รายการเอกสารทางบัญชีหลักและหลักเกณฑ์ในการดำเนินการ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

มีการดำเนินการหลายอย่างทุกวันที่องค์กร นักบัญชีออกใบแจ้งหนี้ให้คู่สัญญาและส่งเงิน คำนวณเงินเดือน ค่าปรับ คำนวณค่าเสื่อมราคา จัดทำรายงาน ฯลฯ มีการออกเอกสารประเภทต่างๆ มากมายทุกวัน: ธุรการ ผู้บริหาร เอกสารหลัก กลุ่มสุดท้ายมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อกิจกรรมขององค์กร

"เอกสารหลัก" คืออะไร

แต่ละงานของชีวิตเศรษฐกิจขององค์กรต้องได้รับการยืนยันด้วยกระดาษ มันถูกสร้างขึ้นในขณะที่ดำเนินการหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้น การผ่านรายการการผ่านรายการการรายงานจะดำเนินการตามข้อมูลที่ระบุในเอกสารทางบัญชีหลักของการบัญชี รายการของพวกเขามีขนาดใหญ่ ในบทความเราจะพิจารณาหลักที่ใช้บ่อยที่สุดเอกสาร

ทำไมต้องมีหลัก

เอกสารหลักเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบัญชี ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว มันถูกสร้างขึ้นในขณะที่ทำธุรกรรมหรือทันทีหลังจากสิ้นสุดการทำธุรกรรม และเป็นข้อพิสูจน์ถึงความเป็นจริงของข้อเท็จจริงอย่างใดอย่างหนึ่งของชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กร

รายการเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับหนึ่งธุรกรรมอาจรวมถึง:

1. สัญญา
2. บัญชี
3. ใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารการชำระเงินอื่นๆ
4. ใบตราส่งสินค้า
5. เสร็จแล้ว

รายละเอียดที่จำเป็น

ปัจจุบันมีเอกสารทางบัญชีหลักรวมกันเป็นหนึ่งเดียว ใช้เพื่อสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการต่าง ๆ ตามลำดับ รายการของคอลัมน์ในนั้นแตกต่างกัน ในขณะเดียวกัน เอกสารหลักทั้งหมดมีรายละเอียดบังคับเหมือนกัน ในหมู่พวกเขา:

1. ชื่อบริษัท
2. ชื่อเอกสาร (เช่น "บัตรกำนัลเงินสด")
3. วันที่ก่อตั้ง
4. เนื้อหาของการดำเนินการที่ร่างเอกสาร ตัวอย่างเช่น เมื่อกรอกใบแจ้งหนี้ คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องอาจระบุว่า "การโอนวัสดุสำหรับการประมวลผล"
5. เงินและตัวชี้วัดธรรมชาติ อันแรกใช้เพื่อสะท้อนต้นทุน ส่วนที่สอง - ปริมาณ น้ำหนัก ฯลฯ
6. ตำแหน่งพนักงานที่รับผิดชอบ ("หัวหน้าฝ่ายบัญชี" "เจ้าของร้าน" ฯลฯ)
7. ลายเซ็นของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรม

ช่วงเวลาสำคัญ

เอกสารหลักที่มีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดมีผลบังคับทางกฎหมาย

โปรดทราบว่าเอกสารที่ดำเนินการอย่างถูกต้องสามารถใช้ในกระบวนการทางกฎหมายเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้อง (หรือโมฆะ) ของการเรียกร้อง เอกสารจำนวนมากถูกร่างขึ้นโดยผู้รับเหมา จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของการลงทะเบียนอย่างรอบคอบ และไม่ใส่ลายเซ็นสำหรับซัพพลายเออร์ (ผู้รับเหมา ฯลฯ) ไม่ว่าในกรณีใด

เอกสารหลักต้องเก็บรักษาไว้อย่างดี

ฉันจำเป็นต้องมีตราประทับหลักหรือไม่

ในทางปฏิบัติ คู่สัญญาจำนวนมากอ้างว่าไม่มีอยู่ในแบบฟอร์ม TTN และเอกสารอื่นๆ โปรดจำไว้ว่าตั้งแต่ปี 2015 องค์กรส่วนใหญ่ได้รับการยกเว้นจากภาระผูกพันในการมีตราประทับ องค์กรดังกล่าวสามารถใช้งานได้ตามดุลยพินิจของตนเอง หากเป็นเช่นนั้น จะต้องเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการมีอยู่ของมันในนโยบายการบัญชี

ในกรณีที่คู่สัญญายืนยันที่จะใช้ตราประทับเมื่อลงทะเบียนหลักและ บริษัท มีสิทธิที่จะไม่วางบนพื้นฐานทางกฎหมายคู่สัญญาจะต้องส่งหนังสือแจ้งที่มีการเชื่อมโยงไปยังกฎระเบียบที่ควบคุมนี้ ปัญหา.

