลดต้นทุน นอกจากนี้ ซัพพลายเออร์สามารถเสนอการเลื่อนการชำระเงิน ซึ่งจะทำให้บริษัทมีโอกาสเพิ่มจำนวนเงินที่จำเป็นโดยไม่ต้องได้รับเงินกู้เพิ่มเติม
2. การวิเคราะห์ต้นทุนการขนส่งและการปรับค่าใช้จ่ายรายการนี้ให้เหมาะสม นอกจากนี้ คุณสามารถลดต้นทุนค่าไฟฟ้า โทรคมนาคม แผนกขนส่งสามารถจ้างภายนอกได้ จากนั้นติดต่อศูนย์ลอจิสติกส์ ซึ่งจะจัดทำโปรแกรมเพื่อลดต้นทุนการขนส่ง เพื่อลดต้นทุนค่าไฟฟ้า ควบคุมการบริโภค ตรวจสอบระดับความสว่างในที่มืด ติดตั้งอุปกรณ์ประหยัดพลังงาน การลดรายชื่อพนักงานที่มีสิทธิ์ในการสื่อสารผ่านมือถือขององค์กรจะช่วยลดต้นทุนได้อย่างมาก คุณสามารถเจรจากับผู้ให้บริการโทรศัพท์มือถือหรือผู้ให้บริการโทรคมนาคมเพื่อทำสัญญาองค์กรที่มีเงื่อนไขที่ดีได้
3. ลดพนักงานและลดเงินเดือน การเอาท์ซอร์สและฟรีแลนซ์ช่วยลดต้นทุนในการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และบริษัทจัดหางานหรือแผนกจัดหางานภายในจะช่วยแทนที่พนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องมีพนักงานทำความสะอาด พนักงานซ่อมบำรุงภายนอกจะประหยัดได้ถึง 20% ของการชำระเงินที่เป็นของลูกจ้างแต่ละคน

อีกทางเลือกหนึ่งคือการปรับต้นทุนให้เหมาะสมโดยการลดค่าจ้าง แต่ให้สวัสดิการสังคม: ขยายรายการเงื่อนไขการประกันสุขภาพ จัดหาอาหารให้พนักงานโดยเสียค่าใช้จ่ายของบริษัท หรือกาแฟฟรีในเครื่อง จากการศึกษาพบว่าการลงทุนในกรณีนี้จะสร้างผลกำไรในระยะยาว เนื่องจากจะเพิ่มความภักดีของพนักงาน

ตัวย่ออย่างเป็นระบบ

ตามที่ชื่อวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพนี้บอกเป็นนัย สาระสำคัญของมันคือการดำเนินการตามระยะเวลาที่กำหนดเพื่อลดต้นทุน

1. การจัดการการลงทุน. การลงทุนระยะยาวควรได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบเสมอ เพื่อให้ บริษัท ซื้ออุปกรณ์ใหม่ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นแผนกที่เกี่ยวข้องต้องโต้แย้งว่าอะไรจะเป็นประโยชน์ต่อ บริษัท เมื่อโครงการจ่ายเงินเมื่อเริ่มทำกำไร การนำเทคโนโลยีการแข่งขันใหม่เข้ามาช่วยในการพัฒนาธุรกิจ อย่างไรก็ตาม เมื่อตัดสินใจซื้อของบางอย่าง ผู้บริหารต้องคำนึงถึงเป้าหมายหลัก - การลดต้นทุน
2. จัดซื้อจัดจ้าง. ประกอบด้วยการค้นหาซัพพลายเออร์รายใหม่เป็นระยะเพื่อจัดหาสินค้าที่มีคุณภาพในราคาที่ดีกว่า
3. การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ "การจัดการอย่างกะทันหัน" ที่มีมาแต่กำเนิดในประเทศของเรา ส่งผลอย่างมากต่อหลักการทำธุรกิจ จากมุมมองของวิธีการใหม่ เมื่อจัดกระบวนการทางธุรกิจ เสนอให้ดูการผลิตจากด้านข้างของผู้ซื้อ ดำเนินการวิเคราะห์กระบวนการผู้จัดการขององค์กรต้องถามตัวเองว่า ผู้ซื้อจะจ่ายเงินสำหรับสิ่งนี้หรือไม่? ลูกค้าจะไม่ต้องการชำระเงินสำหรับการเคลื่อนย้ายสินค้า, เวลาหยุดทำงาน, การปรับอุปกรณ์การผลิตใหม่โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่ช่วยปรับปรุงผลิตภัณฑ์ ดังนั้นควรลดค่าใช้จ่ายดังกล่าวให้มากที่สุดหรือตัดทิ้งให้หมด