ข้อตกลง

หากคู่สัญญาเป็นหุ้นส่วนระยะยาว ก็ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะสรุปข้อตกลงสำหรับการทำธุรกรรมหลายรายการ ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเส้นตายสำหรับการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ลำดับและขั้นตอนการคำนวณ และความแตกต่างอื่นๆ อย่างชัดเจน สามารถร่างสัญญาสำหรับการขายสินค้า, การให้บริการหรืองานผลิต เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวว่ากฎหมายแพ่งยังอนุญาตให้มีการสรุปข้อตกลงด้วยวาจา อย่างไรก็ตาม ในกิจกรรมทางธุรกิจ ตามกฎแล้วจะใช้รูปแบบสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร

ใบแจ้งหนี้

ในเอกสารนี้ ซัพพลายเออร์ระบุจำนวนเงินที่จะโอนให้กับคู่สัญญาสำหรับสินค้า บริการ หรืองาน เมื่อทำการชำระเงิน ตามค่าเริ่มต้น จะถือว่าผู้รับเรื่องยอมรับการทำธุรกรรม

ต้องแสดงใบแจ้งหนี้:

1. ชื่อเอกสาร
2. ชื่อบริการ (สินค้า งาน) ที่ชำระเงิน
3. ต้นทุน
4. ยอดทั้งหมด
5. รายละเอียดการชำระเงิน

ปัจจุบัน รายการเอกสารทางบัญชีทั้งหมดอยู่ในโปรแกรม 1C ดังนั้นจึงประมวลผลโดยอัตโนมัติ

โปรดทราบว่าใบแจ้งหนี้มีค่าเพียงเล็กน้อยสำหรับหน่วยงานกำกับดูแล ในนั้นผู้ขายแก้ไขราคาที่ตั้งไว้ จากตำแหน่งนักบัญชี ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารหลักที่สำคัญที่สุดบนพื้นฐานของการจัดทำรายการบัญชี

ใบแจ้งหนี้ทำหน้าที่เป็นใบแจ้งหนี้ประเภทหนึ่ง เอกสารนี้มีบรรทัดพิเศษสำหรับระบุจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม

เอกสารการชำระเงิน

คุณสามารถยืนยันความจริงของการชำระเงินด้วยใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน การชำระเงินยืนยันความเป็นจริงของการชำระเงินสำหรับการจัดหาผลิตภัณฑ์บริการงาน เลือกประเภทเอกสารเฉพาะขึ้นอยู่กับวิธีการการชำระเงิน: เงินสดหรือโอนเงินผ่านธนาคาร

หนึ่งในเอกสารการชำระเงินที่เป็นที่นิยมมากที่สุดคือคำสั่งจ่ายเงิน เป็นคำสั่งจากเจ้าของบัญชีให้ธนาคารโอนเงินเข้าบัญชีที่กำหนด เอกสารใช้ชำระค่าบริการ ค่าสินค้า จ่ายล่วงหน้า ชำระคืนเงินกู้ ฯลฯ

กรณีหักงบประมาณ ให้กรอกช่อง 22 "รหัส" ในใบสั่งชำระเงิน คอลัมน์นี้ระบุ UIN (ตัวระบุที่ไม่ซ้ำ) ต้องขอบคุณเขา หน่วยงานทางการคลังจำผู้จ่ายได้

ช่อง "รหัส" ในคำสั่งชำระเงินสามารถกรอกได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับว่านิติบุคคลปฏิบัติตามภาระผูกพันที่มีต่องบประมาณอย่างไร: โดยสมัครใจหรือตามคำขอของหน่วยงานกำกับดูแล