กฎการเพิ่มประสิทธิภาพ

เมื่อจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน ต้องจำไว้ว่าการแก้ปัญหาตามสถานการณ์ไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป การลดต้นทุนเป็นงานที่น่าเบื่อซึ่งควรเป็นนิสัยที่ดีทุกวัน

ตามกฎการเพิ่มประสิทธิภาพ คุณสามารถบรรลุผลสูงสุดโดยสูญเสียน้อยที่สุด

1. ไม่จำเป็นต้องลดค่าใช้จ่ายเสมอไป แต่บ่อยครั้งต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ บางครั้ง เพื่อลดต้นทุนโดยรวม คุณต้องเพิ่มจำนวนต้นทุนในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง
2. รักษาต้นทุนให้ต่ำที่สุดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด กฎประสิทธิภาพบอกว่าหน่วยต้นทุนหนึ่งต้องให้ผลลัพธ์สูงสุด
3. มีค่าใช้จ่ายเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการกระทำหรือไม่ลงมือทำ
4. การใช้จ่ายไม่ใช่เรื่องเล็ก ให้พนักงานบริษัทโกรธเรื่องรายงานการใช้ปากกาโหลที่สามในหนึ่งเดือน แต่เมื่อพวกเขาชินกับการใส่ใจกับสิ่งเล็กๆ น้อยๆ พวกเขาอาจเห็นเงินเดือนเพิ่มขึ้นหรือสภาพการทำงานที่ดีขึ้น
5. การพยายามรักษาต้นทุนให้ต่ำที่สุดอาจไม่เป็นประโยชน์เสมอไป อาจเป็นการดีที่สุดที่จะลดต้นทุนเล็กน้อยและรักษาให้เป็นไปตามเป้าหมายระดับที่ต้องการ
6. การเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณเป็นไปไม่ได้หากไม่มีการลงทุนทางการเงิน
7. มีการใช้จ่ายประเภทหนึ่งที่ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสูญเสียที่มากขึ้น ซึ่งรวมถึงการประกันภัย การจ้างเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย การติดตั้งสัญญาณเตือนภัย และปรับปรุงคุณภาพผลิตภัณฑ์
8. พนักงานทุกคนในบริษัทควรถูกรวมไว้ในกระบวนการ แต่ทุกคนควรมีงานที่สำคัญเป็นของตัวเอง
9. ระวังอย่ามากเกินไป ความคิดหรือลางสังหรณ์ที่เกิดขึ้นจากการอ่านรายงานทำให้ต้องวิเคราะห์ตัวบ่งชี้ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น และนำไปสู่การลดต้นทุนเกือบทุกครั้ง
10. การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนควรทำอย่างต่อเนื่อง รายการรายจ่ายใหม่ส่งผลกระทบต่อกำไรของบริษัท ปรากฏขึ้นอย่างกะทันหันและหายไปโดยไม่มีใครสังเกต อาจทำให้เกิดความเสียหายอย่างมากต่องบประมาณของบริษัท การติดตามค่าใช้จ่ายควรเป็นงานบังคับที่รายงานต่อผู้บริหารระดับสูงของบริษัท

การเพิ่มประสิทธิภาพของรายได้และค่าใช้จ่าย - ขั้นตอนที่จับมือกัน ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถควบคุมได้จะไม่นำผลกำไรมาสู่บริษัท และการเติบโตของกำไรนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับการควบคุมต้นทุน

ความสับสนของแนวคิด

โปรแกรมการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนของการเงินมักมีรายการที่ไม่ใช่ต้นทุน

ในการสร้างโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ทีมผู้บริหารต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างประเภทของค่าใช้จ่าย

เช่น การควบคุมต้นทุนตามกำไรขาดทุนจะไม่ถือเป็นการควบคุมต้นทุน