ใบตราส่งสินค้า

แบบฟอร์ม TTN ถูกวาดขึ้นโดยผู้ตราส่ง ใบตราส่งสินค้าเป็นพื้นฐานสำหรับการโอนสินค้าไปยังผู้รับ เอกสารถูกวาดขึ้นใน 4 สำเนา ตาม TTN ผู้ขายคำนึงถึงการขายและผู้ซื้อได้รับการส่งมอบสินค้า

โปรดทราบว่า TTN ถูกร่างขึ้นเมื่อขนส่งสินค้าโดยกองกำลังของบริษัทเอง หากขนส่งโดยบริษัทบุคคลที่สาม แบบฟอร์ม 1-T จะออก

อีกจุดสำคัญ: ข้อมูลใน TTN ต้องตรงกับข้อมูลในใบแจ้งหนี้

งานที่ทำเสร็จแล้ว

เอกสารนี้จัดทำขึ้นระหว่างลูกค้าและซัพพลายเออร์ การกระทำคือการยืนยันการปฏิบัติงาน การให้บริการในราคาที่ตกลงกันภายในเงื่อนไขที่กำหนดโดยข้อตกลง พูดง่ายๆ คือรายงานผู้รับเหมาให้กับลูกค้า

ปัจจุบัน พรบ. แบบครบวงจรยังไม่ได้รับการอนุมัติ บริษัทมีสิทธิ์พัฒนาแบบฟอร์มเองและแก้ไขในนโยบายการบัญชี

รายละเอียดหลักของการกระทำคือ:

1. หมายเลขและวันที่จดทะเบียนในบันทึกทางบัญชี
2. วันที่รวบรวม
3. รายละเอียดของสัญญาตามพระราชบัญญัติที่จัดตั้งขึ้น
4. ระยะเวลา ปริมาณ ต้นทุนงาน
5. รายละเอียดบัญชีที่ต้องชำระ
6. ชื่อลูกค้าและผู้รับเหมา
7. ลายเซ็นของคู่กรณีในการทำธุรกรรม

ฉากนี้วาดเป็นสองชุดเสมอ

แบบฟอร์ม M-15

ตัวย่อนี้ใช้เพื่ออ้างถึงใบแจ้งหนี้สำหรับการออกสินค้าขาออก ควรสังเกตว่าเอกสารนี้ไม่ได้บังคับ แต่องค์กรมักใช้

ออกใบแจ้งหนี้สำหรับการปล่อยวัสดุด้านข้างหากจำเป็นต้องโอนของมีค่าจากสำนักงานใหญ่ (สำนักงานใหญ่) ไปยังแผนกที่อยู่ห่างไกลหรือบริษัทอื่น (หากมีข้อตกลงพิเศษ)

กฎแบบฟอร์ม M-15

ในส่วนแรกของกระดาษ หมายเลขจะติดอยู่ ตามการไหลของเอกสารขององค์กร ที่นี่คุณควรระบุชื่อเต็มของบริษัทและ OKPO ด้วย

ตารางแรกแสดงวันที่ของเอกสาร รหัสธุรกรรม (หากใช้ระบบที่เกี่ยวข้อง) ชื่อของหน่วยโครงสร้าง ฟิลด์กิจกรรมขององค์กรที่ออกใบแจ้งหนี้

ในทำนองเดียวกันข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับและบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดส่งจะถูกระบุ ต่อไปนี้เป็นลิงค์ไปยังเอกสารที่ออกใบแจ้งหนี้ อาจเป็นสัญญา คำสั่ง ฯลฯ

ในตารางหลัก คอลัมน์ 1 และ 2 ระบุบัญชีย่อยทางบัญชีและรหัสบัญชีเชิงวิเคราะห์สำหรับวัสดุทั้งหมดที่จะตัดจำหน่าย

ถัดไป ข้อมูลต่อไปนี้ถูกป้อนในคอลัมน์ 3-15:

• ชื่อวัสดุที่มีคุณสมบัติเฉพาะ ยี่ห้อ ขนาด เกรด
• หมายเลขสต็อค (หากไม่มี เซลล์จะไม่ถูกเติม);
• รหัสหน่วย;
• ชื่อหน่วยวัด
• ปริมาณของสินค้าที่โอน;
• ข้อมูลเกี่ยวกับของจริงที่ออกจากโกดัง (เจ้าของร้านให้กรอก)
• ราคาวัสดุทั้งหมด;
• ราคาไม่รวมภาษี
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม;
• ราคารวมภาษีแล้ว;
• หมายเลขสินค้าคงคลัง;
• หมายเลขหนังสือเดินทาง (ถ้ามี);
• บันทึกหมายเลขตามบัตรบัญชี

นักบัญชีลงนามในใบกำกับสินค้า พนักงานที่รับผิดชอบการปล่อยของมีค่าออกจากโกดัง และผู้รับ

รายงานล่วงหน้าใน "1C"

การจัดทำเอกสารการรายงานเป็นหนึ่งในการกระทำที่พบบ่อยที่สุดของนักบัญชี การตั้งถิ่นฐานจำนวนมากเป็นเงินสดจะทำโดยเอกสารล่วงหน้า ซึ่งรวมถึงค่าเดินทาง การซื้อของในครัวเรือน ฯลฯ

บ่อยครั้ง พนักงานขององค์กรจะได้รับเงินจากโต๊ะเงินสดสำหรับค่าใช้จ่ายในครัวเรือนหลังจากได้รับของมีค่าที่จำเป็น (เช่น เครื่องเขียน) พนักงานรายงานและจัดเตรียมเอกสารประกอบให้ฝ่ายบัญชี

นักบัญชีก็ต้องบันทึกรายจ่ายทั้งหมดไว้ในระบบบัญชี คุณสามารถเปิด "รายงานล่วงหน้า" ใน "1C" ได้ในส่วน "ธนาคารและโต๊ะเงินสด" ส่วนย่อย "แคชเชียร์" การแนะนำเอกสารใหม่ดำเนินการโดยปุ่ม "สร้าง"

ที่ด้านบนของแบบฟอร์มจะมีระบุ:

1. ชื่อบริษัท
2. โกดังเก็บของมีค่าที่เพิ่งได้รับ
3. พนักงานรายงานเงินที่ได้รับเทียบกับรายงาน

เอกสารมี 5 บุ๊คมาร์ค ในส่วน "ล่วงหน้า" เลือกเอกสารที่ออกเงิน:

1. เอกสารเงิน
2. จ่ายเงินสดค่าใช้จ่าย
3. เดบิตจากบัญชี

หากสินค้าถูกซื้อด้วยเงินที่ออก จะแสดงบนแท็บที่มีชื่อเดียวกัน ในส่วน "คอนเทนเนอร์" ให้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับคอนเทนเนอร์ที่ส่งคืนได้ (เช่น ขวดน้ำ) แท็บ "การชำระเงิน" จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับเงินสดที่จ่ายให้กับซัพพลายเออร์สำหรับการซื้อวัตถุหรือออกให้สำหรับการจัดส่งที่จะมาถึง

ในส่วน "อื่นๆ" ข้อมูลค่าใช้จ่ายในการเดินทางจะถูกระบุ: ต่อวัน ค่าน้ำมัน ตั๋ว ฯลฯ

รูปแบบ "สากล"

ในรายการเอกสารทางบัญชีหลัก มีกระดาษหนึ่งแผ่นที่สามารถใช้ได้ในสถานการณ์ที่หลากหลาย ใช้ในรูปแบบของการบัญชีและการรายงานภาษี มันเกี่ยวกับการบัญชี แบบฟอร์มเป็นสิ่งจำเป็นหากจำเป็นเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น นอกจากนี้ ต้องใช้เอกสารเมื่อดำเนินการที่ต้องการคำอธิบาย การสะท้อนการคำนวณ การยืนยันการทำธุรกรรม หากไม่มีเอกสารอื่นๆ

แตกต่างกันนิดหน่อย

มันคุ้มค่าที่จะพูดว่าองค์กรมีสิทธิ์ในการยืนยันการทำธุรกรรมที่ไม่ต้องการการดำเนินการของแบบฟอร์มมาตรฐาน (มาตรฐานแบบครบวงจร) ไม่ใช่ด้วยความช่วยเหลือของใบรับรอง แต่ผ่านการบัญชีหลักที่พัฒนาขึ้นโดยอิสระ เอกสาร อย่างไรก็ตาม รายการของพวกเขาควรได้รับการแก้ไขในนโยบายการเงินของบริษัท

กฎสำหรับการรวบรวมใบรับรอง

เอกสารนี้ยังไม่ได้รับการอนุมัติแบบฟอร์มเดียว ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญสามารถรวบรวมในรูปแบบฟรีหรือใช้เทมเพลตที่พัฒนาขึ้นในองค์กร ในบรรดาข้อมูลบังคับที่ควรมีในใบรับรองนั้น ควรสังเกต:

1. ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร
2. วันที่และเหตุผลในการรวบรวม
3. เอกสารทางบัญชีเบื้องต้นและทะเบียนทางบัญชี พร้อมแนบใบรับรอง
4. ลายเซ็นของพนักงานที่รับผิดชอบ

เขียนบนกระดาษ A4 สีขาวธรรมดาหรือกระดาษหัวจดหมายของบริษัทก็ได้

เมื่อคอมไพล์ต้องระวังอย่าผิดพลาด ยิ่งข้อมูลอ้างอิงมีรายละเอียดมากเท่าไร ผู้ตรวจก็จะยิ่งมีคำถามน้อยลงเท่านั้น

เอกสารควรมีเพียงข้อมูลที่เชื่อถือได้เท่านั้น ถ้าในระหว่างข้อผิดพลาดในการสะกดจะถูกระบุ แนะนำให้จัดทำใบรับรองอีกครั้ง

คุณสมบัติการจัดเก็บ

ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทางบัญชีหลักต้องเก็บไว้ที่องค์กรอย่างน้อย 5 ปี การคำนวณงวดนี้เริ่มตั้งแต่วันที่สิ้นสุดรอบระยะเวลารายงานที่มีการออกเอกสาร

พิเศษ

ประถมออกได้ในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ เมื่อเร็วๆ นี้ มีองค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่ต้องการการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเรื่องที่เข้าใจได้: ใช้เวลาดำเนินการและส่งเอกสารน้อยกว่ามาก

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นดิจิทัล (ปรับปรุงหรือปกติ - ตามข้อตกลงระหว่างคู่สัญญา)

ความรับผิดชอบ

เอกสารหลักเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของชีวิตธุรกิจขององค์กร หากไม่มีบริษัทดังกล่าว บริษัทจะถูกคว่ำบาตรอย่างร้ายแรงจากหน่วยงานกำกับดูแล บทลงโทษจะถูกกำหนดในกรณีที่ตรวจพบข้อผิดพลาดในเอกสารหลัก ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

การละเมิดกฎข้อบังคับมีโทษไม่เพียงแต่ตามรหัสภาษีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองด้วย หากมีเหตุ ผู้กระทำผิดอาจถูกดำเนินคดีด้วย

สรุป

เอกสารต่างๆ ใช้ในองค์กรได้ ในขณะเดียวกัน บางส่วนอาจมีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว และบางส่วนอาจได้รับการพัฒนาโดยอิสระจากบริษัท อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าสิ่งนี้จะต้องแสดงรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดในเอกสาร

บางธุรกิจฝึกการใช้เอกสารรวมกัน คำพูดเรากำลังพูดถึงแบบฟอร์มรวม เสริมตามกิจกรรมเฉพาะขององค์กร

สิ่งสำคัญคือต้องสะท้อนถึงประเภทของเอกสารหลักที่เลือกไว้ในนโยบายการบัญชีขององค์กร ในการดำเนินกิจกรรมของบริษัท ความต้องการเอกสารใหม่อาจเกิดขึ้น หากองค์กรพัฒนาขึ้น ก็ควรระบุไว้ในนโยบายการบัญชี

โปรดทราบว่าคู่สัญญาสามารถพัฒนาหลักทรัพย์บางรูปแบบได้อย่างอิสระ มีความจำเป็นต้องระบุในนโยบายทางการเงินว่าบริษัทยอมรับเอกสารดังกล่าวจากคู่สัญญา

ในการบันทึกธุรกรรมจำนวนมาก องค์กรต่างๆ ไม่สามารถใช้เอกสารหลักในรูปแบบรวม อย่างไรก็ตาม หากเรากำลังพูดถึงการทำธุรกรรมเงินสด จะถูกดำเนินการโดยคำสั่งที่ได้รับอนุมัติและเอกสารการชำระเงินอื่นๆ เท่านั้น